De projektstyringsværktøjer, projektledere måtte holde op med at bruge
Projektstyringsplatforme: Ikke alle projektstyringsplatforme lever op til forventningerne, hvilket fører til frustrationer og opgivelse af værktøjer.
Udfordringer med ressourcestyring: Specifikke værktøjer til ressourcestyring kommer ofte til kort og viser behovet for fleksible og tilpasningsdygtige løsninger.
Klientpræferencer: Klienternes krav kan tvinge teams til at opgive foretrukne værktøjer til fordel for dem, klienterne foretrækker.
AI-begrænsninger: Den faldende kvalitet i AI-værktøjer som ChatGPT har fået nogle fagfolk til at undersøge alternativer.
Tilpasningsevne er nødvendig: At vide, hvornår man skal gå væk fra værktøjer, der ikke leverer tilfredsstillende resultater, er en vigtig færdighed inden for effektiv projektstyring.
Alle projektledere har en værktøjskirkegård — software, der lovede at strømline arbejdsgange, centralisere kommunikationen eller endelig løse ressourcepuslespillet, men som i stedet kun skabte nye hovedpiner. Fra platforme i virksomhedsklassen til AI-skriveassistenter ender selv de bedst mente værktøjsimplementeringer nogle gange med at blive opgivet. Vi spurgte projektledere i branchen om de værktøjer, de har været nødt til at gå væk fra, og hvorfor.
Projektstyringsplatforme, der ikke leverede
Ikke alle projektstyringsplatforme lever op til deres løfter, og for erfarne projektledere, der håndterer komplekst arbejde, bliver manglerne umulige at ignorere. Julia Rajic, driftschef hos Point Blank, oplevede dette på egen hånd, da hendes bureau skiftede til Monday.com og til sidst måtte gå tilbage. "Meget af diskussionen om, hvorfor vi skulle væk fra Monday, handlede om ressourcestyring," forklarer hun. "Det var ikke rigtig godt til ressourcestyring. Hvis du har projektledere, der ved, hvordan man bruger afhængigheder, og de gerne vil se ting som vandfaldsmodellen ... så er de ikke begejstrede."
Hvis du har projektledere, der ved, hvordan man bruger afhængigheder, og de gerne vil se ting som vandfaldsmodellen … så er de ikke begejstrede for [Monday.com].
Basecamp fik tilsvarende skarp kritik fra Matthew Fox, seniorprojektleder og driftsspecialist hos Fox Consulting, som fandt det helt utilstrækkeligt til interne projektoperationer. "Basecamp er ikke godt til intern projektstyring, uanset hvad 37signals siger," fortæller han. "Det er ganske enkelt en forfærdelig platform for projektledere. Det er næsten, som om du bruger et Fisher Price-værktøj, når du har brug for et værktøj på professionelt niveau."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Basecamp er ikke godt til intern projektstyring, uanset hvad 37signals siger.
Nogle gange fejler et værktøj ikke i konceptet, men i udførelsen. Kayla Keizer, projektleder hos Northern, havde tidligere anbefalet Teamwork.com, indtil hun stod i en situation, hvor det ikke fungerede helt. "Jeg har for nylig fået mulighed for at bruge Teamwork, og jeg trækker min oprindelige anbefaling af Teamwork tilbage," siger hun. "Det fungerer meget på samme måde som Productive.io, men jeg kan ikke lide brugergrænsefladen ... jeg synes, kontrasten mellem, hvad der er en opgave, og hvad der er en underopgave, er for uklar."
[På Teamwork.com] synes jeg, at kontrasten mellem, hvad der er en opgave, og hvad der er en underopgave, er for uklar.
Selv bredt udbredte platforme er ikke immune over for udbrændthed. Ryan Gilbreath, teknisk projektleder hos RTS Labs, beskriver et mønster, han har set udspille sig mere end én gang: Hold opgiver Jira på grund af organisatorisk træthed, blot for at ende med at vende tilbage igen. "Nogle mennesker var simpelthen blevet trætte af Jira efter at have arbejdet i store virksomheder, hvor der er meget bureaukrati omkring det," forklarer han. "Jeg har faktisk oplevet det samme med GitHub Projects. Vi brugte det i et stykke tid, og vi fandt ud af, at vi bedre kunne lide Jira. Så det blev til en masse frem og tilbage."
Nogle mennesker var simpelthen blevet trætte af Jira…Jeg har faktisk oplevet det samme med GitHub Projects. Vi brugte det i et stykke tid, og vi fandt ud af, at vi bedre kunne lide Jira. Så det blev til en masse frem og tilbage.
Ressourceplanlægnings- og tidsregistreringsværktøjer, der ikke slog til
Ressourceplanlægning og tidsregistrering er vedvarende udfordringer inden for projektledelse, og de værktøjer, der er udviklet til at løse dem, lever ikke altid op til forventningerne. Rajic oplevede dette med Resource Guru, en dedikeret platform til ressourceplanlægning, som i sidste ende viste sig at være for ufleksibel til hendes holds behov. "Der findes værktøjer, der kun fokuserer på ressourceplanlægning. Og vi brugte engang et, der hed Resource Guru. Det fungerede ikke for os," siger hun.
Hun forklarer, hvorfor det ikke fungerede i hendes situation: "Vi havde brug for muligheden for at anmode om ressourcer. Hvis jeg for eksempel har brug for en udvikler på mit projekt i 40 timer fordelt over to uger, svarer det grundlæggende til en udvikler på 50 %, ikke? Men det kunne vi ikke gøre.”
Specialbyggede løsninger til en bestemt anvendelse er heller ikke altid svaret. Marissa Taffer, grundlægger og direktør for M. Taffer Consulting, arbejdede med en kunde, der havde udviklet deres eget interne tidsregistreringssystem, og hjalp dem til sidst med at overbevise dem om at opgive det. "En af mine kunder havde et hjemmelavet tidsregistreringssystem. Det var fint, men det var ikke fantastisk. Det var bare virkelig besværligt, og det var lidt svært at lave rapporter fra det," siger hun. "De er siden blevet overtalt til at opgive det." Proprietære værktøjer kan kræve meget intern vedligeholdelse, som hold ikke indser vil koste dem på lang sigt, hvilket ofte gør standardløsninger mere attraktive.
En af mine kunder havde et hjemmelavet tidsregistreringssystem. Det var fint, men det var ikke fantastisk. De er siden blevet overtalt til at opgive det.
Når kundekrav tvinger til et værktøjsskifte
Nogle gange har beslutningen om at opgive et værktøj intet at gøre med selve værktøjet. Alexa Alfonso, senior kundeansvarlig hos Caylent, argumenterer for, at kundernes præferencer altid vil vinde, selv når det betyder, at man må gå væk fra et bureaus eget omhyggeligt udvalgte værktøjssæt. "Det bedste værktøj at bruge er det værktøj, dine kunder vil bruge," siger hun. "Selv hvis det er deres egen software, har jeg tidligere set succes med, at vi på en måde opgav de værktøjer, vi brugte, fordi kunden var så begejstret for deres egen pakke. Og vi sagde: Okay, lad os komme med ... giv os en plads."
Det bedste værktøj at bruge er det værktøj, dine kunder vil bruge.
AI- og produktivitetsværktøjer, der ikke levede op til forventningerne
Fremkomsten af AI-drevne værktøjer har introduceret en ny kategori af software, som projektledere skal evaluere — og potentielt opgive. Yonelly Gutierrez, senior programleder hos Palo Alto Networks og selvbeskrevet daglig AI-bruger, oplevede, at forholdet til ChatGPT blev dårligere, efter at hun bemærkede et markant fald i kvaliteten. "Jeg plejede at bruge ChatGPT hele tiden. Jeg har bemærket et stort fald i kvaliteten, selvom jeg plejede at bruge det hele dagen hver dag," siger hun. "Jeg føler bare, at det hallucinerer alt for meget i forhold til det, jeg skal bruge det til. Så jeg fornyede ikke engang mit ChatGPT Professional-abonnement, jeg bruger kun Gemini nu."
Selv produktivitetsværktøjer med mindre betydning kan miste deres appel. Varun Anand, CEO hos EduHubSpot, gjorde det enkelt, da han forklarede, hvorfor han holdt op med at bruge Grammarly: "Jeg har brugt Grammarly meget, men efter et stykke tid irriterede det mig, så jeg slog det fra."
Jeg har brugt Grammarly meget, men efter et stykke tid irriterede det mig, så jeg slog det fra.
For Michael Gold, grundlægger og deltidschef for leverancer, handlede problemet med hans CRM om enkel økonomi. I stedet for at fortsætte med at betale for Close tog han sagen i egen hånd. "Jeg byggede simpelthen mit eget CRM ved hjælp af Replit, fordi jeg brugte Close. Det kostede mig omkring 100 dollars om måneden," forklarer han. "Det har bare været ret sjovt at bygge mit eget. Jeg vil ikke lyve og sige, at det er bedre end Close, men det er gratis — eller i det mindste koster Replit 25 dollars om måneden."
Jeg byggede simpelthen mit eget CRM ved hjælp af Replit, fordi jeg brugte Close. Det kostede mig omkring 100 dollars om måneden.
Villigheden til at gå sin vej er en færdighed
Intet værktøj er universelt rigtigt. Kontekst, teamstørrelse, arbejdsgangens kompleksitet, kundernes forventninger og selv budgetmæssige realiteter afgør alt sammen, om en platform får en permanent plads i en projektleders værktøjskasse — eller havner på kirkegården. Det, disse historier har til fælles, er, at beslutningen om at opgive et værktøj langt fra er et nederlag, men ofte det mest pragmatiske valg, en projektleder kan træffe. At vide, hvornår noget ikke fungerer, og have overbevisningen til at komme videre, er i sig selv en form for professionel dømmekraft, der tjener projekter og teams godt på lang sigt.
Vil du have flere indsigter som disse? Opret en gratis DPM-konto for at høre fra flere eksperter som disse.
