22 statistikker om tidsstyring, der kan hjælpe med at lette din arbejdsbyrde
For mange møder: To tredjedele af møderne er unødvendige og tager tid fra teammedlemmer, som kunne bruge den på projektarbejde.
Byrden ved manuelle opgaver: 62 % af arbejdsdagene går med manuelle opgaver, men du kan implementere automatiseringsværktøjer, der kan hjælpe med at strømline disse processer.
Kommunikationsoverbelastning: 88 % af en typisk arbejdsuge bruges på kommunikation, hvilket reducerer tiden til de faktiske arbejdsopgaver.
Statistik om tidsstyring afslører globale tendenser i, hvad der optager medarbejdernes tid, og hvor produktiviteten mangler. Her er en opsamling af statistik om tidsstyring, som kan hjælpe dig med at forstå, hvad der sker på dit eget team, foretage forbedringer, der hjælper teammedlemmerne med at nå mere inden for den arbejdstid, de har, og styrke dine færdigheder inden for tidsstyring.
Statistik om tidsfordeling og balance i arbejdsbelastningen
Denne statistik om tidsstyring dækker, hvordan teammedlemmerne bruger deres tid, og om arbejdsbelastningen er afbalanceret.
1. Teammedlemmer bruger 60 % af hver dag på koordinering
I stedet for at udføre deres arbejdsopgaver bruger den gennemsnitlige person det meste af sin tid på “arbejde om arbejdet” – at give opdateringer om projektets status, lede efter oplysninger om opgaver eller håndtere ændringer i prioriteter. Ifølge en nylig rapport fra Asana optager disse typer aktiviteter 60 % af hver persons gennemsnitlige arbejdsdag.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis dit team ikke fokuserer på deres kerneopgaver, fordi koordinering tager så meget tid, vil fremskridtene gå langsommere, og arbejdet vil ikke blive færdigt inden deadline. Fjern unødvendige aktiviteter fra dit teams arbejdsbyrde, og tydeliggør prioriteterne, så de kan arbejde med det, de blev ansat til at udføre.
2. Teammedlemmer bruger 27 % af deres tid på det arbejde, de blev ansat til
Ifølge den samme rapport fra Asana bruger dit team kun 27 % af deres tid på de opgaver og det ansvar, de blev ansat til at varetage. Dette er en vigtig indikator for produktivitet. Hvis dit team ikke bruger tid på deres egentlige arbejde, bliver det svært at få projekter og opgaver afsluttet til tiden.
Find ud af, hvad dit team arbejder med ud over deres jobbeskrivelse, og se, om du kan fjerne disse opgaver fra deres arbejdsbyrde. Prioritering er vigtig – hvis de andre opgaver er vigtige, skal du planlægge dem til et bestemt tidspunkt, så dit team ved, hvad de skal arbejde på først.
3. Teammedlemmer mister 62 % af deres dag på manuelle, gentagne opgaver
En anden afsløring fra Asanas rapport er, at 62 % af hver arbejdsdag går tabt på manuelle og gentagne opgaver. Det omfatter ting som at udfylde timesedler, sende arbejde til gennemgang eller godkendelse og opdatere statussen for elementer i din software til projektstyring.
Værktøjer til automatisering af arbejdsgange kan udføre gentagne opgaver for dig. Lad os sige, at du opsætter en automatisering, der udløses, når et teammedlem markerer en leverance som klar til godkendelse. Softwaren kan sende dig en e-mailnotifikation, give det næste teammedlem, der skal arbejde på den, besked og opdatere teammedlemmets timeseddel baseret på, hvor lang tid vedkommende brugte på arbejdet.
4. 88 % af en medarbejders typiske arbejdsuge bruges på kommunikation
Den gennemsnitlige medarbejder bruger størstedelen af sin tid på kommunikation, ifølge en nylig rapport fra Grammarly. Det omfatter mødetid, tid brugt på at udarbejde og gennemgå e-mails og Slack-beskeder samt samtaler ansigt til ansigt. Fjernarbejde er delvist årsagen; når færre mennesker er på kontoret, bruger teamet mere tid på møder og på at kommunikere opdateringer.
For at reducere den tid, folk bruger på at kommunikere (og øge den tid, de bruger på deres egentlige arbejde) skal du følge strenge mødedagsordener, opfordre til brug af AI-værktøjer til at udarbejde kommunikation og hjælpe dit team med at udvikle deres kommunikationsevner.
Statistik om afbrydelser, møder og notifikationer
Disse fakta om tidsstyring dækker distraktioner og afbrydelser, der sænker produktiviteten.
5. Teammedlemmer finder to tredjedele af de møder, de deltager i, unødvendige
En anden vigtig pointe fra Asanas rapport er, at teammedlemmer oplever, at de fleste møder er unødvendige. De tager værdifuld tid fra prioriteterne og dræner dit teams energi og motivation – især møder, der kunne have været en e-mail.
Før du planlægger et møde, skal du vurdere, om det er nødvendigt. Hvis du leder efter en statusopdatering eller vil videregive ukomplicerede oplysninger, er det bedre at sende en e-mail. Hvis du beslutter dig for at holde et møde, skal du have en tydelig dagsorden og holde dig til den tid, du har afsat.
6. Næsten en tredjedel af medarbejderne registrerer overarbejde, primært på grund af en stor mængde e-mails og notifikationer
Ifølge Asanas data registrerer næsten en tredjedel af kontorarbejderne regelmæssigt overarbejde, og den primære årsag er en uendelig strøm af notifikationer, e-mails og Slack-beskeder. Overbelastning af notifikationer er et almindeligt problem, som også hænger sammen med en stigning i fjernarbejde.
Planlæg tid til “fordybelsesarbejde”, hvor du fokuserer på den aktuelle opgave, og notifikationer er slået fra. Tjek ikke dine notifikationer i dette tidsrum – det vil afbryde dit flow, og du får brug for tid til at genfokusere. Fortæl teammedlemmerne, at det er i orden at gøre det samme (medmindre der er tale om en nødsituation). Med mere fokustid burde medarbejderne ikke behøve at blive sent (eller tjekke notifikationer uden for arbejdstiden).
7. I Australien er uventede møder den primære årsag til, at medarbejdere bliver sent
Asanas data tyder på, at den primære årsag til overarbejde blandt australske medarbejdere er uventede møder. De er lige så problematiske som unødvendige møder – når du planlægger dem på forhånd, kan alle planlægge deres dag omkring dem.
Når møder dukker uventet op, bliver arbejdet flyttet rundt, hvilket betyder, at noget må skubbes. Hvis det, der bliver skubbet, har en fast deadline, kan dit team være nødt til at blive sent. Forsøg at undgå at tilføje møder i sidste øjeblik til dit teams kalendere (igen medmindre der er tale om en nødsituation).
8. For meget arbejde er den primære årsag til stress for en tredjedel af medarbejderne i USA
Asanas rapport viser, at den primære årsag til stress for en tredjedel af amerikanske medarbejdere er, at de har for meget arbejde. Dette er et almindeligt problem med mange årsager – ændringer eller stigninger i jobbeskrivelser over tid, medarbejderafgang i teamet eller nyt arbejde, der tilføjes uden ordentlig prioritering.
Kommunikér prioriteringsniveauet for alt nyt arbejde. Uden denne tydelighed kan teamet prioritere det forkerte, blive overvældet eller forsøge at multitaske (hvilket yderligere skader produktiviteten). Planlæg det arbejde, der skal udføres, og se, hvilke opgaver med lav værdi du kan fjerne eller nedprioritere.
Statistik om spildtid, ineffektivitet og dobbeltarbejde
Disse statistikker viser betydningen af tidsstyring for at reducere ineffektive processer og spild.
9. Folk spilder 91 minutter om dagen på uvigtige møder og opgaver
Ifølge en nylig undersøgelse fra Acuity Training bruger teammedlemmer i gennemsnit halvanden time om dagen på opgaver og møder, der ikke er relevante for deres roller. Det betyder mindre tid til arbejde, der gør en reel forskel eller bringer dine projekter tættere på målstregen.
Før du sender en mødeinvitation, skal du gennemgå deltagerlisten grundigt – behøver alle inviterede at være der? Er mødet relevant for de opgaver og leverancer, de arbejder på? Det samme gælder opgaver. Før du tildeler noget nyt, skal du sikre dig, at det ligger inden for rammerne af deres jobbeskrivelse.
10. Halvdelen af medarbejderne har aldrig gennemgået deres tidsforbrug
Et andet resultat fra Acuity Trainings undersøgelse var, at næsten halvdelen af medarbejderne aldrig har gennemgået deres tidsforbrug. Du bør holde nøje øje med, hvordan teammedlemmer som udgangspunkt bruger deres tid – timesedler påvirker trods alt faktureringen – men det er også værd regelmæssigt at bede teamet om at se på deres eget tidsforbrug og gennemføre en gennemgang af tidsforbruget.
Når de får mulighed for at analysere, hvor meget tid og indsats de bruger på hver opgave, kan de se, om deres indsats står mål med deres effekt, finde områder, der kan forbedres, og gennemføre ændringer, der gør dem mere effektive.
11. 70 % af medarbejderne mister 20 timer om ugen på grund af ineffektive processer og værktøjer
En rapport fra Quickbase tyder på, at næsten 70 % af medarbejderne mister halvdelen af deres arbejdsuge på grund af “fragmenterede systemer” – data, der er spredt på tværs af værktøjer, forældede processer og ineffektive systemer. Det fører til tab af produktivitet, tid og indtægter.
Hav én samlet sandhedskilde til dine projekter (dvs. et projektstyringsværktøj), der indeholder alle de oplysninger, dit team har brug for til at fuldføre deres opgaver, i stedet for fem forskellige regneark, et samarbejdsværktøj, et separat værktøj til tidsregistrering og et værktøj til at følge fremskridt.
12. Amerikanske virksomheder mister næsten $500 billion på grund af lav medarbejderproduktivitet
En nylig undersøgelse fra Economist Impact viser, at amerikanske virksomheder samlet mister $468 billion på grund af lav produktivitet og forstyrrelser. Teammedlemmer når ikke at udføre så meget, som de kunne, hvilket påvirker virksomhedens bundlinje.
Det betyder ikke, at medarbejderne bevidst slækker på arbejdet eller udskyder opgaver – mange forstyrrelser (nogle gange vigtige) kan tage tid fra de centrale opgaver. Tidsstyringspraksisser som planlægning af fokustid og deaktivering af notifikationer kan hjælpe her.
13. Medarbejdere bruger 10 % af deres dag på opgaver, der allerede er blevet udført
Asanas rapport fremhæver, at medarbejdere bruger 10 % af deres dag på arbejde, der allerede er blevet udført. Det svarer til over 200 spildte timer om året på dobbeltarbejde.
Hold din projektstyringssoftware opdateret med, hvad der er blevet afsluttet, hvad der skal gøres, og hvem der arbejder på hvad. I bør også holde korte statusmøder og regelmæssige opfølgninger, men hold også øje med kommunikationsniveauet. Overdrager teammedlemmer arbejdet effektivt? Holder de hinanden opdateret om, hvad der er blevet gjort? I kan også opstille tydelige processer og automatiseringer, så tingene fungerer problemfrit.
Statistik over tidsstyringssystemer og -værktøjer
Denne statistik over tidsstyring dækker brugen af softwareværktøjer og systemer til tidsstyring for at opnå bedre tidsstyring.
14. Kun 18 % af mennesker har et dedikeret tidsstyringssystem
Acuity Trainings nylige undersøgelse viser, at færre end 20 % af medarbejderne har et dedikeret system til at styre og prioritere deres tid. Med et dedikeret tidsstyringssystem kan du og dit team arbejde mere effektivt og nå mere.
Dit system kan omfatte værktøjer til opgavestyring eller tidsregistreringssoftware samt taktikker som opgavelister, kalenderblokering og specialiserede tidsstyringsstrategier som pomodoro-teknikken eller at “æde frøen.”
15. En tredjedel af medarbejderne bruger en opgaveliste til at styre tid og opgaver
En tredjedel af medarbejderne bruger opgavelister til at styre deres opgaver og tid, hvilket gør det til den mest populære metode til tidsstyring ifølge Acuity Training. Det vigtigste er, at du og dit team bruger det, der fungerer for jeres projekter og processer. Tving ikke alle til at bruge den samme opgaveliste, hvis de foretrækker at organisere deres vigtige opgaver på en anden måde.
16. En fjerdedel af medarbejderne bruger deres e-mail-indbakke til at styre tid og opgaver
Ifølge den samme undersøgelse fra Acuity Training bruger 25 % af mennesker deres e-mail-indbakke til at styre deres tid og opgaver. Det er en god mulighed for teammedlemmer, der stort set lever i deres indbakke, f.eks. medarbejdere inden for salg, kundeservice, IT og markedsføring.
Lad igen dit team arbejde på den måde, de gør bedst. Du kan også forbinde din indbakke med din projektstyringssoftware eller dit CRM-system, så alle projektoplysninger kan forblive samlet ét sted, selv hvis teams arbejder fra deres individuelle indbakker.
17. Personer, der bruger Eisenhower-matrixen, føler oftere, at de har styr på deres arbejde
Ifølge Acuity Trainings undersøgelse føler 50 % af dem, der siger, at de bruger Eisenhower-matrixen til at styre deres tid og opgaver, at deres arbejdsbyrde er under kontrol hver dag. De øvrige 50 % sagde, at deres arbejdsbyrde er under kontrol 4 dage om ugen.
Eisenhower-matrixen opdeler arbejdet i 4 kategorier: presserende og vigtigt, presserende men ikke vigtigt, vigtigt men ikke presserende samt hverken presserende eller vigtigt. Begynd selv at bruge den, før du involverer teamet. Du kan bruge den til dine egne projektstyringsopgaver eller til at prioritere projektarbejde.
18. Markedet for tidsregistreringssoftware vil være $32 billion værd i 2028
En analyse fra Data Bridge Market Research viser, at markedet for tidsregistreringssoftware vokser. Det skyldes sandsynligvis, at virksomhedsejere har brug for at sikre, at medarbejderne er produktive (dette hænger sammen med den øgede tilbagevenden til kontoret og med, at medarbejderne bliver bedt om at nå mere med færre ressourcer).
Et voksende marked skaber konkurrence mellem leverandører af tidsregistrering, der ønsker at maksimere deres markedsandel, hvilket gør det til et godt tidspunkt at investere i tidsregistreringssoftware. Vælg et værktøj, der passer til dine behov med hensyn til nødvendige funktioner, teamstørrelse, integrationer med eksisterende softwareværktøjer og pris.
Statistik over klarhed, formål og produktivitetsgevinster
Denne statistik over tidsstyring dækker, hvordan klarhed og formål kan øge produktiviteten.
19. Under halvdelen af medarbejderne forstår, hvordan deres arbejde bidrager til succes
Asanas nylige undersøgelse viste, at 46 % af medarbejderne ikke forstår, hvordan deres arbejdsresultater hjælper deres organisation med at nå sine mål og målsætninger. Det er en opskrift på manglende engagement og dårlig tidsstyring.
Hold teammedlemmerne orienteret om, hvordan arbejdet bidrager til projektets og organisationens succes. De får en klarere idé om deres prioriteter og bliver mere motiverede og produktive, når de kan se, hvordan deres arbejde passer ind i det større billede.
20. I Japan forstår 19 % af medarbejderne, hvordan de bidrager til succes
Ifølge Asanas rapport forstår endnu færre japanske medarbejdere, hvordan deres arbejde hjælper deres organisation med at nå sine mål (19 %). Dette er betydeligt lavere end det globale gennemsnit (46 %). Det samme råd gælder her. I begyndelsen af nye projekter eller initiativer bør du bruge tid på at hjælpe dit team med at se det større billede, som de bidrager til.
21. I Storbritannien får 68 % af medarbejderne hver uge opgaver, der ikke bidrager til organisationens succes
Ifølge Asana bliver 68 % af de britiske medarbejdere hver uge bedt om at udføre arbejde, der ikke understøtter virksomhedens eller projektets mål. Det tager teammedlemmernes tid væk fra prioriterede opgaver, der understøtter dine mål, og arbejde med opgaver, der ikke er værdifulde eller relevante, vil demotivere dit team.
Prioritér, og overvej, om opgaver er rare at have og derfor mindre presserende. Der kan også være nogle, der ikke er værd at gennemføre – Eisenhower-matricen kan hjælpe med dette.
22. Medarbejdere i en flowtilstand er op til 5 gange mere produktive
Ifølge undersøgelser fra McKinsey er medarbejdere op til fem gange mere produktive, når de er i en “flowtilstand”. Flowtilstanden forbindes med sport, og i denne tilstand er du fuldstændig fokuseret på at udføre det, der skal gøres. Det er ikke muligt at gå ind i en flowtilstand på kommando – det afhænger af, hvor meget du nyder aktiviteten, din normale rutine og eventuelle forstyrrelser i nærheden af dig.
Du kan dog holde dit team engageret og motiveret ved at anerkende deres indsats, når det er fortjent, lade dem se det store billede og tilbyde fleksibilitet med hensyn til opgavefordeling, arbejdstider og deltagelse i møder, hvor det er muligt (selvom det ikke altid er muligt).
Ofte stillede spørgsmål om tidsstyring
Her er svarene på nogle ofte stillede spørgsmål om tidsstyring.
Hvad er de største udfordringer med tidsstyring, som projektledere står over for?
De største udfordringer med tidsstyring, som projektledere står over for, omfatter afbrydelser fra møder, e-mails og notifikationer, som reducerer fokus; ændringer i projektets omfang og skiftende prioriteter; samt misforståelser, der fører til fejl og omarbejde. Nyttige teknikker til tidsstyring omfatter tidsblokke, afsættelse af dedikeret fokustid og prioritering ved hjælp af Eisenhower-matricen.
Hvordan kan projektledere hjælpe deres teams med at prioritere opgaver effektivt?
Projektledere kan hjælpe deres team med at prioritere opgaver ved at tydeliggøre prioriteter med teknikker som Eisenhower-matricen, MoSCoW og oprydning i opgavebackloggen.
Eisenhower-matricen og MoSCoW-metoden hjælper med beslutninger om, hvad der skal arbejdes på først, hvad der skal delegeres, hvad der skal planlægges, og hvad der skal fjernes. Oprydning i opgavebackloggen (som bruges i Scrum og agile metoder) indebærer at vælge, hvilke opgaver der skal arbejdes på inden for et bestemt tidsrum. Følg op med teammedlemmer så ofte som muligt for at sikre, at de forstår, hvad der forventes.
Hvilken rolle spiller projektstyringssoftware i tidsstyring?
Projektstyringssoftware er særdeles nyttig til tidsstyring. Den indeholder ofte en funktion til tidsregistrering, som hjælper dig med at forstå, hvor lang tid opgaver tager, og hvor teammedlemmer måske bruger for meget (eller for lidt) tid. Projektstyringsværktøjer hjælper også med at følge fremdriften i opgaver og forbedre ansvarligheden ved at skabe klarhed over, hvem der arbejder på hvad.
Hvordan påvirker dårlig tidsstyring teamets moral og udbrændthed?
Dårlig tidsstyring påvirker teamets moral negativt og forårsager udbrændthed. Når teammedlemmer er fanget af møder og notifikationer i stedet for prioriteter, føler de sig stressede og kan i nogle tilfælde være nødt til at arbejde ekstra timer. Dette fører til udbrændthed og en manglende balance mellem arbejdsliv og privatliv, hvilket får teammedlemmer til at trække sig, sænker moralen og øger medarbejderudskiftningen.
Hvad er de bedste metoder til, at projektledere viser deres teams god tidsstyring i praksis?
Projektledere kan gå foran med et godt eksempel og vise deres teams effektiv tidsstyring ved at afsætte tid til fokuseret og koncentreret arbejde, slå notifikationer fra efter behov, sætte grænser og afslå unødvendige møder. På projektniveau kan du fastsætte realistiske deadlines og estimater for arbejdet, tydeliggøre prioriteter regelmæssigt og forhindre ukontrolleret udvidelse af projektets omfang.
Hvad er det næste?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
