Erfaringer & fortællinger fra en fjernprojektleder (med Natalie Semczuk fra Talkanatalk)

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle slåfejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Tak fordi du lytter med. Jeg er Ben Aston, og dette er Digital Project Manager-podcasten.
I dag har jeg Natalie Semczuk med. Natalie, tak fordi du vil være med i programmet. Det er faktisk første gang i den digitale projektledelsespodcasts historie, at en gæst vender tilbage, så det er en stor dag i dag.
Vi skal tale om projektfejl. Vi skal tale om indhøstede erfaringer, Natalies fantastiske DPMish-nyhedsbrev og alt muligt andet, som vinden fører os hen imod.
Vi lærte Natalie lidt at kende sidst. Hvis du spekulerer på, hvem Natalie er, vil jeg læse op fra hendes biografi. Jeg synes altid, det er pinligt, når folk gør det, så undskyld. Dette er, hvad nogen – det kan have været Natalie – har skrevet om Natalie: “Natalie er digital projektlederkonsulent og arbejder på afstand. Hun bor i det sydvestlige USA og arbejder hovedsageligt med små og mellemstore bureauer med interne webafdelinger, hvor hun leder digitale projekter og implementerer processer, der hjælper design- og udviklingsteams. Hun har også specialiseret sig i at implementere projektsystemer på tværs af fjernteams.”
Natalie har skrevet en masse artikler om fjernprojektledelse, så læs dem, hvis du selv er fjernprojektleder. Hun driver også bloggen PM Reactions. Hun nyder dystopisk fiktion, yoga og at drikke for meget kaffe. Hun er også netop vendt hjem fra ferie, så det er meget særligt, at vi har hende med i dag.
Det sydvestlige USA lyder faktisk lidt som om, du gemmer dig for nogen?

Natalie:

Nej. Jeg er i Arizona. Jeg har flyttet en del rundt de seneste år, og det blev lidt trættende at opdatere biografier og fortælle folk: “Jeg er faktisk ikke længere i den stat. Jeg flyttede i sidste uge.” Så jeg har forsøgt at være lidt mere bred i min geografiske placering.

Ben Aston:

Ja, så slipper du for at opdatere den, hvilket er godt. Og hvordan er Arizona på denne årstid?

Natalie:

Det er smukt. Vi nåede en milepæl i denne uge. Vi har ikke længere over 100 graders varme, så officielt er det efterår.

Ben Aston:

Iskoldt, iskoldt.
Jeg var i Atlanta i denne uge. Her i Vancouver, hvor jeg er nu, er der omkring 40 et eller andet. Jeg prøver at bruge amerikanske temperaturer. Jeg vil sige, at det er 8 grader. Men i Atlanta var der omkring 80, altså omkring 30 grader, og det var varmt og svedigt. Det var vanvittigt. Og da jeg kom tilbage til Vancouver, frøs jeg.
Men jeg er faktisk nysgerrig: Hvad kalder man en person fra Arizona?

Natalie:

Det tror jeg.

Ben Aston:

Hvor tager du så på ferie? Det lyder som om, du bor i en dejlig del af verden. Hvor tager man hen på ferie, når man bor i Arizona?

Natalie:

Jeg bor i et dejligt område. Jeg er omkring tre timer fra Grand Canyon, hvilket er ret fantastisk. For det meste finder vi alle sammen en vej væk herfra om sommeren, fordi det bliver så varmt. Jeg kan ikke huske omregningen, men i Fahrenheit er det omkring 120 om sommeren, og det meste af tiden 115, så folk tager ud i bjergene eller forlader staten helt. Det kan jeg egentlig godt forstå.

Ben Aston:

Det er 46 grader Celsius for alle jer i resten af verden, der bruger Celsius. 46 grader – det er halvvejs til kogepunktet.
Fortæl mig om det. Jeg ved, at du er fjernprojektleder, og at du har gjort det et stykke tid, men hvad går det ud på? Hvorfor valgte du fjernprojektledelse? Eller valgte det dig?

Natalie:

Det var lidt af begge dele. Jeg elsker det. Jeg arbejdede fuldtid på kontorer de steder, hvor jeg boede, i lang tid. Så begyndte jeg at freelance ved siden af, og den eneste måde, det virkelig fungerede på, var at freelance for virksomheder, der arbejdede på afstand. De første kontrakter, jeg havde, var for det meste fjernbaserede, og jeg fandt ud af, at jeg virkelig nød den livsstil. Jeg kan selv vælge min tidsplan og bestemme, hvad jeg bruger min tid på, fordi jeg ikke er bundet til et kontor, transport eller den slags. Men jeg tror heller ikke, at folk altid er klar over, hvor fantastisk fjernprojektledelse er, fordi vi kan få arbejdet gjort meget nemt. Ingen afbryder os. Samtidig har jeg den fordel, at jeg lever af at tale og kommunikere, så jeg føler mig egentlig aldrig ensom.

Ben Aston:

Det lyder ret idyllisk.
Med al den effektivitet og muligheden for selv at styre sin tid – hvad laver du så i din fritid? Det nåede vi ikke rigtigt ind på sidst. Hvad laver en projektleder i sin fritid?

Natalie:

Jeg har helt sikkert nogle gange problemer med balancen mellem arbejde og fritid. Jeg tror også, det skyldes freelancedelen. Når man ikke arbejder, tænker man på, hvad man kunne bruge tiden på. Men jeg nyder at udforske området. Som du sagde, bor jeg i en virkelig fantastisk del af landet, og Sedona ligger tæt på, ligesom Grand Canyon og alle de fantastiske bjerge, stier og den slags. Så jeg kan lide at tage derud, vandre, køre offroad, udforske og tage billeder. Jeg har endnu ikke kastet mig ud i camping, for der er mange skræmmende insekter her, men det skal nok komme.

Ben Aston:

Du skal bare have en fluesmækker, noget insektspray eller en pistol.

Natalie:

Så ville jeg vist passe ind.

Ben Aston:

Fedt.
En ting, jeg har villet spørge dig om, er: Hvad skete der med din PM Reactions-blog? Den har stået stille – er den forsvundet og blevet til DPMish? Hvad er historien?

Natalie:

Nej, den er der stadig. Alle gif-filerne og memerne er der. Hver-

Ben Aston:

Sidst opdateret den anden april.

Natalie:

Det ved jeg.
Jeg har en hel mappe med gif-filer, der er klar til brug. Jeg mærker dem efter følelse. Før plejede jeg en gang imellem at lægge omkring 50 op ad gangen og få dem offentliggjort automatisk, men der er gået lidt for lang tid. Jeg er flov nu.

Ben Aston:

Måske kunne det komme med i dit nyhedsbrev – bare en idé.

Natalie:

Jeg kan godt lide idéen.

Ben Aston:

Der er gået et par måneder, siden vi talte sammen sidst. Bortset fra ferien, hvad er der så nyt? Hvad har du arbejdet på? Har du fundet nogle nye, spændende værktøjer? Hvad sker der?

Natalie:

Jeg har lavet et par nye ting. Jeg afsluttede nogle projekter hen over sommeren. Efter ferien begyndte jeg på et nyt projekt hos et bureau i New York. Før det var jeg hos et bureau i Montreal, og det har været fantastisk. Jeg har arbejdet med mange forskellige kundeprojekter, og samtidig med mere strukturerede bureauer, der arbejder samme sted, men understøtter fjernarbejde. Jeg er den eneste, der arbejder fuldtid på afstand. Det har været virkelig interessant at se deres processer, hvordan de organiserer tingene og bidrage til ændringerne.
Jeg har ikke brugt så mange nye værktøjer for nylig. Jeg blev meget optaget af TeamGantt og Gantt-diagrammer. Jeg brugte det til ét projekt for lang tid siden, stoppede i en periode og er nu gået i gang igen og er ved at lære det på ny. Jeg prøver at komme i tanke om andre spændende værktøjer. Jeg har brugt MeisterTask, som minder om Trello. Jeg ved ikke, hvordan det fungerer med et team, men med et meget lille team af freelancere har det fungeret ret godt.
Jeg tror, det var det hele.

Ben Aston:

Dejligt.
Jeg har aldrig hørt udtrykket “jeg arbejder på afstand” på den måde før. Er det det, du kalder dig selv i din bio?

Natalie:

Nogle gange. Jeg ved ikke, om det er officielt, men jeg siger det bare.

Ben Aston:

Hvordan får man så de her fjernbaserede projektlederopgaver?

Natalie:

Jeg tror, det er et af de største spørgsmål inden for freelancearbejde generelt. Da jeg begyndte, ledte jeg efter folk, der ville ansætte deres første projektleder, fordi de ikke helt vidste, hvad de havde brug for. Når man ansætter nogen for første gang, er man typisk ikke sikker på, hvor meget arbejde man har til personen. Det var der, jeg fandt min plads. Når det gælder fjernprojektledelse for bureauer og større virksomheder, har meget af det handlet om mund-til-mund-anbefalinger. Man kender én person, der flytter til et andet bureau, som så kender nogen, der leder efter hjælp. Eller man er synlig, taler på konferencer, skriver artikler og den slags.
Jeg kommunikerer typisk ikke først med den person, der har brug for at arbejde sammen med mig. Det er ofte en anden projektleder, der har brug for meget hjælp og har erkendt det. Eller en virksomhedsejer, der har forstået, at teamet har brug for ekstra kapacitet. Så det er en blanding.

Ben Aston:

Velkommen tilbage til Digital Project Management-podcasten i anden del, efter at Natalie og jeg – især mig – blev ramt af et tragisk internetnedbrud. Det er livets charme.
Natalie, tak fordi du fortalte, hvordan du får dine fjernbaserede projektlederopgaver. Jeg må lytte til podcasten for at finde ud af, hvad du sagde, men-

Natalie:

Forhåbentlig var det godt.

Ben Aston:

Fordi jeg forsvandt. Men lad os tale om din artikel. Hvis du ikke har haft mulighed for at læse Natalies seneste artikel på theDigitalProjectManager.com, så gå ind og læs den. Vi har kaldt den “Hvorfor og hvordan man dokumenterer indhøstede erfaringer”. Det fantastiske er, at det ikke kun er tør teori. Vi har inkluderet – eller Natalie har skabt – nogle virkelig praktiske skabeloner til indhøstede erfaringer, som du kan downloade. Hvis du forsøger at downloade dem med en reklameblokering slået til, skal du deaktivere den, ellers virker det ikke.
Hader du ikke, når du finder en skabelon og tænker: “Det lyder godt”, men ikke aner, hvordan du skal bruge den? Det gode er, at vi ikke bare har givet dig en tom skabelon. Vi har også tilføjet inspiration fra projektledere med nogle udfyldte erfaringer, så du kan komme godt i gang. Lad os tale lidt om indhøstede erfaringer. Hvorfor er det overhovedet en ting, Natalie? Er det ikke bare det samme som en projektreview? Hvad er forskellen?

Natalie:

Jeg ved, at PMI har en officiel ramme for det. Jeg er ikke formelt uddannet i den, men jeg ser det sådan, at projektreviews er fantastiske sammen med teamet ved projektets afslutning. Hvis man vil skabe varige ændringer og forstå, hvor ting bliver ved med at gå galt eller fungerer godt, og hvordan man kan bruge det på tværs af flere projekter – især hvis man arbejder langsigtet i et bureau eller sammen med de samme mennesker – er det vigtigt at følge op på det, forstå det og udvikle sig gennem sine erfaringer.

Ben Aston:

Fedt. Ja, det tror jeg virkelig, du har ret i.
Hvad er efter din mening de tre mest almindelige problemområder, som projektledere møder?

Natalie:

Jeg synes altid, der er problemer omkring estimering, projektopstart og forventningsafstemning. Det er virkelig svært. Der er sikkert skrevet bøger om estimering, og det er altid vanskeligt at estimere eller planlægge projekter præcist, hvis man ikke laver estimater på forhånd. Tidsplaner og uforudsete blokeringer er også altid et problem. Hvis en kunde eksempelvis bliver forsinket af en bestemt grund, er det svært at planlægge for det ukendte, selv med en solid proces. En kunde kan være nødt til at udskyde projektet i seks uger. Vi kan have en proces for kontraktlige forpligtelser eller for, hvordan vi genstarter projektet, men der er ikke altid en god måde at håndtere det på i forhold til kapacitet og ressourcer.
Det tredje er at håndtere alles forventninger. Der findes mange gode måder at dokumentere og opdatere folk på gennem møder og lignende, men forventningsstyring vil altid være en udfordring, især på mere agile og samarbejdsorienterede teams. Det er sværere, fordi man ikke altid har én fælles kilde til information. Derfor er det vanskeligere at sikre, at alle løse ender bliver lukket og håndteret ordentligt.

Ben Aston:

Ja, helt sikkert. Et af de mest almindelige problemområder, jeg ser, handler om ejerskabet over kravene. På forskellige teams fungerer det på forskellige måder, men der er ofte usikkerhed om, hvem der ejer de tekniske krav. Begynder det hos informationsarkitekten? Hvilken rolle spiller forretningsanalytikeren, den tekniske direktør eller projektlederen? Hvem definerer præcis, hvordan løsningen fungerer, og hvad kravene er? Især når vi laver stadig mere tekniske projekter, er det et problem både at eje kravene og at styre dem, efterhånden som de udvikler sig. Det er svært at skabe én proces, der fungerer for alle projekter og teams.

Natalie:

Ja, det kunne jeg ikke have sagt bedre selv. Det er altid en stor udfordring. Man kan ikke skabe en proces, der fungerer perfekt for alle mennesker og hvert eneste trin i samarbejdet. Det er et meget reelt problem for mig, og jeg oplever faktisk lige nu noget lignende.

Ben Aston:

Hvad er den vigtigste erfaring, du har gjort dig i din karriere indtil videre?

Natalie:

Det er måske en helt overordnet erfaring: Lad være med nogensinde at antage noget. Der har været så mange gange, hvor jeg har holdt et spørgsmål tilbage, fordi jeg syntes, det var dumt. Eller hvor der blev truffet en beslutning på et møde, som jeg ikke helt forstod, og jeg undlod at bede om en afklaring. Hver gang har jeg fortrudt det. Enten er det senere kommet tilbage og har givet problemer, eller også har en anden stillet spørgsmålet, og det har sat gang i en stor diskussion, fordi alle andre også tænkte på det.
Jeg prøver derfor virkelig hårdt på ikke at antage, at andre ved noget, og ikke at tænke, at jeg ikke bør stille et spørgsmål eller bede om en afklaring. Det gør alting lettere, fordi jeg arbejder ud fra et lige grundlag, hvis jeg ikke antager noget, spørger om alt, siger tingene højt og afklarer det, der er nødvendigt. Så er det i det mindste fremme i lyset og noget, man kan tale om.

Ben Aston:

Jeg synes, det er et fantastisk råd. Især mindre erfarne projektledere kan være bange for at stille det, de tror, er et dumt spørgsmål, fordi de ikke vil virke uvidende. Men det er godt at være den person, der stiller de dumme spørgsmål, og være tryg ved det. Det er sandsynligvis ikke et dumt spørgsmål, og det kan sætte gang i overvejelser, som andre ikke har haft. Man lærer ikke noget, hvis man ikke spørger.
Den største erfaring, jeg selv lærte tidligt i min karriere, var fra et projekt med et stort forbrugerelektronikmærke. Vi havde en interessant kunde, som nægtede at godkende udgifter. Han ville altid arbejde ud fra en slags gentleman-aftale om, at vi kunne finde ud af en rimelig pris bagefter. Det var selvfølgelig aldrig rimeligt. Vi brændte os et par gange og endte til sidst med at opsige kunden.
Derfor: Aftal aldrig at udføre arbejdet, før I har aftalt, hvem der betaler for det – især hvis kunden mener, at det er jeres fejl, mens I mener, at det er kundens. Sørg for at aftale omkostningerne på forhånd, ellers kan I få store problemer. Det var mine indhøstede erfaringer for denne uge.
Til sidst: Vil du fortælle lidt om DPMish? Vi nævnte det tidligere, men fortæl om det nye nyhedsbrev, du har oprettet.

Natalie:

Det er et ugentligt nyhedsbrev, der udkommer hver fredag morgen og handler om projektledelse. Jeg forsøger at se på projektledelse fra en anden vinkel. Fordi det er et mere personligt nyhedsbrev, deler jeg mine egne erfaringer, det der er relevant for mig den pågældende uge og nogle spændende links. Det kan også være ting, der ikke er direkte relateret til projektledelse, men som kan være interessante for os alle, fordi vi kommer omkring så mange forskellige områder i vores projekter.
I denne uge lancerede jeg en ny funktion med Patrice Embry fra bloggen PM Advice. Vi laver “spørg en projektleder” med nogle mellemrum, hvor man kan indsende sine spørgsmål, som hun besvarer. Det er virkelig spændende. Jeg er meget begejstret for denne uges emne, som udkom i morges, og et link til nyhedsbrevet kommer snart på DPMish.com.

Ben Aston:

Fremragende. Så runder vi af her. Natalie, tusind tak fordi du deltog i den anden podcast, vi har optaget med dig. Forhåbentlig falder det hele smukt på plads. Hvis du vil bidrage til samtalen eller downloade skabelonen til indhøstede erfaringer, så gå ind på theDigitalProjectManager.com. Husk også at tilslutte dig vores Slack-team, hvor der foregår alle mulige interessante samtaler – især i vores team eller kanal for fjernprojektledere. Der er masser af mennesker, der hele tiden taler om, hvad de har på, og om de skal hente kaffe. Det er altid underholdende at følge med, også selv om man ikke selv arbejder på afstand. Så tjek det ud. Indtil næste gang: Tak fordi du lyttede.