21 ideas para retrospectivas de sprint para hacer que los equipos de proyecto callados hablen
Hay muchos ingredientes que hacen que una buena retrospectiva sea excelente. Pero casi todos ellos —ya sea la honestidad, la seguridad psicológica, la apertura o simplemente el deseo de mejorar— dependen de que los equipos ágiles se expresen.
Las retrospectivas no pueden avanzar si los miembros del equipo no están comprometidos a hablar de los problemas y asumir la responsabilidad de realizar mejoras continuas.
Las retrospectivas solo funcionan con la participación de los miembros del equipo.
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A través de las actividades de Parabol ayudando a los equipos a realizar retrospectivas mejores, más democráticas e inclusivas, una dificultad común que escucho de Scrum Masters y Product Owners es: “mi equipo está muy callado en las retrospectivas—¿cómo logro que hablen?”
No solo son dolorosas las retrospectivas cuando nadie participa, sino que dejan de cumplir su propósito de fomentar la mejora continua del equipo.
¿Por qué tu equipo está callado en las retrospectivas?
Las retrospectivas de sprint son reuniones extrañas, porque a diferencia de la mayoría de las reuniones, las retros piden a los participantes que compartan vulnerabilidades, debilidades, problemas o desafíos.
La vulnerabilidad y la apertura son lo que hace tan valiosas las ideas obtenidas en las retrospectivas. Pero también las convierte en reuniones más difíciles para participar.
Hay algunas cosas que pueden estar impidiendo que un equipo más silencioso se exprese en las retrospectivas:
Existen varias razones por las que los miembros del equipo pueden estar callados en las retrospectivas.
- Miedo a represalias: A veces las personas no se sienten seguras al mostrarse vulnerables, ya sea asumir un error o simplemente reconocer que algo salió mal. Los equipos nuevos en particular pueden tener miembros que temen que sus fracasos se utilicen en su contra.
- Miedo a ser juzgados: Todos quieren ser respetados por sus compañeros. Así que algunos miembros del equipo—especialmente los más nuevos—pueden sentir que lo que tienen para aportar no merece la pena ser discutido o los hará parecer tontos.
- No saben qué decir: Las retrospectivas ágiles están pensadas principalmente para servir al equipo, más que a los gerentes. Puede que los miembros del equipo sientan que no tienen nada nuevo que aportar a la reunión y por eso permanecen en silencio. Esto es común cuando sienten que ya han contribuido escribiendo reflexiones de la retrospectiva, pero no se sienten seguros de ampliarlas verbalmente o de abordar el tema durante la retro.
Algunos de tus compañeros de equipo también pueden tener una personalidad más introvertida. Si es el caso, aquí tienes algunos consejos para diseñar reuniones ágiles más inclusivas para introvertidos.
Por qué las retrospectivas calladas son una mala señal
Las retrospectivas en agile son como una terapia de equipo. Cada dos semanas os reunís y conversáis sobre las dos últimas semanas. Y como en la terapia, el objetivo no es tener todas las respuestas después de una sola sesión, sino avanzar de forma constante. Si no logras abrirte gradualmente, es imposible avanzar y tener reuniones productivas.
Al igual que reprimir los sentimientos negativos, las retrospectivas calladas son peligrosas para la salud del equipo. Cuando los problemas o conflictos no se exponen, discuten y resuelven, pueden acumularse y volverse tóxicos.
Los equipos fuertes y experimentados pueden sentirse más seguros al hablar sobre los problemas, pero los equipos nuevos o menos experimentados son más propensos a guardar sus inquietudes por miedo o inseguridad. Los equipos más callados pueden dejar crecer estos sentimientos en resentimiento o sensación de no ser escuchados, lo que puede dañar la seguridad psicológica.
Tener una comunicación abierta en las retrospectivas es importante porque:
- La discusión honesta es necesaria para que los equipos mejoren. Sin ella, te enfrentarás a los mismos problemas una y otra vez. Esto crea un círculo vicioso, donde los miembros del equipo comienzan a pensar que las retrospectivas son aburridas porque los mismos problemas siguen apareciendo.
- La comunicación mejora la transparencia y la apertura del equipo. Cuando los equipos pueden ser abiertos entre sí sobre su trabajo, es más probable que se mantengan abiertos durante su trabajo conjunto. Esto previene los silos y la información oculta.
- Aprender se convierte en algo a celebrar en lugar de temer. Una buena retrospectiva puede ser una experiencia transformadora para los equipos, revelando ideas ocultas y ayudándoles a trazar un camino audaz hacia adelante. Cuanto más rápido pueda aprender tu equipo en conjunto, más rápido crecerán y mejor serán.
Cómo conseguir que los equipos hablen en tus retrospectivas
Cuando facilitas una reunión de retrospectiva es fácil sentirte responsable de hacer que el equipo hable. Después de todo, estás ahí para dirigir la conversación—¿o no? Los facilitadores existen para ayudar a que la conversación fluya. No para crearla.
A continuación tienes algunas acciones prácticas que puedes aplicar en tu próxima retrospectiva para fomentar la comunicación abierta.
Antes de la reunión
Existen muchas cosas que los equipos pueden hacer antes o fuera de la reunión para fomentar la apertura. Y muchas de estas cosas tienen que ver con la cultura general de tu equipo o incluso de tu organización. Aquí tienes mis mejores consejos para antes de que la reunión comience.
1. Crea una cultura de responsabilidad
No puedes crear una cultura de la noche a la mañana, pero sí puedes establecer expectativas que ayuden a reforzarla. Las retrospectivas deben servir principalmente al equipo y ayudarles a mejorar. Así que considera reiterar que las retrospectivas sirven al equipo e intenta superar cualquier miedo a represalias dejando claro que lo que sucede en la retro se queda en la retro.
2. Establece expectativas para el equipo
Los equipos nuevos pueden no conocer las ‘reglas del juego’ y pueden preocuparse por lo que se espera de ellos. A veces, los nuevos miembros del equipo no saben exactamente sobre qué deberían reflexionar o cómo debería sonar una reflexión en la retro, así que establece expectativas y comparte algunos consejos útiles para los participantes de la retro por adelantado para que todos sepan cómo contribuir.
3. Soluciona problemas en tus 1:1
Las personas disfrutan comunicarse e interactuar de diferentes formas. Si te preocupa la dinámica del equipo en las retrospectivas, considera preguntar a los miembros individualmente cómo se sienten al respecto y qué puedes hacer para mejorar la dinámica. Puede que te sorprenda encontrar temas similares, lo que te dará una ruta clara para ayudar a resolver el problema.
4. Fomenta la reflexión asincrónica
No todos trabajan bien bajo presión ni cuando se les pide reflexionar sobre las dos últimas semanas. Las personas introvertidas pueden beneficiarse de tener más tiempo para pensar.
Intenta abrir tu tablero online de retrospectivas al comienzo del sprint para animar a las personas a contribuir cuando se sientan preparadas. Esta es una excelente forma de hacer que las reuniones sean más inclusivas para los introvertidos y puede ayudar a ahorrar más tiempo sincronizado para la discusión.
5. Trabaja en la seguridad psicológica
La seguridad psicológica ayuda a los miembros del equipo a sentirse lo suficientemente cómodos para sentarse juntos y abrirse. Es un proceso a largo plazo que se construye creando una cultura libre de juicios y culpas.
Puedes promover la seguridad psicológica programando tiempo social juntos, jugando algún juego antes de la reunión, o haciendo una pregunta rompehielos. Algo tan simple como un juego de trivia puede marcar una gran diferencia en cómo se siente tu equipo antes de empezar a trabajar y reunirse.
Construir la seguridad psicológica es importante para cualquier equipo, pero es especialmente necesario para equipos remotos, donde los participantes no siempre tienen tantas oportunidades para generar confianza y conexiones interpersonales sólidas.
6. Haz que la retro sea solo para invitados
Las miradas indiscretas pueden dañar la apertura en las retrospectivas, así que asegúrate de que solo tu equipo y el facilitador de la reunión estén invitados. Si alguien de la gerencia u otras áreas de la organización quiere unirse, explícales que hacerlo podría afectar la seguridad psicológica del equipo. Si te preocupa cómo abordar esa conversación, aquí tienes algunos consejos.
7. Lee la Directriz Principal antes de empezar
La Directiva Principal de la Retrospectiva de Norm Kerth es un mantra útil que establece las expectativas para las retrospectivas. Normalmente, los facilitadores de retrospectivas la leen al inicio de la retro para marcar la pauta. La Directiva Principal puede ayudar a los equipos más silenciosos a sentirse más seguros de expresarse al reiterar que las retros son un espacio seguro y libre de juicios.
Durante la reunión
Por fin ha llegado el día. Tu equipo ha estado trabajando duro durante 2 semanas o más. Es momento de hacer la retrospectiva del sprint para analizar qué salió bien y dónde podría venir bien una pequeña mejora. Aquí tienes mis mejores consejos para hacer que los equipos hablen durante tu retro.
8. Comienza con una dinámica rompehielos
Las preguntas rompehielos le dan a todos la oportunidad de hablar al principio de la reunión. A veces, lo más difícil es decir la primera palabra. Haz que esto no tenga riesgo preguntando algo divertido que ayude al equipo a abrirse y conectar.
Para los equipos remotos esto puede ser especialmente útil para forjar una conexión cuando no existen tantas oportunidades para relacionarse.
9. Hazlo anónimo para fomentar la apertura
Puedes tardar un tiempo en que un equipo nuevo se sienta con confianza para abrirse entre sí. Así que intenta hacer todas las reflexiones retro de forma anónima para superar el miedo a represalias o juicios dentro del equipo. El anonimato es una gran manera de tener una conversación honesta y abierta sin que nadie se sienta expuesto en exceso. Muchas herramientas en línea hacen que este tipo de reflexiones sean anónimas por defecto para ayudarte con esto.
10. Facilita la interacción con una encuesta
Votar en una encuesta es algo sencillo y una excelente manera de provocar una conversación. Como facilitador de la reunión, esto te permite ver quién opina qué y hacer preguntas de seguimiento de manera dirigida, en vez del tipo de preguntas abiertas que normalmente harías para iniciar una conversación.
Por ejemplo, si existen dos opciones para mejorar un problema de proceso, plásmalas en una encuesta rápida. Observa quién elige cada opción y comienza la conversación desde ahí. Al igual que en planning poker o en la estimación ágil, puedes dedicar tu tiempo a encontrar una tercera alternativa o alinearte alrededor de una de las opciones existentes.
11. Rota el rol de facilitador para fomentar la apropiación del equipo
Intenta rotar el rol de facilitador dentro de tu equipo. Esto ayuda a crear empatía con todo el equipo sobre lo difícil que puede ser facilitar una retro silenciosa.
Si te preocupa que salga mal, prueba usar una herramienta online que haga parte del trabajo pesado para los facilitadores primerizos. Puedes fomentar la apropiación de la retrospectiva del equipo alentando al facilitador a elegir la plantilla de la retro.
12. Crea objetivos para las reflexiones o utiliza un temporizador
Si te cuesta obtener participación en el proceso de redactar reflexiones de la retrospectiva, intenta marcar objetivos para el equipo. Por ejemplo: “Me gustaría ver al menos 5 reflexiones de cada compañero en esta retrospectiva”. También puedes experimentar con el uso de un temporizador para añadir reflexiones, para que los participantes sepan aproximadamente cuánto tiempo dedicar a la escritura.
13. Prepara el contexto para propiciar reflexiones de mejor calidad
Es complicado reflexionar sobre el sprint pasado si ni siquiera recuerdas lo que pasó. Así que no subestimes el valor de preparar el contexto para tu retrospectiva.
Intenta abrir Jira, Confluence, GitHub o donde sea que organices tu trabajo, y hacer un repaso rápido de lo que se completó y lo que aún está pendiente del sprint. Esto mantendrá los contenidos del sprint en mente y también ayuda a evitar que el sesgo de reciente afecte tus retrospectivas.
Encuentra consejos y trucos adicionales para Jira aquí y consulta software de gestión de proyectos integrado con Jira.
14. Divide en grupos pequeños para fomentar la conversación
Si te cuesta tener discusiones significativas sobre los temas, considera dividir la retrospectiva en grupos pequeños para que discutan temas específicos, propongan soluciones y luego las compartan con el grupo.
La desventaja es que pierdes algo de transparencia en la conversación. Pero la ventaja probablemente sea una mayor participación cuando dos personas trabajando juntas saben que tienen que presentar algo después. Puede ser una buena forma de impulsar una discusión más profunda.
15. Pregunta “¿Por qué?” para propiciar una reflexión más profunda
Por qué es una pregunta infravalorada y poco utilizada en las retrospectivas. Preguntar por qué alguien se siente de cierta manera o por qué algo salió mal puede ayudar a desencadenar una reflexión más profunda. Si deseas llegar a la causa raíz de un problema, incluso puedes probar el enfoque de los Cinco Porqués.
16. Hazlo Divertido Jugando un Juego
Las actividades lúdicas tienden a reducir el riesgo en las conversaciones, ayudan a que las personas se abran y hacen que las retrospectivas se sientan menos serias. También ayudan a que las personas contribuyan de forma no verbal. Así que, si el problema es que la gente no habla, crear un espacio para que participen de otra manera es una forma muy útil de conseguir su aporte.
Recomiendo el juego de los planetas en órbita, que se puede utilizar como juego para formación de equipos o como formato de retrospectiva. Muchos juegos de retrospectiva se realizan en línea, por lo que son ideales para equipos remotos o reuniones con participantes virtuales.
17. Disfruta el Silencio
Cuando eres el facilitador de la reunión, es fácil sentir que eres el responsable de llenar los silencios. Pero el silencio no es algo malo. A veces, esos pocos segundos extra de tranquilidad son justo lo que los miembros del equipo necesitan para animarse a contribuir.
Ten en cuenta que las retrospectivas implican mucho trabajo interpretativo, ya que los miembros del equipo piensan en cómo mejorar o cómo resolver problemas de procesos, así que el silencio no siempre significa falta de interés. Las personas pueden estar pensando o preparándose para hablar. Dar esos pocos segundos extra de silencio puede ser justo lo que el equipo necesita.
Después de la Retrospectiva
Se te podría perdonar por pensar que la retro termina cuando termina. Pero hay más trabajo por hacer para consolidar aprendizajes, obtener retroalimentación y asegurarte de que tu próxima retro sea aún mejor. Aquí tienes algunas cosas que puedes probar al final de tu retrospectiva.
18. Haz una Retrospectiva de tu Retrospectiva
Realizar una retrospectiva de tu retrospectiva puede ayudarte a diagnosticar algunas de las formas en que se puede mejorar la reunión. Pregunta a los equipos cómo se sienten acerca de sus retrospectivas, qué mejorarían y pídeles que sugieran algunos experimentos que podrían ayudar a que sus retros sean mejores.
19. Refuerza los Comportamientos Positivos
Una vez finalizada tu retrospectiva, da retroalimentación positiva reconociendo a los miembros del equipo que hablaron y cuando las retrospectivas fueron bien. Considera destacar los hallazgos útiles que se generaron y da reconocimiento a quienes participaron mucho. Si los miembros de tu equipo no se sienten cómodos recibiendo elogios en público, simplemente agradece a todos por sus aportes.
20. Da Seguimiento Diligente a los Puntos de Acción
Los equipos participan más en las retrospectivas cuando pueden ver el valor que generan. Si vas a una reunión cada 2 semanas y solo hablas pero no pasa nada, entonces no te resulta valioso. Pero si los miembros del equipo dan seguimiento a los puntos de acción y sienten que la fricción desaparece de su trabajo y los procesos mejoran, es más fácil ver el valor.
Piénsalo como hacer ejercicio o perder peso. Si te esfuerzas mucho y no ves resultados, es más probable que renuncies. Pero si puedes ver avances tempranos y significativos, es más probable que veas el valor y sigas adelante.
21. Programa la Próxima Retro en el Calendario del Equipo
La mejora continua falla cuando deja de ser continua. Por eso es importante ser disciplinado y realizarlas regularmente. Cuando los equipos tienen más oportunidades de abrirse entre sí, se vuelve cada vez más fácil. Si llevas un tiempo sin hacerlo, puede ser más difícil mostrarte vulnerable y participar.
Si te cuesta arrancar el hábito de hacer retros periódicas, hay algunos consejos y trucos que puedes intentar, como enviar recordatorios recurrentes, hacer las retros sagradas y asociar el hábito de la retrospectiva a otro hábito existente, como la revisión del sprint. Recuerda que deberías reservar aproximadamente una hora de retrospectiva por cada 2 semanas de sprint.
Retrospectivas Que Harán Hablar a Tu Equipo
Facilitar retrospectivas no siempre es una tarea fácil, especialmente con equipos nuevos. Incluso cuando los participantes quieren hablar, puede ser difícil consolidar la información y proponer pasos claros a seguir que cuenten con el apoyo del equipo. Pero si tu equipo no se siente seguro de expresarse, eso es lo menos de lo que deberías preocuparte.
Los participantes pueden sentirse tímidos al hablar o pueden tener miedo al juicio o la represalia. Pueden quedarse sin saber qué decir o sentir que no tienen nada para aportar. Y esto puede ser diferente para cada persona del equipo.
Pero en esencia, lograr que tu equipo participe más en las retrospectivas trata de hacer tres cosas clave:
- Asegurarse de que las reuniones aportan valor, de modo que todos comprendan por qué las retrospectivas son importantes y qué obtienen de ellas.
- Asociar las retrospectivas con sentimientos positivos, porque los miembros del equipo quieren asistir cuando las retros son divertidas y resultan en mejoras para el equipo.
- Ayudar a las personas a sentirse seguras al expresarse, porque no todos se abren tan rápidamente como otros o prefieren comunicarse de la misma manera. Algunas personas prefieren tener más tiempo para reflexionar de forma asíncrona, o usar comunicación escrita o emojis en vez de hablar.
Las ideas y estrategias en este blog están diseñadas para ayudarte justamente con eso, ya sea que estés llevando a cabo retrospectivas remotas o presenciales.
Así que antes de tu próxima retro, prueba alguna de estas estrategias. Intenta con una o dos y observa hasta dónde llegas. Si las cosas no funcionan, recopila comentarios, itera y consigue la opinión del equipo sobre cómo hacer que todo sea aún mejor.
Y si todavía tienes dificultades, siempre puedes probar una retrospectiva en silencio!
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