El gestor de proyectos de Salesforce que está redefiniendo cómo los equipos empresariales utilizan la IA en la entrega de proyectos
Brian Galardo, Gerente de Programas y Proyectos en Salesforce, comparte cómo la IA está transformando la entrega de proyectos — no sustituyendo el juicio humano, sino a través de flujos de trabajo prácticos que llevan a los equipos de la experimentación a una adopción real.
Brian Galardo
Gerente de Programas y Proyectos
Iniciativas interfuncionales: Brian Galardo enfatiza la importancia de la colaboración entre equipos para una entrega de proyectos eficaz y una mayor eficiencia operativa.
Integración de IA: La IA ayuda a optimizar la gestión de proyectos automatizando tareas rutinarias y mejorando la capacidad para la toma de decisiones.
Procesos estructurados: Implementar sistemas estructurados de registro minimiza malentendidos y mejora la claridad entre equipos de negocio y técnicos.
Eficiencia operativa: Las herramientas de IA reducen la necesidad de seguimiento manual, permitiendo colaboración en tiempo real y alineación continua entre los equipos.
Futuro de la gestión de proyectos: La gestión de proyectos está evolucionando del seguimiento de tareas hacia la estructuración de decisiones, priorizando la claridad sobre la simple actividad.
Brian Galardo es Gerente de Programas y Proyectos en Revenue Operations en Salesforce, donde lidera iniciativas interfuncionales en facturación, cobranzas y autoservicio de clientes. Ha diseñado marcos de gobernanza para evaluar casos de uso de IA y agentes, colaborado con la dirección para alinear iniciativas de innovación con prioridades estratégicas y liderado programas que mejoran la eficiencia operativa en sistemas empresariales y equipos de negocio.
Hablamos con Brian sobre cómo está evolucionando la entrega de proyectos y cómo está liderando el cambio con IA. Esto es lo que nos contó.
Cómo las iniciativas interfuncionales mejoran la entrega de proyectos
Soy Gerente de Programas y Proyectos en Revenue Operations en Salesforce. Mi puesto se sitúa entre la estrategia empresarial y la entrega de sistemas, ayudando a los equipos a definir claramente el problema y a llegar a una decisión que todos comprendan y apoyen. Soy un líder de transformación enfocado en ayudar a las organizaciones a pasar de la experimentación con IA a la adopción empresarial a escala. En Salesforce, lidero iniciativas interfuncionales que exploran e implementan soluciones impulsadas por IA en operaciones de RevOps y Finanzas.
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Mi trabajo se encuentra en la intersección de la estrategia de IA, la gobernanza y la transformación operativa, ayudando a los equipos a identificar oportunidades de alto impacto para mejorar la eficiencia, automatizar flujos de trabajo y potenciar la toma de decisiones.
Mi experiencia abarca cadena de suministro, operaciones y liderazgo de programas empresariales, lo que me da una perspectiva práctica sobre cómo la tecnología y la IA pueden transformar procesos reales. Creo que las iniciativas de IA más exitosas combinan una gobernanza sólida, valor empresarial medible y una gestión del cambio reflexiva para garantizar la adopción en toda la organización.
Cómo la IA transforma las tareas en los roles de entrega de proyectos
La IA ha reducido el tiempo que dedico a escribir actualizaciones, resúmenes y planes preliminares. Ahora paso más tiempo validando suposiciones, preparando decisiones y alineando a los involucrados desde el principio. El trabajo pasó de rastrear el progreso a dar forma a la dirección.
Utilizo IA para gestionar el primer borrador de cualquier cosa que normalmente me retrasaría. Después de una reunión, introduzco notas en bruto o una transcripción y la IA las convierte en un resumen claro con decisiones, riesgos y próximos pasos. También uso IA para poner a prueba los planes, pidiéndole que cuestione las suposiciones o describa casos límite antes de presentarlo a los involucrados.
La IA ha reducido el tiempo que dedico a escribir actualizaciones, resúmenes y planes preliminares. Ahora paso más tiempo validando suposiciones, preparando decisiones y alineando a los involucrados
La configuración no es demasiado compleja. He creado algunos prompts y plantillas repetibles que se ajustan a cómo gestiono los proyectos, y los reutilizo de forma constante. Se trata menos de la herramienta en sí y más de tener una estructura clara para la salida de la información, lo que me permite avanzar más rápido sin perder calidad.
Por qué una recepción estructurada mejora la eficiencia operativa
Introdujimos un proceso estructurado de recepción y priorización para solicitudes operativas en varios equipos de finanzas. Clasificamos, resumimos y preparamos las solicitudes antes de revisarlas, así que las reuniones se centraban en decisiones en vez de aclaraciones. El tiempo de revisión se redujo significativamente y el retrabajo disminuyó porque las expectativas estaban más claras desde el inicio. El verdadero logro fue menos malentendidos entre los equipos de negocio y técnicos.
Construimos esto usando un flujo de trabajo de Slack para la recepción, un rastreador compartido y la IA para estandarizar cómo llegaban las solicitudes. Cada petición debía enviarse a través de un formulario estructurado con campos obligatorios como declaración del problema, usuarios afectados y urgencia. Desde ahí, utilizamos IA para resumir la solicitud, resaltar carencias y marcar riesgos potenciales antes de que llegara a una reunión de revisión.
Paso a paso, funcionaba así: las solicitudes se envían en Slack y luego pasan a un rastreador centralizado. La IA genera un resumen claro y detecta contexto faltante, después los líderes de negocio y técnicos las revisan de manera asíncrona antes de la reunión. Para cuando llegábamos a la reunión, ya elegíamos qué hacer y no tratábamos de entender qué significaba la solicitud.
Reducimos las reuniones de revisión a la mitad aproximadamente y observamos una notoria disminución en idas y vueltas después de las decisiones. Estimo que el retrabajo bajó al menos un 30-40% porque los requisitos estaban más claros desde el principio. También disminuyó la cantidad de reuniones de seguimiento, lo que probablemente fue la mayor mejora en la calidad de vida para el equipo.
Reducimos a la mitad las reuniones de revisión y observamos una caída notable en los intercambios después de tomar decisiones. Estimo que el retrabajo disminuyó al menos un 30-40%
Cómo los líderes de proyectos pueden optimizar la integración de la IA
La IA no arregla los procesos desordenados. Los deja en evidencia. Cuando las metas y la responsabilidad están claras, ayuda mucho. Cuando no lo están, genera confusión más rápido. Los líderes de entrega de proyectos deben asegurarse de tener lo básico correcto antes de incorporar IA en el proceso. Eso significa una asignación de responsabilidades clara, una definición precisa del problema y acuerdo sobre cómo se ve un buen resultado. Si estos elementos no existen, la IA solo acelera el ruido.
La IA no arregla los procesos desordenados. Los deja en evidencia. Cuando las metas y la responsabilidad están claras, ayuda mucho. Cuando no lo están, genera confusión más rápido.
En la práctica, me aseguro de que cada tarea tenga un responsable claro, una definición simple de éxito y una forma estructurada de recopilar insumos antes de automatizar cualquier cosa. Una vez que existe esa base, la IA aporta valor en vez de generar más confusión.
Los resúmenes, la redacción de documentación y la clasificación de solicitudes funcionan bien con la automatización porque siguen patrones. La priorización, la resolución de conflictos y la adopción de cambios aún dependen del juicio humano. Las personas se alinean con personas, no con entregables.
Por qué las herramientas de IA son esenciales en los entornos tecnológicos modernos
Nuestras herramientas principales incluyen Slack, soluciones en la plataforma Salesforce, pizarras colaborativas (LucidSpark), formularios de ingreso estructurados y agentes de IA para redacción y análisis. La IA respalda resúmenes, comunicaciones e identificación temprana de riesgos. Durante el último año, reducimos los seguimientos estáticos y pasamos a entornos compartidos en tiempo real. Menos traspasos manuales hicieron posible esta mejora.
Generalmente uso herramientas de IA como Gemini y flujos de trabajo nativos de Slack, y soluciones de Salesforce como Agentforce para casos más estructurados. No estoy creando agentes complejos desde cero. Son principalmente configuraciones basadas en prompts y flujos de trabajo ligeros que se encargan de los resúmenes, borradores de comunicación y alertas tempranas de riesgo basadas en los datos que ya capturamos.
No estoy creando agentes complejos desde cero. Son principalmente configuraciones basadas en prompts y flujos de trabajo ligeros que se encargan de los resúmenes, borradores de comunicación y alertas tempranas de riesgo basadas en los datos que ya capturamos.
Por ejemplo, después de las reuniones utilizo Gemini para convertir notas o transcripciones en un resumen estructurado con decisiones y próximos pasos. Dentro de Slack, los flujos de trabajo gestionan el ingreso y canalizan solicitudes a un seguimiento compartido, donde la IA ayuda a estandarizar cómo se presenta cada requerimiento. Agentforce entra en juego más en Salesforce cuando enlazamos datos y flujos de trabajo a gran escala.
Dejamos atrás las presentaciones de estado estáticas y las hojas de cálculo que se actualizaban semanalmente. Ahora todo vive en espacios compartidos como Slack Canvas, tableros y vistas de backlog con actualizaciones continuas. Esto permite que cualquiera vea el estado actual del trabajo, las decisiones y los riesgos sin tener que esperar a una reunión o informe. Redujo la necesidad de reuniones de estado y facilitó una alineación continua en vez de periódica.
Cualquiera puede ver el estado actual del trabajo, las decisiones y los riesgos sin esperar una reunión o informe.
Reemplazamos los grandes planes de proyecto por backlogs compartidos, canvases y registros de decisiones. Los equipos interactúan directamente con el trabajo en vez de esperar actualizaciones de estado. La transición fue gradual, eliminando documentos que nadie consultaba. La adopción vino porque el proceso resultó más sencillo.
Cómo la IA transforma los rituales esenciales de entrega
Ahora comenzamos con múltiples interpretaciones del problema para poner a prueba los supuestos desde el principio. Las reuniones se centran en la toma de decisiones, ya que preparamos el contexto de antemano. Validamos antes porque los riesgos surgen más pronto. Supervisamos menos la ejecución y confirmamos más la comprensión.
Supervisamos menos la ejecución y confirmamos más la comprensión.
Generamos esas interpretaciones al pasar la declaración inicial del problema por la IA para obtener varios enfoques. Por ejemplo, le pido que enmarque la solicitud desde una perspectiva de negocio, técnica y de cliente, o que describa qué podría salir mal si entendimos mal el pedido. No se trata de confiar en la respuesta, sino de poner sobre la mesa rápidamente supuestos que quizá no habríamos identificado nosotros mismos.
Luego llevamos esos supuestos a conversaciones iniciales con los interesados para validar el alcance antes de comprometernos a nada. En lugar de preguntar “¿Esto parece correcto?”, preguntamos “¿Cuál de estas opciones se acerca más y qué nos está faltando?” Eso traslada la discusión de la conformidad a la claridad. Nos ayuda a detectar vacíos antes, reduciendo el retrabajo y manteniendo la ejecución más enfocada una vez que empieza el trabajo.
Cómo agilizar la entrega con flujos de trabajo impulsados por IA
Estamos experimentando con la automatización del triaje de solicitudes y el enrutamiento de la comunicación. Nos centramos en las áreas donde los retrasos eran consecuencia de una responsabilidad poco clara más que del esfuerzo técnico. Los primeros resultados muestran menos escaladas y más decisiones asincrónicas.
Nos enfocamos primero en el triaje de solicitudes porque allí ocurría la mayor confusión. Las solicitudes llegaban por diferentes canales, la responsabilidad era a menudo poco clara y los equipos dedicaban tiempo a averiguar quién debía revisarlas. Establecimos un flujo de trabajo de recepción por Slack donde cada solicitud sigue una estructura consistente, luego utilizamos IA para resumirla, identificar contexto faltante y sugerir a dónde debe dirigirse.
A partir de allí, enviamos automáticamente las solicitudes a un rastreador compartido y las asignamos al grupo correcto según el tipo e impacto. También mejoramos el enrutamiento de la comunicación; ahora las actualizaciones ocurren en hilos o canales consistentes en vez de mensajes dispersos. Aún está evolucionando, pero hemos visto menos conversaciones de “¿quién es responsable?” y más decisiones tomadas asincrónicamente antes de las reuniones.
Aún está evolucionando, pero hemos visto menos conversaciones de “¿quién es responsable?” y más decisiones tomadas asincrónicamente antes de las reuniones.
Por qué la estructuración de decisiones es el futuro de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos pasará de hacer seguimiento de tareas a estructurar decisiones. El costo de coordinación disminuirá mientras las habilidades de alineación se vuelven más importantes. El rol se vuelve más estratégico que administrativo.
Mi consejo para los líderes de entrega es mejorar el proceso antes de agregarle automatización. La claridad en la responsabilidad y las expectativas es más importante que la velocidad. Cuando la claridad existe, la eficiencia llega sola. Deja de escribir documentos solo para mostrar actividad. Construye flujos de trabajo donde el progreso sea visible sin necesidad de explicación.
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