¿Qué es la gestión de programas?
¿Sabías que el récord mundial de malabarismo con tres pelotas es de 12 horas? Bueno, si estás gestionando varios proyectos, puede que sientas que mereces el récord mundial de malabarismo. Y, sinceramente, puede que tengas razón. La gestión de programas es una tarea difícil que requiere que prestes atención a todos los detalles mientras te aseguras de que el panorama general se mantenga en el buen camino.
Entonces, ¿qué es la gestión de programas y cómo cuidas varios proyectos individuales sin perder la cabeza? Echa un vistazo a nuestro desglose de la gestión de programas y de proyectos para aprender cómo agilizar y priorizar los objetivos de tu negocio para garantizar que se alcancen todas tus metas de proyecto.
¿Qué significa la gestión de programas?
En pocas palabras, la gestión de programas es la práctica de gestionar un "programa" o varios proyectos relacionados entre sí que trabajan juntos para generar impacto en una iniciativa estratégica.
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Gestión de Programas vs. Gestión de Proyectos
La gestión de programas y de proyectos a menudo se confunden, pero en realidad no son lo mismo. La gestión de programas se centra en el proceso general de liderar un proyecto específico hacia su finalización, ayudando al equipo a alcanzar los objetivos del negocio. Por lo general, también implica la gestión de varios proyectos que están vinculados entre sí a través de diferentes iniciativas estratégicas.
La gestión de proyectos trata más sobre centrarse en un alcance específico con un resultado definido. Puede que gestiones un proyecto durante años en el que el enfoque principal siga siendo el mismo, impulsando un programa más grande mediante entregables, estrategia y planificación. Los jefes de proyecto hacen muchas de las cosas que hacen los gestores de programas, incluida la gestión de riesgos y la asignación de recursos, pero a una escala menor.
Lee acerca de las diferencias entre el rol de gestor de proyectos y el de gestor de programas aquí.
Otros Tipos de Gestión
La gestión de programas y de proyectos no son las únicas partes de una jerarquía de gestión estratégica saludable. También podrías encontrarte con la gestión de portafolio de proyectos, la gestión de productos y la gestión del trabajo; todas ellas deben funcionar juntas de manera fluida para garantizar el éxito del programa general.
Resumen de la Gestión de Programas
Desarrollar un proceso de gestión de programas puede ser abrumador debido a los múltiples roles y responsabilidades que debes tener en cuenta. Sin embargo, según tu estilo y proceso organizativo, puede que no necesites incorporar todos y cada uno de estos roles en tu estrategia empresarial para asegurar un programa exitoso. Aquí tienes algunos de los roles que podrías considerar cubrir.
Gestor de Programas
Este es el puesto responsable de la vida, el universo y todo lo relacionado con los objetivos de tu programa. Debe revisar frecuentemente con los equipos de proyecto y confirmar que su trabajo sigue alineado con la hoja de ruta estratégica general. Un gestor de programas exitoso debe ser:
- Gestionar expectativas tanto hacia abajo como hacia arriba
- Asegurar la toma de decisiones coherente en todos los objetivos del programa
- Controlar los indicadores para mitigar riesgos y detectar oportunidades de crecimiento
- Elaborar planes de gestión de recursos para todo el programa
- Medir en tiempo real los costos y recursos
- Asegurarse de que los miembros del equipo estén alineados con la aprobación de la dirección
Si te preocupa desarrollar personal calificado para la oficina de gestión de programas, puedes explorar certificaciones en gestión de programas o certificaciones en gestión de proyectos, incluidas las del Project Management Institute (PMI).
Patrocinador
Este puesto lo ocupa el miembro más senior de la organización del programa. Un patrocinador debe aprobar y autorizar las partes clave de cualquier programa, incluidos los entregables, la financiación y otros casos empresariales relevantes. También trabajará estrechamente con el Responsable Senior.
Responsable Senior (SRO)
El SRO es quien toma algunas decisiones en nombre del Patrocinador. También debe garantizar que el programa esté cumpliendo sus objetivos manteniendo la alineación estratégica entre el programa y las partes interesadas de la organización. Puede hacer seguimiento del progreso y los hitos, informar sobre los objetivos estratégicos y gestionar cambios por debajo de él según sea necesario.
Gestor de Cambio Empresarial (BCM)
Otro rol en la gestión de programas es el BCM: la persona que desarrolla y ejecuta los planes. Busca que toda la planificación estratégica para objetivos a corto y largo plazo aporte un valor medible a la organización. Mientras los gestores de programas y los SRO trabajan juntos para definir los resultados de un programa, el BCM debe asegurarse de que dichos resultados se estén utilizando.
Beneficios de la Gestión de Programas
Con una excelente gestión de programas, tu flujo de trabajo y metodología definitivamente mejorarán. Una gestión de programas de calidad puede ayudarte a conectar proyectos identificando y evaluando interdependencias para una mejor alineación con los objetivos empresariales. Podrás agrupar proyectos paralelos para lograr mayor cohesión y mejor estrategia.
La gestión de programas también ofrece un análisis panorámico de la asignación de recursos, permitiéndote identificar y eliminar redundancias. Finalmente, la gestión de programas te proporciona las herramientas necesarias para alinear riesgos y oportunidades a través de múltiples áreas del negocio mediante una visión más integral de los diferentes proyectos.
Optimización de la Gestión de Programas
Una de las mejores formas de garantizar que la gestión de programas funcione de la manera más eficiente posible es mediante software de gestión de programas. Puedes explorar herramientas de productividad personal así como software colaborativo para ayudar en la planificación y programación de proyectos, presupuestación, gestión de proyectos y portafolios, documentación y previsión de tendencias.
Con paneles compartidos, análisis e incluso plantillas, el software y las aplicaciones de gestión de programas te mantendrán organizado y ayudarán a tu equipo a trabajar más rápido. Además, existen distintas configuraciones de precios y opciones de escalabilidad para adaptarse a tus necesidades.
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Tipos de Software para la Gestión de Programas y Proyectos
Existen muchos tipos de software de gestión de programas que pueden ayudarte a optimizar tus esfuerzos, incluyendo mensajería instantánea interna, almacenamiento de base de conocimientos, videollamadas y herramientas de intercambio de archivos. Algunos programas incluso integran todas estas funciones en una sola plataforma para brindar servicios más completos, como ClickUp, Microsoft SharePoint, Basecamp y Wrike.
Con uno de los softwares de gestión más completos, puedes crear un panel que muestre todos los proyectos en su estado actual para acceder fácilmente a todos los detalles. Podrás dirigir todo de manera más eficaz gracias a los resúmenes de proyectos, cronogramas y comentarios en cada etapa.
¿Es la Gestión de Programas para ti?
Dependiendo de los objetivos, el tamaño y el presupuesto de tu empresa, puedes considerar que la gestión de programas es esencial para dar prioridad al pensamiento estratégico en lugar de respuestas reactivas. Con una visión a largo plazo sobre la dirección y los objetivos de la compañía, se pueden dirigir proyectos más pequeños hacia logros a corto plazo de formas que sigan potenciando los grandes objetivos empresariales.
¿Quieres profundizar más? Empieza con esta lista de libros sobre gestión de programas.
