Projectworks’ AI-funktioner: Fra indlejrede arbejdsgange til agentbaseret ressourceplanlægning
Fra ende til anden: Projectworks AI forbinder tilbud, levering, ressourceplanlægning, økonomi og fakturering, hvilket reducerer dobbeltarbejde på tværs af konsulentvirksomhedens drift.
Menneskelig kontrol: Kea anbefaler ændringer i bemandingen og identificerer konflikter, mens ledere godkender handlinger, før driftsdata ændres.
Hurtigere planlægning: Ressourceplanlægningen bliver mere fleksibel ved hjælp af prompts til at identificere overbooking, fravær og ændringer i tidsplanen.
Indbyggede sikkerhedsforanstaltninger: De eksisterende tilladelser videreføres til forbundne AI-værktøjer, hvilket begrænser adgangen til følsomme data og kræver godkendelse af de fleste opdateringer.
Målbar vækst: Historiske data og ekspertise inden for konsulentarbejde giver AI nyttig kontekst med det samme, mens bedre bemanding kan forbedre udnyttelsesgraden og væksten.
Se, hvordan Projectworks bruger AI på tværs af tilbud, ressourceplanlægning og timesedler for at reducere ikke-fakturerbart administrativt arbejde for konsulentvirksomheder, samtidig med at mennesker har kontrollen over enhver beslutning.
—----------------------------
Konsulentvirksomheder er skabt til at betjene kunder, ikke til at drive sig selv. Projectworks' AI er udviklet til at lukke dette hul ved at håndtere det administrative arbejde, som ledende medarbejdere enten ikke har tid til eller stille forsømmer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projectworks positionerer sig som en vækstplatform for konsulentvirksomheder: ét samlet system, der dækker tilbud, kontrakter, projekter, økonomi, ressourceplanlægning, timesedler, udgifter og fakturering. Det er denne struktur fra start til slut, der gør AI-funktionerne nyttige. I stedet for at føje en chatbot til adskilte værktøjer anvender Projectworks AI på tværs af en platform, der allerede indeholder virksomhedens kommercielle, operationelle og økonomiske overblik.
Jeg synes, at de fleste servicevirksomheder er virkelig dårlige til at drive deres egen virksomhed. De bruger al deres tid på fakturerbart arbejde, og ingen har tid til at arbejde med administrationen. Og alligevel er man nødt til det.
Mark Orttung, som har brugt tre årtier på at opbygge teknologiplatforme og lede konsulentvirksomheder, gennemgik platformens AI-funktioner under præsentationen Fremtiden for AI i projektledelse. Han beskrev Projectworks' tilgang ud fra tre anvendelsesformer: AI indlejret i en arbejdsgang, en agentbaseret grænseflade, du kan give instruktioner, og en forbindelse til den AI-platform, dit team allerede bruger. Her er et overblik over, hvad Projectworks' AI kan gøre.
Dybdegående gennemgang af Projectworks' AI-funktioner
1. Tilbud: AI indlejret i arbejdsgangen
Den første anvendelsesform er AI, som du knap nok lægger mærke til. Projectworks' tilbudsværktøj, der er udviklet på baggrund af en privat betatest med et par hundrede virksomheder, ligger i et CRM-system målrettet konsulentvirksomheder med en salgspipeline, fasestyring og et kontrolpanel, der opsummerer status for hver handel.
I centrum for hver handel står selve tilbuddet. AI trækker de vigtigste variabler ud af dokumentet, så de kan ændres ét sted og slå igennem i hele tilbuddet. Smarte blokke, såsom pristabeller og digitale underskrifter, tilføjer strukturerede oplysninger, der føres videre til senere faser. Teams kan også uploade tilbud, de tidligere har vundet, hvorefter systemet bruger AI til at opdele dem i genanvendelige indholdsblokke.
Når et tilbud er underskrevet, kan der oprettes et projekt direkte fra handlen. Projektet leveres med budgettet udfyldt på forhånd fra tilbuddet, så data flyder fra salg til levering uden genindtastning.
Menneskelig kontrol er et centralt designprincip her. Indholdsblokke kan redigeres og låses med tilladelser (f.eks. vilkår og betingelser), virksomheder kan tage udgangspunkt i standardiserede skabeloner, og hvert tilbud gennemgås af en person, før det deles.
Tilbud bliver sandsynligvis noget af det sidste, du nogensinde kommer til at udarbejde uden et menneske i processen. Det skal se perfekt ud, og det skal være korrekt. Du indgår en økonomisk forpligtelse over for denne kunde.
Sådan får du mest muligt ud af AI-understøttede tilbud:
- Fyld indholdsbiblioteket med tidligere vundne tilbud: Når du uploader tilbud, der allerede er afsluttet, får systemet gennemprøvet materiale, som kan genbruges.
- Lås det, der ikke bør ændres: Begræns adgangen til juridiske vilkår og andet standardindhold, så teamet ikke foretager kreative ændringer uden godkendelse.
- Opret en virksomhedsskabelon: Hvis tre af dine ti sektioner næsten altid er ens, skal du gøre dem til en del af skabelonen.
- Omdan vundne tilbud direkte til projekter: Når projektet oprettes fra det underskrevne tilbud, forbliver budgetterne ensartede mellem salg og levering.
2. Kea: En agentisk grænseflade til ressourceplanlægning
Den anden tilstand er Kea, Projectworks' AI-agent, som i øjeblikket især bruges til ressourceplanlægning.
Ressourceskærmen giver et visuelt billede af virksomheden: et oversigtsdiagram, der sammenligner fakturerbare opgaver med virksomhedens faktureringsmål, samt et varmekort, der viser, hvem der er på kapacitet, hvem der er underallokeret, og hvem der er overbooket. Kea lægger en promptgrænseflade oven på de samme data.
Under demonstrationen gav et enkelt spørgsmål om, hvem der var overbooket i en bestemt uge, ikke kun oplysninger om overskredet kapacitet, men også særlige tilfælde, såsom en konsulent med timer registreret under en planlagt ferie. En mere kompleks prompt bad Kea om at håndtere, at et teammedlem blev utilgængeligt i to uger; Kea foreslog at omfordele hans timer på tværs af tre kolleger og ventede på godkendelse, før ændringerne blev foretaget. I et andet eksempel blev en kundes ønske om at starte to uger senere håndteret ved at bede Kea flytte hele projektet i stedet for at flytte hver person linje for linje.
"Vi forsøger at møde dig dér, hvor du er. Hvis du vil arbejde i den visuelle grænseflade, gør vi det. Hvis du vil arbejde i promptgrænsefladen, gør vi det."
— Mark Orttung, administrerende direktør, Projectworks
Ud over tallene bemærkede Orttung, at sprogmodeller også egner sig godt til kvalitative signaler, såsom tonen i kommunikationen mellem mennesker, som ressourcechefer ofte bruger sammen med kapacitetsdata.
Sådan kommer du i gang med Kea:
- Stil de spørgsmål, du normalt ville lede efter svar på: Overbookinger, huller og konflikter kan findes med en enkelt prompt i stedet for ved at gennemgå varmekortet.
- Brug den til genplanlægning: Fravær og ændringer i kundedatoer er netop den type justeringer på tværs af flere personer, som Kea kan foreslå på én gang.
- Bevar godkendelserne, mens du opbygger tillid: Kea kan konfigureres til at handle uden godkendelse, men hvis den spørger først, kan du kontrollere hver ændring.
3. MCP-forbindelse: Arbejd med Projectworks fra Claude
Den tredje tilstand bringer Projectworks ind i de AI-værktøjer, som teams allerede bruger. Via MCP-forbindelsen kan brugere læse og handle på Projectworks-data fra Claude.
I demonstrationen læste Claude et resumé af et teammøde med statusopdateringer (den type resultat, som de fleste AI-notetagere allerede genererer) og brugte det til at udarbejde tidsregistreringer for to konsulenter baseret på det, de havde sagt om deres uge. Da to tidskoder havde samme navn, spurgte Claude, hvilken der skulle bruges. Som Orttung påpegede, henviser folk ikke til projektkoder på møder; de beskriver arbejdet, så AI'en har indimellem brug for hjælp til at matche de to.
Da Projectworks blev opdateret, var tidsregistreringerne udfyldt og klar til, at hver konsulent kunne gennemgå dem.
Få mest muligt ud af MCP-forbindelsen:
- Integrer de værktøjer, du allerede bruger: I stedet for at bygge sin egen notetager lader Projectworks dig integrere den, dit team foretrækker.
- Indstil tilladelser bevidst: Beslut separat, hvor meget frihed LLM'en skal have til at læse data i forhold til at skrive data.
- Forvent opklarende spørgsmål: Tvetydighed mellem mundtlige beskrivelser og systemregistreringer er normalt, og en hurtig afklaring holder registreringerne korrekte.
4. Styring og adgangskontrol
Efterhånden som AI påtager sig mere operationelt arbejde, bliver kontrol naturligvis den største bekymring. Projectworks' svar er, at AI aldrig ser mere, end brugeren gør.
Når nogen opretter forbindelse via MCP, logger de ind som sig selv, og alle eksisterende tilladelser gælder. En projektleder, der kan se sit teams tidsregistreringer, kan få Claude til at opdatere dem; en individuel konsulent, der arbejder på samme måde, vil hovedsageligt kun kunne se sine egne data. Følsomme oplysninger som kostpriser, der ofte er blandt de mest begrænsede data i en virksomhed, forbliver skjult for alle uden adgang.
Administratorer styrer dette gennem et detaljeret adgangskontrolsystem, fra brede til/fra-indstillinger til detaljerede avancerede kontroller, og disse indstillinger gælder for AI på samme måde, som de gælder for webgrænsefladen. Skrivninger kræver næsten altid udtrykkelig godkendelse, og et afvist forslag kan tages op igen senere ved at køre prompten på ny.
Bevar kontrollen, efterhånden som AI påtager sig mere:
- Benyt eksisterende tilladelser: Adgangsregler, der er konfigureret i Projectworks, videreføres automatisk til Kea og tilsluttede LLM'er.
- Beskyt omkostningsdata: Begræns oplysninger, der påvirker marginen, til de personer, der har brug for dem.
- Sæt på pause, når du er usikker: Annuller en foreslået ændring, kontrollér de underliggende data, og vend tilbage for at godkende den, når du er sikker.
5. Projectworks-metoden: Konsulentviden efter behov
Det, der adskiller Kea fra en generisk assistent, der er koblet til en bunke regneark, er Projectworks-metoden – en vidensbase, der er opbygget på baggrund af mere end 150 års samlet konsulenterfaring i teamet. Orttung, hvis første job var at arbejde med Accentures metode, beskrev den som en drejebog, som Kea har fordøjet og kan anvende, når der er brug for den.
6. Migrering af historiske data: Nyttigt fra dag ét
Et almindeligt spørgsmål om AI-værktøjer er, hvor mange data de har brug for, før deres anbefalinger er værd at stole på. Projectworks håndterer dette ved opstart ved at importere virksomhedens historik: tidligere projekter, kunder, timesedler og fakturaer, ofte fra regneark i stedet for en eksisterende platform. Det betyder, at Kea har meningsfuld kontekst fra begyndelsen i stedet for at skulle lære alt fra bunden.
Hvorfor det er vigtigt: Drift, der skaber vækst
Orttung ser, at driftsmæssige friktioner opstår i forudsigelige faser. Ved en omsætning på omkring $5 til $8 millioner bliver grundlæggerne flaskehalsen og har brug for at dele oplysninger med et bredere team. Et sted mellem $25 og $35 millioner skal selve ledelsen decentraliseres. Projektøkonomien bryder som regel først sammen, efterfulgt af ressourcestyringen, når den ene person, der kender alles kompetencer, ikke længere kan følge med.
Projectworks' egne data viser, hvad bedre drift er værd. Kunder, der planlægger ressourcer to måneder frem, opnår omkring 8 % højere udnyttelse, knap 25 % højere omsætning pr. medarbejder og cirka 20 til 25 % hurtigere vækst end dem, der ikke gør. Meget af dette skyldes, at startdatoer tilpasses bemandingen: Et team på otte personer, der sidder uden arbejde i tre uger ved en margin på 33 %, skal levere ni fakturerbare uger blot for at nå nulpunktet.
Til virksomheder, der måler ROI for AI, foreslår Orttung, at man begynder med den sparede tid, især på tilbud, hvor erfarne medarbejdere bruger timer på at lede efter tidligere indhold, og derefter følger hitraten som den afledte fordel.
Projectworks' AI-funktioner sammenlignet med andre værktøjer
Projectworks' tilgang fokuserer på at forbinde hele kundelivscyklussen i stedet for at optimere én del af den.
- Virksomheder bruger ofte et CRM-system og et separat system til ressourcestyring, som ikke er godt integreret, så antagelser om salgspipeline og leveringsplaner kommer ud af takt.
- LLM'er til generelle formål kan analysere eksporterede regneark, men de mangler indlejret konsulentmetodik og virksomhedens aktuelle adgangskontroller.
- Projectworks forbinder tilbud, kontrakter, projektøkonomi, ressourcestyring og fakturering i ét system og lægger AI oven på denne samlede kontekst.
Resultatet er AI, der kan tage et underskrevet tilbud og omdanne det til et budgetteret projekt og derefter hjælpe med at bemande, følge op på og fakturere det uden at afstemme data på tværs af værktøjer.
Hvad bliver det næste for Projectworks' AI?
Kea begyndte med ressourceplanlægning og timesedler og udvides nu på tværs af hele produktet, hurtigere end teamet havde planlagt, blandt andet fordi Projectworks bruger AI til at udvikle det.
Orttung beskriver retningen som en kombination af et registreringssystem og et handlingssystem: Projectworks forbliver den autoritative kilde til, hvilket arbejde der er udført, og om det var rentabelt, mens Kea i stigende grad selv udfører arbejdet – fra udfyldning af timesedler til klargøring af fakturaer og understøttelse af tilbud.
Vi er det sted, hvor vi kan være den autoritative kilde. Og nu har vi det, vi kalder et handlingssystem, hvor vi vil forsøge at udføre arbejdet for dig.
På længere sigt forventer Orttung, at timesedler bliver blandt de første opgaver, folk holder op med at udføre manuelt, idet AI udarbejder udkast til registreringer baseret på sager, kalendere og statusmøder, som konsulenterne derefter kan gennemgå. Det rutineprægede arbejde med tilbud, såsom at finde ud af, hvem der byggede hvad for to uger siden, bør følge efter, så teamene kan fokusere på at udforme en overbevisende fortælling.
Han sammenligner det nuværende tidspunkt med elektricitetens indtog på fabrikkerne. Det første skridt var elpærer; det næste var fælles motorer; først senere gentænkte samlebåndet hele processen. Han mener, at de fleste virksomheder stadig befinder sig på elpæretrinnet med AI, og Projectworks sigter mod at hjælpe dem med at gentænke, hvordan de vinder opgaver, leverer dem og får betaling for arbejdet fra start til slut.
Hvis du vil vide mere om, hvordan Projectworks bruger AI til at styrke konsulentvirksomheder, kan du se det her.
