Cómo crear un portafolio de gestión de proyectos para tu currículum: Guía en 5 pasos
Si te preguntas cómo hacer que tu solicitud de empleo destaque sobre las demás, este artículo te guiará en cómo crear un portafolio de gestión de proyectos: una oportunidad para mostrar tu experiencia única en gestión de proyectos más allá de los límites de tu currículum de jefe de proyectos o CV.
5 pasos para crear un portafolio de gestión de proyectos
Tener un portafolio profesional es una de las maneras más fáciles y rápidas de mostrarles a los encargados de recursos humanos las habilidades que aportas. Ni siquiera tienes que crear contenido original. ¡Simplemente estás promoviendo cosas que ya has logrado!
A pesar de conocer los beneficios de tener un portafolio de jefe de proyectos, es curioso que no todo el mundo tenga uno, o que más empresas no pidan a los postulantes que presenten un portafolio. Puede que las personas crean que los portafolios se limitan a quienes trabajan en diseño, arte o educación. ¿Cómo se crea un portafolio solo con palabras y cifras de todas maneras?
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Este artículo te enseñará a crear un portafolio digital que puedes enviar junto con tu currículum. Por un lado, crear un portafolio es fácil porque solo estás recopilando cosas que ya has hecho. Por otro, es difícil porque necesitas volver atrás y revisar lo que realizaste.
Paso 0: Construye la historia a medida que avanzas
En un escenario ideal, abordarías cada uno de tus proyectos teniendo en mente una historia desde el principio. Algunas sugerencias incluyen:
- Mantén un archivo actualizado con los objetivos del proyecto, tamaño del equipo, cronograma y presupuesto
- Pide permiso para usar materiales visuales y artefactos del proyecto, eliminando cualquier contenido sensible
- Haz un seguimiento de las métricas de negocio que tú y tu equipo estén vigilando para demostrar el impacto de tu proyecto.
Imagina que le explicas el proyecto a un amigo; piensa en lo que necesitarías para hacerlo y trata de recopilar estos datos importantes mientras trabajas. ¡Eso hará que revisar el pasado sea mucho, mucho más fácil!
Paso 1: Recopila, selecciona y categoriza
Independientemente de si tienes el lujo de consultar documentación que creaste durante el desarrollo del trabajo, o si necesitas recrear los detalles de memoria, tendrás que reunir tus materiales.
- Reúne los detalles clave que tengas, luego selecciona y categorízalos.
- Si te resulta útil, haz esto de forma simultánea para cada uno de los proyectos que quieras incluir en tu portafolio, así podrás ver cómo presentar estas historias de manera coherente.
Paso 2: Prioriza y organiza
Puedes decidir organizar tus proyectos de diferentes maneras: por fecha, relevancia para el puesto al que postulas o tamaño del proyecto. Elige la información relevante que quieras comunicar sobre cada proyecto, dependiendo de los requisitos del cargo que buscas.
Paso 3: Elige un formato
Puedes elegir entre varios formatos cuando creas tu portafolio de gestión de proyectos. Sin embargo, ten en cuenta que muchas empresas utilizan software automático para preseleccionar postulantes. Incluir palabras clave importantes de la descripción del puesto no ayudará a que tu solicitud sea notada si el archivo que envías está en un formato que el ordenador no puede leer.
Por este motivo, tiendo a ver el portafolio de gestión de proyectos como un documento complementario que ayuda a fortalecer tu increíble solicitud.
Los formatos posibles para portafolios de gestión de proyectos incluyen:
| Formato | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| Presentación/ PDF con enlaces clicables | Incluye paneles de control u otras representaciones visuales de entregables; se puede personalizar el contenido según el puesto deseado | Formato de entrega estático; el encargado de contratación puede ignorar archivos adjuntos; no se adapta a una audiencia más amplia |
| Sitio web | Se ve profesional; formato de entrega dinámico; el encargado de contratación probablemente revisará un sitio web más que un archivo adjunto; se adapta a una audiencia más amplia | Costa desarrollarlo y mantenerlo |
| Perfil de LinkedIn | Requiere mínimo conocimiento de diseño; formato ya conocido por los encargados; se adapta para una audiencia amplia | El formato predecible limita la creatividad y no ayuda a destacar tu solicitud |
| Video | Muestra tu personalidad para que tu solicitud resalte; demuestra habilidades de oratoria; se puede personalizar el contenido según el puesto deseado | Podría introducir sesgo en el proceso de selección; no necesariamente se adapta a una audiencia amplia |
Paso 4: Construye tu portafolio
Al construir tu portafolio de gestión de proyectos, ten en cuenta el impacto empresarial de las siguientes métricas:
- ¿Cuántas personas formaban parte de tu equipo? ¿Cómo estaba compuesto el equipo?
- ¿Cuál fue la duración del proyecto?
- ¿Cuál fue el rango presupuestario?
- ¿Cuál era el objetivo empresarial del proyecto? (por ejemplo, mejorar las tasas de conversión, el tiempo de permanencia)
No temas usar datos cualitativos si no tienes cifras reales. Además, para dar una idea de la magnitud, los porcentajes suelen ser más útiles que las cifras exactas.
Paso 5: Obtén Retroalimentación
Si es posible, busca la opinión de un mentor y/o de un responsable de selección para recibir comentarios sobre el contenido y la calidad de tu portafolio. Como mínimo, pide a alguien que revise el producto final para detectar errores ortográficos, gramaticales y de formato, y para verificar los enlaces que hayas incluido.
Cómo Superar los Retos Comunes en un Portafolio de Gestión de Proyectos
Al construir tu portafolio de gestión de proyectos, puedes encontrarte con desafíos. Aquí tienes soluciones para los obstáculos más frecuentes.
Métricas de Proyecto Faltantes o Incompletas
Es difícil crear una presentación rica en datos que atraiga a los responsables de selección si te encuentras en un entorno que aún no ha desarrollado una capacidad de datos o donde las sensibilidades del cliente te impiden compartir detalles. En estas situaciones:
- Comparte información cualitativa en lugar de cuantitativa, enfocándote en el impacto que tuviste como gestor de proyectos (por ejemplo, cambios relativos, beneficio para los usuarios finales)
- En ausencia de detalles del proyecto, haz referencia a métricas empresariales que se entienden universalmente (por ejemplo, ingresos, tasa de clics, tiempos de llamada, tasas de productividad).
Falta de Material Visual del Proyecto
A veces, trabajaste en un proyecto interesante, pero no tienes resultados visuales para mostrar lo valioso que fue ese proyecto. En este caso, considera usar logotipos de la empresa, versiones editadas de entregables o imágenes de código abierto (¡no fotos de stock!) para reflejar la temática o el impacto del proyecto.
Del mismo modo, si creaste un sitio web que ya no está en línea, usa capturas de pantalla de archivos funcionales, busca en la Wayback Machine información archivada, o diseña una infografía para ilustrar las métricas del proyecto.
Ejemplos de Portafolios de Gestión de Proyectos
A continuación algunos ejemplos de portafolios de gestores de proyectos que aciertan:
4 Consejos Para Tu Portafolio de Gestión de Proyectos
Aquí tienes algunos consejos a tener en cuenta al compilar tu portafolio de gestión de proyectos.
1. Sé Profesional Pero Fiel a Ti Mismo
Incluye tus logros, por supuesto, pero usa también el portafolio para mostrar tu personalidad. Tus características únicas pueden diferenciarte de otros candidatos.
2. Invierte en Servicios Profesionales
Si has estado posponiendo el diseño de un sitio web, la creación del diseño de un PDF o la redacción del contenido, considera contratar a alguien para que lo haga por ti. Tu portafolio debe hacer justicia a tus logros y, si el diseño no es tu fuerte, no dejes que eso te detenga.
3. Piensa como un Responsable de Selección
Revisa tu portafolio en 30 segundos para evaluarlo desde la perspectiva de un responsable de selección. ¿El diseño es atractivo? ¿Los puntos clave resaltan? Si no es así, vuelve a echarle un vistazo para asegurarte de que tus logros se presenten de la mejor manera posible.
4. No Omita el Factor Drama
¿Qué fue lo que hizo difícil tu camino? ¿Qué desafíos encontraste en los proyectos? Los responsables de selección no necesitan saber cómo eres en proyectos ideales que salen perfectos. Quieren saber cómo actúas cuando todo arde y nada sale según lo previsto. Utiliza tu portafolio de proyectos para despertar su interés y así puedan invitarte a una entrevista de gestión de proyectos y preguntarte sobre ello.
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