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Gestionar los recursos de tu agencia o estudio sin el software de planificación de recursos puede ser una total pesadilla. Y  probablemente es por eso que estás aquí. Sabes que debe haber una mejor manera de gestionar tus recursos y tu equipo, ¿verdad?

Herramientas De Software De Planificación De Recursos Logo Soup

Cada semana estás ocupado tratando de satisfacer las grandes necesidades de recursos de todos. Tienes sus mensajes privados con solicitudes de recursos incompletas, el equipo de administración de la agencia con prioridades conflictivas, las divas que sólo trabajarán con determinados clientes y luego intentarán involucrarse en contratistas confusos, terceros y freelancers. Tratar de poner en orden un plan de recursos sin algún tipo de software de gestión de recursos humanos ya por sí solo es suficientemente complicado. Súmale a todo eso la combinación de proyectos rivales, clientes locos, vacaciones y bajas por enfermedad, y te darás cuenta de que realizar cualquier trabajo a tiempo puede ser difícil.

Primero, vamos a cubrir algunos conceptos básicos:

¿Qué es la Programación de Recursos?

La programación de recursos es una actividad en la administración de recursos en la que se asignan recursos (personal, espacio, equipo, etc.) para completar y asignar tareas, trabajos o proyectos. Este proceso implica verificar la disponibilidad de cada recurso, programar las fechas de inicio y de culminación, gestionar cualquier conflicto o dependencia de recursos que pueda presentarse y monitorear todo a través del tiempo para adaptarse a los cambios.

¿Qué es la Previsión de Recursos?

La previsión de recursos se lleva a cabo con mayor frecuencia en las fases iniciales de un proyecto, incluso tan temprano como el proceso de ventas. La previsión de recursos es una estimación de los recursos que se requerirán para el proyecto, que ayuda a determinar las horas, el presupuesto y la estimación del proyecto que se presenta al cliente.

Para leer más acerca de las estimaciones de proyectos, consulta nuestra Guía Completa para el Presupuesto y la Estimación de Costos de Proyectos.

¿Qué Hace el Software de Planificación de Recursos?

Aquí están algunas de las mejores herramientas de software de administración de recursos para agencias y estudios, por si estás buscando un reemplazo para tu hoja de Excel y la infernal administración de recursos. Las he seleccionado porque son herramientas que intentan hacer algo bien: la administración de recursos.

Como mínimo para aparecer en esta lista, buscábamos herramientas que tuvieran:

  1. Planificación, programación y administración de recursos: es decir, que ponga a las personas adecuadas en los proyectos correctos y los cambie fácilmente en una cuadrícula de calendario simple y colaboradora, algo tan sencillo como trabajar con Excel o Google Sheets.
  2. Planificación de  clientes y  de proyectos: administre los detalles de sus clientes y proyectos y tenga una única fuente de datos para alimentar todas las demás características.
  3. Análisis e informes: ofrece información sobre la capacidad, la utilización y el rendimiento de los proyectos, clientes e individuos.

Vale la pena comparar diferentes herramientas de software para la administración de recursos, ya que se poseen diferentes precios, diferentes funciones y características (como planillas horarias, gastos, flujos de trabajo de aprobación, administración de tareas) y diferentes integraciones para con terceros.

Las Mejores Herramientas de Administración y Programación  de Recursos

Resource-Scheduling-Software

En esta publicación, hemos tratado de cubrir un amplio espectro de precios y funcionalidad de las herramientas de software de administración de recursos. Pero más que nada, se reducirá al flujo de trabajo de recursos de tu agencia o estudio y las funcionalidades que necesitas para hacer que todo funcione mejor. Echa un vistazo y regístrate en algunas pruebas para experimentar un poco y así poder encontrar la mejor herramienta de software de planificación de recursos empresariales para tu agencia o estudio.

En esta reseña, evaluamos los siguientes software de planificación de recursos:

  1. Float – https://www.float.com/
  2. Resource Guru – http://resourceguruapp.com/
  3. Hub Planner- https://hubplanner.com/
  4. Saviom – http://www.saviom.com 
  5. 10,000ft Plans – https://www.10000ft.com/
  6. elapseit –https://elapseit.com/
  7. Forecast – https://www.forecast.app/
  8. Productive – https://productive.io/
  9. Epicflow – https://www.epicflow.com/
  10. Teamdeck – https://teamdeck.io/
float logo resource management software
Puntuación:
  • 10
  • Prueba gratuita de 30 días.
  • desde $5/usuario/mes.

1. Float – https://www.float.com/

Float es una aplicación simple y flexible de programación de recursos utilizada por las principales agencias y marcas del mundo, incluyendo Vice, NASA y RGA desde 2012. Entre las funciones de programación de recursos de Float se encuentran: la asignación de recursos de clic y arrastre, diferentes vistas, actualizaciones en vivo, utilización, días festivos, permiso por enfermedad y un potente filtrado.

float - project management tool with resource scheduling

De forma práctica, en Float, varias personas pueden tener acceso al cronograma y realizar cambios al mismo tiempo, puesto que las actualizaciones en vivo aseguran que tú y tu equipo siempre estén viendo los últimos cambios. Los recursos se actualizan con su programación semanal por correo electrónico y con notificaciones en vivo para que todos estén siempre al tanto. No necesitan su propio usuario para iniciar sesión, lo que mantiene el sistema sencillo. Además, Float ofrece una aplicación para iOS para que puedas actualizar el calendario de tu equipo estés donde estés.

Hay un potente componente de informes que puedes ver por recurso, departamento, cliente y proyecto para que puedas hacer seguimiento de la utilización, comparar el personal y los contratistas, profundizar en el departamento y comparar el tiempo facturable con el no facturable, así como los días festivos y el tiempo libre.

Float ha evolucionado su producto y, por lo tanto, utilizando su API y Zapier, puede conectarse con 100 de sus aplicaciones favoritas, incluidas Basecamp, Asana y Trello. Costos: desde $5/usuario/mes (ofrecen una prueba gratis de 30 días).

Puntuación: 10
resource guru resource management software
Puntuación:
  • 10
  • Prueba gratuita de 30 días.
  • desde $2.50/usuario/mes.

2. Resource Guru – http://resourceguruapp.com/

Resource Guru es un veterano en el mundo del software de administración de recursos y es utilizado por algunas de las principales agencias del mundo con algunas funciones sólidas de administración de recursos que incluyen: interfaz con estilo de calendario visual, vistas personalizadas, campos y filtros, indicador de disponibilidad, recursos de arrastrar y soltar, vista de escala consultar la utilización, los informes, el seguimiento de las horas extra, la importación de datos y la asistencia telefónica.

resource guru - project management tool resource scheduling screenshot

De manera pragmática, Resource Guru trató de darle un poco de sentido a lo horrible que puede ser la resolución de conflictos de recursos y, por lo tanto, la administración de recursos y la colaboración en equipo se integran para hacer que la reserva de recursos sea más sencilla, con la gestión de permisos, la gestión de conflictos y una lista de espera para evitar el exceso de reservas. La herramienta le permite al administrador de proyectos hacer reservas simultáneamente sin pasarle por encima a los demás. Los choques se evitan automáticamente.

De manera muy útil, cada miembro del personal obtiene su propio panel de recursos para que puedan iniciar sesión y saber exactamente en qué deberían trabajar. Y para monitorear el desempeño del negocio, los profundos informes ayudan a identificar qué proyectos y clientes reciben un servicio excesivo y ayudan a monitorear la utilización del equipo y ayudan con la planificación futura de la capacidad. El Resource Guru cuesta desde $2.50/usuario/mes(ofrecen una prueba gratis por 30 días).

Puntuación: 10
hub planner logo resource management software
Puntuación:
  • 10
  • Prueba gratuita de 60 días
  • desde $7/usuario/mes.

3. Hub Planner- https://hubplanner.com/

Hub Planner es una nueva herramienta de gerencia de proyectos y de programación de recursos en línea, versátil y en rápida evolución, con potentes funciones de administración de recursos, las cuales incluyen: diferentes vistas (por recurso, equipo o proyecto), recursos de arrastrar y soltar, tareas divididas, vista de escala, utilización, verificación de presupuestos, vacaciones, permiso por enfermedad, integración de iCal y filtrado de gran alcance. Además de la programación de recursos, también incluye planillas horarias que se integran con un flujo de trabajo de aprobación muy potente, y un tablero dinámico y herramientas de informes para que puedas  realizar un mejor seguimiento de tus proyectos y establecer el progreso, la facturación y la rentabilidad de un vistazo, así como un módulo de tareas para informar a tus recursos.

hub planner screenshot - project management tool with resource scheduling

Lo interesante de Hub Planner es que, si te incorporas, tendrás la oportunidad de ayudar a dar forma a la hoja de ruta del producto e incluso puede patrocinar nuevas funciones. Ellos han adoptado un enfoque modular para que tenga la opción de agregar o eliminar extensiones al producto base, como los flujos de trabajo de aprobación de la hoja de tiempo o las tareas para que pueda aumentar la funcionalidad o desactivar lo que no necesita.

También han desarrollado una API que da acceso a proyectos, recursos, planillas horarias, reservas, eventos, vacaciones, grupos e hitos en caso de que desee hacer algo sofisticado con los datos. El Hub Planner cuesta desde $7/usuario/mes (ofrecen una prueba gratis por 60 días para que pueda probarla adecuadamente).

Puntuación: 10
saviom logo resource management software
Puntuación:
  • 10
  • Prueba gratuita de hasta 6 semanas.
  • Precio determinado por licencia personalizada.

4. Saviom – http://www.saviom.com 

Saviom es una excelente solución de nivel empresarial si estás buscando una herramienta de software para administrar sus recursos o para organizar y optimizar a su equipo de trabajo que sea intuitiva pero potente al mismo tiempo. Está diseñada para la planificación y programación a nivel empresarial con características que incluyen: Programador visual con visualización multidimensional para ver / editar su programación por recurso, proyecto, equipo, ubicación, recursos de arrastrar y soltar, filtro de selección de recursos y herramientas de utilización.

saviom screenshot - project management tool with resource scheduling-screenshot

Además de su potente gráfico de Gantt que permite una programación inteligente (es decir, arrastrar y soltar reservas), la herramienta también te permite tomar decisiones precisas de previsión de recursos con sus profundos informes, incluido su informe de la capacidad frente a la demanda y el de utilización de recursos.

El software es configurable por el usuario, lo que permite escalar y ajustarlo según el tamaño de la empresa y la industria, y también está bien equipado para integrarse con la mayoría del software existente, así como con los sistemas ERP. Tal vez de manera única en el mundo del software de planificación de recursos, Saviom no es una solución SaaS (software como servicio), por lo que conservas el control total del producto. Se puede alojar en un servidor de la empresa o en un servidor en la nube de tu elección.

Con sede en Sydney, Australia, los clientes de Saviom incluyen algunas de las corporaciones más grandes del mundo, entre ellas: PwC, DHL, Siemens, Fujitsu, entre otras. Saviom suministra demostraciones interactivas y una prueba gratuita.

Puntuación: 10
10000ft-logo-marketing-project-management-software
Puntuación:
  • 10
  • Prueba gratuita de 14 días.
  • desde $10/usuario/mes.

5. 10,000ft Plans – https://www.10000ft.com/

10,000ft Plans es una poderosa herramienta de software de planificación de recursos que se utiliza en una gran cantidad de industrias diferentes, que incluyen arquitectura e ingeniería, diseño y, por supuesto, marketing y publicidad. Entre sus características figuran: una interfaz muy simple de arrastrar y soltar para la asignación de recursos, paneles de control de proyectos potentes, administración de tareas simple y reportes fáciles.

10000ft screenshot - project management tool with resource scheduling

10,000ft tiene una característica única de comparación de proyectos y recursos que ayuda a adaptar los recursos individuales a los requisitos del proyecto al encontrar miembros del equipo según diferentes criterios como disciplinas, habilidades, disponibilidad u opciones personalizadas para ayudarte a mantener la coherencia en los proyectos.

Con las planillas horarias integradas (y el seguimiento de tiempo móvil), así como el seguimiento de gastos, puedes crear informes complejos y completos de proyectos filtrando y personalizando los datos del proyecto con solo unos pocos clics. Los informes pueden darte una vista retrospectiva o pronosticada de cosas como la utilización del equipo, los informes de tiempo real y planificado, el seguimiento del presupuesto, los informes de gastos y los proyectos en tramitación. 10,000ft cuesta desde $10/usuario/mes (ofrecen una prueba gratis por 14 días y sesiones de consulta para ayudar a ver si es una buena opción).

Puntuación: 10
elapseit logo resource management software
Puntuación:
  • 9.7
  • Prueba gratuita de 30 días.
  • desde $5/usuario/mes.

6. elapseit –https://elapseit.com/

elapseit es una herramienta en línea creada para ofrecer una experiencia de usuario segura y completa al asignar y administrar los recursos de la empresa.

Asigna recursos en múltiples proyectos, fases o componentes de tareas utilizando el planificador de recursos. La interfaz es fácil de usar, simplemente arrastras y sueltas una asignación de una persona a otra, agregas una nueva o modificas una asignación existente en segundos. Obtén el mejor rendimiento y los mejores resultados de tu equipo y evita la asignación excesiva o insuficiente de recursos utilizando el planificador de elapseit.

elapseit screenshot - project management software with resource scheduling tool

La programación de recursos incluye también vacaciones y días festivos. Incluye un planificador de licencias con workflow de aprobación y evidencia de los días de vacaciones restantes. Una vez que un gerente de proyectos aprueba una solicitud de vacaciones, todas las asignaciones se actualizan automáticamente. La hoja de horas de cada persona se completará previamente en función de la asignación y podrá generar facturas en varios idiomas en función de las horas enviadas y aprobadas.

elapseit es lo suficientemente inteligente como para avisarte en segundos si tienes recursos suficientes para llevar un nuevo proyecto a bordo basándose en el informe de “Capacidad disponible”. Puedes comprobar la utilización de recursos y muchos otros informes.

En pocas palabras, elapseit es un software de administración de proyectos en línea bastante poderoso con funciones altamente conectadas: seguimiento de tiempo, programación de recursos, administración de tareas, facturación, administración de tiempo de espera, tablero Kanban, panel de control, informes, administración de documentos, todo en una experiencia de usuario segura , a través de diferentes niveles de acceso. Es la mejor opción para empresas de todos los tamaños y se adapta perfectamente a todo tipo de proyectos. Hay una versión ‘freemium’ que incluye todas las características. El precio comienza en $5/usuario/mes.

Puntuación: 9.7
forecast logo time tracking software
Puntuación:
  • 9.8
  • Prueba gratuita de 14 días.
  • desde $19/usuario/mes.

7. Forecast – https://www.forecast.app/

El uso de inteligencia artificial (IA) Forecast puede ayudar a programar y encontrar a las personas adecuadas para reservar proyectos y tareas. La IA aprende del trabajo que se realiza y ayuda a optimizar todas las partes de las personas, la planificación y los proyectos.

Forecast es una solución completa de administración de recursos y proyectos utilizada por agencias y empresas de servicios profesionales en todo el mundo. Para la administración de recursos y la programación de personas, puede reservar personas para proyectos, barajar las tareas de múltiples proyectos en una sola línea de tiempo para asegurarse de que nadie tenga demasiado, poco o mucho trabajo en un momento dado; todo con sólo arrastrar y soltar para que sea más intuitivo y fácil de usar. La reserva rápida te permite encontrar a la persona con el rol y / o las habilidades correctas que es más probable que estén disponibles para realizar una tarea y / o proyecto determinados, para que no tengas que dedicar tiempo a planificar, sino a hacer cosas divertidas.

forecast-project-management-tool-resource-scheduling

Las planillas horarias y el seguimiento de tiempo están integrados en el producto, y las aplicaciones para iOS y Android se pueden usar para planificar y trabajar sobre la marcha. Puedes crear y filtrar tus propios conocimientos y compartirlos de forma segura con clientes y partes interesadas. Esto te permite ver cosas como la utilización en tiempo real, comparar la utilización real frente a la programada, el seguimiento del progreso del proyecto, la rentabilidad, los presupuestos, etc. de manera muy simple.

Las integraciones profundas hacen que Forecast sea la herramienta de planificación de recursos ideal para JIRA, y otros productos enumerados en el extenso catálogo de aplicaciones de Forecast. Forecast tiene un plan gratuito, así como planes profesionales y empresariales que cuestan desde $19/usuario/mes (ofrecen una prueba gratuita de 14 días).

Puntuación: 9.8
productive logo workflow management software
Puntuación:
  • 9.8
  • Prueba gratuita de 30 días.
  • desde $12/usuario/mes.

8. Productive – https://productive.io/

Productive es una herramienta de administración de agencias que abarca todo, con una programación de recursos integrada. Es compatible con el seguimiento del tiempo, la gestión de la tasa de costo de los empleados, la elaboración de presupuestos y los informes de rentabilidad (entre otras). Esto hace que la programación de tus recursos sea aún más potente, ya que se integra con el resto de las herramientas empresariales necesarias. Por ejemplo, tu gente obtendrá sugerencias de seguimiento de tiempo basadas en tu plan. También recibes informes de progreso que le muestran los ingresos futuros de cada proyecto.

Algunas otras características estándar de programación de recursos incluyen múltiples vistas (por proyecto / persona / equipo). Los indicadores de reserva te indican quiénes tienen más o menos reservas de un vistazo. También puedes programar a las personas en eventos personalizados (vacaciones, permiso por enfermedad, educación o cualquier otra cosa). En general, Productive ofrece una vista sorprendente y de arriba hacia abajo de la capacidad de tu personal que también se refleja en el resto de tu negocio (informes, seguimiento del tiempo, rentabilidad).

Productive tiene un desarrollo muy activo y una hoja de ruta bien definida. Fue construido para reemplazar una pila de herramientas no integrada que las agencias usualmente luchan, tanto en términos de costo como de calidad de informes. También toma en cuenta los gastos generales y los costos de los empleados al calcular la rentabilidad, lo que garantiza que puedas enfocarte en mejorar tus métricas sin verte afectado por el trabajo no facturable.

Puntuación: 9.8
epicflow logo resource management software
Puntuación:
  • 9.6
  • Prueba gratuita de 30 días.
  • $35/usuario/mes.

9. Epicflow – https://www.epicflow.com/

Epicflow es una forma fácil de administrar múltiples proyectos complejos con un grupo de recursos compartidos en MS Project y Jira. La extensión de valor agregado de Epicflow trabaja en conjunto con estos sistemas PM para permitir la entrega más rápida y económica de múltiples proyectos simultáneamente.

Epicflow es utilizado por BIC, De Keizer Marine, Pilz, TKF, CWZ Hospital, KPN y otras empresas reconocidas mundialmente en todo el mundo para terminar sus proyectos a tiempo y en valor. Ya sea que trabajes como productor de bienes de consumo, como fabricante de productos electrónicos o en una empresa en cualquier otra industria que requiera la asignación de recursos en entornos complejos, Epicflow hará que tus proyectos funcionen sin problemas al priorizar las tareas en función de la demanda y la carga de trabajo, e identificar constantemente los obstáculos.

epicflow screenshot - resource management scheduling software tool

El algoritmo basado en la ciencia de Epicflow realiza cálculos en tiempo real. El canal visualiza múltiples proyectos e hitos, prediciendo futuros obstáculos en rojo para que puedas liberarlos agregando más recursos antes de que llegue la demora. El gráfico de carga histórica presenta el rendimiento, la capacidad, la carga y la salida del grupo a lo largo del tiempo. El gráfico de carga futura ayuda a tomar control de la planificación de recursos y predecir el impacto de proyectos adicionales en su canalización. La lista de tareas prioriza todas las tareas bajo un mismo techo según las necesidades del proyecto y los recursos disponibles. Podrás ver una descripción general en tiempo real de todos los proyectos en tu portafolio, ordenados por prioridad, e identificar los problemas más urgentes en el área de trabajo en un clic.

Ofrecen un “chequeo de salud de tu empresa” gratuito, una oportunidad para registrar tus proyectos en el sistema Epicflow y obtener análisis sobre el rendimiento de su equipo, los estados del proyecto y la mejor combinación posible de prioridades para finalizar tus proyectos a tiempo. Hay una prueba gratuita disponible después de la demostración del producto en vivo.

Puntuación: 9.6
teamdeck logo resource management software
Puntuación:
  • 9.5
  • Prueba gratuita de 14 días.
  • desde $3.99/usuario/mes.

10. Teamdeck – https://teamdeck.io/

Teamdeck es una herramienta completa de administración de recursos para ayudarte a planificar y medir el trabajo de tu equipo. Cubre la programación de recursos, el seguimiento del tiempo y la gestión de permisos para ofrecerte una mejor visión general de tus proyectos.

La herramienta tiene como objetivo mejorar la asignación de recursos, la utilización de los empleados y la capacidad de pronóstico. Al mismo tiempo, los empleados pueden usarlo para administrar su disponibilidad, solicitar tiempo libre y realizar un seguimiento de su tiempo. El nuevo conjunto de informes de Teamdeck también te permite analizar los datos, optimizar el trabajo de tu equipo y planificar proyectos futuros.

teamdeck screenshot - project management tool with resource scheduling

Teamdeck es una herramienta gratuita de administración de recursos para equipos de hasta 6 personas y las versiones pagadas cuestan desde $3.99/usuario/mes. Esto cubre todas las funcionalidades, integraciones, soporte y integración personalizada. Puedes probar Teamdeck gratis con una prueba de 14 días para ver si la herramienta es adecuada para ti.

Puntuación: 9.5

Resumen de las Mejores Herramientas de Software de Programación de Recursos

Es fácil sentirse abrumado por la desconcertante variedad de software de planeación de recursos que hay. A continuación, hemos reunido una tabla fácil de leer que resume con precisión la información básica sobre las herramientas descritas en este artículo. Hemos investigado los precios y la disponibilidad de las versiones de prueba y de demostración gratuitas para que puedas hacer una comparación de ambos lados mucho más sencilla.

Software Overview Trial/Demo Price Score Site
Floatfloat logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Float Prueba gratuita de 30 días. desde $5/usuario/mes. 10 Visita Float
Resource Gururesource guru resource management software Lee sobre las características y funciones de Resource Guru Prueba gratuita de 30 días. desde $2.50/usuario/mes. 10 Visita Resource Guru
Hub Plannerhub planner logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Hub Planner Prueba gratuita de 60 días. desde $7/usuario/mes. 9.5 Visita Hub Planner
Saviomsaviom logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Saviom Prueba gratuita de hasta 6 semanas. Precio determinado por licencia personalizada. 10 Visita Saviom
10,000ft10000ft logo resource scheduling tool resource scheduling software Lee sobre las características y funciones de 10,000ft Prueba gratuita de 14 días. desde $10/usuario/mes. 10 Visita 10,000ft
Elapseitelapseit logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Elapseit Prueba gratuita de 30 días. desde $5/usuario/mes. 9.7 Visita Elapseit
Forecastforecast logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Forecast Prueba gratuita de 14 días. desde $19/usuario/mes. 9.8 Visita Forecast
Productiveproductive logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Productive Prueba gratuita de 30 días. desde $12/usuario/mes. 9.8 Visita Productive
Epicflowepicflow logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Read Epicflow Prueba gratuita de 30 días. $35/usuario/mes. 9.6 Visita Epicflow
Teamdeckteamdeck logo resource management software Lee sobre las características y funciones de Teamdeck Prueba gratuita de 14 días. desde $3.99/usuario/mes. 9.5 Visita Teamdeck

Otras Herramientas de Software de Administración de Recursos

¿Ninguna de las anteriores te funciona? Echa un vistazo a la siguiente lista para obtener herramientas de software de planificación de recursos adicionales:

¿Realmente Necesitas Software de Administración de Recursos?

Es posible que estés tratando de encontrar el mejor software de planificación de recursos, pero obtener la aprobación para cambiar el status quo y reemplazarlo con herramientas de software de administración de recursos o software de programación de proyectos para tu agencia, equipo o estudio puede ser complicado.

Después de todo, ¿necesitas realmente un software de planificación de recursos o herramientas de administración de recursos? Una búsqueda rápida en Google de ‘herramienta de programación de recursos excel’ o ‘herramientas de programación de recursos gratis’ te encontrará un montón de plantillas de administración de recursos que hacen el trabajo… bueno, más o menos. En realidad, no, para nada. Sí, son una herramienta de gestión de recursos gratuita, pero no, no son buenas.

Cuando las agencias están empezando, generalmente se cuenta con un puñado de recursos y, por lo tanto, no hay una necesidad urgente de administración de recursos o software especializado en gestión de proyectos. Por lo general, todos simplemente se reúnen para un encuentro rápido, están de acuerdo con las prioridades de administración de recursos y resuelven en qué trabajarán todos durante ese día o, si se sienten realmente ambiciosas, durante toda la semana.

A medida que va creciendo la agencia, la administración de recursos comienza a ser realmente formal y el programador de recursos se convierte en una pizarra. Sencillo, ¿no? Luego ocurre una catástrofe cuando alguien limpia accidentalmente la pizarra, o la oficina crece hasta el punto de que la gente no puede ver la pizarra, y todos se dan cuenta de que es hora de una administración de recursos más avanzada: es hora de pasar al estándar más alto de la agencia: el infame e infernal programador de recursos – la hoja de cálculo de recursos.

Google Docs – La Herramienta Gratuita para la Programación de Recursos

La verdad es que las hojas de cálculo de administración de recursos funcionan de cierta forma. La mayoría de las agencias todavía los están usando. Y sufren por ello.

Todo el mundo sabe que la gestión de recursos por hoja de cálculo no funciona. Realmente no está hecha para eso. Todo queda un poco fallo, mal hecho, pues son torpes y horriblemente propensas a los errores. Sin embargo, pasan los meses y todavía la hoja de cálculo de recursos de alguna manera logra mantenerse a flote.

Pero, todos se sienten como si se estuvieran ahogando. Sí, te permite seguir moviéndote y en cierto modo funciona, pero todo el mundo sabe que, a pesar de las buenas intenciones y algunas fórmulas sofisticadas, sigue resbalando y no es realmente adecuada para ese propósito. A menos que tengas la madre de todas las hojas de cálculo de recursos (la cual nunca he visto), le faltan algunas características y funciones clave, por lo que es un desastre inminente.

El Software de Administración de Recursos le Gana a las Hojas de Cálculo

En un principio, su hoja de cálculo de administración de recursos puede decirte qué tan escasos o subutilizados están tus equipos, o incluso hacer pronósticos pero, ¿incluye seguimiento al presupuesto, al tiempo, los informes de proyectos? ¿Se puede enviar notificaciones al personal, ayudarlos a colaborar o tiene un proceso incorporado para solicitar recursos y asignar recursos a proyectos?

Y, lo que es más importante, ¿tiene un proceso de cambio para cuando los recursos sean movidos por el administrador de recursos o su colega gestor de proyectos? Tal vez es por eso que nadie lo utiliza: se considera más una guía aproximada de administración de recursos que una confiable fuente de recursos.

Pero aún hay esperanza. Un número creciente de software de planificación de recursos han evolucionado en los últimos años para solucionar el problema de la administración de recursos en Excel y, de hecho, han creado algo mejor que las herramientas gratuitas de administración de recursos. ¡Han creado un software de gestión de recursos que funciona!

¿Qué Opinas?

¿Qué crees que nos ha faltado? ¿Qué otras herramientas de software de administración de recursos o software de programación de recursos encontraste que no conocemos? Nos encantaría saber si tienes alguna sugerencia, algún consejo o pensamiento sobre el uso de este tipo de software. ¿Por qué no los compartes en los comentarios?

Ben Aston

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