Crisis Presupuestaria: Cómo Sobrevivir Con Fondos Limitados Y Gustos De Champagne Con Un Presupuesto De Kool-Aid
Bienvenido a Budget Crunch. En esta serie continua, cubrimos presupuestos y estimaciones de proyectos y los desafíos que vienen con ellos. Grandes o pequeños, hay una historia detrás de cada presupuesto, y te traemos estas historias para ayudarte a resolver tus propios desafíos presupuestarios.
Esta edición presenta cómo Christina Sookram, una gerente de proyectos en nuestra comunidad, se las ingenió para lidiar con (casi) cero fondos en un proyecto para una empresa de software de alto perfil. El proyecto consistía en motivar a desarrolladores estudiantiles a crear aplicaciones para la plataforma de la empresa.
A continuación, la entrevista de nuestra editora con Christina: descubre cómo logró sacar adelante el proyecto a pesar del presupuesto y obtén sus recomendaciones clave sobre cómo gestionar a tus partes interesadas y establecer expectativas realistas en torno a los presupuestos.
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¿Cuál era el presupuesto?
$18,000 planificados, $4,000 otorgados.
¿Cuál era el proyecto?
Los estudiantes universitarios y de institutos son un mercado no explotado para constructores y creadores.
El proyecto que estaba gestionando requería planificar y ejecutar una campaña para aumentar el número de estudiantes desarrolladores que crean aplicaciones móviles. Era un gran proyecto, ya que el programa en el que formaba parte tenía varias universidades e institutos asociados.
La relación con estos socios era excelente. Sin embargo, este proyecto iba a ser un reto porque la comunidad de desarrolladores estudiantiles, concretamente, no había sido involucrada antes. La construcción de relaciones era fundamental. ¿Había alguna forma de animar a más estudiantes a desarrollar aplicaciones móviles?
La organización de la que formaba parte en ese momento estaba organizando una competencia para que los desarrolladores de software crearan apps para su plataforma.
Mi organización (y en concreto, uno de los líderes senior de la organización) era el patrocinador del proyecto. Los ganadores de la competencia iban a ser anunciados en su conferencia anual para desarrolladores de software.
Como se trataba de un excelente evento de capacitación y networking, se planteó una idea al patrocinador: ofrecer pases de registro gratis a los estudiantes que enviaran sus apps a la plataforma para que pudieran asistir a la conferencia sin costo alguno.
En la conferencia, los estudiantes podrían recibir un smartphone y una tablet como parte de los premios del concurso.
¿Cuál fue el desafío?
El mayor problema que teníamos era nuestro presupuesto. Déjame reformularlo—el mayor desafío fue que habíamos planificado el proyecto con un presupuesto en mente, pero luego nos enteramos después de haber completado la planificación que debíamos reducir drásticamente el presupuesto. Apenas teníamos fondos disponibles para ejecutar este proyecto.
¿Qué? ¿Sin presupuesto? ¿Qué quieres decir—cómo puedes tener un proyecto sin presupuesto?
Bueno, aquí es donde las cosas se complican. La organización de la que yo formaba parte estaba atravesando un complicado (y público) programa de reestructuración. La financiación para portafolios, programas, proyectos e iniciativas se estaba reduciendo (o eliminando) en toda la organización.
Cuando armamos el presupuesto, lo basamos en uno de un proyecto similar del año anterior. De acuerdo con los costos de viaje y algunos otros ítems en ese momento, consideramos que el presupuesto era suficiente y realista para el alcance que nos dieron.
Supusimos que se nos permitiría ejecutar el proyecto con el presupuesto planificado. Originalmente, el proyecto tenía el siguiente presupuesto:
| Ítem | Costo | Comentario/Notas |
|---|---|---|
| Pases de registro para la conferencia de desarrolladores estudiantiles | 5 pases @ $900 cada uno = $4,500 | Para incentivar a los estudiantes a desarrollar, se regalarían pases para la conferencia |
| Espacio de exhibición en la conferencia de desarrolladores | $2,000 | Incluye stand y obsequios promocionales |
| Tabletas y smartphones para premios | $5,000 | Costos internos para dispositivos (no precios minoristas externos) |
| Viaje para 2 empleados a la conferencia de desarrolladores en San Francisco | $6,000 | Incluye vuelo, hotel y transporte terrestre |
| Reserva para contingencias | $500 | Porque siempre debería haber un margen en un presupuesto |
| Total | $18,000 | Precios/costos correspondientes a 2010, cuando el proyecto se inició y programó |
$18,000 es mucho dinero para una empresa que busca eliminar costos y atraviesa una reestructuración. Nos pidieron reducir este presupuesto y eliminar lo que no fuera esencial.
Como el presupuesto ya era ajustado (y realista, en opinión del equipo del proyecto), comuniqué mis preocupaciones con nuestro patrocinador. Ellos también sentían la presión de reducir otros costos operativos en los proyectos de nuestro programa general. Si bien entendían nuestra preocupación, animaron al equipo a buscar soluciones innovadoras.
¿Cuál fue tu solución?
Momentos desesperados requieren medidas desesperadas. En este caso, decidimos adoptar la estrategia de "pedir, prestar o robar" para ver si podíamos conseguir algo de ayuda interna de nuestro patrocinador y los interesados del proyecto.
Recuerda, los interesados del proyecto se ven afectados positiva o negativamente por tu proyecto. Tienen interés en que el proyecto sea exitoso. Por lo tanto, los gestores de proyectos no deben tener miedo de comunicarse con sus interesados y preguntar si pueden ayudar.
¿Cómo tuviste que ser creativo en la planificación o ejecución del proyecto?
La estrategia de "pedir, tomar prestado y robar" puede sonar bien en teoría, pero la mayoría de nosotros probablemente reconocemos que lo más probable es que no sea una gran idea hacerlo en un entorno profesional.
Un gestor de proyectos debe ser un ejemplo para su equipo y otros dentro de la organización para comportarse de manera ética. De igual manera, participar en comportamientos y actividades que puedan dañar relaciones y generar desconfianza probablemente se debe evitar.
Aquí es donde un gestor de proyectos debe confiar en sus habilidades de negociación diplomática y su capacidad de persuadir a otros para que entreguen algo que tienen por un beneficio mutuo.
Para lograr esto, tuve que identificar qué tenían los interesados que yo necesitaba y qué podía ofrecerles a cambio para su beneficio (gastando la menor cantidad posible de dinero).
Con base en mi presupuesto, preparé la siguiente matriz para las reuniones con los interesados:
| ¿Qué necesito? | ¿Quién lo tiene? (¿Con qué interesado debo involucrarme?) | ¿Qué puedo ofrecer? | ¿Cómo se beneficia el interesado? |
|---|---|---|---|
| Pases de registro para estudiantes en la conferencia | Equipo de Eventos | Intentar animar a los profesores/instructores a asistir a la conferencia con sus estudiantes a la tarifa completa de inscripción | El equipo de eventos sigue consiguiendo personas registrándose en el evento. Posibilidad de que algunos profesores de escuelas asistan |
| Stand de exhibición en la conferencia | Equipo de Ventas y Marketing | No es necesario un stand completo (una mesa dentro de un área de exhibición mayor serviría para atraer estudiantes/miembros del profesorado al área principal) | Aumento del tráfico al stand principal y posibilidad de compartir gastos |
| Tabletas y smartphones | Equipo de Experiencia de Desarrollador | Desarrolladores comprometidos (estudiantes) que usarán el hardware para crear apps móviles para la plataforma | Más apps móviles para la plataforma y exposición a una nueva comunidad de desarrolladores sin explotar |
| Costos de viaje para el personal | El patrocinador | Los miembros del personal pueden ayudar en otras tareas/apoyar al equipo de eventos cuando se requiera | Ayuda extra en el sitio durante la conferencia, lo que reduce la necesidad de contratar ayuda temporal local |
| Fondo de contingencia | El patrocinador | Realmente nada que ofrecer a cambio. Es un elemento que debe usarse solo si es necesario | Elimina la necesidad de que el patrocinador revise solicitudes de cambios (ahorra tiempo al patrocinador) |
Con esta matriz, organicé reuniones con cada uno de los grupos de interesados para preguntar si nos podían proporcionar los elementos que necesitábamos sin costo (o compartir los gastos para reducir nuestro presupuesto).
¿Completaste el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?
Aunque no era Secretario General de las Naciones Unidas, sí tuve que usar mis habilidades diplomáticas de influencia como gestor de proyectos con los interesados para pedirles y persuadirlos de que nos dieran las cosas que necesitábamos gratis.
Además de mis habilidades de negociación, esto también requirió otras habilidades importantes para los gestores de proyectos: escucha activa y empatía.
Al reunirme individualmente con cada uno de los equipos de interesados, pude conocer más sobre sus objetivos y el objetivo en común que todos teníamos: aumentar el número de desarrolladores de apps móviles en la plataforma.
Mi equipo tenía acceso a un mercado sin explotar (estudiantes) y a influenciadores (profesores/instructores universitarios). Tras negociar con los interesados, así logramos reducir nuestro presupuesto:
| Elemento | Presupuesto Inicial | Presupuesto Actualizado | Comentario/Notas |
|---|---|---|---|
| Pases de inscripción para estudiantes en conferencia de desarrolladores | 5 pases @ $900 cada uno = $4,500 | $0 | Los pases para 5 estudiantes fueron proporcionados por el equipo de eventos |
| Stand de exhibición en la conferencia de desarrolladores | $2,000 | $500 | El equipo de ventas y marketing nos dio espacio en el stand principal. Los $500 cubren los gastos de obsequios. |
| Tabletas y smartphones como premios | $5,000 | $0 | El equipo de Experiencia de Desarrollador donó amablemente el hardware, ya que acordaron que los estudiantes necesitan el hardware para desarrollar y probar. |
| Viaje para 2 empleados a la conferencia de desarrolladores en San Francisco | $6,000 | $3,000 | El patrocinador aceptó proporcionar más financiamiento para cubrir el costo de uno de los empleados, lo que ayudó a reducir el presupuesto de viajes |
| Reserva de contingencia | $500 | $500 | Se mantuvo la reserva de contingencia |
| Total | $18,000 | $4,000 | Ahorro de $14,000 (alrededor de un 78% de reducción de costos) |
No pudimos reducir nuestro presupuesto a $0, pero una reducción del 78% simplemente al hablar con nuestros interesados ciertamente ayudó.
Además, al colaborar con el equipo de eventos, también pudimos asegurar un descuento en la inscripción si alguna universidad o colegio quería enviar un grupo de estudiantes e instructores (lo cual fue un incentivo para que los profesores animaran a más estudiantes).
Pudimos completar el proyecto a tiempo con grandes resultados (tangibles en forma de aplicaciones desarrolladas por estudiantes, pero también intangibles como ofrecer oportunidades de networking para ellos).
¿Hubo partes del proyecto o desafíos específicos que no te dejaban dormir?
¡Sí! ¡Todo el proyecto! 😑
Más específicamente, fue el reto de ejecutar un proyecto de este tipo (cuyo objetivo era finalmente hacer crecer el negocio y conectar con un mercado sin explotar) mientras la organización pasaba por una reducción significativa de personal.
Aunque nuestro patrocinador se mantuvo comprometido con el proyecto, éramos muy conscientes de que cualquier otra persona (incluso una más senior) en la organización podría decidir fácilmente que este proyecto no era una prioridad y cancelarlo.
Gestionar proyectos con presupuestos y recursos limitados es una realidad a la que muchos directores de proyecto se enfrentan en algún momento de su carrera, pero tratar de ejecutarlo mientras se enfrenta a la amenaza de una posible cancelación es algo bastante diferente.
Asimismo, siempre existía el temor de que los interesados no vieran los beneficios de nuestro proyecto y, en última instancia, no ofrecieran ningún apoyo. Siempre deberías pedir ayuda, pero no hay garantía de que las personas te la vayan a dar.
Mirando atrás, ¿hay algo que harías diferente (aparte de cambiar las limitaciones del proyecto)?
En retrospectiva, creo que habría tenido una charla mucho más franca con nuestro patrocinador sobre cuánto dinero y apoyo realmente teníamos para el proyecto. Si se requería que completáramos este proyecto con muy pocos recursos, ¿era realmente una prioridad para el negocio?
¿Tienes algún arrepentimiento respecto a cómo se desarrolló el proyecto?
Ninguno. Hicimos lo que teníamos que hacer bajo circunstancias muy difíciles y fuimos capaces de lograr excelentes resultados.
Es una lástima que la empresa estuviera atravesando una reestructuración (sobre la cual mi equipo de proyecto y yo) no teníamos ninguna influencia, pero aún así pudimos alcanzar nuestras metas.
Además, dado que tuvimos que involucrar a nuestros interesados, también tuvimos que construir relaciones sólidas que terminaron convirtiéndose en amistades. Esto es algo de lo que definitivamente no me arrepiento respecto a este proyecto.
¿Cuáles son las metodologías y herramientas más efectivas para afrontar este tipo de desafío?
Como tuvimos que involucrar a nuestros interesados, nuestro plan de gestión de interesados (en particular nuestro registro de interesados y el diagrama RACI) resultó muy útil. Del mismo modo, tener una mentalidad ágil y estar abiertos al cambio también fue clave para entregar este proyecto con éxito.
Además, hay un gran actor detrás de escena y es un software de gestión de proyectos con control financiero. Gestionar un presupuesto se trata principalmente de actualizarlo constantemente y tomar decisiones sobre cómo avanzar. Utilizar un software o una versión especializada como un software de gestión de proyectos que se integre con QuickBooks puede ayudar a optimizar el control financiero y garantizar ajustes presupuestarios en tiempo real al enfrentarse a imprevistos.
¿Qué consejo le darías a otro PM que se enfrentara al mismo problema?
Dos consejos que daría a otros directores de proyectos que enfrenten una situación similar son:
1. No tengas miedo de pedir ayuda
Nos arriesgamos al preguntar a nuestros interesados si podían ayudarnos. Podían haber dicho que no fácilmente.
Preparar bien lo que vas a pedir y tener una buena respuesta cuando alguien pregunte, ‘¿qué gano yo con esto?’, te ayudará mucho a conseguir cosas para tu proyecto que quizás no hubieras conseguido de otro modo. Nunca lo sabrás, a menos que lo preguntes.
2. Habla honestamente con tu patrocinador sobre las expectativas presupuestarias
No puedes esperar champán con un presupuesto de Kool-Aid. De la misma manera, el patrocinador y otros interesados no pueden esperar que un proyecto se ejecute y cumpla sus objetivos si no hay suficientes recursos disponibles. Tu patrocinador puede ser capaz de proporcionar apoyo adicional (o pedir a otros que ayuden).
En el peor de los casos, tu patrocinador puede tomar la decisión de que el proyecto no se puede realizar con los recursos disponibles y cancelarlo antes de que siquiera comience. Por duro que esto pueda ser, al menos tú y tu equipo de proyecto sabrán con qué cuentan para trabajar, qué apoyo tienen disponible y la prioridad de su proyecto.
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