5 mejores prácticas para mejorar tus sesiones de lluvia de ideas
¿Sabías que la lluvia de ideas o brainwriting existe desde 1953? Se le atribuye a Alex Osborn y es una técnica que utilizo regularmente en proyectos y diversas situaciones empresariales. Si el número de plataformas en línea que han incorporado funciones de pizarras en los últimos 6 meses es una indicación, la lluvia de ideas es una función fundamental de las reuniones en el mundo virtual.
Como gestores de proyectos, una de nuestras funciones o habilidades clave es la de facilitador—ya sea para idear soluciones a un problema, realizar retrospectivas o recopilar diferentes puntos de vista, facilitar una sesión de lluvia de ideas es una habilidad básica para un gestor de proyectos.
Aunque es una práctica fundamental recoger la opinión de los equipos, no siempre se realiza correctamente. Voy a explorar cómo hacerlo de forma más eficaz en tu equipo y cubriré todo, desde cómo enfocar a tu equipo hasta técnicas de lluvia de ideas que sacarán lo mejor del grupo y generarán resultados reales.
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Como dijo Alex Osborn:
Es más fácil moderar una idea salvaje que crear una nueva
La lluvia de ideas en grupo trata justamente de encontrar esas ideas salvajes y nos ayuda a obtener ideas creativas de personas con:
- Conocimientos especializados
- Diversas formas de pensar
- Diversas perspectivas
Voy a explorar cinco buenas prácticas para aprovechar la lluvia de ideas en grupo y ayudar a tu proyecto digital en áreas clave como la generación de alcance, la resolución creativa de problemas y la organización de retrospectivas.
Soy Annie MacLeod, una gestora de proyectos y coach apasionada y experimentada a quien le encanta crear experiencias de colaboración para equipos remotos y sus proyectos. Estas experiencias abarcan todo el espectro de la gestión de proyectos: desde la creación de planes de proyecto y el desarrollo de profundas retrospectivas hasta la toma de decisiones y la mejora de la cultura de equipo.
1. Construyendo el mejor proceso de lluvia de ideas
Parece contradictorio, pero para tener una sesión de lluvia de ideas efectiva se necesita dedicar tiempo a planificarla por adelantado—el entorno grupal, la tecnología o herramientas, las reglas básicas y los roles.
Cómo implementar
Algunas decisiones clave que debes tomar antes de programar tu sesión son:
- ¿Quién será el facilitador de la sesión? Si el gestor de proyectos quiere participar activamente, entonces considera usar un facilitador diferente. Piensa en la capacidad del gestor de proyectos para controlar el tiempo, mantener la neutralidad y objetividad, y escuchar activamente durante toda la sesión. Descubre algunas de estas otras ideas: tener un facilitador puede quitar mucha presión a un PM y permitirle participar y realmente escuchar con atención.
- ¿Cómo se llevará a cabo la sesión? Esto es especialmente importante cuando se realiza en un entorno distribuido o híbrido. Dependiendo de la audiencia, su nivel de familiaridad tecnológica y las herramientas que vas a utilizar para recoger aportes, podrías considerar tener material para que los participantes practiquen antes de lanzarse a proponer ideas.
- ¿Cómo crearé un ambiente de seguridad psicológica? Un consejo rápido es establecer reglas básicas para la sesión. Cosas como no hay ideas malas, no interrumpas a los demás, una conversación a la vez, son conocidas como requisitos indispensables. Descubre otras ideas en este enlace.
2. Empieza con el final en mente para enmarcar la sesión
Aunque la lluvia de ideas es una actividad que se puede hacer en cualquier momento (llevo una caja de herramientas a cada reunión de cliente repleta de notas adhesivas y rotuladores para ocasiones así), la encuentro más efectiva cuando contribuye al resultado planeado de una reunión—lo que significa que debe estar definida y enmarcada.
Aunque tratamos de estimular ideas descabelladas, también intentamos alcanzar un objetivo, y la lluvia de ideas es parte del método para lograrlo, ya que implica generar una buena cantidad de ideas y luego perfeccionarlas.
Por lo tanto, para llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas efectiva, debemos invitar a las personas adecuadas y establecer el contexto de la lluvia de ideas.
Esto garantizará que, mientras recopilamos la cantidad adecuada de ideas, todos estén en igualdad de condiciones dentro del contexto de la sesión de lluvia de ideas.
Así es como esto se desarrolla en algunas de nuestras reuniones clave de proyecto: ideación de alcance, resolución de problemas y retrospectivas.
| Ejemplo de reunión | Invitados | Contexto |
|---|---|---|
| Ideación de alcance | Asegúrate de acercarte lo máximo posible a las personas que medirán el éxito de este proyecto. Además, asegúrate de contar con las personas que planificarán el alcance—quienes entienden cómo se puede resolver el problema. Asegúrate de tener asistentes que puedan defender y expresar ideas en nombre de los interesados que no puedan estar presentes, o que tengan datos o investigaciones que respalden cuál es el problema (esto es particularmente cierto en temas de cliente/usuario). | ¿Cuál es el problema que intentamos resolver? ¿Para quién estamos intentando solucionarlo? ¿Por qué es importante esto? ¿Cuándo y cómo ocurre este problema? |
| Resolución de problemas | En este caso se trata de poner sobre la mesa la mayor cantidad de soluciones posibles y realmente aprovechar el conocimiento especializado presente en la sala. Necesitas personas que tengan conocimiento de primera mano del problema—que lo hayan observado o experimentado. Asegúrate de que aquellas personas familiarizadas con el entorno afectado abarquen todos los aspectos técnicos que forman parte del entorno. Pide opiniones a quienes puedan describir no solo posibles soluciones técnicas, sino también formación, comunicación y otros aspectos de la posible solución. | ¿Dónde está el fallo? ¿Qué hemos intentado hasta ahora para resolver el problema? ¿A quién está afectando? ¿Cuán grande es el problema? ¿Qué no está afectado? |
| Retrospectiva | No solo quienes realizan el trabajo, sino también los clientes o beneficiarios del trabajo. | ¿Sobre qué estamos reflexionando? ¿Desde cuándo hasta cuándo? ¿Por qué hacemos esta retrospectiva—para aprender, desahogarnos, sanar relaciones? |
La segunda parte es estructurar adecuadamente la sesión de lluvia de ideas y utilizar técnicas que resuenen con el grupo de personas que tienes en la sala. Asegúrate de variar el formato.
No debes usar siempre los mismos métodos ya que no estimularán nuevas ideas—las personas simplemente lo harán por cumplir.
Aquí tienes varias técnicas a considerar, ordenadas de sencillas a más complejas. No olvides comenzar siempre con el encuadre.
| Técnica | Pasos | Consideraciones |
|---|---|---|
| Ideación rápida | Cada persona escribe tantas ideas como pueda en el tiempo estipulado. | Mantén el tiempo breve para imprimir un sentido de urgencia, pero más es mejor—quieres la mayor cantidad de ideas posible. |
| Mapa mental | Una vez que tengas el tema central elegido según el encuadre, haz que cada persona agregue ramas y extensiones. | Esto funciona bien con equipos consolidados—si hay personas que no han trabajado juntas o provienen de roles o funciones muy diferentes, puede que no exista un lenguaje común que todos comprendan, haciendo que el mapa mental pierda efectividad en los siguientes pasos. |
| Imagen eidética | Cada persona, en silencio, piensa en imágenes que reflejan sus ideas sobre el encuadre y dibuja una representación o selecciona una imagen de internet para respaldar | Esto aprovecha realmente la capacidad creativa de quienes son más visuales—asegúrate de tener muchos rotuladores de colores, pegatinas y otras herramientas para hacerlo de manera efectiva cara a cara. |
| Lluvia de ideas escrita | Cada persona escribe una idea y la pasa a la persona de la derecha para que la refine y añada aclaraciones o estrategias a considerar. Haz que cada idea recorra la sala al menos una vez | Esto funciona bien para grupos pequeños, ya que lleva tiempo ejecutarlo |
Otra técnica que podrías estar interesado en probar es la lluvia de ideas silenciosa.
Cómo implementarlo
Se empieza invitando a las personas adecuadas, encuadrando el contexto de la sesión de lluvia de ideas y seleccionando una técnica apropiada. Puede ser útil incluir el tema de la lluvia de ideas en la invitación a la reunión—esto usualmente garantiza que realmente asistirán las personas correctas. Si no son las adecuadas, generalmente te lo harán saber.
También es recomendable refrescar el contexto a todos en la propia reunión para que puedan hacer preguntas y alinear al grupo. Como tendrás recursos diversos en la sala, es posible que posean más información de la que pudiste aportar inicialmente, así que permite algo de tiempo para esta actividad antes de iniciar la lluvia de ideas.
Además, no olvides que si tú, como PM, no te sientes cómodo con algunas técnicas, puedes pedir a un facilitador que lleve a cabo las actividades de lluvia de ideas. Esto puede aportarte el beneficio añadido de quitarte parte de la responsabilidad y el facilitador puede ofrecer una voz fresca y neutral a la lista de ideas.
3. Haz una dinámica rompehielos para mantener a todos activos
Como mencionamos antes, las sesiones de lluvia de ideas se tratan de generar ideas ¡y cuanto más extravagantes, mejor! Para ello debemos activar nuestro cerebro en modo creativo—"refrescarlo", por decirlo así.
La mayoría de las personas saltan frenéticamente de una reunión a otra, o si no es así, están trabajando diligentemente en otras tareas, por lo que podemos utilizar dinámicas de rompehielos para activar la creatividad. Los rompehielos también tienen el beneficio adicional de fomentar la cohesión del equipo ¡al divertirse juntos!
Cómo implementar
Considera qué es lo que intentas lograr en tu sesión de lluvia de ideas al seleccionar un rompehielos.
| Ejemplo de reunión | Consideración | Técnicas |
|---|---|---|
| Ideación | Activar el hemisferio derecho del cerebro | Activa el lado izquierdo de tu cuerpo—escribe con la mano izquierda o usa el ratón con la mano izquierda |
| Resolución de problemas | Ir más allá de la superficie, investigar la causa raíz | Resuelve un rompecabezas o un misterio |
| Retrospectiva | Fomentar relaciones y crear espacios seguros | 2 verdades y 1 mentira |
Para más ideas, consulta esta lista de actividades para hemisferio izquierdo versus derecho. Para inspiración y plantillas, visita MiroVerse. De nuevo, tal como mencioné antes, no dudes en apoyarte de un facilitador para llevar a cabo estas actividades—he descubierto que existen dinámicas de rompehielos increíbles y facilitadores especializados en unir equipos que pueden aportar excelentes ideas.
4. Aprovecha el poder del grupo
Uno de los aspectos clave para que las sesiones de lluvia de ideas sean efectivas es ¡actuar con los resultados! No sirve de nada generar un montón de ideas si luego no se hace nada con ellas.
Descubro que hacer que tu equipo agrupe las ideas en áreas similares y luego acordar un tema para cada grupo te permitirá tomar medidas aprovechando todas esas grandes ideas.
Cómo implementar
Esto puede ser tan simple como tener un color de notas adhesivas para las ideas y otro color para los temas. Pide al equipo que mueva las notas adhesivas poniéndolas en grupos.
Puedes empezar por el grupo más grande de notas adhesivas (porque ahí es donde todos se inclinan) o, de manera opuesta, comenzar por las notas solitarias (dependiendo de lo que buscas lograr y del tiempo disponible).
Asegúrate de que las notas adhesivas de los temas incluyan al menos un sustantivo y un verbo, y asegúrate de que la redacción sea suficiente para permitirte actuar sobre ellas.
Ten cuidado al planificar este tipo de actividad para no excluir al director del proyecto de participar—un facilitador aporta una mirada fresca y es neutral.
También he descubierto que los facilitadores pueden hacer las llamadas ‘preguntas tontas’, ya que pedirán aclaraciones para garantizar que los miembros de tu equipo y todo el grupo hayan articulado completamente sus ideas.
El resultado final será algo así:
5. Pruébalo de forma asincrónica
He comprobado que hacer lluvia de ideas no es el uso más valioso del tiempo de las personas, especialmente cuando trabajas con personas en diferentes zonas horarias o con estilos de pensamiento distintos. Los ejercicios de lluvia de ideas pueden intimidar a quienes son introvertidos en el grupo, o puede que tu reunión sea en un momento en el que el café aún no ha hecho efecto o ya se ha pasado.
Ahorra ese valioso tiempo en grupo para el agrupamiento y la elaboración de acciones. ¡Intenta hacer la sesión de lluvia de ideas de forma asincrónica!
Cómo implementar
No olvides que igualmente necesitas enmarcar la lluvia de ideas—si vas a hacerlo de forma asincrónica, entonces las instrucciones quizá deban ser especialmente claras—y hazlo tan visual como sea posible. En particular, me gusta combinar el uso de un tablero de Miro y un video de Loom para preparar este tipo de interacción.
Una consideración importante para una lluvia de ideas asincrónica es el software que utilizarás. Así que revisa tu presupuesto y no te preocupes si se te han reducido los recursos. Puedes usar software gratuito para mapas mentales para realizar tu sesión.
Aquí los pasos para preparar el espacio:
- Tenga un indicador visual para que las personas sepan por dónde empezar. Hágalo grande y colorido, y para los hablantes de inglés, la parte superior izquierda suele ser el lugar donde se comienza visualmente.
- Si va a hacer un video de Loom, coloque el enlace cerca del principio.
- Asegúrese de que las instrucciones sean claramente visibles en un espacio separado.
- Asegúrese de que la información de contexto sea claramente visible.
- Tenga el espacio para la lluvia de ideas en un lugar separado.
- Indique claramente los siguientes pasos (por ejemplo: nos reuniremos el miércoles para agrupar estos elementos y desarrollar un plan de acción o próximos pasos).
Terminará con algo que podría verse así:
Para aprender más sobre los detalles detrás del mapeo mental, consulte estos cursos de mapas mentales.
En resumen
La lluvia de ideas no debería ser una práctica que se realice solo para cumplir con un requisito, y realizar una sesión de lluvia de ideas no mejora su cultura ni demuestra cuán creativo es.
Sin embargo, si incorpora estas técnicas, puede llevar su sesión de lluvia de ideas al siguiente nivel y hacer que realmente tenga un propósito.
Sea verdaderamente creativo, involucre activamente el conocimiento y la experiencia de su equipo, y en un entorno de trabajo ajetreado, aproveche el poder de la comunicación asíncrona para no perder tiempo.
En Project Management GameBoard creemos que la lluvia de ideas es solo el punto de partida en el camino para hacer que su organización y sus proyectos sean más colaborativos.
Si quiere ver más colaboración digital en proyectos en acción, consulte nuestros eventos para miembros (¡regístrese aquí!) o vea nuestra charla relámpago sobre algunas técnicas de colaboración aquí.
¡Exploraremos más sobre la lluvia de ideas en nuestra próxima publicación, que tratará sobre la lluvia de ideas y los introvertidos! Déjenos saber en el espacio de DPM en Slack o añada un comentario para contarnos qué le gustaría leer próximamente.
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