Haz Que Los Contratos Ágiles Funcionen Para Tus Equipos y Clientes

Alexa Alfonso

on Jun 9, 2026

Los contratos ágiles suelen ser un punto conflictivo para las agencias. Los clientes prefieren tener detalles exactos sobre los proyectos (comprensiblemente), pero el método ágil no siempre lo facilita. Aquí te mostramos cómo estructurar contratos para lograr lo mejor de ambos mundos y mantener satisfechos tanto a los clientes como a los miembros del equipo.

Pongámonos en una situación que seguro te resulta demasiado familiar.

Un prospecto pasa por el proceso de ventas de la agencia, es calificado por el equipo y, finalmente, termina en tus manos, como gestor de proyectos. Lees el alcance del trabajo que se ha generado (y además, firmado) para descubrir que se ha prometido algo bastante ambicioso. En este escenario, suponemos que el alcance (SOW) indica que se va a construir un MVP con una funcionalidad específica en un plazo de tres meses desde la fecha de inicio.

Te llevas la mano al pecho porque sabes que ese tiempo no es suficiente. Luego, respiras hondo y avanzas con los procesos correspondientes de inicio del proyecto, colaborando intensamente con el equipo interno y las partes interesadas del cliente para intentar, entre todos, cumplir lo que se ha prometido y en el tiempo prometido. Puede que necesites respirar hondo varias veces durante el camino.

Sin embargo, surgen imprevistos. Las prioridades cambian. Llegan sorpresas inesperadas. Ahora, tienes el reto de mitigar todo tipo de desafíos, gestionar órdenes de cambio y, al final, hacer todo lo posible para que el cliente quede satisfecho y la agencia siga siendo rentable. Como todos los gestores de proyectos son superhéroes encubiertos, lo más probable es que consigas resolverlo todo, pero el alcance rígido contra el que luchabas sin duda no ayuda.

¿Y si te dijera que existen formas de enfocar tus contratos que disminuirían parte de ese estrés que quita el sueño y permitirían al equipo dar lo mejor de sí?

En este artículo, voy a describir un tipo de contrato ágil que nuestra agencia de desarrollo de productos ha adoptado en los últimos años y que hemos denominado Contrato por Duración y Precio. Tras implementar este tipo de contrato ágil, hemos logrado respaldar operacionalmente nuestras metodologías ágiles y centrarnos en el valor y los resultados de un proyecto, en vez de en los pequeños detalles que a menudo aparecen reflejados en otros tipos de SOWs.

El objetivo de este artículo es ayudarte a comprender otra forma de estructurar contratos de agencia y métodos ágiles para agencias que impulsen los resultados y los ingresos en el balance final.

Contratos por Duración y Precio: ¿Qué son?

Los Contratos por Duración y Precio es un término que desarrollamos para describir nuestro método preferente de hacer negocios con nuestros clientes. Con este tipo de contratos, el coste del proyecto se determina por la duración del tiempo dedicado por los miembros de nuestro equipo al proyecto. Más adelante entraremos en detalles específicos.

¿Recuerdas al leer el Manifiesto Ágil esa parte donde dice: “colaboración con el cliente sobre la negociación contractual”? De ahí partimos nosotros.

Crema es una agencia de desarrollo de productos con un equipo distribuido por todo el país y sede en Kansas City, Missouri. Tras más de 6 años de trabajar con contratos de alcance fijo y en cascada, nuestro equipo empezó a utilizar cada vez más las metodologías ágiles para crear productos. Queríamos crear un contrato ágil que funcionara tanto para nosotros como para nuestros clientes. Asimismo, un contrato ágil daría mayor soporte a nuestra cultura colaborativa y a la orientación al valor que ofrecemos a los equipos de clientes con los que trabajamos. Pensamos que debía haber una forma mejor que elaborar una lista de entregables o funcionalidades concretas antes de ni siquiera empezar el producto.

Tras algunas investigaciones que detallaremos más adelante en este artículo, nuestro equipo se dio cuenta de que debíamos crear una estructura de precios que nos permitiera ser flexibles, a la vez que definiéramos qué está adquiriendo exactamente el cliente. Si, finalmente, nuestros clientes están comprando el acceso a los miembros de nuestro equipo, ¿por qué debíamos medirnos por una lista de especificaciones que probablemente cambiarían? Empezamos a centrarnos en la idea de un equipo de producto dedicado, o un conjunto de funciones individuales comprometidas con un proyecto concreto durante un periodo de tiempo.

Comenzamos a experimentar con un lenguaje que reforzara esta idea y aportara claridad a nuestros clientes. Queríamos que comprendieran que el equipo de producto con el que van a trabajar para lograr sus objetivos puede hacerlo sin quedar atado a un alcance específico. Esto es posible porque vamos negociando el alcance a lo largo del camino junto al cliente. Ellos pagan por trabajar con un equipo durante un tiempo determinado. El precio se fija por el número de miembros del equipo, en distintos grados de dedicación, por un periodo acordado de tiempo.

Así surgió el nombre Contratos por Duración y Precio. A nuestros clientes les llamamos Resúmenes de Compromiso, pero les vamos familiarizando con la terminología de “duración y precio” a lo largo del proceso de ventas hasta que cerramos el trato.

Desglosando los elementos, se presentan así:

La duración es el tiempo que dura el compromiso, desde la fecha oficial de inicio hasta la fecha de finalización.
El precio es el coste asociado a la colaboración del proyecto, determinado por las tarifas semanales de los miembros del equipo de producción.

Contexto Adicional

Esto no surgió de la nada. Nos fijamos mucho en otros estudios de producto a los que admiramos para inspirarnos. El equipo de Hanno siempre ha sido una fuente de inspiración para nosotros. Su modelo estaba disponible en línea en ese momento, y ahí decían claramente que su aproximación era “vender personal por semana”. Esta estrategia tan simple nos llamó la atención porque se alineaba con nuestro concepto de equipos de producto dedicados. Tomamos todo lo que pudimos de Hanno y de otros en el sector, y empezamos a darle nuestro propio giro.

Esto tampoco sucedió de la noche a la mañana. Hubo mucho de prueba y error en cuanto a acertar con el lenguaje, decidir cómo y dónde incluirlo a lo largo del proceso de ventas y, obviamente, cómo ejecutarlo una vez que cerrábamos el trato. Queríamos impulsarnos a nosotros mismos para cambiar y llegar a un punto mejor porque los alcances fijos nos hacían absorber sobrecostos durante meses y, en ocasiones, ataban las manos de nuestro equipo para hacer su mejor trabajo.

Mientras experimentábamos con un lenguaje más ágil en los acuerdos de alcance fijo, comenzamos a reunirnos con un posible cliente llamado tilr. En ese momento, eran una startup emergente que buscaba revolucionar el sector de la contratación. Tuvimos una sesión estratégica de 3 días con ellos que resultó en wireframes generales y más de 100 historias de usuario. Querían avanzar al desarrollo completo para plataformas web y móvil, pero no nos sentíamos cómodos definiendo todo el alcance en un solo contrato fijo. Hubiera sido completamente al azar, y no parecía la mejor forma de comenzar una nueva colaboración con un grupo con el que sentíamos tanta conexión.

Internamente, intentamos idear una forma de lanzar un contrato ágil más grande que cualquiera que hubiéramos hecho antes, sin realizar un proceso completo de descubrimiento. Si había algún momento perfecto para aprovechar un Contrato de Duración y Precio, era ese. Tras identificar cuánto tiempo queríamos dedicar al diseño, desarrollo y pruebas de este nuevo producto y los miembros del equipo necesarios, nos basamos en las historias de usuario como punto de partida. Dejamos claro que el equipo de tilr pagaría por el nivel de dedicación acordado del equipo, no por el alcance.

No me malinterpretes: hubo cierto debate interno acerca de este enfoque. Algunos recomendaron realizar un descubrimiento completo para definir y especificar el alcance, pero otros temían que eso hiciera que se alejaran. Queríamos una relación a largo plazo con este cliente.

Finalmente, todos estuvimos de acuerdo y enviamos nuestro primer Contrato de Duración y Precio justo antes del Día de Acción de Gracias de 2015 y cruzamos los dedos. Fue un salto de fe y, honestamente, iba en contra de algunas de nuestras convenciones de aquel entonces.

Una vez que estuvo en manos del cliente, hubo algunas discusiones posteriores con su equipo y una revisión legal bastante exhaustiva que llevó un par de semanas. Este proceso permitió a nuestro equipo repasar el contrato ágil una y otra vez, perfeccionando el lenguaje y puliendo todo el enfoque. Viéndolo en retrospectiva, fue algo positivo. Sentimos que unió tres cosas importantes:

Lo que querían nuestros clientes
Cómo queríamos gestionarnos a nosotros mismos
Cómo funcionaba nuestra cultura

¿Y adivina qué? Funcionó. Fueron nuestros clientes durante casi 3 años.

Consideraciones para la Implementación

Volvamos al escenario que dio inicio a todo este artículo. La recomendación número uno que puedo dar para evitar el dolor asociado a esto es involucrar la gestión de proyectos en el proceso de ventas (o al menos revisar un poco el software de gestión de recursos de clientes). Además de los miembros del equipo de producción, ellos serán quienes estén realmente asegurándose de que lo que se define y promete pueda de verdad entregarse. Si los PM quedan fuera del proceso de ventas, normalmente el resultado son contratos poco óptimos, donde se pasan por alto detalles y las expectativas sobre aspectos como la disponibilidad para los clientes no coinciden.

Lo más importante al implementar cualquier tipo de contrato ágil es establecer procesos y conversaciones para que el cliente no piense que está firmando un cheque en blanco. Cuidamos que el contrato ágil no sugiera que no sabemos lo que hacemos. Al contrario, aún invertimos bastante tiempo al inicio para identificar qué y cómo vamos a realizar el trabajo. Además, hemos construido un proceso de desarrollo de producto que conocemos y en el que confiamos.

Antes de pasar a detalles concretos, debo mencionar que es necesario asegurar que tu MSA u otros acuerdos existentes sean revisados para respaldar este tipo de relación de trabajo. Esto es fundamental para garantizar que puedas operacionalizar un contrato ágil.

Después de comprobar que una oportunidad está calificada, creamos un primer borrador de propuesta que reitera la descripción de la colaboración, los objetivos del cliente y cómo estructuraremos el equipo en torno a los objetivos. Es un documento de trabajo que editamos varias veces junto con el equipo del cliente. Buscamos saber si el presupuesto está alineado, así como los plazos y otros detalles específicos. Normalmente, comenzamos con una colaboración de 4 a 6 semanas creando prototipos de alta fidelidad de productos para comprobar y validar hipótesis. Mientras, nuestro equipo técnico planifica el stack tecnológico y estudia posibles integraciones y herramientas de terceros que necesitaremos aprovechar.

Una vez que estamos de acuerdo, usamos PandaDoc para enviar todos nuestros contratos. Hemos creado una plantilla para nuestro equipo de modo que podamos generar fácilmente un contrato de Duración y Precio cuando recibimos la aprobación de la propuesta. Es intencionadamente simple.

Idealmente, todas estas secciones resaltadas – o “tokens” como los llama PandaDoc – deberían haberse identificado antes de comenzar con el desarrollo del contrato. Completaremos cada sección con el objetivo general que buscamos lograr con nuestros clientes y detallaremos el enfoque que tomaremos para alcanzarlo (por ejemplo, 2 rondas de pruebas de usuario, 3 meses de ciclos de desarrollo de producto, etc.).

Luego, presentamos los miembros del equipo y el nivel de dedicación que cada uno tendrá durante toda la colaboración. En este ejemplo, utilicé una colaboración de 12 semanas con un equipo de producto completo y diferentes niveles de dedicación con una tarifa promedio de $100/hora. Es fácil jugar con estos valores y ver cómo la dedicación, la duración y la tarifa impactan en el precio.

En aras de la transparencia, también debo mencionar algunos aspectos:

Aunque los miembros del equipo facturen a diferentes tarifas, puedes ajustar eso en la segunda columna para obtener cada subtotal.
Consideramos que “tiempo completo” son 35 horas semanales en trabajo para el cliente. Dejamos 7 horas adicionales libres cada semana para que los miembros del equipo puedan enfocarse en proyectos internos y tareas generales.
- Le explicamos esto a nuestros clientes. Ayuda a controlar la idea de que los clientes podrían tener acceso ilimitado a los miembros del equipo durante toda la colaboración.
- Si necesitamos detallar horarios de trabajo/soporte más específicos para un proyecto en particular, podemos hacerlo en el Resumen de la Colaboración. Está pensado para mejorarse y adaptarse a los objetivos del cliente.

Obteniendo aceptación para un contrato ágil

Si hay un tema principal a lo largo de este artículo, es la comunicación. Para lograr aceptación para un contrato ágil, debes esperar invertir una cantidad considerable de tiempo investigando, educando y refinando tu enfoque internamente. Expón las ideas al grupo. Experimenta con un contrato ágil en un proyecto interno. Realiza retrospectivas de proyecto para seguir lo que está funcionando y lo que debe modificarse. Pregunta a tu equipo de producción si han trabajado con distintos tipos de contratos ágiles en el pasado.

Una vez que estén alineados internamente, será necesario educar a tus prospectos y futuros clientes, no solo al principio, sino durante todo el proceso. Habla con ellos sobre las sesiones periódicas de organización del backlog. Recuérdales que serán quienes tengan el control a la hora de definir las prioridades y lo que se logrará en cada sprint. Reitera el enfoque en el valor y los resultados frente a características específicas. Habrá tiempo suficiente para profundizar en los detalles de las características a medida que se planifica y ejecuta cada sprint.

No existe una solución mágica para lograr que todos estén alineados. Se requiere confianza en la idea, compromiso con la experimentación y educación continua. Si crees que este tipo de contrato ágil puede funcionar para tu negocio, busca personas internas que compartan tu visión y ¡ponte manos a la obra!

Ventajas y desventajas

Como en la mayoría de las cosas en la vida, los contratos de duración y precio tienen ventajas y desventajas. Llevamos haciéndolo unos 3 años y hemos comprobado que lo siguiente es cierto. Empecemos por lo bueno.

Ventajas:

Los contratos de duración y precio agilizan la formalización de la documentación para un proyecto.
Reducen el impacto de las obligaciones contractuales cuando se inicia un proyecto. El equipo puede adaptarse si surgen imprevistos.
Por eso, el equipo puede enfocarse en dar lo mejor de sí mismo.
El equipo también puede sugerir mejoras en el producto sin temor a alterar todo el alcance. Esto puede generar más valor en menos tiempo porque no están sujetos a un documento de alcance.
Pone al cliente a la cabeza de la mesa. Puede tomar decisiones en todo momento. Por mucho que un cliente crea saber lo que quiere antes de que empiece un proyecto, las cosas cambian. Los contratos de duración y precio apoyan esta realidad.
Debido a que el contrato puede pasar a un segundo plano, beneficia la relación en general. El equipo puede enfocarse en el producto y el valor que aporta al negocio.
Facilitan la planificación de recursos. Mantenemos las dedicaciones tan simples como: cuarto de tiempo, medio tiempo o tiempo completo.
La dedicación a tiempo completo de nuestros miembros del equipo es lo ideal desde el punto de vista de utilización. Procuramos ofrecerlo tan a menudo como sea posible, especialmente para roles de desarrollo.
Al final del día, seguimos cobrando, pero hay menos gestión adicional por cambio de órdenes y otros problemas que surgen con el alcance fijo. ¡Despídete de algunos dolores de cabeza administrativos!

Desventajas:

Es una venta más difícil. Debes comprometerte con la parte educativa desde el primer día con los prospectos y reiterar el proceso y el valor para que el cliente se sienta cómodo con un contrato ágil. Aquellos con amplia experiencia suelen haber tenido malas experiencias y lo entienden. Los clientes con menos experiencia pueden necesitar algunas analogías para comprender mejor qué es un contrato ágil. ¡Dedica tiempo a educar!
Puede que tengas que extender el tiempo que se tarda en cerrar un acuerdo para asegurarte de que todos estén cómodos con los objetivos del compromiso.
Desde una perspectiva empresarial, limita la posibilidad de lograr grandes ganancias en términos de rentabilidad. Si el equipo termina algo antes de tiempo, no puedes cosechar los beneficios de esa ganancia. La buena noticia es que es un margen fiable, pero no puedes quedarte con el exceso debido a la eficiencia.
Si estos contratos ágiles se adoptan ampliamente, pueden llegar a utilizarse en exceso para todo. Realísticamente, algunos proyectos no están diseñados para duración y precio. Si tu equipo no tiene experiencia o es nuevo en los procesos ágiles, no es un enfoque recomendado.
Del mismo modo, cuando una organización está creciendo, está bien usar contratos de alcance fijo para proyectos pequeños y bien definidos.

Relación con otros tipos de contratos

Existen muchos otros tipos de alcances de trabajo que las empresas usan para este tipo de trabajo. Así es como creemos que los Contratos de Duración y Precio se diferencian de otras opciones.

Precios basados en el valor: Esto es difícil de hacer en un entorno de agencia sin entender bien qué ahorros supondría el trabajo al cliente a largo plazo y basar el precio en eso. Los Contratos de Duración y Precio sí se centran en el valor, pero no basamos el importe en el valor mismo.
Alcance fijo: Hemos contrastado este tipo de contrato a lo largo de este artículo, pero en un contrato de alcance fijo, los equipos están estrictamente ligados a un conjunto de entregables. Duración y Precio no está ligado a entregables, sino a una visión compartida y resultados esperados.
Tiempo y Materiales: En este acuerdo, solo te pagan por lo que completas. Con los Contratos de Duración y Precio, facturamos una cantidad fija por los recursos que trabajan en un proyecto durante una duración establecida. No facturamos horas, aunque sí monitoreamos cómo los miembros del equipo emplean su tiempo, especialmente para recursos de medio tiempo o cuarto de tiempo, para poder ayudar a manejar los desafíos de la gestión del tiempo.

Palabras de sabiduría de nuestro COO

Fui directamente con nuestro COO, Dan Linhart, cuando decidí escribir este artículo para obtener el panorama completo de los impactos que ha tenido y sigue teniendo en nuestro negocio. Me transmitió algunos consejos que vale la pena compartir.

Para empezar, dijo: “Es increíblemente importante que todos los roles estén en contacto desde las primeras etapas. Esto incluye a los propietarios, desarrollo de negocio, roles de producción y estrategas. Si no hay trabajo en conjunto, simplemente no sucederá.”

Subrayó la importancia de vender la idea internamente y educar a todos los involucrados en la agencia. Incluso si sufres del síndrome del impostor, sigue adelante y aprende más sobre el modelo. Me dijo: “Si puedes venderle a tu equipo, puedes venderle a tu cliente.” Los clientes potenciales deben saber los beneficios de lo ágil y los contratos ágiles para que puedas disminuir su ansiedad. Necesitan ser capaces de comunicar esto a otros interesados de su lado.

Más allá de eso, existe una gran implicación de este tipo de contrato ágil en la cultura organizacional. Debes asegurarte de que esto esté conectado con la forma en la que trabajas en equipo. En Crema, este contrato ágil se integra perfectamente con nuestra filosofía y cómo construimos productos. Si tu organización es más afín a la metodología cascada (waterfall), está bien atenerte a las especificaciones.

Por último, no tengas miedo de probar. Puedes experimentar con contratos de Duración y Precio por tan solo una semana. La belleza de este modelo es que puede escalar desde una semana hasta varios años, dependiendo de los procesos y la madurez de la organización. Involucra a las personas adecuadas para gestionar ese tiempo, empodera al equipo y al cliente, y prepárate para el arreglo de trabajo ideal de un equipo ágil.

Descargo de responsabilidad: Este artículo tiene como objetivo educar e inspirar una forma más sencilla de abordar un contrato más ágil. No es exhaustivo ni constituye asesoramiento legal. Espero que algunas de las cosas que has leído sean útiles en tu agencia o empresa.

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