6 cosas que nunca debes escribir en un correo electrónico profesional
Si quieres ser un gestor de proyectos extraordinario, tienes que saber hablar el mismo idioma que tus clientes, además de actuar con profesionalidad. Olvídate de frases hechas y correos excesivamente formales: necesitas comunicarte con ellos como si fueras su socio y como si estuvieras ayudándoles a construir su propio negocio.
Esta forma de escribir no es la que nos enseñaron en la escuela ni la que imaginamos al empezar a trabajar con clientes, pero es la mejor manera de desarrollar relaciones positivas y duraderas con el cliente. La etiqueta de correo electrónico es el secreto.
Aquí tienes mis principales errores a evitar al escribir correos electrónicos para tus clientes. Destierra estos de tus mails profesionales y verás florecer la relación con tus clientes.
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1. Necesitas más que solo creer
Creo que eso es correcto. Creo que hablamos de eso en la reunión. El equipo de desarrollo cree que es posible hacerlo.
Puedes pensar que poner la palabra creo en una frase te hace sonar profesional y positivo, pero en realidad te hace sonar un poco distante y más como el mensajero que como la persona que realmente sabe.
¿Por qué no decir simplemente, “Sí, eso es correcto.” O, “El equipo de desarrollo puede hacerlo.” Sonarás mucho más confiado y fiable.
A veces necesitas dejar claro a los clientes que no estás 100% seguro para así gestionar sus expectativas. En lugar de depender de una sola palabra, dilo claramente: “El equipo de desarrollo lo ha revisado y las primeras impresiones son positivas. Recomiendo dedicar medio día a investigar la solución y asegurarnos de que es posible antes de comprometernos con los inversores.”
2. Deja de adivinar, empieza a saber
Creo que vamos a sobrepasar el presupuesto de este proyecto en un 20% salvo que tomemos medidas correctivas. Supongo que tendremos suficientes recursos para hacerlo. Imagino que podemos ajustar eso en los plazos si replanteamos nuestra estrategia.
Este trío de palabras – Creo, Supongo y Imagino – están en mi lista negra. He visto la reputación de gestores de proyectos venirse abajo por decir que ‘suponen’ cosas. Puede sonar duro, pero cuando un cliente ha invertido varios miles de dólares en un proyecto y eres tú quien debe sacarlo adelante, los pequeños detalles pueden ponerlos muy nerviosos.
Decir que crees, imaginas o supones puede percibirse de dos maneras. La primera: parece poco comprometido, como si quisieras poner todo el riesgo y la decisión en el cliente.
La segunda, que no sabes lo que estás haciendo o de lo que hablas y simplemente estás lanzando una suposición. Ninguna de las dos te deja en buen lugar.
La próxima vez que te encuentres escribiendo estas palabras en un mail profesional, prueba con términos como calcular, estimar o incluso con frases del tipo: ‘Podemos hacer X en los plazos si estamos dispuestos a reducir Y.’ Así demuestras que has valorado la situación y tienes una recomendación profesional basada en hechos, no en suposiciones.
3. Las primeras impresiones
Al igual que las primeras impresiones, las primeras palabras de un correo profesional importan. Esas primeras palabras son tan importantes como el asunto del email: es lo primero que verá el destinatario. Si fallas aquí, todo el tono del mensaje será inadecuado. Ya es suficientemente difícil conseguir que alguien lea un correo y lo interprete justo como tú esperas; ¿por qué ponértelo más complicado arrancando con una frase que pone en guardia a tu cliente?
Si no sabes por qué una apertura podría ser mala, piensa en correos que has recibido y que de inmediato te pusieron de mal humor. Algunos de mis favoritos: ‘Hola Janet et al’ cuando estoy entre los "et al". Nada de cariño ahí.
Otro clásico es el mail que empieza solo con, ‘Peta,’ y va directo al contenido. Sin hola, sin saludo, directo al grano. Supongo que esa persona está muy ocupada y tengo suerte de recibir un minuto de su atención… pensó ningún cliente jamás.
Y por último, ‘Hey Peta’. Este no estaría mal, pero recuerda esos miles de dólares invertidos: ‘Hey’ no llena al cliente de confianza para liderar el proyecto.
Mantén la seguridad al iniciar correos electrónicos profesionales: usa un ‘Hola [nombre]’, o ‘Buenos días [nombre]’, o ‘Hola a ambos’, Hola a todos’, si hay más de una persona en el correo.
4. No me digas lo obvio
Esta palabra es obviamente otro no-no en el mundo del correo electrónico.
¿Lo ves? El uso de la palabra "obviamente" suele hacerse para intentar tranquilizar al cliente o restarle importancia a algo.
Pero piénsalo, ¿te sientes más tranquilo al leer la frase Obviamente hablamos de esto en la última reunión? Por supuesto que no. Suena agresivo y a la defensiva. Hazle un favor a tus correos y destierra esta palabra por completo.
5. Estableciendo el tono adecuado
¡Feliz viernes!
Uf. La mayoría de los clientes no están preparados para este nivel de entusiasmo un viernes por la mañana. Pero peor aún es cuando esta frase optimista es seguida de la explicación de que el proyecto está retrasado, fuera de presupuesto y nada va bien.
No hay nada que le diga más rápido a tu cliente que no te importa su proyecto y solo estás pensando en empezar el fin de semana que las frases cliché que desentonan con el mensaje que necesitas transmitir. Así que ten cuidado al escoger el tono de tu correo electrónico.
6. Siendo el responsable
La última frase que debes eliminar de tus correos profesionales es: “Déjame confirmar con…”
¿Cuán frustrante es hacer una pregunta y que la respuesta no sea ninguna respuesta realmente? Imagina intentar reservar una mesa en un restaurante y que el maître te diga que debe consultar al chef para confirmar la reserva. Sí, se necesita de un equipo para sacar adelante un proyecto (al menos creo que así va el dicho), pero el equipo sigue necesitando un líder y como PM—ese eres tú. Consulta con quien necesites, pero no des un monólogo al cliente de cada paso.
Cómo redactar un mejor correo profesional
Conversar cara a cara y llamar para hablar con los clientes es la mejor manera de conocerlos a ellos y a su negocio, pero no dejes que todo ese esfuerzo se desperdicie enviando correos que no te representen como el excelente PM que eres. Pon fin a estos errores poco profesionales y observa cómo crecen tus relaciones con los clientes.
Crear un plan de comunicación para proyectos también te ayudará a asegurarte de que tus correos lleguen a los responsables adecuados en el momento oportuno.
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