5 måder at forbedre din proces til digital projektledelse på
“Digital projektstyringsproces” kan referere til mange ting:
- processen for en specifik type digitalt projekt såsom en hjemmeside eller en app
- faserne i projektstyringens livscyklus eller
- specifikke projektstyringsprocesser såsom risikostyring eller forandringsledelse
Du kan finde vejledninger til den digitale projektlivscyklus, metodologier og forskellige vejledninger til, hvordan man håndterer specifikke processer.
I dag vil jeg tale om de processer, som projektledere udfører på daglig, ugentlig og månedlig basis, og hvordan man forbedrer disse processer for at levere mere succesfulde projekter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor?
Fordi 58 % af virksomhederne angiver ifølge undersøgelser fra PMI, at det er afgørende for deres projekters succes at have mere etablerede praksisser og processer. Det betyder, at det er kritisk at definere din organisations processer for digital projektstyring tidligt og grundigt. Denne artikel kan hjælpe.
En kort introduktion til digital projektstyring
Selvom digital projektstyring er tæt forbundet med projektstyringens verden, er der nogle vigtige forskelle, man bør bemærke.
Digital projektstyring handler om at styre projekter, der omfatter digitale elementer. Den følger den sædvanlige livscyklus for projektstyring.
De vigtigste faser i denne livscyklus er projektinitiering, projektplanlægning, projektudførelse, overvågning og kontrol samt projektafslutning. Dette er det grundlæggende forløb i processen for digital projektstyring.
I digitale projekter kræver rollen som digital projektleder, at man ved en smule om alt inden for de projekter, man arbejder på. Det kan omfatte kvalitetssikring, UI/UX, grafisk design, kodning, hosting af hjemmesider, SEO og analyse samt de sædvanlige projektlederansvar.
5 måder at forbedre dine processer for digital projektstyring på
Der er tre grundlæggende niveauer, som din organisation kan befinde sig på:
- Du kan have fuldt etablerede processer, der fungerer godt og giver plads til tilpasning.
- Du kan have nogle processer på plads, som har brug for finjustering eller udvidelse.
- Du har måske ingen processer på plads.
Hvis du er nr. 2 eller nr. 3 på listen, er der nogle få måder, du kan forbedre eller skabe din proces for digital projektstyring på. Her er nogle forslag:
1. Brug værktøjer
Der findes mange værktøjer, som er udviklet til at gøre det lettere at skabe og forbedre processer. Nogle af de mest almindelige er:
- Software til arbejdsgangsstyring til at designe og automatisere arbejdsgange for projektstyring
- Værktøjer til forandringsledelse til systematisk implementering af ændringer i din proces
- Systemer til styring af forretningsprocesser (BPMS) til visualisering, automatisering, justering og standardisering af processer
Disse værktøjer indeholder ofte også en stor mængde viden eller et fællesskab af ligesindede i form af et forum eller en diskussionsplatform, som du kan trække på, hvis dine processer går i stå.
2. Udpeg en procesejer
Et andet tip til at forbedre dine processer er at udpege en procesejer — en person eller gruppe, der har ansvaret for at føre tilsyn med procesforbedringer og oprettelse af processer. I de fleste organisationer er dette ofte projektstyringskontoret (PMO), da det kan fungere som et centralt knudepunkt for processer og have den endelige godkendelse af processer (det er også noget, som AI i projektstyringskontorer kan hjælpe med), så alle projektledere er på samme side.
Hvis din organisation ikke har et PMO, kan du udpege en eller nogle få personer som procesejere. Ved at have én person eller en komité, man kan henvende sig til ved procesændringer, nye processer og endelig godkendelse af processer, er der én fælles sandhedskilde, som sikrer overensstemmelse i hele organisationen om, hvordan processerne udføres, samt overensstemmelse mellem processerne. Denne procesejer kan være en person inden for kvalitetssikring, drift eller forretningsanalyse.
3. Få ledelsen med om bord
Forslag om oprettelse eller ændring af processer kan møde modstand fra ledelsen.
Prøv at finde ud af, hvad der ligger bag modstanden, og forstå ledelsens synspunkt. Derefter kan du finde måder at indgå kompromiser på eller forklare, hvorfor procesforbedringer faktisk vil være gavnlige. Ledelsens perspektiv kan endda få dig til at beslutte at lægge procesforbedringerne på hylden eller helt opgive dem.
4. Find huller i processerne
Hvor er hullerne i dine eksisterende processer, og hvordan kan du udfylde dem?
Se efter to typer manglende processer:
- Se efter huller mellem processerne. Du har f.eks. måske en risikostyringsproces, men du har måske ingen retningslinjer for kvalitetsstyring.
- Se efter huller i processerne. Du har måske en proces for projektafslutning, der mangler et trin til at gennemgå læringspunkter med teamet.
Nedenfor er nogle daglige projektstyringsprocesser, som du måske mangler. Brug lidt tid på at evaluere dem grundigt. Hvordan kunne du gøre hver af dem bedre? Hvordan kan du implementere en proces for hver af dem?
Risikostyring
Risikostyring omfatter processer, der handler om at forudsige, planlægge efter, begrænse og undgå risici. I en undersøgelse fra 2018 angav projektledere, at de kun anvendte risikostyringsstrategier 62 % af tiden, hvilket er ret lavt, når man tager den relative betydning af denne digitale projektstyringsproces i betragtning.
Der er flere måder at forbedre din risikostyringsstrategi på.
En af de nemmeste måder er at oprette dokumentskabeloner, som dine projektledere kan bruge til f.eks. en RAID-log.
Det er også værd at fastlægge retningslinjer for, hvordan og hvornår risikostyring skal udføres under et projekt. Hvis den udføres på samme tidspunkt i projektprocessen (helst tidligere frem for senere), kan dit team blive mere effektivt til at opdage risici, før de bliver til problemer.
Problemdrift er tæt forbundet med risikostyring. Problemdrift handler om problemer eller udfordringer, der allerede opstår, mens risikostyring handler om potentielle risici, der måske opstår under et projekt, eller måske ikke gør.
Flere oplysninger: Se vores vejledning til udarbejdelse af en risikostyringsplan.
Budgettering og estimering
Budgettering og estimering er vigtige dele af ethvert projekt og er ofte konstant truet på grund af teammedlemmers fejlvurderinger, kunders ændringsanmodninger undervejs i projekter og det uundgåelige i, at uforudsete problemer opstår under projekter.
Selvom det er vanskeligt at ramme et budget helt rigtigt hver gang, er der flere strategier, du kan bruge til at få bedre estimater, som du kan fremlægge for dine kunder eller ledelsen.
Interessant nok fandt Gartner, at projekter med større budgetter også havde en højere fejlrate — projekter med et budget på over $1 million havde en fejlrate, der var 50 % højere end for projekter med et budget på under $350,000.
Det kan skyldes de højere forventninger, der følger med et større budget, eller fejlvurdering af tid og ressourcer.
Uanset projektets budget er en proces til estimering og opfølgning på estimatet gennem hele projektets livscyklus afgørende.
Flere oplysninger: Vores vejledning i projektestimering er en komplet vejledning, der beskriver en effektiv proces. Det er et godt sted at begynde, hvis du vil forbedre din egen estimeringsproces—selvom du måske selv har idéer til at forbedre den yderligere!
Projektplanlægning
Udarbejdelse af en projektplan er en anden afgørende proces. Den hjælper med at udarbejde estimater, definere leverancer og projektomfang, følge afhængigheder og milepæle samt styre ressourcer.
Ved at definere en proces for projektplanlægning sikrer du, at du bliver stadig hurtigere til at udarbejde projektplaner, og at alle de rigtige personer bliver hørt og er enige om planen.
Mere info: Vores guide til udarbejdelse af en projektplan indeholder tips til at etablere eller forbedre en projektplanlægningsproces, som du kan bygge videre på for at skabe en proces, der fungerer for dit team.
Forandringsledelse
Resultaterne af projekter kan skabe mange forandringer for en organisation. Eksempler på, hvornår du har brug for forandringsledelse, omfatter ændringer i organisationsstruktur, bemanding, oplæring, implementering af processer og politikker samt meget mere. Det er vigtigt at have en forandringsledelsesproces til at håndtere implementeringen af disse resultater.
Omkring 68 % af virksomhederne inkluderer i øjeblikket forandringsledelse i deres proces for etablering af projekter. I betragtning af den indvirkning, som ændringer kan have på projekter og den overordnede organisatoriske succes, kan håndtering af ændringer i projekter og processer ikke være valgfri eller kun foretages fra tid til anden.
Som nævnt ovenfor bør du udpege en procesansvarlig (eller flere) til at stå i spidsen for forandringsledelsen. På den måde begrænser du så at sige antallet af kokke i køkkenet, samtidig med at du stadig får input fra resten af organisationen. Sørg for bred enighed om forandringsprocessen, og indbyg kontrolpunkter og afbalancering i forbindelse med yderligere ændringer.
Kommunikationsstyring
Korrekt kommunikation er yderst vigtig for projekter. Det er en god praksis inden for kommunikationsstyring at opstille retningslinjer og processer for kommunikationen i forbindelse med et specifikt projekt, når projektet påbegyndes.
Udarbejdelse af en kommunikationsplan er en måde at etablere disse retningslinjer og processer på. Du vil kunne fastlægge, hvad der kommunikeres til hvem og hvornår, lige fra indhentning af feedback til levering af statusopdateringer om projektomfang og budget samt fastlæggelse af mødefrekvensen.
En standardiseret kommunikationsstyringsproces har fordele, der rækker ud over projektets succes — den hjælper også med at fastsætte og styre forventninger, håndtere kunder og interessenter samt planlægge projekter.
Kvalitetsstyring
Uden en kvalitetsstyringsproces på plads er det umuligt konsekvent og korrekt at sikre kvalitet fra leverance til leverance og fra projekt til projekt. Selvom det er vigtigt at definere en kvalitetsstyringsproces for dit specifikke projekt, er det endnu bedre at definere den på tværs af organisationen. Du vil allerede have standarder på plads, når du starter et nyt projekt, så du behøver ikke opfinde den dybe tallerken hver gang.
Uanset hvad skal du udarbejde en kvalitetsstyringsplan for hvert projekt. Det har mange fordele for dine projekter — det vil øge den overordnede kvalitet af leverancerne, forbedre samarbejde og feedback samt reducere de administrative omkostninger. Hvis du fastlægger en organisatorisk proces for dette, vil det give disse fordele til hele organisationen og ikke kun til dit projekt.
5. Opret dokumentskabeloner
En nem måde at forbedre processer på er at oprette standardiserede dokumentskabeloner til de mest almindelige projektledelsesopgaver. Hvis alle projektledere starter med at arbejde ud fra det samme dokument, bliver standardiseringen nemmere og mere ensartet.
Der findes over 90 klar-til-brug-skabeloner til projektledelse i vores DPM-medlemskab samt et fællesskab af andre projektledere, som du kan tale med om processtyring.
At skabe en proces, der fungerer, er en løbende indsats
Når du først har etableret din proces for digital projektledelse, er det uundgåeligt, at den vil ændre sig og tilpasse sig over tid. Du vil finde nye måder at gøre tingene på, opnå større effektivitet eller indarbejde nye værktøjer eller ny software, som vil sætte fart på dine arbejdsgange.
For at holde styr på, hvordan dine processer ændrer sig over tid, og for at optimere dine arbejdsgange, er det en god idé at oprette en håndbog. Projektlandskabet ændrer sig hele tiden, så det bør dine processer også gøre.
Faktisk bygger hele filosofien bag vores fællesskab med over 700 medlemmer på den udviklende karakter af digitale projekter. Som projektledere er vi dem, der har ansvaret for at skrive håndbogen for, hvordan digitale projekter gennemføres. Det er ret spændende, så sørg for at tjekke det ud!
