10 Mejores Prácticas de Colaboración para Mejorar el Rendimiento del Equipo
El Foro Económico Mundial dice que el mundo se está moviendo de la competencia hacia la colaboración para innovar y crecer.
El ritmo del cambio se está acelerando, y la colaboración es clave para los equipos de proyectos digitales que quieren mantenerse al día, innovar y agregar valor a la experiencia del cliente. Poder colaborar eficazmente será fundamental para las organizaciones digitales, ¡ya que literalmente es cuestión de vida o muerte!
10 Prácticas Efectivas para la Colaboración de Equipos
Cuando le pregunté a la IA de Miro sobre las mejores prácticas de colaboración, esto fue lo que obtuve. Exploremos estas prácticas de manera más práctica.
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1. Establecer normas del equipo
Crear una carta o normas de equipo no tiene por qué ser una tarea complicada.
Por ejemplo, recientemente trabajé con un equipo de TI en la planificación estratégica. Encontramos una plantilla para un ejercicio de normas de equipo que incluía aspectos tanto personales como profesionales. Nos enfocamos 15 minutos en cada taller solo en completar este espacio de equipo.
Pudimos usar esta actividad como rompehielos para cada una de nuestras sesiones y, al finalizar nuestra planificación estratégica, también teníamos una carta del equipo que mostrar—¡una excelente manera de construir relaciones entre los miembros!
2. Invertir en herramientas eficaces de colaboración para el equipo
Los equipos remotos requieren un conjunto complejo de requisitos para facilitar la colaboración de manera eficaz—independientemente de si todos trabajan juntos en tiempo real o no. Si el equipo del proyecto remoto y/o el cliente colaboran en diferentes zonas horarias, podría ser necesario que trabajen de forma asincrónica, lo que agregará otro nivel de complejidad que no se requiere para la colaboración presencial.
Debemos considerar las herramientas de comunicación y las herramientas de colaboración en equipo que estamos utilizando—desde Slack, mensajería, Microsoft Teams, Zoom, Asana y Confluence, hasta consideraciones sincrónicas y asincrónicas sobre zonas horarias, intercambio de archivos, videollamadas o videoconferencias y reuniones presenciales.
La realidad es que no existe una tecnología perfecta que funcione para todos los equipos o todas las interacciones. Los equipos deben probar diferentes herramientas de colaboración o software de colaboración de proyectos y técnicas, y luego iterar. Si tu equipo usa Slack, considera un software de gestión de proyectos que se integre con Slack.
3. Sé respetuoso
Encuentro que la mayor manera de demostrar esto es tener reuniones que sean respetuosas con el tiempo de las personas. ¡Empieza a tiempo, planea una agenda y termina a tiempo! Aunque puede sonar sencillo, no puedo contar la cantidad de reuniones que no aplican estos principios.
Una vez tuve una maestra de meditación que afirmaba que ¡llegar tarde o correr con retraso es robar! Después de todo, ¿qué es lo que realmente tenemos?, y nuestro recurso más limitado es el tiempo.
4. Escucha y haz preguntas
¿Cuántas veces tenemos una o dos personas que dominan las reuniones, ya sea por su cargo o por su personalidad? En un entorno colaborativo, necesitamos incorporar técnicas que aseguren que todos sean escuchados. ¡Al fin y al cabo, si están en la reunión, los hemos invitado por su conocimiento y/o experiencia!
Esto puede ser tan sencillo como aplicar las normas del equipo de tener una conversación a la vez, o técnicas como sesiones de lluvia de ideas en silencio.
5. Sé abierto a diferentes perspectivas
Esto puede significar todo, desde tener diferentes departamentos y equipos representados, hasta contar con diferentes estilos de pensamiento y conjuntos de habilidades. Esto es fundamentalmente importante cuando se colabora, si se quiere obtener retroalimentación, compartir conocimiento o involucrar al grupo para lograr sus objetivos en común.
Por ejemplo, una reunión que se realice para desarrollar soluciones para un nuevo proyecto o para solucionar un problema necesita diferentes perspectivas para asegurar que las soluciones realmente aborden el problema y sean viables.
Algunas estrategias clave para esto pueden ser asegurarse de invitar a una persona de cada área impactada o hacer que pequeños subgrupos dentro de la reunión trabajen juntos para resolver el problema y luego presenten sus soluciones al grupo.
6. Proporciona retroalimentación constructiva
Al colaborar—ya sea para hacer una lluvia de ideas, co-crear, tomar decisiones u otras actividades—¡la pasión de las personas puede ayudar o dificultar la comunicación! Las mejores prácticas aquí varían desde normas para las reuniones (por ejemplo, en una lluvia de ideas no existen las malas ideas) hasta normas de equipo como responder a las personas con 'sí, pero' en lugar de 'no'.
7. Establece plazos realistas
La clave para un trabajo en equipo productivo es establecer un plan de acción (delegar responsabilidades) que articule claramente las metas del equipo y, lo que es más importante, establezca una fecha límite para su cumplimiento.
Es importante no caer en la trampa de definir una gran visión con una fecha ambigua (es decir, desarrollar una estrategia para el cuarto trimestre). Hacerlo específico y ejecutable dentro de un plazo concreto es una estrategia probada para cumplir con los plazos (es decir, el esquema de la estrategia estará disponible para revisión por el equipo en nuestra próxima reunión del proyecto dentro de 2 semanas).
8. Prioriza las tareas
En nuestras organizaciones aceleradas, las cosas están cambiando constantemente—tanto dentro como fuera de nuestros proyectos. Los equipos exitosos no solo priorizan tareas dentro de sus flujos de trabajo, sino que también continúan revisando las prioridades actuales y asegurándose de que sigan dentro del alcance y generando valor. En el trabajo colaborativo, es tan importante eliminar actividades como añadirlas. Recuerda: cuando todo es una prioridad, nada es una prioridad.
9. Programa reuniones regulares
Las reuniones de equipo realmente pueden ayudar a que un equipo de proyecto entre en ritmo. Una agenda de reunión añade el beneficio de agilizar los encuentros mientras el equipo entero toma una rutina periódica. Recomiendo que los líderes de equipo establezcan una agenda estándar para una reunión de revisión semanal. Esta es mi agenda recomendada:
Plantilla de Agenda de Revisión Semanal del Equipo
- ¿Tenemos problemas con nuestras fechas clave?
- ¿Hay problemas con nuestros insumos—retrasos o calidad recibida?
- ¿Existen problemas con nuestros entregables—retrasos o calidad?
- ¿Cómo solucionamos esos problemas?
- Causa raíz
- Evaluación de la solución
- Plan de acción
- Plan de comunicación
- ¿Qué se ha entregado esta semana? ¡Celebremos los logros!
Tener una agenda estándar ayudará a tu equipo a entrar en rutina y llegarán preparados.
Además, a medida que el equipo entra en ese ritmo, podrás o bien agilizar la reunión para acortarla, o cambiar el enfoque hacia la resolución de problemas—¡ambos enfoques respetan el tiempo de las personas!
10. Delega responsabilidades
No gastes tiempo valioso de reunión desarrollando soluciones para un problema particular en el que no todo el grupo tiene que involucrarse. No estoy recomendando poner a los equipos en silos, pero no todos tienen que estar involucrados en todo.
Por ejemplo, si están colaborando en iniciativas para implementar algún software o un sitio web, asegúrate de que los grupos responsables de diferentes aspectos preparen su parte del plan y la presenten al grupo.
Ellos son los expertos en su área—aprovecha ese conocimiento y luego haz que el equipo colabore para integrar los diferentes aspectos del plan.
4 barreras comunes para la colaboración
Ahora que entendemos qué hacer para impulsar la colaboración en tu equipo, ¡veamos qué cosas pueden sabotearla! Mis cuatro principales serían:
- Egos: ¿Recuerdas nuestra conversación sobre la competencia antes? Si los egos o el espíritu competitivo de las personas están interfiriendo, intenta establecer normas para las reuniones y cartas del equipo.
- Sobrecarga de reuniones: ¡Es realmente difícil ser creativo y colaborar cuando las personas van de una reunión a otra! Programa tiempo para pausas entre reuniones y haz algunas actividades rompehielos para estimular la creatividad antes de la actividad clave de colaboración.
- Falta de confianza: Algunas culturas empresariales todavía tienen un ambiente competitivo y puede haber una jerarquía rígida y niveles de autoridad. Esto puede ser perjudicial para la colaboración y la creatividad en el trabajo. En este caso, promueve una cultura de colaboración con actividades que no sean amenazantes y afianza esto dentro de tu equipo de proyecto. ¡Prueba algunas divertidas actividades de team building y retrospectivas y sigue construyendo sobre ello!
- Comunicación deficiente: Al trabajar en equipos colaborativos, siempre es mejor comunicar de más que de menos. Las habilidades de comunicación pueden variar en los equipos multifuncionales, por lo que es mejor establecer normas y procesos sobre cómo debe ser la comunicación efectiva en el equipo. Algunos equipos se benefician de inscribirse en cursos de colaboración que enseñan marcos prácticos para mejorar la comunicación, resolver conflictos y trabajar de manera cohesiva en grupos diversos.
¿Qué sigue?
¡Espero que estas buenas prácticas para la colaboración multifuncional te ayuden a sacar más provecho de los esfuerzos de tu equipo! Si experimentas una sobrecarga de reuniones, reuniones donde los egos compiten por atención o una falta general de confianza en tu proyecto, prueba alguna de estas técnicas para iniciar una colaboración más exitosa.
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