Sådan vælger du en metode til virksomhedsomspændende projektstyring

Så hvad er en virksomhedsomfattende projektledelsesmetodik (EPMM) egentlig?

Hvad er virksomhedsomfattende projektledelse?

Traditionelle projektledelsesmetoder fokuserer på et enkelt projekt med klart definerede mål, mens virksomhedsomfattende projektledelse (EPM) er et forsøg på samlet at styre alle projekterne i en organisation.

EPM ser på organisationen som en helhed og ikke som summen af dens dele. Den prioriterer og fremhæver strategiske forretningsmål for kun at vælge de projekter, der er i overensstemmelse med organisationens mål. Den styrer alle organisationens projekter samlet og implementerer projektledelsesstrategier for at forbedre effektiviteten og produktiviteten i stor skala.

Projekter gennemføres ikke isoleret i en organisation. De organiseres generelt under projektporteføljestyring (PPM). Virksomhedsomfattende projektporteføljestyring (EPPM) tilpasser strategisk portefølje-, program- og projektstyring (som regel ved hjælp af EPPM-software) med det formål at skabe synergieffekter, der fremmer værdiskabelsen. Det omfatter alle følgende aktiviteter:

1. Implementering af virksomhedsomfattende projektledelsessoftware eller virksomhedsomfattende arbejdsgangssoftware for at hjælpe projektledere med at styre deres projekter effektivt og hjælpe den øverste ledelse med at følge alle projekterne på tværs af virksomheden ved at give dem et samlet overblik.
2. Oprettelse af et virksomhedsomfattende projektledelseskontor (EPMO) for at centralisere og koordinere projektledelsesindsatsen.
3. Valg af (eller udvikling af) en EPMM og implementering af den i hele virksomheden.
4. Uddannelse af projektledere i effektiv brug af EPMM'en og det valgte projektledelsesværktøj.
5. Oprettelse af et centralt arkiv til lagring og hentning af forskellige retningslinjer og artefakter inden for projektledelse.
6. Kontinuerlig forbedring af virksomhedens projektledelseskapacitet.

Kort sagt er formålet med EPM at øge effektiviteten og kvaliteten af projektledelsen og sikre, at projekterne skaber værdi for virksomheden.

Hvad er en virksomhedsomfattende projektledelsesmetodik?

Der findes hundredvis, hvis ikke tusindvis, af måder at styre et projekt på. Ledelsesstilen varierer fra branche til branche og er forskellig for hver enkelt projektleder. En EPMM samler og strømliner forskellige projektledelsesstile under én fælles ramme.

En EPMM er et sæt principper, procedurer, retningslinjer, arbejdsgange og teknikker til styring af projekter i hele organisationen. Den omfatter også en samling skabeloner, tjeklister, formularer og andre nyttige artefakter, som den udpegede virksomhedsomfattende projektleder og projektsponsoren bruger til at styre deres projekter.

En EPMM koordinerer, implementerer og strømliner standardpraksisser for alle virksomhedens projekter. Den standardiserer alle følgende projektledelseselementer:

1. Identifikation, analyse, prioritering, håndtering og kontrol af risici
2. Estimering af varighed, omkostninger og ressourcer
3. Regelmæssig overvågning og kontrol af projekter
4. Periodiske projektevalueringer og -vurderinger
5. Ressourcestyring
6. Problemstyring og eskaleringsmekanisme
7. Kvalitetsstyring og forebyggelse af fejl
8. Kontinuerlig forbedring
9. Dokumentstyring
10. Kvantitativ projektstyring

Fordele ved metoder til virksomhedsomfattende projektstyring

Selvom 25 % af bruttonationalproduktet (BNP) i udviklede lande bruges på at gennemføre projekter, er der normalt ingen sammenhæng i den måde, forskellige projekter styres på i en organisation. Dette fører generelt til dobbeltarbejde og spild af indsats. Organisationerne går ofte glip af rentable muligheder på grund af inkonsekvent beslutningstagning.

Rapporten Professionens puls fra 2018, udgivet af Project Management Institute (PMI), viste, at mere end $1,000,000 går til spilde hvert 20. sekund. Dette tal svarer til cirka $2 trillioner, der går til spilde hvert år. Organisationer kan begrænse dette spild ved at implementere en EPMM.

Ud over at begrænse spild kan implementering af EPMM føre til:

1. Mindre omarbejde
2. Leverancer af høj kvalitet
3. Forbedring af menneskelige ressourcers kompetencer og produktivitet
4. Større forudsigelighed og færre projektrisici
5. Forbedrede projektleverancer
6. Samlet reduktion af projektomkostninger og forbedring af organisationens rentabilitet

Ifølge Villanova University øger virksomheder, der går over til en EPM-model, deres fortjeneste med op til 20 %. Ledende medarbejdere i en organisation skal strategisk afstemme projekterne med hinanden og instruere projektlederne i at følge den samme metode for at undgå gentagelse af arbejde, forbedre projekternes succesrate og reducere projektfejl.

Implementering af en metode til virksomhedsomfattende projektstyring

Implementering af en ny projektstyringsmetode vil ikke kun forbedre organisationens effektivitet, men også hjælpe den med at øge sine kapaciteter. Det er dog vigtigt at vælge den rigtige metode.

Der findes tusindvis af offentliggjorte projektstyringsmetoder, og der kan være titusindvis af ikke-offentliggjorte og virksomhedsspecifikke metoder. Og lad os ikke glemme, at projektstyring er et område i udvikling, hvor nye tilgange præsenteres hver dag.

At finde en metode, der passer til en organisation, er som at lede efter en nål i en høstak. Lad os ikke desto mindre se på nogle af de populære metoder.

Overordnet set kategoriseres projektstyringsmetoder i tre hovedkategorier:

1. Prædiktive
2. Smidige
3. Særligt formål

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Prædiktive metoder

Disse metoder er nyttige, når der er stor sikkerhed omkring kravene og teknologien, og projekterne indebærer lav risiko. Selvom betegnelsen prædiktiv er ganske udbredt, omtales disse metoder også som plandrevne, serielle eller vandfaldsmodeller.

I projekter, der anvender disse metoder, udarbejder projektlederne størstedelen af den virksomhedsomfattende projektplan i begyndelsen af et projekt og indsamler kravene på forhånd.

Her er nogle af de populære prædiktive metoder:

PRINCE2 (projekter i kontrollerede miljøer)

PRINCE2 blev oprindeligt udviklet af den britiske regering til gennemførelse af IT-projekter. Det er stadig velegnet til større IT-orienterede projekter. Det er en metode til projektstyring, og ligesom enhver prædiktiv projektledelsesramme opdeler den hele projektet i flere faser.

Softwareudviklingslivscyklus (SDLC)

SDLC henviser generelt til en gruppe af traditionelle metoder, der følger en faseopdelt tilgang til udvikling af ny software eller videreudvikling af eksisterende software. I denne tilgang opdeles et projekt generelt i fem faser: krav, design, udvikling, test og implementering.

Opgaverne er fuldstændig lineære og følger en struktureret tilgang, og hver fase begynder sekventielt, efter at den foregående fase er afsluttet.

PRiSM (projekter, der integrerer bæredygtige metoder)

PRiSM-projektledelse er en principbaseret metode, der bygger på P5-standarden for bæredygtighed i projektledelse. Den adskiller sig fra forskellige traditionelle metoder, fordi den indarbejder idéer til styring af et aktivs komplette livscyklus og ikke kun selve projektet.

Dens livscyklus følger en tilgang med fem faser, der omfatter planlægning før projektet, anvendelse af produktet/tjenesten og integration. Faserne efter projektet omfatter realisering af gevinster.

2. Agile metoder

En agil metode er nyttig, når der er lav grad af sikkerhed omkring kravene eller teknologien, og projekterne indebærer større risiko. De teams, der anvender disse metoder, forventer, at kravene ændrer sig løbende gennem hele projektet. 

Derfor anvendes en trinvis og iterativ tilgang for at indhente feedback til bedre planlægning af den næste del af projektet. Planerne revideres og opdateres trinvist, efterhånden som flere oplysninger bliver tilgængelige gennem gennemgang af leverancer.

Hvilke organisationer bør anvende agil projektledelse?

1. Projekter, der har små teamstørrelser
2. Kravene ændrer sig ofte
3. Kravene kan ikke defineres fuldstændigt på forhånd
4. Teams er modne og selvorganiserende

Nogle af de populære agile metoder er:

Scrum

Scrum-udvikling foregår i korte iterationer, som kaldes sprints. Hvert sprint leverer et trinvist udviklet, fungerende produkt, der kan bruges af slutbrugerne. Varigheden af et sprint er fast og normalt meget kort. Et sprint varer generelt 2-4 uger, men det kan også strække sig længere.

Scrumban

Scrumban er en hybridtilgang. Som navnet antyder, blander den Scrum og Kanban. Her anvendes Scrum-principper til projektgennemførelsen, mens individuelle opgaver hentes ind i sprintplanen fra Kanban-tavler.

Dens største fordel er, at den giver projektteamets medlemmer mulighed for løbende at hente opgaver fra Kanban-tavler baseret på deres kapacitet/evne. De behøver ikke beslutte arbejdet for hvert sprint ved starten.

Ekstrem programmering (XP)

Ekstrem programmering anvendes i projekter med højt tempo og stramme tidsfrister. Denne tilgang bruger korte udviklingscyklusser med udgivelser i slutningen af hver cyklus.

Det bidrager til hurtig gennemløbstid og maksimerer produktiviteten. Den omfatter et defineret sæt regler, som alle projektteamets medlemmer skal følge. Disse regler er baseret på fem værdier: enkelhed, kommunikation, feedback, respekt og mod.

Crystal

I modsætning til andre metoder fokuserer Crystal ikke på værktøjer og processer. Metoden blev udviklet af IBM for at forbedre projektresultater ved at fokusere energien på mennesker, og hvordan de interagerer med hinanden.

Den ser specifikt på færdigheder, kompetencer, kapacitet og samarbejde mellem teammedlemmer. Det er en letvægtsmetode, der nemt kan tilpasses.

Den minder til en vis grad om Scrum, fordi arbejdet udføres inden for et defineret tidsrum, der omfatter feedbacksløjfer for at føre projektet fremad. Den er muligvis ikke velegnet til virtuelle teams, fordi den kræver hyppig kommunikation og regelmæssig brainstorming.

3. Metoder til særlige formål

Ud over metoderne for hele projektets livscyklus findes der metoder, som er nyttige til specifikke dele af et projekt, f.eks. planlægning og risikostyring. Nogle af de populære metoder i denne kategori er:

Metoden med kritisk vej (CPM)

CPM er ikke en metode for hele projektet. Det er derimod en planlægningsmetode, som hjælper med at udarbejde og følge en optimeret projektplan. Den bygger på princippet om den kritiske vej, som kan defineres som den længste vej til at gennemføre projektet på kortest mulig tid.

Den indebærer, at man identificerer forgængeren og efterfølgeren for en projektaktivitet og opretter et netværksdiagram for at fastlægge projektets kritiske vej. CPM har nogle alvorlige ulemper: Metoden anvender optimistiske estimater for varighed, misbruger tidsreserver og antager en ubegrænset tilgængelighed af ressourcer.

More Articles

• Agil kontra vandfaldsmetoden til projektledelse

Projektstyring med kritisk kæde (CCPM)

Ligesom CPM er CCPM også en planlægningsmetode. CCPM anvender CPM som underliggende metode, men forsøger at fjerne CPM's ulemper. Den undgår opgavebuffere, men anvender tre typer buffere for at overvinde CPM's ulemper: fødebuffere, projektbuffere og ressourcebuffere.

Kanban 

Kanban bruger en række tavler til at repræsentere projektets arbejdsgang. Tavlerne er visuelle elementer, der indeholder en på forhånd defineret projektbacklog. Teammedlemmerne trækker løbende arbejde fra backloggen baseret på deres kapacitet og kompetencer.

Arbejdet flyttes gennem en række kolonner på tavlen. Hver kolonne angiver et trin i den overordnede projektproces. Kanban er velegnet til at overvåge projektets fremdrift, da metoden giver et visuelt overblik over, hvor hvert stykke arbejde befinder sig på et givet tidspunkt.

Sådan vælger du en metode til virksomhedens projektstyring

Virksomhedens projektstyring fokuserer på organisationens kerneopgaver og strategiske mål. Derfor begynder valget af en EPMM med en detaljeret gennemgang af virksomhedens aktuelle projekter, organisationskultur og virksomhedens miljømæssige faktorer.

Der findes ikke én enkelt bedste metode til projektstyring, som kan håndtere alle problemstillinger, især når vi ser på store virksomheder. Valget af en EPMM vil variere afhængigt af den enkelte organisations behov. Det, der fungerer godt i én branche, er måske ikke egnet i en anden.

Virksomheder skal afgøre, hvilken metode der er bedst egnet til deres arbejde. De bør fokusere på ensartethed og gentagelighed i projekt- og processtyringen.

Overvej disse spørgsmål, når du færdiggør valget af en EPMM:

1. Hvilken branche tilhører din virksomhed, og hvad er de generelle bedste praksisser i din branche?
2. Hvilken type projekter gennemfører din organisation?
3. Hvilke færdigheder og kompetencer har dine medarbejdere, og hvilken form for oplæring skal tilbydes, før en ny metode implementeres?
4. Hvilket implementeringsbudget og hvilken tidsramme har du?
5. Påtager din organisation sig generelt komplekse projekter?
6. Hvor stor er din organisation? Kan én EPMM implementeres i hele organisationen?
7. Hvor ofte forekommer der normalt ændringer i dine projekter? Kan de håndteres ved hjælp af traditionelle metoder?
8. Hvad foretrækker den øverste ledelse, projektlederen og andre projektinteressenter?

Relateret læsning: Er du i tvivl om, hvilken metode du skal bruge til et projekt? 5 eksempler til vejledning