5 måder at forbedre din proces for digital projektledelse
“Digital projektledelsesproces” kan henvise til mange ting:
- processen for en specifik type digitalt projekt såsom et website eller en app
- faserne i projektledelsens livscyklus eller
- specifikke projektledelsesprocesser såsom risikostyring eller forandringsledelse
Du kan finde vejledninger til digitale projektlivscyklusser, metoder og forskellige trin-for-trin-vejledninger til specifikke processer.
I dag vil jeg tale om de processer, som projektledere udfører på daglig, ugentlig og månedlig basis, og hvordan disse processer kan forbedres for at levere mere succesfulde projekter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor?
Fordi 58 % af virksomhederne angiver ifølge forskning fra PMI, at det er afgørende for deres projekters succes at have mere etablerede praksisser og processer. Det betyder, at det er kritisk at definere din organisations processer for digital projektledelse tidligt og grundigt. Denne artikel kan hjælpe.
En kort introduktion til digital projektledelse
Selvom digital projektledelse er tæt knyttet til projektledelse generelt, er der nogle vigtige forskelle, man bør bemærke.
Digital projektledelse handler om at lede projekter, der involverer digitale elementer. Den følger den sædvanlige projektledelseslivscyklus.
De vigtigste faser i denne livscyklus er projektinitiering, projektplanlægning, projektudførelse, overvågning og kontrol samt projektlukning. Dette er det grundlæggende forløb i processen for digital projektledelse.
I digitale projekter kræver rollen som digital projektleder, at man ved lidt om alt inden for de projekter, man arbejder på. Det kan omfatte QA, UI/UX, grafisk design, kodning, webhosting, SEO og analyse samt de sædvanlige projektlederansvarsområder.
5 måder at forbedre dine processer for digital projektledelse på
Der er tre grundlæggende niveauer, som din organisation kan befinde sig på:
- Du kan have fuldt etablerede processer, der fungerer godt og giver plads til tilpasning.
- Du kan have nogle processer på plads, som har brug for finjustering eller udvidelse.
- Du har måske ingen processer på plads.
Hvis du er nr. 2 eller 3 på listen, er der et par måder, du kan forbedre eller oprette din proces for digital projektledelse på. Her er nogle forslag:
1. Brug værktøjer
Der findes mange værktøjer, som er udviklet til at lette oprettelsen og forbedringen af processer. Nogle af de mest almindelige er:
- Software til arbejdsgangsstyring til design og automatisering af arbejdsgange for projektledelse
- Værktøjer til forandringsledelse til systematisk implementering af ændringer i din proces
- Systemer til forretningsprocesstyring (BPMS) til visualisering, automatisering, justering og standardisering af processer
Disse værktøjer indeholder ofte også en stor mængde viden eller et fællesskab af ligesindede (i form af et forum eller et diskussionsforum), som du kan trække på, hvis dine processer går i stå.
2. Udpeg en procesejer
Et andet tip til at forbedre dine processer er at udpege en procesejer — en person eller gruppe, der har ansvaret for at overvåge procesforbedringer og oprettelsen af processer. I de fleste organisationer er dette ofte projektledelseskontoret (PMO), da det kan fungere som et centralt knudepunkt for processer og have den endelige godkendelse af processer (det er også noget, som AI i projektledelseskontorer kan hjælpe med), så alle projektledere er på samme side.
Hvis din organisation ikke har et PMO, kan du udpege en eller få personer som procesejere. Ved at have én person eller komité, som man kan henvende sig til ved procesændringer, nye processer og endelig godkendelse af processer, er der én fælles sandhedskilde, som sikrer, at organisationen er afstemt om, hvordan processerne udføres, samt at processerne er indbyrdes afstemte. Denne procesejer kan være en person inden for kvalitetssikring, drift eller forretningsanalyse.
3. Få ledelsen med om bord
Det kan møde modstand fra ledelsen, når man skal begrunde oprettelsen af eller ændringer i processer.
Prøv at finde ud af, hvad der ligger bag modstanden, og forstå ledelsens synspunkt. Derefter kan du finde måder at indgå kompromiser på eller argumentere for, hvorfor procesforbedringer faktisk ville være gavnlige. Ledelsens perspektiv kan endda få dig til at beslutte at lægge procesforbedringerne på hylden eller helt opgive dem.
4. Find huller i processerne
Hvor er der huller i dine eksisterende processer, og hvordan kan du udfylde dem?
Se efter to typer manglende processer:
- Se efter huller mellem processer. Du har for eksempel måske en risikostyringsproces, men du har måske ikke nogen retningslinjer for kvalitetsstyring.
- Se efter huller i processerne. Du har måske en proces for projektafslutning, hvor der mangler et trin til at gennemgå de indhøstede erfaringer med teamet.
Nedenfor er nogle daglige projektstyringsprocesser, som du måske mangler. Brug lidt tid på at evaluere dem grundigt. Hvordan kunne du udføre hver af dem bedre? Hvordan kan du implementere en proces for hver af dem?
Risikostyring
Risikostyring omfatter processer til forudsigelse af, planlægning for, afbødning af og undgåelse af risici. I en undersøgelse fra 2018 angav projektledere, at de kun anvendte risikostyringsstrategier 62 % af tiden, hvilket er ganske lavt, når man tager den relative betydning af denne digitale projektstyringsproces i betragtning.
Der er flere måder at forbedre din risikostyringsstrategi på.
En af de nemmeste måder er at oprette dokumentskabeloner, som dine projektledere kan bruge til for eksempel en RAID-log.
Det er også værd at fastlægge retningslinjer for, hvordan og hvornår risikostyring skal udføres under et projekt. Hvis den udføres på samme tidspunkt i projektprocessen (helst tidligere frem for senere), kan dit team blive mere effektivt til at opdage risici, før de udvikler sig til problemer.
Nært beslægtet med risikostyring er problemstyring. Problemstyring beskæftiger sig med problemer eller udfordringer, der opstår her og nu, mens risikostyring beskæftiger sig med potentielle risici, der måske opstår under et projekt, eller måske ikke gør.
Flere oplysninger: Se vores vejledning til udarbejdelse af en risikostyringsplan.
Budgettering og estimering
Budgettering og estimering er vigtige dele af ethvert projekt og er ofte konstant truet på grund af teammedlemmers fejlestimeringer, kunders ændringsanmodninger under projekter og det uundgåelige i, at uforudsete problemer opstår under projekter.
Selvom det er vanskeligt at ramme et budget helt præcist hver gang, er der flere strategier, du kan bruge til at lave bedre estimater, som du kan give til dine kunder eller ledelsen.
Interessant nok fandt Gartner, at projekter med højere budgetter også havde en højere fejlrate — projekter med et budget på over $1 million havde en fejlrate, der var 50 % højere end for projekter med et budget på under $350,000.
Det kan skyldes de højere forventninger, der følger med et større budget, eller fejlestimering af tid og ressourcer.
Uanset projektets budget er en proces til estimering og løbende opfølgning på dette estimat gennem projektets livscyklus afgørende.
Flere oplysninger: Vores vejledning i projektestimering er en omfattende vejledning, der beskriver en effektiv proces. Det er et godt sted at starte, hvis du vil forbedre din egen estimeringsproces—selvom du måske selv har idéer til at forbedre den yderligere!
Projektplanlægning
Udarbejdelse af en projektplan er endnu en afgørende proces. Den hjælper med at udarbejde estimater, definere leverancer og projektomfang, følge afhængigheder og milepæle samt styre ressourcer.
Hvis du definerer en proces for projektplanlægning, sikrer du, at du bliver hurtigere og hurtigere til at udarbejde projektplaner, og at alle de rette personer bliver hørt og er enige om planen.
Flere oplysninger: Vores guide til udarbejdelse af en projektplan indeholder tips til etablering eller forbedring af en projektplanlægningsproces, som du kan bygge videre på for at skabe en proces, der fungerer for dit team.
Forandringsledelse
Resultaterne af projekter kan skabe mange ændringer i en organisation. Eksempler på, hvornår du har brug for forandringsledelse, omfatter ændringer i organisationsstruktur, bemanding, oplæring, implementering af processer og politikker samt meget mere. Det er vigtigt at have en forandringsledelsesproces for at styre implementeringen af disse resultater.
Omkring 68 % af virksomhederne inkluderer i øjeblikket forandringsledelse i deres proces for etablering af projekter. I betragtning af den indvirkning, ændringer kan have på projekter og den overordnede organisatoriske succes, kan det ikke være valgfrit eller kun lejlighedsvis at tage højde for ændringer i projekter og processer.
Som nævnt ovenfor skal du udpege en procesansvarlig (eller flere) til at stå i spidsen for forandringsledelsen. På den måde begrænser du så at sige antallet af kokke i køkkenet, samtidig med at du stadig får input fra resten af organisationen. Sørg for bred enighed om ændringsprocessen, og indbyg kontrol og balance i forbindelse med yderligere ændringer.
Kommunikationsledelse
Korrekt kommunikation er ekstremt vigtig for projekter. Etablering af retningslinjer og processer for kommunikationen i forbindelse med et specifikt projekt ved projektets begyndelse er en god praksis, når det gælder kommunikationsledelse.
Udarbejdelse af en kommunikationsplan er én måde at etablere disse retningslinjer og processer på. Du kan fastlægge, hvad der kommunikeres til hvem og hvornår – lige fra indhentning af feedback til opdateringer om status for omfang og budget samt mødefrekvensen.
En standardiseret kommunikationsledelsesproces har fordele, der rækker ud over projektets succes – den hjælper også med at fastsætte og styre forventninger, håndtere kunder og interessenter samt planlægge projekter.
Kvalitetsstyring
Uden en kvalitetsstyringsproces på plads er det umuligt konsekvent og korrekt at sikre kvalitet fra leverance til leverance og fra projekt til projekt. Selvom det er vigtigt at definere en kvalitetsstyringsproces for dit specifikke projekt, er det endnu bedre at definere den på tværs af organisationen. Du har allerede standarder på plads, når du starter et nyt projekt, så du behøver ikke genopfinde den dybe tallerken hver gang.
Uanset hvad skal du udarbejde en kvalitetsstyringsplan for hvert projekt. Det har mange fordele for dine projekter – det øger den overordnede kvalitet af leverancerne, forbedrer samarbejde og feedback og reducerer de administrative omkostninger. Hvis du fastlægger en organisatorisk proces for dette, kommer disse fordele hele organisationen til gode og ikke kun dit projekt.
5. Opret dokumentskabeloner
En nem måde at forbedre processer på er at oprette standardiserede dokumentskabeloner til de mest almindelige projektledelsesopgaver. Hvis alle projektledere starter med at arbejde ud fra det samme dokument, bliver standardiseringen nemmere og mere ensartet.
Der findes mere end 90 projektledelsesskabeloner, der er klar til brug, i vores DPM-medlemskab samt et fællesskab af andre projektledere, som du kan tale procesledelse med.
At skabe en proces, der fungerer, er en løbende indsats
Når du først har etableret din digitale projektledelsesproces, er det uundgåeligt, at den ændrer og tilpasser sig over tid. Du vil finde nye måder at gøre tingene på, opnå større effektivitet eller indarbejde nye værktøjer eller ny software, der kan sætte fart på dine arbejdsgange.
For at holde styr på, hvordan dine processer ændrer sig over tid, og for at optimere dine arbejdsgange, er det en god idé at oprette en håndbog. Projektlandskabet ændrer sig hele tiden, så det bør dine processer også gøre.
Hele filosofien bag vores fællesskab med mere end 700 medlemmer bygger faktisk på den digitale projektnatur i konstant udvikling. Som projektledere er vi dem, der har ansvaret for at skrive håndbogen for, hvordan digitale projekter gennemføres. Det er ret spændende, så sørg for at kigge nærmere på det!
