De 11 største udfordringer inden for projektledelse: Sådan overvinder du dem

Gennem denne artikel vil du se henvisninger til en nylig undersøgelse, som blev gennemført i 2020, og hvor respondenterne blev spurgt om, hvad deres største udfordring var på det tidspunkt. Ikke alle de udfordringer, der dækkes her, var inkluderet i undersøgelsen.

1. Konflikter i projektteamet

Konflikter i projektteamet kan være drevet af, som nogle respondenter i vores undersøgelse bemærkede, giftige arbejdsmiljøer eller personligheder, der støder sammen, samt mangel på ansvarlighed i projektteamet, hvilket også hæmmer samarbejde og teamarbejde.

Når team oplever dårlig kommunikation eller problemer med misforståelser og ikke samarbejder på det rette niveau, kan det føre til projektfejl.

Ifølge Harvard Business Review skyldes 39 % af konflikter forskelle i kommunikation, og 22 % skyldes uklare forventninger.

Effektiv kommunikation og fastlæggelse af forventninger er to centrale områder, som projektledere er ansvarlige for, hvilket betyder, at de helt kan reducere risikoen for, at der opstår konflikter (samt bruge konfliktløsningsmetoder, når de opstår).

Sådan overvinder du det

• Få specifik træning i projektledelse og konfliktløsningsteknikker, som kan give dig værktøjer til at håndtere konflikter og andre mindre ideelle situationer. 
• Etablér et tydeligt hierarki, SMART-projektmål og projektmålsætninger, samt et system til ansvarlighed. Planlæg regelmæssige opfølgninger med teammedlemmerne, og hold dem ansvarlige for deadlines og kvalitetsstandarder.
• Implementér gennemprøvede metoder til at øge den psykologiske tryghed. Det sikrer, at teammedlemmerne føler sig hørt og respekteret, hvilket hjælper med at reducere konflikter.

2. Begrænset adgang til ressourcer

Projektledere har svært ved at allokere ressourcer til deres projekter, især når projekter kører parallelt, og team er opdelt mellem konkurrerende prioriteter.

Kommentar
afu/beachbabe74 fra diskussionen
iprojektledelse

Selvom noget af dette kan løses gennem en ordentlig fase med projektplanlægning, handler det også om projektbudgettet. Projekter med et mindre budget har ofte færre dedikerede ressourcer, selvom de kan have et arbejdsomfang, der kræver flere ressourcer.

Sådan overvinder du det

• Gør dig bekendt med centrale metoder til ressourcestyring, såsom ressourceudjævning og ressourceudglatning. Begge kan hjælpe med at fordele ressourcebelastningen mellem teammedlemmerne, men brug ressourceudglatning, når du har en fast deadline, der ikke kan ændres. 
• Forbedr dine evner inden for ressourceprognoser. Jo længere tid i forvejen du ved, hvilke ressourcer du får brug for, desto tidligere kan du reservere dem og sikre, at du har alle de nødvendige ressourcer. 
• Brug software til ressourcestyring. Det er den nemmeste måde at ændre opgavefordelinger på, overvåge teamets kapacitet og arbejdsbyrde samt vurdere, hvilke ressourcer du faktisk har brug for.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Mangel på træning eller projektledelseskompetencer

Projektledere bliver ofte kastet ind i rollen uden nogen formel uddannelse (selvom det typisk kommer senere) eller de projektledelseskompetencer, tekniske færdigheder eller den bløde kompetenceprofil, der ville gøre dem klar til at få succes.

Flere respondenter i vores undersøgelse bemærkede, at manglende selvtillid var deres største udfordring, og tre svar nævnte specifikt, at de var nye inden for projektledelse. En respondent bemærkede, at vedkommende “havde problemer med at udvide [sine] færdigheder fra grundlæggende styring til styring af projekter i mindre skala.”

Sådan overvinder du det

• Øv dig i at være fleksibel, uanset hvilken type eller størrelse det digitale projekt, du leder, har. Tilpas dig hurtigt til forskellige scenarier, og lær af dine fejl. 
• Sæt tid af til personlig læring og uddannelse i projektledelse. Deltag i fællesskabsgrupper, og skab et netværk med dine kolleger. Vores Slack-fællesskab (en del af DPM-medlemskabet) er et godt sted at deltage i samtalen.
• Tag vores kursus i at mestre digital projektledelse, som nu er tilgængeligt gennem DPM-medlemskabet. Kurset dækker hele projektets livscyklus samt vigtige metoder som agil projektledelse og vandfaldsmodellen samt taktikker til at levere succesfulde projekter.

4. Mangel på klare processer

Mange respondenter i vores undersøgelse bemærkede, at deres største udfordring inden for projektledelse handlede om processer, hvad enten det var specifikke projektprocesser eller virksomhedens processer. Flere svar bemærkede, at deres organisation manglede arbejdsgange, og at det tilfaldt projektlederne at skabe og implementere dem.

Andre var frustrerede over, at andre ikke fulgte de etablerede processer.

Kommentar
afu/wookiedaywalker fra diskussion
iprojectmanagement

Sådan overvinder du det

• Brug skabeloner, når du opretter procesdokumenter. Det sparer dig tid og forvirring, da du blot kan redigere et eksisterende procesdokument i stedet for at oprette et fra bunden. Du kan oprette skabeloner ud fra dine eksisterende dokumenter, eller der findes mange gratis og betalte skabeloner, som kan give dig et udgangspunkt. 
• Foretag en årsagsanalyse. Før du kaster dig over løsninger, bør du overveje at bruge en årsagsanalyse for at forstå, hvorfor processer bliver sprunget over eller ikke fungerer. Det kan afsløre mangler i uddannelsen, uklart ansvar eller værktøjer, der ikke understøtter arbejdsgangen.
• Opret et udvalg for forandringsledelse til at udrulle nye processer og ændringer af eksisterende processer. Inkluder teammedlemmer fra forskellige afdelinger, så alle kan få indflydelse og bakke op om den nye proces.

5. At holde sig inden for projektets rammer

Flere respondenter sagde, at projektets omfang var deres største udfordring: specifikt at holde sig inden for projektets rammer, undgå udvidelse af projektets omfang og håndtere ændringer af projektets omfang i sidste øjeblik. Udvidelsen af projektets omfang kommer oftest fra kunder (“Jeg håbede bare…” “Én idé mere…”), men den kan også komme fra teammedlemmer, som virkelig gerne vil imponere. 

Et svar bemærkede den dominoeffekt, som ændringer af projektets omfang har, samt den efterfølgende interessenthåndtering, der opstår, når ændringer af projektets omfang også kræver ændringer af projektplanen eller budgettet.

Sådan overvinder du det

• Henvis tilbage til arbejdsbeskrivelsen og/eller beskrivelsen af projektets omfang. Hvis en kunde beder om noget, der ikke er beskrevet i et af disse dokumenter, skal du henvise kunden tilbage til dokumentet, så vedkommende kan se nærmere på det. 
• Implementer en proces for ændringsanmodninger. Hvis en kunde for eksempel ønsker en funktion, der ikke oprindeligt var inkluderet i projektets omfang, skal du udfylde en ændringsanmodning, der beskriver, hvilken indvirkning udviklingen af funktionen vil have på projektets budget, tidsplan og ressourcer. Kunden gennemgår måske ændringsanmodningen og beslutter ikke at gå videre, men hvis kunden gør, kan du derefter justere projektets tidsplan eller budget efter behov.

6. Manglende synlighed i fremskridtene

Projektledere klager ofte over ikke at være klar over projektforsinkelser eller problemer, før det er for sent, samt over ikke at have indsigt i, hvor meget arbejde der er blevet udført i forhold til, hvor meget budget og tid der er blevet brugt. 

For ikke at nævne, at processen med at opspore disse oplysninger er enormt tidskrævende uden en ordentlig rapporteringsløsning: 

Kommentar
af fra diskussionen
iprojektledelse

Sådan overvindes det

• Brug projektstyringssoftware. Det giver dig mulighed for at oprette dashboards til sporing af målepunkter som f.eks. hvor meget af budgettet der er blevet brugt, hvilken kapacitet hver ressource har, og hvor stor en procentdel af en opgave eller milepæl der er gennemført. Det giver dig også mulighed for at se, hvilke andre projekter dine teammedlemmer arbejder på, så du kan vurdere prioriteter og foretage justeringer efter behov. 
• Beregn den optjente værdi. Dette er et målepunkt, der tildeler en dollarværdi til projektets fremdrift, så du direkte kan sammenligne den mængde tid, der er blevet brugt, med det budget, der er blevet brugt. 
• Følg regelmæssigt op med dine teammedlemmer. Afhold regelmæssige en-til-en-samtaler for at få det fulde billede af deres arbejdsbyrde, eventuelle blokeringer eller udfordringer, de støder på, og hvordan du bedre kan støtte dem. 

7. Håndtering af personer, som ikke refererer direkte til dig

Projektledere er ofte ikke de direkte ledere for de teammedlemmer, der arbejder på deres projekter.

De har ikke nødvendigvis myndighed over deres tidsplan, deres arbejdstid, hvilken proces de følger, eller hvordan de arbejder. Det kan føre til konflikter mellem projektlederen og teamet, mellem projektledere og andre ledere eller konflikter mellem forskellige teammedlemmer. 

Sådan overvindes det

• Opbyg en god relation til dine teammedlemmer, så de føler, at de kan komme til dig med bekymringer om deres arbejdsbyrde. Hvis du lærer nogen at kende som person, bliver det lettere at have vanskelige samtaler med dem. 
• Planlæg regelmæssige møder (ugentlige, hver anden uge osv.) for alle ledere (projektledere såvel som andre) for at drøfte prioriteter og potentielle ressourcekonflikter og sikre fælles retning, så teammedlemmerne ikke hører forskellige ting fra forskellige personer, hvilket kan skabe frustration og forvirring. 
• Stil åbne spørgsmål til teammedlemmerne om deres arbejdsbyrde eller præferencer, og undgå ledende eller nedladende spørgsmål.

8. Konkurrerende prioriteter

Organisationer har mange projekter i gang, og de ressourcer, som disse projekter kræver, kan være knappe, som nævnt ovenfor. Teammedlemmerne har ofte meget travlt, hvilket kan mindske moralen og motivationen. For ikke at nævne, at projektledere ofte selv har for meget at se til mellem flere projekter med forskellige prioritetsniveauer.

Dette opsummerer det meget godt: 

Kommentar
af fra diskussionen
iprojektledelse

Sådan overvindes det

• Implementer software til opgavestyring, apps til projektstyring eller andre værktøjer. De kan hjælpe dig med at holde øje med, hvad dine teammedlemmer arbejder på, og hvilke andre projekter og opgaver der er tildelt dem. 
• Opret en prioriteringsmatrix og kategoriser opgaver efter, hvor vigtige eller presserende de er, og fjern alt, der både er uvigtigt og ikke presserende. 
• Lær at uddelegere. Selvom projektledere er ansvarlige for, at arbejdet bliver udført, behøver de ikke nødvendigvis selv at udføre det. Involver teamet i brainstorms om risikostyringstaktikker eller beredskabsplaner.

9. At udarbejde præcise estimater

Det er altid en udfordring for både projektledere og teammedlemmer at estimere, hvor lang tid en opgave vil tage, og dermed hvor stort et budget den vil kræve.

Projektledere er ikke dem, der udfører arbejdet, og teammedlemmer kan være tilbageholdende med at forpligte sig til et bestemt tidsforbrug, især hvis de ikke har alle oplysningerne, hvilket nogle gange er tilfældet.

Sådan overvinder du det

• Brug estimeringsteknikker som analog estimering, parametrisk estimering eller trepunktsestimering. Analog estimering bruger data fra tidligere projekter, mens parametrisk estimering tager specifikke variabler fra lignende projekter og anvender dem på parametrene for det aktuelle projekt. Tre­punktsestimering beregner gennemsnittet af det bedst mulige scenarie, det værst mulige scenarie og det mest sandsynlige scenarie.
• Brug vores skabelon til projektestimater (tilgængelig gennem DPM-medlemskab). Få adgang til vores skabelon og tjekliste for at sikre, at du præsenterer det mest præcise estimat, der er muligt, for kunderne. 

10. Manglende kommunikation

Når teammedlemmer ikke kommunikerer med hinanden, eller projektets interessenter ikke leverer de rigtige oplysninger eller godkendelser for at holde projektet i gang, bliver risikoen for, at projektet mislykkes, større.

Kommentar
afu/wookiedaywalker fra diskussionen
iprojektstyring

Sådan overvinder du det

• Udarbejd en tydelig kommunikationsplan. Den beskriver, hvordan projektteamet, projektlederen og interessenterne udveksler oplysninger gennem hele projektet. Medtag, hvilke kanaler I vil bruge, og hvor ofte I vil kommunikere, samt hvor ofte I vil holde opfølgningsmøder (enten personligt eller over telefonen). 
• Afhold en ordentlig projektopstart samt et møde før opstart mellem dig og kunden. Det hjælper med at opbygge en god relation, så I kan kommunikere godt gennem resten af projektet, og det afstemmer forventningerne til kommunikationens niveau og hyppighed under projektet. 

11. Team, der arbejder i siloer

Når teammedlemmer arbejder i deres egne små verdener, og der ikke findes nogen feedbacksløjfer, lider kvaliteten af arbejdet, arbejdet bliver udført dobbelt, og det er uklart, hvem der er ansvarlig for hvad.

Det skaber i sidste ende en masse frustration i projektteamet og blandt interessenterne, hvilket sænker moralen og motivationen og får teamet til at miste engagementet i arbejdet. 

Sådan overvinder du det

• Implementer et RACI-skema. Det tydeliggør, hvem der er ansvarlig, hvem der har det overordnede ansvar, hvem der skal konsulteres, og hvem der skal informeres om bestemte projektopgaver og leverancer. Udfyld skemaet strategisk for at reducere siloer og sikre, at de teammedlemmer, der har rollen som “konsulteret”, er de rigtige personer til at give feedback.
• Etabler en feedbacksløjfe. Det omfatter feedback på selve arbejdet, men projektledere bør også altid bede om feedback på processer, blokeringer og på, hvordan projektet som helhed forløber. Jo mere I forbedrer processerne og finder måder at nedbryde siloer på, desto mere vil moralen og kvaliteten af arbejdet forbedres.

Hvad er det næste?

For at få hjælp til effektiv projektledelse og løsning af disse og andre almindelige udfordringer inden for projektledelse kan du tilmelde dig vores medlemsfællesskab og deltage i samtalen på Slack sammen med hundredvis af andre digitale projektledere.