Arbejdsgangsdiagrammer: Anvendelser, Skabeloner & Eksempler
Forståelse af opgaveflow: Arbejdsgangsdiagrammer illustrerer rækkefølgen af opgaver i en specifik proces, så du og dit team nemt kan se, hvordan aktiviteterne skrider frem fra start til slut.
Sådan finder du flaskehalse: Arbejdsgangsdiagrammer kan hjælpe dig med at lokalisere potentielle flaskehalse, der kan forstyrre færdiggørelsen af specifikke opgaver eller hele dit projekt.
Værktøjer til hjælp: Du kan bruge skabeloner og softwareværktøjer til at fremskynde og forenkle processen med at oprette arbejdsgangsdiagrammer, og der findes en række muligheder, som du kan tilpasse og redigere, så de passer til dine behov.
Arbejdsgangsdiagrammer viser opgavernes flow gennem en proces fra start til slut og kan hjælpe dig med at identificere potentielle flaskehalse i din proces. Lær, hvordan du opretter arbejdsgangsdiagrammer og visualiserer dine processer tydeligt, så du forstår, hvad der sker som det næste, mens du bevæger dig hen imod projektets mål.
Hvad er et arbejdsgangsdiagram?
Et arbejdsgangsdiagram er en visuel gengivelse af de trin, der er nødvendige for at gennemføre et projekt. Det kan hjælpe dig med at identificere og følge fremdriften for hvert trin eller hver opgave i projektet, efterhånden som det bevæger sig hen imod de ønskede resultater. Sådan kan et typisk arbejdsgangsdiagram se ud:
Arbejdsgangsdiagrammer er også kendt som procesdiagrammer eller arbejdsgangsskemaer og er en af mange typer af flowdiagrammer, der viser de procestrin, hvert arbejdselement skal gennemgå for at blive betragtet som afsluttet, eller beskriver arbejdsgangsprocessen på et mere overordnet niveau.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Find flere eksempler på arbejdsgange her.
Hvad bruges arbejdsgangsdiagrammer til?
Arbejdsgangsdiagrammer bruges til at illustrere rækkefølgen af de trin, faser eller aktiviteter, der er nødvendige for at gennemføre et projekt. De kan repræsentere både vandfaldsbaserede og agile arbejdsgange.
De viser flowet og trinnene i en proces samt de forskellige personer eller afdelinger, der er ansvarlige for hvert trin. Du kan bruge dit diagram sammen med et RACI-skema til dette formål.
Hvis du har lavet flowdiagrammer over alle dine processer, men har undladt at lave en RACI, har du kun meget detaljerede instruktioner om, hvad der skal gøres, og ingen oplysninger om, hvem der gør det. Du har faktisk ikke løst dit problem. Du skal omsætte dine flowdiagrammer til menneskelige termer. RACI omsætter ting til menneskelige termer.
Du kan bruge arbejdsgangsdiagrammer i initiativer til optimering af arbejdsgange som et værktøj til at identificere muligheder for positive forandringer eller som et værktøj til at oplære medarbejdere. Arbejdsgangsdiagrammer kan bruges i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere og vise dem en trinvis proces samt, hvordan den skal udføres.
Arbejdsgangsdiagrammer kan også bruges til en række branchespecifikke processer, såsom kreative arbejdsgange, og i forskellige brancher, herunder softwareudvikling, sundhedssektoren og e-handel.
Typer af arbejdsgangsdiagrammer
Her er nogle typer standardiserede arbejdsgangsdiagrammer, du måske støder på:
- American National Standards Institute (ANSI): ANSI-stilen var den første standard for arbejdsgangsdiagrammer og er et almindeligt anvendt sprog. Få mere at vide om ANSI
- Unified Modeling Language (UML): UML-aktivitetsdiagrammer bruges til at vise rækkefølgen af trin i en proces og kontrolstrømmen. UML bruges ofte inden for softwareudvikling og systemdesign. Få mere at vide om UML
- Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN minder om UML og bruger et flowchart til at oprette visuelle arbejdsgange for den pågældende proces eller det pågældende projekt. BPMN er ikke specifikt rettet mod softwareudvikling, men fokuserer i stedet mere på forretningsprocesserne end på software- eller teknologisystemer. Få mere at vide om BPMN og software til forretningsprocesmodellering
- Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): SIPOC-diagrammer giver dig mulighed for at følge den måde, leverandører, materialer og ressourcer (f.eks. dit projektteam) arbejder på i din forretningsproces.
Ud over disse formelle typer af arbejdsgangsdiagrammer til projektstyring findes der nogle andre relaterede diagrammer, som du muligvis vil støde på.
- Et flowchartdiagram viser trinnene i en proces og den rækkefølge, de skal udføres i. Det handler dog ikke bare om at sætte figurer og pile sammen; det er vigtigt at lære hvordan man laver et flowchart. Pile angiver den retning, processen bevæger sig i, og der findes forskellige symboler afhængigt af, hvad du vil repræsentere. Flowcharts kan oprettes og følges ved hjælp af flowchartsoftware.
- Et dataflowdiagram viser, hvordan data bevæger sig gennem et system. Det omfatter de forskellige trin i processen samt den type data, der behandles ved hvert trin.
- Et proceskort viser den fysiske opbygning af en proces. Det omfatter de forskellige maskiner eller afdelinger, der er involveret i processen, samt materialernes og produkternes flow.
Fordele ved arbejdsgangsdiagrammer
Fordelene ved at bruge et arbejdsgangsdiagram i projektstyring omfatter, at du kan:
- Visualisere vejen til færdiggørelse for hver opgave i et projekt bedre og minimere flaskehalse og ineffektivitet
- Nemmere identificere og løse potentielle problemer tidligt, især når ting går i stå
- Følge projektets fremskridt bedre, især mellem større milepæle
- Fordele opgaver mere effektivt mellem teammedlemmer, især når ressourcerne er begrænsede, eller når ét team venter på, at et andet team færdiggør sin del af en opgave
Sådan opretter du et arbejdsgangsdiagram
For at oprette et arbejdsgangsdiagram skal du følge nedenstående trin (som også gælder for oprettelse af arbejdsgange generelt):
- Fastlæg projektets faser
- Identificer de individuelle opgaver i hver fase
- Fastlæg for hver opgave, hvad input og output er
- Find ud af, hvem der er ansvarlig for at fuldføre hver opgave, og afgør, om du har brug for svømmebaner
- Identificer afhængighederne mellem opgaverne
- Vurder, hvor lang tid hver opgave bør tage
- Fastlæg processens potentielle hindringer eller flaskehalse ved hjælp af arbejdsgangsanalyse
- Identificer processens endelige resultater
Forbliv fleksibel, så du kan tilføje eller fjerne opgaver eller trin, efterhånden som projektet skrider frem. Se efter muligheder for at effektivisere processer. Det indebærer normalt at fjerne opgaver eller processer, der ikke skaber værdi, automatisere arbejdsgange eller andre gentagne opgaver samt uddanne bidragydere i at arbejde præcist og effektivt.
Læs mere om design og oprettelse af arbejdsgange her.
Almindelige symboler og former
Du vil sandsynligvis finde nogle få standardiserede symboler og former blandt de forskellige typer af diagrammer over arbejdsgange, herunder:
- Afslutningssymbol: Begyndelsen eller afslutningen på din arbejdsgang, ofte repræsenteret af en oval eller cirkel
- Forbindelseslinje: Dette er forbindelsen, der bevæger sig mellem trinene, handlingerne, processerne, beslutningerne eller start-/slutpunkterne. Vær opmærksom på, hvilken retning forbindelseslinjerne peger i!
- Trin, handling eller proces: Hvert element, trin, handling eller proces kan vises som en firkant eller et rektangel.
- Beslutninger: Beslutninger angives almindeligvis med en diamant. Du kan også se pile med ja/nej, godkendt/afvist osv. for at vise, hvad der sker baseret på den beslutning, der træffes (tip: software til godkendelsesarbejdsgange kan være nyttig til processer, der kræver godkendelse fra en bestemt person eller rolle)
Symboler bør bruges konsekvent eller tilpasses den standard, der kræves af organisationen eller teamet.
Muligheder for skabeloner til diagrammer over arbejdsgange
Her er nogle skabeloner til diagrammer over arbejdsgange, som du kan downloade og tilpasse til dine egne behov.
- Miro-skabeloner: Ideelle til kortlægning af arbejdsgange i realtid og i samarbejde på fjernteams (læs mere om teamets arbejdsgange her).
- Microsoft-skabeloner (Excel og Visio): Disse skabeloner er bedst for dem, der er fortrolige med Microsoft-værktøjer, så de kan integreres i eksisterende arbejdsgange.
- SmartDraw: SmartDraw er perfekt til budgetbevidste ledere, der har brug for en række intuitive, gratis skabeloner til hurtig kortlægning af arbejdsgange.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint er optimal til at integrere diagrammer over arbejdsgange i præsentationer samt til visuel kommunikation og rapportering.
- Lucidchart-skabeloner: Lucidchart tilbyder avancerede, fleksible skabeloner til komplekse visualiseringer af arbejdsgange, f.eks. svømmebanediagrammer og datastrømme.
Værktøjer til diagrammer over arbejdsgange
Der findes en række værktøjer på markedet, som er specifikt udviklet til at hjælpe dig med at oprette diagrammer over arbejdsgange. Afprøv nogle få værktøjer, før du træffer en endelig beslutning—de fleste værktøjer indeholder skabeloner, som du kan bruge som udgangspunkt og tilpasse undervejs.
Her er mine bedste valg inden for software til diagrammer over arbejdsgange:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Se disse ressourcer for at finde flere muligheder for softwareværktøjer til arbejdsgange:
- Gratis software til arbejdsgange hvis du er i en mindre organisation med et begrænset budget, eller hvis du bare gerne vil hurtigt i gang
- Software til styring af arbejdsgange til at administrere arbejdsgange, når du først har sat dem op og fået dem til at køre
- Software til automatisering af arbejdsgange til at automatisere de manuelle og gentagne dele af dine arbejdsgange
- Alternativer til Camunda hvis du bruger Camunda i øjeblikket, men oplever, at det ikke passer bedst til dine behov
Hvad er det næste?
Vil du have flere tips til at forbedre dine arbejdsgangsdiagrammer? Deltag i samtalen på Slack med hundredvis af andre digitale projektledere gennem DPM-medlemskab!
