La PM comparte cómo está pasando de la gestión de proyectos a la arquitectura de sistemas
Melissa Magee comparte cómo herramientas de IA como Copilot, SharePoint y Asana han transformado su enfoque de la gestión de proyectos hacia la arquitectura de sistemas. Descubre cómo está automatizando aprobaciones, reduciendo tiempos de ciclo y ahorrando a su organización entre $40,000 y $60,000 anuales.
Melissa Magee
Gerente de Proyectos y Portafolio en Chaucer
Transformación con IA: Melissa Magee comenta cómo la inteligencia artificial está redefiniendo sus tareas y su rol en la gestión de proyectos.
Beneficios de la Automatización: Los sistemas impulsados por IA ahorran tiempo y dinero, mejorando la visibilidad y la eficiencia en los proyectos.
Preparación Efectiva: Informar previamente a la IA sobre las necesidades aumenta la calidad y eficiencia de sus resultados.
Integración de Herramientas: Magee utiliza herramientas de IA como Copilot, SharePoint y Asana para optimizar la gestión de proyectos.
Limitaciones de la IA: Aunque la IA mejora la productividad, el toque humano es esencial para gestionar emociones y matices en los proyectos.
Melissa Magee es Gerente de Proyectos y Portafolio en Chaucer, y anteriormente trabajó como gerente de proyectos internacionales en una empresa de tecnología y consultoría de RRHH. Además, crea recursos para ayudar a quienes desean hacer la transición a la gestión de proyectos.
Nos sentamos con ella para descubrir cómo la IA está cambiando su trabajo. Nos contó que se está convirtiendo cada vez más en una arquitecta de sistemas.
Cómo la IA transforma la entrega y las tareas de gestión de proyectos
Mi nombre es Melissa Magee. Actualmente, soy Gerente de Proyectos y Portafolio en una empresa de frutas liofilizadas. Administro un portafolio B2B de más de 100 proyectos. Trabajo directamente con el equipo de ventas y los clientes para desarrollar nuevos productos y suministrar ingredientes. También colaboro en el área de operaciones, donde he creado varios procesos nuevos para mejorar la eficiencia.
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Hace tres años, pasé de enseñar español en secundaria a la gestión de proyectos. Antes de mi puesto actual, fui gerente de proyectos internacionales en una empresa de tecnología y consultoría de RRHH. Además, he creado recursos para ayudar a las personas a hacer la transición a la gestión de proyectos o a dejar la enseñanza.
Uso la IA todos los días. Creo planes de proyecto, mejoro procesos y tomo notas con ella. También utilizo la IA para escribir de forma más concisa y para ajustar el tono en mis comunicaciones. Reviso mi portafolio de proyectos y encuentro tareas pendientes sin resolver usando IA. La he usado para programar y crear sitios nuevos, impulsar la elaboración de documentos y esquemas, y gestionar proyectos complejos.
Uso la IA todos los días. Creo planes de proyecto, perfecciono procesos y recopilo notas con ella.
Cómo los sistemas impulsados por IA ahorran $40-60k anualmente
Recientemente convertí todo nuestro proceso de aprobación de CapEx y sistema de almacenamiento de un disco Z a SharePoint. Creé todos los flujos de trabajo y notificaciones, lo que ahorró horas de trabajo a nuestro equipo ejecutivo en aprobaciones, correos electrónicos y procesos manuales. Además, aumentó la visibilidad de los proyectos, por lo que todos conocen el estado de aprobación de un proyecto. Ya no hay que adivinar.
Para lograrlo, creé una biblioteca de documentos y utilicé la función de "lista" en SharePoint. Precargué alrededor de 45 proyectos de CapEx preaprobados para 2026, con enlaces a carpetas para sus documentos y un flujo de aprobación. Cuando cada persona aprueba el documento y cambia su estado, se notifica automáticamente a la siguiente persona. También incluí otras tareas y notificaciones. Utilicé Copilot para crear algunos de los flujos de trabajo. Reduje algunos ciclos de proyecto hasta en un 90% y evité aumentos de precios por aprobaciones demoradas y cotizaciones vencidas, ahorrando aproximadamente $40-60k anualmente en $11M en proyectos.
Este nuevo proceso ahorra entre 10 y 15 minutos al liderazgo ejecutivo por cada proyecto, lo que se suma a lo largo del año. También brinda al equipo financiero información más directa, permitiéndoles completar los informes mensuales 20-30 minutos más rápido. En el primer trimestre de este año, más que duplicamos la tasa de proyectos CapEx aprobados gracias a la eficiencia y visibilidad. Recibo comentarios de directores y jefes de departamento que están encantados con este nuevo proceso: les ahorra tiempo y ya no tienen que acceder a la VPN desde casa, lo cual era un gran inconveniente para todos.
Reduje algunos ciclos de proyecto hasta en un 90% y evité aumentos de precios por aprobaciones detenidas y cotizaciones vencidas, ahorrando aproximadamente $40–60k anualmente en $11M en proyectos.
Ayudar a la IA a comprender las necesidades aumenta su eficacia
Al hacer algunas preguntas antes de solicitar un entregable, obtengo un producto más eficiente y de mayor calidad. Unos minutos de preparación adecuada para ayudar a la IA a entender mis necesidades me ahorran mucho tiempo. Incluso le pregunto a la IA qué preguntas debería hacer.
Le explico a la IA lo que necesito y pregunto: 'Antes de crear esto, ¿qué necesitas de mí para lograr un mejor entregable?' Encuentro este método de trabajo particularmente efectivo.
Cómo la IA automatiza la gestión de proyectos y el control documental
Muchos procesos de aprobación en línea se pueden automatizar, y podemos automatizar aún más. Diversos procesos requieren aprobaciones, incluyendo control de documentos, escalamiento de incidencias y aprobaciones de facturas. Actualmente, gestionamos esto manualmente por correo electrónico o usando hojas de cálculo de Excel poco prácticas. Automatizar estos procesos nos permitiría revisar y aprobar con un solo clic.
Actualmente estoy creando un proceso de escalamiento para incidencias con proveedores. Un formulario de SharePoint desencadenará automáticamente una lista, recopilará información y automatizará los siguientes pasos para su revisión. También utilizo Asana y su función de IA para ayudarme a programar componentes complejos. Mientras trabajaba en un plan de proyecto para monitorear 300 carros, pedí a la IA que construyera el código, el cual copié y pegué en Asana. En cuestión de minutos, tenía una forma de rastrear el avance de 300 reparaciones, una tarea que me hubiera llevado horas construir manualmente.
En cuestión de minutos, tenía una forma de rastrear el avance de 300 reparaciones, una tarea que me hubiera llevado horas construir manualmente.
También estoy automatizando el control de documentos. Una vez más, se completa un formulario que desencadena la ruta correcta según el responsable. Esto proporcionaría las medidas necesarias para actualizar documentos, asegurando la alineación con nuestros equipos técnicos y de regulación, y garantizando el cumplimiento durante auditorías. Actualmente, llevamos a cabo este proceso totalmente por correo electrónico y manualmente.
He automatizado lo siguiente:
- Control de cambios (proceso de control documental)
- Flujos de trabajo para cambios de código o actualización de ítems
- Automatización de reuniones a tareas
- Aprobaciones de Capex, visibilidad y automatización del ciclo de vida
- Automatización de cartera y periodicidad de reportes
Otras automatizaciones: los cambios de estado rellenan automáticamente las fechas y envían notificaciones a Finanzas, Operaciones y Dirección. Un estado de "Se necesita más información" redirige el trabajo al responsable para su seguimiento. Esto refuerza la consistencia del proceso y elimina los seguimientos manuales del gestor de proyectos.
Utilizo Copilot para solucionar problemas con fórmulas de List, campos, cálculos y para generar resúmenes.
Las partes de la gestión de proyectos que aún requieren intervención humana incluyen la manipulación de cronogramas, la incorporación de contingencias y la comprensión del factor humano. La inteligencia emocional sigue siendo una parte crucial de la gestión de proyectos. Esto implica saber cuándo, por qué y con quién hablar, y mostrar sensibilidad respecto a las personalidades y el tono de voz.
La inteligencia emocional sigue siendo una parte crucial de la gestión de proyectos.
Qué herramientas de IA están revolucionando la entrega y reporte de proyectos
Mi conjunto de herramientas de IA incluye:
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator: toma notas de reuniones y las enlaza a Planner para tareas y Loops. Con resúmenes de reuniones generados por IA, asigno tareas en Loop.
- Asana: Utilizo Asana para gestionar el desarrollo de nuevos productos y comunicarme con numerosos interesados en toda la empresa. Lo uso para flujos de trabajo automatizados, los cuales notifican automáticamente a las personas cuando las tareas están finalizadas y listas para su intervención. Esto ahorra tiempo, hace que los procesos sean más eficientes y evita que las tareas se pierdan en los correos electrónicos. Creé un plan de proyecto en Asana para hacer seguimiento de 100 equipos. La IA me ayudó a generar instrucciones para duplicar la configuración de seguimiento en cuestión de minutos. También he implementado Asana para procesos específicos, como nuestro proceso de desarrollo de nuevos productos (NPD). Dispongo de plantillas predefinidas, así que asigno personas a roles, y se les asignan automáticamente tareas y fechas de vencimiento según la fecha de inicio del proyecto.
- Microsoft Copilot: Lo utilizo para resumir reuniones, recopilar todos mis correos electrónicos relativos a un tema específico. También lo uso para crear presentaciones de PowerPoint y documentos de Word, para ayudarme a planificar los siguientes pasos en proyectos o problemas complejos y para ayudarme a escribir código o reducir horas de trabajo técnico.
- Scribe: automatiza la creación de procedimientos operativos estándar (SOP), ahorrando horas de trabajo manual.
Me gusta especialmente cómo las herramientas de IA de Microsoft acceden a todos mis correos, documentos de la empresa y notas de reuniones de Teams, recopilándolo todo. Su componente histórico es invaluable. Fui la primera persona en mi empresa en abogar por estas herramientas, por lo que a menudo capacito a otros para usarlas.
Cuando tuvimos problemas con un proveedor de fresas, recopilé todos los correos, notas de reuniones (gracias a Facilitator) y documentos para crear un resumen de alto nivel del problema. Creé presentaciones en PowerPoint y hojas de Excel con validación de datos, todo en cuestión de minutos. Utilicé Copilot junto con Microsoft Forms para crear formularios de ingreso para propuestas de CapEx y usé IA para exportar datos para presentaciones. Como cargo agendas previas en todas mis reuniones, la IA mantiene el rumbo. Le hago preguntas como: “¿Hubo alguna pregunta durante esta reunión que no haya sido respondida?” para asegurarme de que nada se quede sin resolver. Me ayuda a reforzar la responsabilidad y complementa mis notas. Utilizo Loop para capturar notas de reuniones con resúmenes generados por IA. Uso Power Automate en SharePoint para muchos de los procesos que he creado.
Cómo Copilot y SharePoint mejoran la eficiencia de la gestión de proyectos
Uso Copilot en los trabajos de proyecto para generar planes, dependencias y cronogramas, un proceso que antes tomaba horas. Copilot genera resultados estructurados (Word, PPT, Excel) a partir de información en bruto en minutos. Las herramientas de IA reemplazarán la redacción de planes y cronogramas, traducir reuniones en documentación y el cálculo manual del estado. Trato a Copilot como a un analista junior o asistente de la PMO.
Trato a Copilot como a un analista junior o asistente de la PMO.
Con SharePoint y Lists, he dejado de perseguir actualizaciones; ahora tengo control real de versiones, y todos tenemos visibilidad sobre el estado del proyecto. Esto crea una única fuente de información confiable. Puedo usar vistas para filtrar por responsable, fase y tareas. Puedo consultar paneles en vivo que se actualizan automáticamente. Creé una lista para nuestra reunión diaria de KPI/de pie a las 10 a.m. Esta reunión diaria de 15 minutos analiza las operaciones de la planta, revisa los KPI diarios, etc. También he creado un registro de incidencias para hacer seguimiento a los problemas que requieren seguimiento. Asignamos fechas límite y la automatización notifica a las personas cuando la fecha límite se acerca.
Como PM, creo el sistema y el proceso; el sistema los refuerza para siempre. Esto me convierte más en un arquitecto de procesos que en un gestor de proyectos tradicional.
Cómo los sistemas ligeros reemplazan los métodos tradicionales de proyectos
No usamos actas de constitución ni realizamos varias reuniones con las partes interesadas. Los resúmenes suelen hacerse en las reuniones semanales o por correo electrónico. Registramos tareas y preguntas en la sección de comentarios de nuestras herramientas de gestión de proyectos, eliminando la necesidad de reunirnos cada vez que surge una pregunta.
Para nuestro proceso Capex, en lugar de procesos manuales donde la gente envía múltiples copias y versiones de aprobaciones y formularios firmados, usamos una única fuente confiable. Enviamos enlaces en lugar de copias de documentos. Ya no gestionamos el historial de versiones ni nos preguntamos en qué etapa estamos en el proceso de aprobación. Una vez que formé a todos y utilicé métodos de gestión del cambio para que adoptaran el sistema, la respuesta ha sido muy positiva. El área de Finanzas reportó que les ahorra tiempo en los reportes mensuales, y el proceso de aprobación es mucho menos frustrante para los responsables de proyectos y aprobadores.
No utilizamos cartas de proyecto ni realizamos múltiples reuniones con partes interesadas. Los resúmenes suelen hacerse durante las reuniones semanales o por correo electrónico.
Cómo los flujos de trabajo impulsados por IA transforman la gestión de proyectos
La IA me ha dado más opciones. Ahora tengo la capacidad de asignar notificaciones en un orden en cascada en lugar de ágil (todas a la vez). Aunque algunas operaciones todavía requieren un orden estricto, las automatizaciones reducen los tiempos intermedios y aceleran el proceso general. Estoy alejándome de la gestión de proyectos tradicional. En vez de sistemas de control pesados en documentos y gestionados exclusivamente por el project manager, ahora utilizo sistemas integrados y dirigidos por el flujo de trabajo, donde la propiedad, el estado y las decisiones residen donde ocurre el trabajo.
PM tradicional: Se basa en planes de proyecto, diagramas de Gantt y rastreadores centrales, reportando avances fuera del lugar donde ocurre el trabajo.
Ahora: Precreo estructuras de proyecto e integro el estado y las aprobaciones directamente en el sistema. El tradicional "plan de proyecto" ya no es solo un documento (como lo enseña el PMBOK y los 49 procesos); el "plan" es en sí un flujo de trabajo. Las personas no necesitan consultar un plan; actúan dentro del sistema. Este es un gran cambio respecto a la gestión de proyectos tradicional.
El “plan” es en sí un flujo de trabajo. Las personas no necesitan consultar un plan; actúan dentro del sistema.
PM tradicional: Antes, como PM, tenía que dar seguimiento manualmente con correos electrónicos, recordatorios y perseguir aprobaciones.
Ahora: Los cambios de estado y notificaciones automatizadas desencadenan correos y solicitudes de aprobación. El sistema refuerza la rendición de cuentas, y mi función es menos la de un "agente de tráfico".
PM tradicional: Se requieren planes detallados y configuraciones personalizadas para cada proyecto.
Ahora: Plantillas reutilizables, roles y dependencias. Puedo usar IA para generar cronogramas y ayudarme con las dependencias y la identificación del camino crítico.
PM tradicional: Utilizamos reuniones para reportar el estado, enviar notas y asignar seguimientos posteriormente.
Ahora: Con las herramientas de IA, el sistema puede generar estos automáticamente durante o inmediatamente después de la reunión. Esto proporciona una visión rápida y clara con menos entregas de información.
En resumen, mi papel como PM ha pasado de optimizar proyectos a operar sistemas. Ahora tengo un enfoque más orientado a operaciones, cambiando de estar enfocado en documentos a ser más centrado en flujos de trabajo.
Cómo la IA hace que los rituales clave de entrega de proyectos sean "autoimpulsados"
Al rediseñar los rituales de entrega, la IA se convierte en un participante activo, no solo en una herramienta de apoyo reactiva. En la gestión de proyectos tradicional, el PM define el alcance al inicio, que queda en la carta o plan del proyecto. Los equipos manejan cambios mediante un proceso de cambio o un reajuste manual. Esto puede ser torpe y consume mucho tiempo. Con la IA, el alcance ya no es estático. Los sistemas, plantillas y reglas limitan más el alcance, y la IA ayuda a gestionarlo. La gestión tradicional valida el trabajo en fases de control, reuniones de estado y revisiones formales. Con IA y estas herramientas, validamos dentro del flujo de trabajo, no en momentos de revisión separados. La IA señala problemas tempranamente. Agrego lógica a mis flujos de trabajo (por ejemplo, propuestas de proyectos CAPEX incompletas regresan al responsable) o desencadeno correos electrónicos en función de los cambios de estado. La validación se vuelve continua, no solo basada en momentos establecidos.
Gran parte de mi trabajo principal está automatizado y es "auto-propulsado". En lugar de que yo esté persiguiendo a las personas, las asignaciones de tareas y los resúmenes señalan a las personas. También se asignan y rastrean fechas de entrega y elementos atrasados. La IA también proporciona visibilidad inmediata. Sigo gestionando prioridades y a menudo guío a los equipos sobre en qué enfocarse primero. Además, aún resuelvo fricciones entre áreas y, por supuesto, diseño el propio sistema. Si la IA respalda y genera la estructura, revela brechas y reduce el tiempo y la energía requeridos para la coordinación, puedo enfocarme en tareas de mayor valor y en el liderazgo operativo, no solo en la gestión de proyectos.
Gran parte de mi trabajo principal está automatizado y es “auto-propulsado”. En lugar de que yo esté persiguiendo a las personas, las asignaciones de tareas y los resúmenes señalan a las personas.
Por qué las dudas del departamento de TI dificultan la adopción de flujos de trabajo con agentes automatizados
Nuestro departamento de TI sigue siendo reticente frente a la IA, así que yo allano el camino y les educo al respecto. Recientemente propuse capacitaciones sobre muchas de nuestras herramientas. Existe la preocupación de que las empresas otorguen licencias de IA sin la capacitación o límites adecuados.
Tuve que presentar el caso de negocio sobre por qué todo el equipo directivo debería tener acceso a la IA, cómo ayuda con los temas manuales y estructurales, permitiéndonos centrarnos en puntos de mayor valor.
Por qué la IA no reemplazará a los gestores de proyectos, pero sí aumenta la productividad
La gente habla de que la IA va a reemplazar empleos, pero no tomará por completo la gestión de proyectos. Aún necesitamos a una persona para interpretar las emociones y sentimientos de los demás. Sin embargo, los gestores de proyectos que no utilizan estas herramientas se quedarán atrás. Yo creo más proyectos y logro mucho más en una jornada de ocho horas que alguien que no utiliza IA. La larga lista de entregables que produzco supera por mucho lo que alguien puede conseguir sin IA y seguirá siendo así.
Aprovecha la IA. Es cada vez más avanzada. Puede ahorrarte mucho tiempo de varias maneras. Aprende a usarla como más que un motor de búsqueda. Dedica unos minutos a establecer límites y te ahorrará horas.
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¡Pronto habrá más entrevistas con expertos en The Digital Project Manager!
