Gerente de Proyectos con Más de 30 Años de Experiencia Comparte Cómo Está Implementando el Copiloto de IA de Microsoft en Su Organización
Con más de 30 años de experiencia, Jeff Chamberlain ha visto cómo la tecnología de gestión de proyectos ha evolucionado desde simples hojas de cálculo hasta la inteligencia artificial. Conversamos con él para entender cómo este veterano de la gestión de proyectos está replanteando rituales y desplegando IA en toda su organización. Esto es lo […]
Jeff Chamberlain
Gerente Senior de Proyectos
Experiencia: Jeff Chamberlain cuenta con más de 30 años en gestión de proyectos, abarcando diversos ámbitos, incluidos FinTech y TI.
Adopción de IA: La IA está transformando la gestión de proyectos, mejorando tareas como la redacción de planes y la gestión de comunicaciones.
Herramientas de Microsoft: Chamberlain destaca Microsoft 365, especialmente Outlook, como fundamental para flujos de trabajo eficientes en la gestión de proyectos.
Perspectivas del Proyecto: Los proyectos recientes utilizaron Microsoft Copilot, demostrando aplicaciones prácticas y beneficios de capacitación para los equipos.
Roles Futuros: La IA trasladará los roles de gestión de proyectos hacia la gestión de relaciones y la supervisión de los resultados de la IA, fomentando la colaboración.
Con más de 30 años de experiencia, Jeff Chamberlain ha visto cómo la tecnología de gestión de proyectos ha evolucionado desde simples hojas de cálculo hasta la inteligencia artificial.
Conversamos con él para entender cómo este veterano de la gestión de proyectos está replanteando rituales y desplegando IA en toda su organización.
Esto es lo que nos contó.
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Más de 30 años de experiencia en gestión de proyectos
He sido jefe de proyectos durante más de 30 años en áreas como FinTech, Salud, TI, telecomunicaciones e incluso Aventura al Aire Libre. También he sido socio autorizado de capacitación para PMI.
Actualmente, soy el Gerente de Proyectos de Banda Ancha y Empresa para el Gobierno del Condado de Frederick, Maryland. Superviso a un equipo de gerentes de proyectos dentro de nuestro departamento de TI y superviso cómo gestionamos la entrega en muchas divisiones.
Soy responsable de la estrategia y la gobernanza —pero aún así sigo gestionando proyectos yo mismo.
El uso diario de la IA por parte de un jefe de proyectos
Primero, una aclaración. Hemos estado en la era de la IA desde que nos volvimos "buenos" en la mente colectiva de datos que es internet.
Además, aunque la IA ciertamente se ha vuelto más sofisticada, no es ni “artificial” ni “inteligente”. Es solo un modelo de datos avanzado —con una interfaz de consulta en lenguaje más natural.
Todo esto ha existido por un tiempo. La diferencia, ahora, es que finalmente estamos acercando la tecnología al usuario no técnico y haciéndola accesible.
Dicho esto, la utilizo mucho, especialmente con algunas de mis tareas más desafiantes:
- Redactar planes de proyectos
- Revisar documentos de gestión legal de proyectos (contratos, declaraciones de trabajo)
- Gestionar mi bandeja de entrada
- Elaborar respuestas escritas para solicitudes repetitivas
- Desarrollar requerimientos
- Pulir mi propio conjunto de documentación
Es potente. Pero, como regla, aún insisto en una revisión humana.
Automatización de procesos de gestión de proyectos en PMOs municipales con IA
En lo que respecta a mi organización, por mucho que prefiramos no usar la IA solo como súper herramienta de búsqueda, la realidad es que las PMOs municipales suelen ir un poco “a la zaga” respecto a nuestros homólogos del sector privado por múltiples razones.
Pero sí automatizamos varios elementos en nuestro proceso —cosas como:
- Incorporación
- Aprobación de proyectos
- Lanzamiento de proyectos
- Notificaciones
Soy un gran fan de automatizar esas tareas repetitivas, pero cualquier cosa que requiera revisión o supervisión necesita nuestra intervención. Es un proceso de “confiar pero verificar”.
Con la IA, confía pero verifica. Ese es el proceso.
Uso del paquete Microsoft 365 con IA para la gestión de proyectos
Actualmente dependemos en gran medida de la suite de productos Microsoft 365.
En los últimos dos años, he ido aumentando poco a poco el uso de SmartSheet en el condado y utilizando algunas de sus herramientas de IA, que se enfocan principalmente en el desarrollo de hojas y fórmulas.
Y aquí vuelvo a lo básico y digo que mi herramienta de IA favorita, por mucho, es Outlook. Me agrada que estén integrando más herramientas, pero nada supera a Outlook para comunicaciones, establecer recordatorios, categorías, banderas, formato condicional y muchas, muchas otras funciones.
De hecho, tengo algo que llamo “la regla del jefe”. Destaca mis correos electrónicos usando formato condicional cuando soy el único que recibe un correo electrónico de mi jefe. Llama mi atención.
Outlook es una herramienta sumamente subestimada en tiempos de mensajería instantánea, mensajes de texto y chats. Y su IA, mediante Copilot, es increíblemente útil.
Estudio de caso: piloto de Copilot de Microsoft para la planificación y formación en proyectos
En mi organización, tenemos una configuración de gestión híbrida. Aunque soy gerente de proyectos a cargo del equipo de PM, también soy gerente de división, así que es un rol un poco único.
Tuve la oportunidad de liderar un proyecto de alta visibilidad desplegando Copilot (la herramienta de IA de Microsoft) a un grupo piloto — un piloto de Copilot, por así decirlo. Utilizamos la herramienta para varios aspectos de la planificación del proyecto.
Aproveché la oportunidad para ayudar a capacitar a un equipo de proyecto muy habilidoso en algunos fundamentos de gestión de proyectos. Luego usamos Copilot para ayudarnos a redactar el plan del proyecto, incluyendo el formato adecuado de riesgos y problemas, y nuestros resúmenes ejecutivos. De hecho, creó el borrador inicial.
Después, uno de nuestros expertos utilizó la herramienta para ayudar a escribir y editar la formación que impartimos. Esta formación fue entregada a nuestro grupo piloto, el cual incluía a varios altos ejecutivos del condado.
A lo largo del proyecto, tuvimos horas de oficina donde enseñamos ingeniería de prompts y resolvimos diversos problemas que surgieron durante el piloto. Encontramos muchos casos de uso únicos. Me enorgullece mucho haber sido una fuente importante de estos casos de uso.
Finalmente, al concluir el proyecto — incorporando los comentarios de la comunidad recogidos durante el piloto — uno de los gerentes departamentales elaboró un informe de proyecto muy detallado sobre nuestros hallazgos con la herramienta. Un trabajo impresionante.
En general, fue un gran éxito de proyecto y lo estaré comentando durante años.
Creando un Sistema de Puntuación con Microsoft Copilot
También utilicé Copilot para ayudar a crear un sistema que usa valores independientes para clasificar un proyecto en una de cuatro categorías de mayor complejidad.
Esto es necesario porque recibimos muchas solicitudes, así que puntuar y clasificar tiene mucha importancia.
Esto, combinado con un enfoque similar para priorizar e incorporar el elemento humano, nos ha permitido, al menos, identificar hacia dónde se están dirigiendo nuestros recursos.
Cómo Escribir Mejores Prompts de IA Se Parece a Crear Historias de Usuario Ágiles
Una de las cosas más útiles que he aprendido es el valor de un prompt bien diseñado.
Por ejemplo, puedes tomar un riesgo que haya sido identificado y utilizar un prompt para pedir asesoramiento experto:
“Hemos identificado una mayor vulnerabilidad a accesos no autorizados debido a la ausencia de autenticación multifactor. ¿Qué sugeriría Kevin Mitnick (conocido hacker convertido en experto de la industria) que hagamos para mitigar este riesgo? Por favor, proporciona no solo ejemplos del impacto sino también al menos tres estrategias de mitigación.”
Ese tipo de estructura de prompt — específica, contextual, orientada a la acción — se parece mucho a escribir una buena historia de usuario.
Aquí tienes un ejemplo de un prompt reciente que escribí:
“Redacta un correo electrónico para informar a los interesados sobre un [retraso en el proyecto/cambio de alcance/aumento de presupuesto]. El correo debe:
→ Reconocer honestamente el problema.
→ Explicar la causa de manera concisa.
→ Proponer una solución o plan de mitigación.
→ Proporcionar un cronograma revisado, si corresponde.
→ Ofrecer la posibilidad de hablar más si es necesario.”
Ha sido útil. Pero cualquier cosa que requiera juicio u observación? Eso todavía nos corresponde a nosotros.
Combinando Métodos Ágiles y Tradicionales de Gestión de Proyectos
Hablando de historias de usuario, no somos totalmente ágiles.
En este momento estoy apostando por un poco de estabilidad en mi mundo de proyectos. He visto muy buenos proyectos usando alguna de las muchas metodologías ágiles, pero hay preocupación respecto a la implementación y la definición de “hecho”.
Me encanta el aspecto de las historias de usuario en los requisitos e intento incorporarlos — junto con un proceso ágil de aprobación de cambios. Y soy un gran fan de la retrospectiva.
Aunque no es Agile puro, ciertamente define lo que es "híbrido".
Cómo la IA Está Redefiniendo los Roles y Equipos de la Gestión de Proyectos
Escucho mucho esta pregunta entre los gerentes de proyectos jóvenes — "¿La IA va a quitarme el trabajo?" Puede ser un mundo intimidante cuando, hace menos de tres años, era una tecnología de nicho ajena a laboratorios de alta gama. Ahora está en tu teléfono.
Mi respuesta siempre es: "Si no entiendes algo, probablemente no deberías trabajar en ello".
Mirando hacia el futuro, tengo algunas predicciones:
- El papel del gestor de proyectos evolucionará hacia un rol más centrado en las personas. En otras palabras, ya no gestionamos tareas; gestionamos las relaciones dentro de un proyecto. Además, supervisamos el resultado generado por el modelo de lenguaje de IA.
- Nosotros, como gestores de proyectos, necesitaremos entrenar a nuestros equipos para que trabajen no solo entre ellos, sino también con la IA.
- Los equipos de proyecto tendrán una composición diferente. Quizás veamos “pods” de expertos complementados por herramientas de IA que nos permitan obtener múltiples opiniones sobre mejores prácticas y tomar decisiones enfocadas.
- El papel de la historia de usuario Agile será más relevante, ya que — si lo analizas — un prompt de IA bien diseñado es prácticamente idéntico en forma a una historia de usuario.
El papel del gestor de proyectos evolucionará hacia un rol más centrado en las personas. En otras palabras, ya no gestionamos tareas; gestionamos las relaciones dentro de un proyecto. Además, supervisamos el resultado generado por el modelo de lenguaje de IA
Consejos para los responsables de entrega que adoptan IA en la gestión de proyectos
No te apresures. La tecnología aún está en desarrollo. Analiza los puntos problemáticos dentro de tu organización y empieza por ahí.
Sigue preguntándote:
- “¿Esto necesita automatización/IA?”
- “¿Realmente esto es algo que deberíamos escalar?”
Si estás considerando herramientas, operaciones o proyectos de tipo puntual, puede que la automatización o la IA no sean la mejor opción.
Sigue el trabajo
Puedes seguir el trabajo de Jeff a través de LinkedIn mientras continúa explorando e implementando sistemas impulsados por IA en el Gobierno del Condado de Frederick.
Muy pronto, más entrevistas con expertos en The Digital Project Manager.
