5 eksempler på rapporter om kapacitetsplanlægning
Som projektleder kan det være en kompliceret balancegang at sikre, at dine projektteams har den rette kombination af færdigheder, kvalifikationer, erfaring og måske det vanskeligste af det hele: tilgængelighed. Når du er i stand til at bemande dine projekter med de rette medarbejdere, undgår du at uddelegere krævende arbejde til uerfarne medarbejdere eller overbelaste dit eksisterende team. Men hvordan rammer du rigtigt?
Det er her, den sande styrke ved rapporter om kapacitetsplanlægning udfolder sig. Som omdrejningspunktet i enhver Business Intelligence(BI)-ramme kan tilpassede rapporter normalt genereres af et ressourcestyringsværktøj eller software til kapacitetsplanlægning og gøre det muligt for dig at kvantificere dine projekters fakturerbarhed, samtidig med at du får præcise estimeringer af arbejdsindsatsen for fremtiden. Som følge heraf er du ikke længere uvidende om de aktiviteter, der optager dit teams kapacitet, og du kan sikre, at dine projekter har de rette kompetenceopdateringer, den nødvendige erfaring og tilstrækkelig tilgængelig arbejdskapacitet.
Se disse 5 vigtige rapporter om kapacitetsplanlægning med fokus på fremragende ressourceudnyttelse, som kan hjælpe dig med at tænke smartere om bemanding.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Rapporter om prognoser for kapacitet kontra efterspørgsel
Kapacitetsstyring analyserer din ressourcekapacitet på forhånd. Rapporterne om kapacitetsplanlægning i intuitive ressourcestyringsløsninger og software til projektprognoser som Saviom Software (eller endda grundlæggende rapportværktøjer med træk og slip) udarbejder fremtidige kapacitetsestimater baseret på aktuelle efterspørgselsmønstre. Det sikrer optimal ydeevne og de rette investeringer i fremtiden med mange fordele. For det første kan eventuelle afvigelser fra opgavemålene, som påvirker dit personale, opdages og løses på et tidligt tidspunkt. Desuden kan dine teammedlemmer støtte hinanden i forskellige arbejdsområder og holde sig ajour med kommende kursusdatoer for efterspurgte færdigheder.
Det første skridt er at have en opdateret oversigt over færdigheder og notere andelen af den mest efterspurgte viden og de færdigheder, der er nødvendige på arbejdspladsen. Derefter kan du søge efter det nuværende personale, der opfylder kravene. Du kan på den måde omforme din virksomhed og fjerne overskud af forældede færdigheder for at optimere din ressourceallokering.
Efterspørgselsprognoser i projektledelse giver dig mulighed for at samle gennemførlige projekter i pipelinen, som senere bliver til reelt arbejde. Dine ressourcer kan derefter underrettes om disse fremtidige forpligtelser i god tid og kan på en intelligent måde opkvalificere sig, efterhånden som de faktiske opgaver nærmer sig.
Rapporter om kapacitet kontra intuitiv efterspørgsel holder også øje med den samlede tilgængelighed i høj- og lavsæsoner i løbet af et regnskabsår, så din virksomhed ikke påvirkes af udsving i medarbejdernes bevægelser, og flaskehalse forebygges.
2. Rapporteringsfunktion for bookede timer kontra faktiske timer
Hvis du leder efter metoder til ressourceudjævning for at udjævne ressourcernes arbejdsindsats og timer ét sted, er du heldig! Tidsrapporten Prognose kontra faktiske timer, bedre kendt som Bookede kontra faktiske timer, samler alle tidsfølsomme bookinger, så du kan estimere din ressourceplanlægning på fremtidige projekter præcist.
De ‘Bookede’ timer henviser til dine estimater for projektbookinger, mens de ‘Faktiske’ timer hentes fra dit personales timesedler. Du kan for eksempel hente en oversigt over dine projektbookinger.
Derudover kan du hente timeseddeloplysninger direkte fra eksterne tidsplaner, så eksisterende data kan sammenlignes med fremtidige estimater i realtid. Når forskellen mellem din bookede og faktiske arbejdsindsats minimeres, får du indsigt i, hvordan forskellige kerneopgaver fordeles, samtidig med at arbejde, der ikke er en del af den normale drift, sorteres fra. Desuden fremhæves eventuelle forskelle i antallet af timer, hvad enten det er en stigning eller et fald, så du bliver gjort opmærksom på værdier, der er over- eller underestimerede.
3. Rapporter om udnyttelsesgrader i procent
Ressourceudnyttelsesgrader måler dit personales produktivitet på lang sigt og giver dig mulighed for at fordele arbejdsbyrderne optimalt. Overudnyttelse af dit eksisterende personale medfører ikke kun stress, men skaber også en tidsplan, hvor opgaver overskrider tidsfristerne uden noget ansvar overhovedet. I Tower Watsons undersøgelse angav 57 % af respondenterne overarbejde som årsagen til deres manglende engagement på arbejdspladsen.
På den anden side får en utilstrækkelig udnyttelse af ressourcepotentialet dig til at overse de sekundære færdigheder og den arbejdsbelastningskapacitet, som dine nuværende ressourcer besidder, og som nemt kunne have forbedret tempoet, hvormed projektet skrider frem. Du ender med at overlade dit projekt til eksterne bureauer, samtidig med at din tomgangstid øges på grund af inaktive ressourcer. Resultatet er en ubalance mellem dine lønomkostninger og det målbare afkast heraf.
Rapporten bruger målinger af ressourceudnyttelse til ensartet at måle alles indsats på tværs af de almindelige arbejdstimer ved at tildele dage, timer eller procentniveauer. Den korrigerer dobbeltbookinger og ubalancer mellem de faktisk registrerede og forventede arbejdstimer. Hvis en bestemt ressource for eksempel tildeles flere projekter med deadline samme dag, vil det naturligvis overskride det normale antal arbejdstimer. Med Saviom vil denne uoverensstemmelse stå i skarp kontrast til den samlede oversigt over ressourcebookinger, så du kan fordele arbejdsbelastningen over flere dage eller uger, alt efter behov.
Rapporter om udnyttelsesgrad fra visse værktøjer kan også generere et varmekort over ressourcekapaciteten, som informerer dig om de forskellige aktiviteter, dine ressourcekontrakter er fordelt på, så der opnås en fair fordeling af arbejdet og en logisk prioritering af opgaver.
4. Rapporter om økonomiske prognoser
Du kan afstemme din budgetportefølje ved at beregne dine forventede (prognosticerede) og faktiske omkostninger. Førstnævnte beregnes ved at multiplicere det forventede antal timer med dine medarbejderes faktureringssats, mens sidstnævnte udledes af det faktiske antal timer, dine medarbejdere bruger, og som de fakturerer efter deres faktureringssatser. Der opstår en afvigelse som følge af forskellen mellem dine faktiske og fremtidige omkostninger undervejs. Du kan træffe en informeret beslutning om fordelingen baseret på analyserne i rapporten om ressourceprognoser sammenholdt med de faktiske omkostninger.
Rapporten over forventede kontra faktiske omkostninger viser ikke kun dine projekters reelle faktureringsværdi, men peger også på de mest omkostningseffektive timepriser. Du kan endda fastslå årsagen til eventuelle forhindringer eller en opbremsning, der kan få projektets varighed til at overstige den oprindelige prognose. Hvis omkostningerne ved at udføre det faktiske arbejde for eksempel oversteg de bookede omkostninger, fortæller det dig, at dine ressourcer brugte mere tid på en bestemt aktivitet. Hvis de omvendt var lavere, kan du med sikkerhed konkludere, at arbejdet blev afsluttet før tid.
5. Rapporter om ressourcetilgængelighed
Uanset om det er perioder med høj eller lav aktivitet, hjælper rapporter om ressourcetilgængelighed dig med at anlægge en proaktiv tilgang til optimal arbejdsfordeling. Selv med det rette antal medarbejdere kan du trods alt ikke gå ud fra, at de alle er umiddelbart tilgængelige og tilstrækkeligt forberedte til det næste projekt, der er under planlægning. Hvis ressource A for eksempel holder flere orlovsperioder i april, reducerer det vedkommendes tilgængelighed, hvilket betyder, at din teamkapacitet og projektdeadlines skal justeres tilsvarende.
Du bliver nødt til at finde det næste hold af ressourcer, der står standby, og som ikke kun er tilgængelige til at overtage den ekstra arbejdsbyrde, men også har de nødvendige færdigheder og en tilstrækkelig forståelse af opgaven til at komme i gang. Dette reducerer din tomgangstid markant og forhindrer, at dine projekter bliver afsporet af pludselige, uforklarlige fald i produktiviteten, når de først er sat i gang.
I sidste ende forenkler en kapacitetsrapport beslutningstagningen ved at hjælpe dig med at basere dine tal på rå data og datavidenskab, herunder tydelige målinger og grafer. Med den rette intuition behøver du ikke længere at gætte på, hvor mange personer eller hvilke kombinationer af færdigheder og erfaring der er nødvendige for at drive et projekt fremad, eller at fejlfinde på, hvorfor en plan ikke fungerede. På den måde kan du virkelig forpligte dig til den projektgevinst, du har sigtet efter, og omforme din virksomhed omkring en intelligent bemandet arbejdsstyrke og en gennemtænkt projektkapacitet.
