Gestionar los recursos de tu agencia o estudio sin el software de planificación de recursos puede ser una total pesadilla. Y  probablemente es por eso que estás aquí. Sabes que debe haber una mejor manera de gestionar tus recursos y tu equipo, ¿verdad?

Herramientas De Software De Planificación De Recursos Logo Soup

Cada semana estás ocupado tratando de satisfacer las grandes necesidades de recursos de todos. Tienes sus mensajes privados con solicitudes de recursos incompletas, el equipo de administración de la agencia con prioridades conflictivas, las divas que sólo trabajarán con determinados clientes y luego intentarán involucrarse en contratistas confusos, terceros y freelancers. Tratar de poner en orden un plan de recursos sin algún tipo de software de gestión de recursos humanos ya por sí solo es suficientemente complicado. Súmale a todo eso la combinación de proyectos rivales, clientes locos, vacaciones y bajas por enfermedad, y te darás cuenta de que realizar cualquier trabajo a tiempo puede ser difícil.

Primero, vamos a cubrir algunos conceptos básicos:

¿Qué es la Programación de Recursos?

La programación de recursos es una actividad en la administración de recursos en la que se asignan recursos (personal, espacio, equipo, etc.) para completar y asignar tareas, trabajos o proyectos. Este proceso implica verificar la disponibilidad de cada recurso, programar las fechas de inicio y de culminación, gestionar cualquier conflicto o dependencia de recursos que pueda presentarse y monitorear todo a través del tiempo para adaptarse a los cambios.

¿Qué es la Previsión de Recursos?

La previsión de recursos se lleva a cabo con mayor frecuencia en las fases iniciales de un proyecto, incluso tan temprano como el proceso de ventas. La previsión de recursos es una estimación de los recursos que se requerirán para el proyecto, que ayuda a determinar las horas, el presupuesto y la estimación del proyecto que se presenta al cliente.

Para leer más acerca de las estimaciones de proyectos, consulta nuestra Guía Completa para el Presupuesto y la Estimación de Costos de Proyectos.

¿Qué Hace el Software de Planificación de Recursos?

Aquí están algunas de las mejores herramientas de software de administración de recursos para agencias y estudios, por si estás buscando un reemplazo para tu hoja de Excel y la infernal administración de recursos. Las he seleccionado porque son herramientas que intentan hacer algo bien: la administración de recursos.

Como mínimo para aparecer en esta lista, buscábamos herramientas que tuvieran:

  1. Planificación, programación y administración de recursos: es decir, que ponga a las personas adecuadas en los proyectos correctos y los cambie fácilmente en una cuadrícula de calendario simple y colaboradora, algo tan sencillo como trabajar con Excel o Google Sheets.
  2. Planificación de  clientes y  de proyectos: administre los detalles de sus clientes y proyectos y tenga una única fuente de datos para alimentar todas las demás características.
  3. Análisis e informes: ofrece información sobre la capacidad, la utilización y el rendimiento de los proyectos, clientes e individuos.

Vale la pena comparar diferentes herramientas de software para la administración de recursos, ya que se poseen diferentes precios, diferentes funciones y características (como planillas horarias, gastos, flujos de trabajo de aprobación, administración de tareas) y diferentes integraciones para con terceros.

Las Mejores Herramientas de Administración y Programación  de Recursos

Resource-Scheduling-Software

En esta publicación, hemos tratado de cubrir un amplio espectro de precios y funcionalidad de las herramientas de software de administración de recursos. Pero más que nada, se reducirá al flujo de trabajo de recursos de tu agencia o estudio y las funcionalidades que necesitas para hacer que todo funcione mejor. Echa un vistazo y regístrate en algunas pruebas para experimentar un poco y así poder encontrar la mejor herramienta de software de planificación de recursos empresariales para tu agencia o estudio.

En esta reseña, evaluamos los siguientes software de planificación de recursos:

  1. Float – https://www.float.com/
  2. Resource Guru – http://resourceguruapp.com/
  3. Hub Planner- https://hubplanner.com/
  4. Saviom – http://www.saviom.com 
  5. 10,000ft Plans – https://www.10000ft.com/
  6. elapseit –https://elapseit.com/
  7. Forecast – https://www.forecast.app/
  8. Productive – https://productive.io/
  9. Epicflow – https://www.epicflow.com/
  10. Teamdeck – https://teamdeck.io/
float logo resource management software

Puntuación:
  • 10

  • Prueba gratuita de 30 días.
  • desde $5/usuario/mes.

1. Float – https://www.float.com/

Float es una aplicación simple y flexible de programación de recursos utilizada por las principales agencias y marcas del mundo, incluyendo Vice, NASA y RGA desde 2012. Entre las funciones de programación de recursos de Float se encuentran: la asignación de recursos de clic y arrastre, diferentes vistas, actualizaciones en vivo, utilización, días festivos, permiso por enfermedad y un potente filtrado.

float - project management tool with resource scheduling

De forma práctica, en Float, varias personas pueden tener acceso al cronograma y realizar cambios al mismo tiempo, puesto que las actualizaciones en vivo aseguran que tú y tu equipo siempre estén viendo los últimos cambios. Los recursos se actualizan con su programación semanal por correo electrónico y con notificaciones en vivo para que todos estén siempre al tanto. No necesitan su propio usuario para iniciar sesión, lo que mantiene el sistema sencillo. Además, Float ofrece una aplicación para iOS para que puedas actualizar el calendario de tu equipo estés donde estés.

Hay un potente componente de informes que puedes ver por recurso, departamento, cliente y proyecto para que puedas hacer seguimiento de la utilización, comparar el personal y los contratistas, profundizar en el departamento y comparar el tiempo facturable con el no facturable, así como los días festivos y el tiempo libre.

Float ha evolucionado su producto y, por lo tanto, utilizando su API y Zapier, puede conectarse con 100 de sus aplicaciones favoritas, incluidas Basecamp, Asana y Trello. Costos: desde $5/usuario/mes (ofrecen una prueba gratis de 30 días).

Puntuación: 10
resource guru resource management software

Puntuación:
  • 10

  • Prueba gratuita de 30 días.
  • desde $2.50/usuario/mes.

2. Resource Guru – http://resourceguruapp.com/

Resource Guru es un veterano en el mundo del software de administración de recursos y es utilizado por algunas de las principales agencias del mundo con algunas funciones sólidas de administración de recursos que incluyen: interfaz con estilo de calendario visual, vistas personalizadas, campos y filtros, indicador de disponibilidad, recursos de arrastrar y soltar, vista de escala consultar la utilización, los informes, el seguimiento de las horas extra, la importación de datos y la asistencia telefónica.

resource guru - project management tool resource scheduling screenshot

De manera pragmática, Resource Guru trató de darle un poco de sentido a lo horrible que puede ser la resolución de conflictos de recursos y, por lo tanto, la administración de recursos y la colaboración en equipo se integran para hacer que la reserva de recursos sea más sencilla, con la gestión de permisos, la gestión de conflictos y una lista de espera para evitar el exceso de reservas. La herramienta le permite al administrador de proyectos hacer reservas simultáneamente sin pasarle por encima a los demás. Los choques se evitan automáticamente.

De manera muy útil, cada miembro del personal obtiene su propio panel de recursos para que puedan iniciar sesión y saber exactamente en qué deberían trabajar. Y para monitorear el desempeño del negocio, los profundos informes ayudan a identificar qué proyectos y clientes reciben un servicio excesivo y ayudan a monitorear la utilización del equipo y ayudan con la planificación futura de la capacidad. El Resource Guru cuesta desde $2.50/usuario/mes(ofrecen una prueba gratis por 30 días).

Puntuación: 10
hub planner logo resource management software

Puntuación:
  • 10

  • Prueba gratuita de 60 días
  • desde $7/usuario/mes.

3. Hub Planner- https://hubplanner.com/

Hub Planner es una nueva herramienta de gerencia de proyectos y de programación de recursos en línea, versátil y en rápida evolución, con potentes funciones de administración de recursos, las cuales incluyen: diferentes vistas (por recurso, equipo o proyecto), recursos de arrastrar y soltar, tareas divididas, vista de escala, utilización, verificación de presupuestos, vacaciones, permiso por enfermedad, integración de iCal y filtrado de gran alcance. Además de la programación de recursos, también incluye planillas horarias que se integran con un flujo de trabajo de aprobación muy potente, y un tablero dinámico y herramientas de informes para que puedas  realizar un mejor seguimiento de tus proyectos y establecer el progreso, la facturación y la rentabilidad de un vistazo, así como un módulo de tareas para informar a tus recursos.

hub planner screenshot - project management tool with resource scheduling

Lo interesante de Hub Planner es que, si te incorporas, tendrás la oportunidad de ayudar a dar forma a la hoja de ruta del producto e incluso puede patrocinar nuevas funciones. Ellos han adoptado un enfoque modular para que tenga la opción de agregar o eliminar extensiones al producto base, como los flujos de trabajo de aprobación de la hoja de tiempo o las tareas para que pueda aumentar la funcionalidad o desactivar lo que no necesita.

También han desarrollado una API que da acceso a proyectos, recursos, planillas horarias, reservas, eventos, vacaciones, grupos e hitos en caso de que desee hacer algo sofisticado con los datos. El Hub Planner cuesta desde $7/usuario/mes (ofrecen una prueba gratis por 60 días para que pueda probarla adecuadamente).

Puntuación: 10
saviom logo ppm tools

Puntuación:
  • 10

  • Prueba gratuita de hasta 6 semanas.
  • Precio determinado por licencia personalizada.

4. Saviom – http://www.saviom.com 

Saviom es una excelente solución de nivel empresarial si estás buscando una herramienta de software para administrar sus recursos o para organizar y optimizar a su equipo de trabajo que sea intuitiva pero potente al mismo tiempo. Está diseñada para la planificación y programación a nivel empresarial con características que incluyen: Programador visual con visualización multidimensional para ver / editar su programación por recurso, proyecto, equipo, ubicación, recursos de arrastrar y soltar, filtro de selección de recursos y herramientas de utilización.

saviom screenshot - project management tool with resource scheduling-screenshot

Además de su potente gráfico de Gantt que permite una programación inteligente (es decir, arrastrar y soltar reservas), la herramienta también te permite tomar decisiones precisas de previsión de recursos con sus profundos informes, incluido su informe de la capacidad frente a la demanda y el de utilización de recursos.

El software es configurable por el usuario, lo que permite escalar y ajustarlo según el tamaño de la empresa y la industria, y también está bien equipado para integrarse con la mayoría del software existente, así como con los sistemas ERP. Tal vez de manera única en el mundo del software de planificación de recursos, Saviom no es una solución SaaS (software como servicio), por lo que conservas el control total del producto. Se puede alojar en un servidor de la empresa o en un servidor en la nube de tu elección.

Con sede en Sydney, Australia, los clientes de Saviom incluyen algunas de las corporaciones más grandes del mundo, entre ellas: PwC, DHL, Siemens, Fujitsu, entre otras. Saviom suministra demostraciones interactivas y una prueba gratuita.

Puntuación: 10
10000ft-logo-marketing-project-management-software

Puntuación:
  • 10