Cómo Gestionar Personas Sin Que Ellos Lo Sepan
Todos hemos estado ahí—estás haciendo todo lo posible por evitar microgestionar a tu equipo, pero la forma en que hacen las cosas (o no hacen las cosas) hace parecer que quieren ser microgestionados. Algunos días, apenas puedes salir por un café antes de que tu equipo te escriba en pánico por un tema aparentemente urgente que no se puede resolver sin tu opinión.
¿Qué está pasando? ¿Cómo logras que tu equipo funcione de forma independiente, de manera que si tú te ausentas una semana no se desate el caos entre tus clientes y el equipo? Así es como: necesitas aprender a gestionar personas—sin que ni siquiera se den cuenta.
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Cómo gestionar personas sin que ni siquiera se den cuenta
Un gran reto de la gestión de proyectos es aprender a gestionar personas para que puedan autogestionarse de forma efectiva. Estas tres directrices principales explican cómo gestionar personas para que puedas impulsar a tu equipo a innovar y desarrollar un sentido de pertenencia y autonomía en sus decisiones.
1. Define qué requiere tu intervención
Seamos honestos: si tu equipo te bombardea con solicitudes de ayuda, tu estilo de liderazgo actual sugiere que no confías en que tomen decisiones sin ti. Necesitas corregir esto—y rápido.
Incluso para tu propia referencia, es difícil saber cómo gestionar personas si no has aclarado con tu equipo qué tipo de cuestiones requieren tu intervención. Por ejemplo, ¿te importa la tipografía que se usa en el gráfico de la página de lanzamiento? ¿La herramienta que utiliza el equipo para gestionar los flujos de trabajo internos? Seguramente te preocupan más los cambios que impactan el calendario o el presupuesto que cómo definir los detalles estéticos y técnicos minuciosos del trabajo.
Según tu nivel de comodidad, los requerimientos del cliente y la naturaleza del proyecto, marca una línea sobre qué tipo de cuestiones requieren tu retroalimentación antes de que el equipo actúe. Después, mantente firme. Cualquier inconsistencia de tu parte generará confusión y reactivará la avalancha de solicitudes.
2. Refuerza tus expectativas
Si ya has aclarado tus expectativas y el equipo sigue sin respetar esas pautas, necesitas enseñarles a cumplir su parte del trato. Como eres tan bueno en lo que haces, es natural que algunos quieran tomar el camino fácil y dejarte el trabajo duro de evaluar opciones y tomar decisiones. Esto está bien si se trata de una persona nueva o junior que está aprendiendo, pero pasado cierto punto, debes dar a tus compañeros la exposición que necesitan para crecer.
Por supuesto, siempre habrá alguien en tu equipo que es persistentemente dependiente. Si necesitas saber cómo gestionar personas que piden demasiada gestión, mi consejo es: invierte los papeles. La próxima vez que alguien te pregunte cómo estructurar el informe que lleva dos semanas investigando, resiste la tentación de revelar tu fuerte opinión personal al respecto, y mejor pide su punto de vista.
Si no captan la indirecta de que es su momento de brillar con su propia toma de decisiones, hazles notar lo que están haciendo. Puede que ni lo hayan notado. Pregúntales por qué sienten la necesidad de consultarte esto y recuérdales que confías en que encontrarán una solución increíble por su cuenta. La mayoría de las veces, la falta de confianza (o la costumbre) es la causa, y necesitas dar un tiempo para que tu equipo desarrolle esas habilidades, particularmente si eres el coach de un proyecto ágil.
Sin embargo, he tenido algunas experiencias donde ningún "¿Tú qué opinas?" logra el resultado que espera. En ese caso, puede que necesites llevar la gestión por sorpresa al siguiente nivel: si tu equipo te está bombardeando con mensajes instantáneos, desconéctate un rato (¡Sí, es posible! El mundo no se acabará, lo prometo). Cierra la puerta. Haz lo necesario para mostrar que no estás disponible. Pero antes, deja claro que deben encontrar una solución propia que cumpla XYZ, con un plazo definido.
Puedes encontrar complicado saber cómo gestionar personas de esta forma tan indirecta sin parecer que las estás ignorando—que definitivamente no es lo que quieres. Para esto, programa reuniones semanales uno a uno con cada integrante del equipo. Tener un momento ya asignado les enseña a retener sus preguntas hasta que estés disponible y, con suerte, minimiza el número de solicitudes innecesarias que de otra manera podrías recibir. Si llegan a la reunión sin nada que comentar, termina antes. Me sorprendería si la siguiente semana no llegan preparados con una lista de temas. Es otra forma sutil de enseñar a tu equipo a tomar las riendas de su propia carrera.
3. Enseña a tu equipo a ser autosuficiente
Conoces el proverbio: dale un pez a alguien y tendrá comida para un día. Enséñale a pescar, y lo alimentarás para toda la vida.
En el ejemplo anterior, un miembro del equipo te preguntó cómo estructurar un informe. Tanto si lo sabía como si no, estaba señalando un problema más amplio que se beneficiaría de una solución. Concretamente, si el proyecto tuviera una plantilla para los entregables, el equipo no tendría que consultarte cada vez que comenzara una nueva tarea. Especialmente cuando gestionas un proyecto ágil, este es el momento perfecto para enseñar a pescar. En tu próxima reunión diaria, haz saber al equipo que has observado cierta inconsistencia en el formato de los entregables y encárgales que implementen una solución para la próxima semana. Luego, da un paso atrás y espera los resultados. Al aprender cómo gestionar personas de esta manera, puede que te sorprenda lo que tu equipo es capaz de idear por sí solo, lo que genera beneficios en cascada para tus proyectos en el futuro.
Algo parecido sucedió recientemente en uno de mis proyectos. Cuando el equipo me comunicó el problema, sentí que estaba en uno de esos libros de "elige tu propia aventura" que solías leer de niño:
- Opción 1: Soluciona el problema tú mismo. Será más rápido y eficiente.
- Opción 2: Dile al equipo qué hacer. Conoces tan bien al cliente que ya sabes que le encantará la idea que se te ha ocurrido.
- Opción 3: Informa al equipo de que hay un problema. Resiste la tentación de diseñar una solución y deja que decidan cómo resolverlo.
Por supuesto, las opciones 1 y 2 ciertamente ofrecen el camino de menor resistencia, pero cuando pasas a la página 100 de tu aventura, verás que tu solución funcionó un tiempo en el corto plazo, mientras hundía el proyecto a la larga:
- En la opción 1, te agotaste. El proyecto fracasó porque te volviste tan indispensable que nunca tuviste la oportunidad de planificar ante la falta presupuestaria esperada. Te enfocaste en los detalles y no en cómo gestionar personas y proyectos—el núcleo de tu trabajo como gestor de proyectos.
- En la opción 2, el equipo entregó una solución ganadora, pero nunca avanzaron en sus habilidades. Los de alto rendimiento empezaron a resentirse contigo. Los menos habilidosos vieron frenado su crecimiento. Hubo rotación, y los miembros restantes del equipo dejaron de confiar en ti—o entre ellos. El proyecto sufrió.
¿Dramático? Tal vez un poco. Pero el punto es que, cuando le dije a mi equipo que debían entregar informes más rápido, crearon una guía de estilo e instituyeron un proceso interno de aseguramiento de la calidad. La solución fue más creativa y completa que cualquier cosa que yo hubiera ideado por mi cuenta. El tiempo que paso revisando ha disminuido un 10 %, y ahora todos en el equipo tienen un entendimiento común de lo que hay que hacer. Si confías en tu equipo para gestionar el trabajo, ellos confiarán en que tú los liderarás.
Disfruta del viaje
Aprender cómo gestionar personas—y proyectos—no ocurre de la noche a la mañana. ¡Eso es parte de lo que lo hace tan interesante! Gestionar a tu equipo como proyecto requiere repetición y cultivar paciencia y confianza. Para quienes formamos parte de equipos ágiles, es importante recordar que ágil es un proceso iterativo pero también impulsado por las personas. Si como gestor ágil logras desempeñar un papel más de acompañamiento, el equipo aprenderá a resolver las cosas por sí mismo (con un poco de orientación de tu parte). ¿Quién sabe? Incluso podrías tomarte un café—con o sin tu equipo—en paz.
¿Intentas gestionar a tu equipo durante un cambio organizacional o de equipo? Lee más sobre cómo puedes liderar a tus equipos en estos períodos de transición aquí.
