Nuevos Descubrimientos: Las Nuevas Herramientas Que Entusiasman a los Expertos en Gestión de Proyectos
Plataformas Todo-en-Uno: Las nuevas herramientas de gestión de proyectos diseñadas especialmente ofrecen una estructura inmediata para agencias, eliminando largos tiempos de configuración.
Herramientas de Reunión con IA: Las soluciones de toma de notas con IA ayudan a los PM a mantenerse presentes durante las reuniones, capturando información clave sin esfuerzo.
Soluciones Personalizadas: Las plataformas accesibles de desarrollo con IA permiten a los PM crear herramientas a medida, diseñando sus propias soluciones para necesidades específicas.
Herramientas Inusuales: Algunas herramientas de gestión de proyectos eficaces provienen de fuera de la industria, ofreciendo soluciones innovadoras a problemas de coordinación y flujo de trabajo.
Cambio de Mentalidad: Los gestores de proyectos cada vez experimentan más y personalizan herramientas que se adaptan a sus flujos de trabajo y requisitos únicos.
El panorama de herramientas de gestión de proyectos está cambiando rápidamente. Entre asistentes impulsados por IA, plataformas diseñadas específicamente para agencias y gestores de proyectos que simplemente deciden arremangarse y crear sus propias herramientas personalizadas, la forma en que trabajan los PM hoy se ve muy diferente incluso en comparación con hace apenas unos años. Le pedimos a un grupo de PM con experiencia que compartieran las herramientas que realmente han cambiado su manera de trabajar; no los nombres conocidos, sino aquellas que han descubierto, probado e integrado recientemente en su día a día. Esto es lo que nos contaron.
Plataformas Todo en Uno para la Gestión de Proyectos
Para los PM cansados de pasar semanas configurando herramientas antes de poder usarlas realmente, una nueva ola de plataformas especializadas está ofreciendo algo diferente: estructuras listas para usar desde el primer día.
Kayla Keizer, gestora de proyectos en Northern, descubrió Productive.io y encontró que solucionaba una frustración que muchos PM conocen bien. "Es [Productive.io] increíble. Está diseñado específicamente para agencias y el trabajo de agencias", comenta, describiéndolo como "si no tuvieras que configurar ClickUp en absoluto, eso es lo que es Productive". Lo que le llamó la atención fue que "ya desde el principio tienes una base sobre cómo deberías hacer las cosas y cómo debería funcionar todo. Tienes tus presupuestos que puedes seguir, tienes tus proyectos que puedes rastrear. Ya cuenta con lo que necesitas para diferentes tipos de contratos."
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Es [Productive.io] increíble. Está diseñado específicamente para agencias y el trabajo de agencias
Christina Sookram, fundadora de CNS Project Consulting Inc, se topó con una herramienta que toma un enfoque distinto respecto a la estructura. "Una de las [mejores nuevas] herramientas se llama Proggio", comenta. "Es una herramienta de gestión de proyectos que utiliza flujos de trabajo para organizar tu plan de proyecto. Entonces, según la naturaleza del proyecto en el que estés trabajando y el alcance del proyecto, te sugerirá flujos de trabajo para ayudarte a desarrollar tu estructura de desglose de trabajo, lo cual me pareció muy interesante."
Una de las [mejores nuevas] herramientas se llama Proggio. Es una herramienta de gestión de proyectos que utiliza flujos de trabajo para organizar tu plan de proyecto.
Herramientas de IA para Reuniones y Tomadores de Notas
Uno de los dolores más recurrentes para los gestores de proyectos son las reuniones, especialmente la tensión entre estar presentes y capturar todo lo que ocurre. Una nueva generación de herramientas de toma de notas con IA está intentando resolver justo eso.
Para Megan Cotterman, gestora de proyectos y consultora de operaciones, la respuesta ha sido Fathom. "Una de mis herramientas favoritas es Fathom para la generación de notas de reuniones con IA", explica, destacando "la capacidad de estar presente en una reunión sin tener que preocuparte frenéticamente por tomar apuntes, combinada con la función de IA donde luego puedes hacerle preguntas". Para ella, esa combinación fue determinante: "esa fue la herramienta que realmente cambió las reglas del juego para mí el año pasado."
Una de mis herramientas favoritas es Fathom para la generación de notas de reuniones con IA. Me encanta poder estar presente en una reunión y no preocuparme por tener que tomar notas frenéticamente.
El gestor de proyectos técnicos Ryan Gilbreath ha encontrado un valor similar en Read AI y lo describe en términos aún más enfáticos. "Una herramienta que me haría decir, 'tengo que tener esto', es Read AI, mi tomador de notas con IA", comenta. "Realmente se ha convertido en mi segundo cerebro, especialmente para las reuniones." Pero lo que lo diferencia para él va más allá de la toma de notas: "también cuenta con una función de coaching. Así puede monitorear mi voz, mi tono, mi articulación y evaluar cómo he hecho una llamada, por ejemplo."
Una herramienta que me haría decir, ‘Tengo que tener esto’ es Read AI, mi tomador de notas con IA
Asistentes de IA y herramientas personalizadas
Algunos PM no esperan a que se cree la herramienta perfecta: la están construyendo ellos mismos. Gracias al auge de las plataformas de desarrollo de IA accesibles, crear soluciones personalizadas es ahora más alcanzable que nunca.
Ryan Gilbreath ha tomado este enfoque con Google AI Studio. "Uso Google AI Studio… puedes crear diferentes soluciones basadas en código por ambiente", explica. "Y de hecho creé un asistente de PM usando Google AI Studio que tiene un modo de voz. Así que si estoy haciendo un debrief, solo necesito soltar todas mis ideas, simplemente puedo activar el modo de voz."
Michael Gold, fundador de Gold Project Management, adoptó un enfoque similar de "hazlo tú mismo" cuando los costes de su CRM comenzaron a parecerle insostenibles. "Simplemente construí mi propio CRM usando Replit porque estaba usando Close pero me costaba como $100 al mes solo para mí", dice. "En vez de eso, construí el mío mismo pagando solo $25 al mes por Replit." Es un recordatorio de que, para los PMs curiosos técnicamente, la mejor herramienta del mercado puede ser la que tú mismo fabricas.
Simplemente construí mi propio CRM usando Replit porque estaba usando Close pero me costaba como $100 al mes solo para mí.
Herramientas creativas y poco convencionales para PM
No todas las herramientas que acaban en el set de herramientas de un PM fueron diseñadas para la gestión de proyectos, y a veces las soluciones más eficaces surgen de lugares inesperados.
Alexandria O'Bannon, responsable de personal en JUMP! Foundation, ha construido su flujo de trabajo basado en una herramienta que nunca fue concebida para ello. "Una herramienta nueva que he estado usando no es para gestión de proyectos, pero la he convertido en una herramienta de PM y funciona genial en mi proceso de trabajo", cuenta, presentando "una suscripción muy barata llamada WhenAvailable." La describe como "básicamente un calendario de confirmaciones (RSVP)", explicando que "simplemente hago clic en todas las regiones a las que quiero enviar personas... me genera una lista de quién está disponible en qué países y en qué fechas, y desde ahí organizo el personal." Es una solución sencilla a un reto de coordinación que, de otro modo, puede consumir horas.
Una herramienta nueva que he estado usando no es para PM, pero la he convertido en una herramienta de PM y funciona genial en mi proceso de trabajo. Es una suscripción muy barata llamada WhenAvailable, que básicamente es un calendario RSVP.
El estado actual de las herramientas
Lo que destaca en todas estas recomendaciones no son solo las herramientas en sí, sino la mentalidad detrás de ellas. Estos PM no esperan una plataforma perfecta que resuelva todo. Están experimentando, reutilizando y, en algunos casos, construyendo exactamente lo que necesitan. Ya sea una plataforma lista para agencias, una IA que te asesora sobre cómo te comunicas o una herramienta de programación que silenciosamente sirve como solución de personal, la mejor herramienta es, en última instancia, la que se adapta a la forma en que realmente trabajas.
