Zaman Takibinin Gelecekteki Proje Planlamasını İyileştirmesinin 2 Yolu
Müşteri çalışmalarını yönetmek söz konusu olduğunda, zaman takibi bütçe yönetiminde standart bir araç hâline gelmiştir. Faydaları bunun çok ötesine geçer; proje takvimi ve kaynak yönetimi riskleri hakkında içgörü sağlamaktan daha iyi proje planlamasına kadar uzanır.
Bir kuruluş içinde zaman takibini uygulamaya koymak göz korkutucu olabilir ve çalışanlar arasında çeşitli duygulara yol açabilir; ancak bir adım geri çekilip bunun neden gerekli olduğunu ve hem kısa hem de uzun vadeli faydalarını anladığımızda, harcanan çaba ve enerjiye kıyasla değerini görmemizi sağlar.
Zaman takibi yapmanın neden buna değdiğine ve daha iyi takibin gelecekteki proje planlaması için nasıl daha anlamlı içgörüler sağlayabileceğine göz atalım.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Neden Zaman Takibi Yapılmalı?
Zaman takibi, mevcut projelerinizi ve çalışanlarınızı nasıl yönettiğinizi destekleyebilir. Bir projeyi yürütürken, başlangıçta öngördüğünüz doğrultuda ilerleyip ilerlemediğinizi görmek için öngörünüzü (proje tahmini) gerçeklikle (takip edilen zamanla) karşılaştırırsınız.
Proje boyunca zaman takip yazılımı kullanarak zamanı takip ettiğinizde, proje ilerlemesini izlemek ve hedefinize ve kilometre taşlarınıza doğru ilerleyip ilerlemediğinizi ya da bir aşım riski bulunup bulunmadığını değerlendirmek için veriye sahip olursunuz. Bir aşım meydana gelirse bu yalnızca proje bütçesini ve proje maliyetlerini etkilemekle kalmaz, planlanandan daha fazla çalışma süresi gerektirdiği için mevcut takvimi de etkiler.
Bir kaynak birden fazla projede paylaşılıyorsa ve bir aşım diğer projenin (ve sonraki projenin, onun da sonrakinin…) çalışmasını geciktiriyorsa, bunun diğer projeler üzerinde zincirleme bir etkisi olabilir. Gidişatı erkenden görerek risk azaltma çalışmalarının sürecin daha erken bir aşamasında yapılmasını sağlayabilir ve böylece daha geniş iş portföyü üzerindeki olası etkiyi azaltabilirsiniz.
Kısa vadede sağladığı bu faydaların ötesinde, proje zaman takibi gelecekteki proje planları için de değerli veriler sağlayabilir.
Zaman Takibi Gelecekteki Proje Planlamasına Nasıl Fayda Sağlar?
1. Doğru zaman tahmini ve bütçe planlaması için gerçek proje verilerinin öngörülere yön vermesini sağlar
Projelerin kapsamı belirlenir ve çeşitli varsayımlara dayanılarak tahmin edilir; zaman takibi ise bu proje varsayımlarının test edilmesini ve gelecekteki çalışmalar için düzenlenmesini sağlar. Bu, risk yönetimi için zaman takibinin uygulamada nasıl işlediğinin başlıca örneklerinden biridir ve aşım ciddi bir soruna dönüşmeden önce müdahale edebilmeniz için size görünürlük sağlar. Bir teslimatın tamamlanmasının x saat süreceğini düşünebiliriz, ancak bu gerçekten doğru mu?
Takip, kaynak takvimlerini oluştururken projelerin olduğundan düşük tahmin edilmemesini, maliyetlerin doğru tahmin edilmesini ve kaynak tahsisinin verimli olmasını (yani kişilere kapasitesinin üzerinde iş yüklenmemesini) sağlamak için gerçek ve uygulanabilir zaman takip verileri sunar.
2. Ekibin gelecekteki çalışmalar için uygunluğu hakkında daha doğru içgörüler sağlar
Bir kaynağın yapabileceği proje çalışması miktarını çoğu zaman olduğundan fazla tahmin ederiz; çünkü iç çalışmaların ve iletişimin hacmini olduğundan düşük tahmin ederiz. Yönetim, kullanım oranının (çalışan zamanının projelere ayrılan yüzdesinin) %100'e yakın olacağını varsayabilir. Bu yaklaşım haftalık ekip toplantısı, yan haklarla ilgili kurum içi e-postalar, kurum içi iletişim ve benzeri unsurları hesaba katmaz; hatta çalışan verimliliği üzerinde olumsuz etkiler yaratabilir.
Zaman takip uygulamasında (veya başka bir yöntemle) zamanı takip ederek her kişinin kullanım oranı hakkında daha doğru bilgilere sahip olur ve böylece gelecekteki çalışmalar için öngörülen kullanım hakkında daha iyi varsayımlar yapabiliriz.
Genellikle proje çalışmaları için %70-80 arasında bir kullanım oranını hedeflemek isteriz. Bu oran role göre veya kişinin kurum içi projelerde de çalışıp çalışmadığına göre değişebilir; ancak kaynakları öngörürken %80'lik bir üst sınır iyi bir yaklaşımdır. Bu aynı zamanda önemli bir proje ekibi üyesinin beklenmedik bir şekilde çalışamaz durumda kalması gibi öngörülemeyen riskler için bir miktar tampon sağlar.
Ekibinizin, özellikle de zaman takibinin kötü olduğu görüşündeyse, fikirlerini değiştirebileceğiniz nokta da burasıdır: Onlara zaman takibini nasıl kullandığınızı ve bunun aslında kendilerine nasıl fayda sağladığını gösterin. Yaptıkları tüm işleri hesaba katarak makul bir iş yüküne sahip olmalarını sağlamaya yardımcı olabilirsiniz.
Projelerinizde Zaman Takibi Nasıl Yapılır?
İlk kez gerekli olduğunda zaman takibi göz korkutucu olabilir. Harcanan kesin zaman konusunda ne kadar ayrıntılı olmalısınız? Takip ettiğiniz unsurlar konusunda ne kadar ayrıntılı olmalısınız?
Bir proje için yaptığınız her şey takip edilmelidir. Kendinize sorabileceğiniz harika bir soru şudur: “Bu proje var olmasaydı bunun gerçekleşmesi gerekir miydi?” Gerekmezse, proje kapsamında takip edilmelidir.
Bu, yalnızca teslimatları tamamlamak için gerçekleştirilen çalışmaya harcanan zamanı muhasebeleştirmenin ötesine geçer. Buna proje hakkında strateji geliştirmek için yapılan iç toplantılar, kurum içi iletişim ve incelemeler, müşteri toplantıları vb. de dahildir.
Bu daha belirsiz alanları hesaba katmazsanız, bir projeyi tamamlamanın ne kadar zaman alacağını olduğundan az tahmin etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu durum yalnızca söz konusu projeyi riske atmakla kalmaz, aynı zamanda iş portföyünüz üzerinde daha büyük ve zincirleme bir etki yaratabilir.
Takibin ayrıntı düzeyi söz konusu olduğunda, bunun bir kısmı kuruluşun/müşterinin zaman raporu ihtiyaçlarına bağlı olabilir.
Genel bir kural olarak, bireysel görev veya çalışma çabası düzeyinde takip yapılmalıdır. Bazen bu, bir bütün olarak teslimat olabilir; bazen de bir teslimatın bir turu olabilir. Bu düzeyde takip yapmak zahmetli gelebilir, ancak ekibin zamanını nerede harcadığına dair inanılmaz bir içgörü de sağlar—bu içgörüyü daha sonra bir zaman denetimi gerçekleştirmek ve süreçlerinizi buna göre düzenlemek için kullanabilirsiniz.
Örneğin, teslimat düzeyinde takip yapıyorsanız ve sürekli olarak başlangıçta tahmin edilenden daha fazla faturalandırılabilir saat takip ettiğinizi fark ediyorsanız, bunun nedenine dair yeterli içgörü elde edemezsiniz. Bir düzey aşağıdan takip yaptığınızda, çok fazla çalışma saatinin son geri bildirim turunda harcandığını görebilirsiniz. Bunun nedeni çalışmanın başındaki belirsiz gereksinimler veya müşterinin sürecin son aşamalarında çok fazla paydaşı dâhil etmesi olabilir.
Tahminlerin hiçbir zaman %100 doğru olmayacağı gibi, takip edilen zaman da dakikasına kadar doğru olmayacaktır. Genellikle zaman takip araçlarında 15 dakikalık aralıklarla yuvarlanmış takip görürüz; bu, takip için harcanan zaman ile kusurlu insanların gerçekleri arasında denge sağlar.
Bir kişi öğleden sonrayı belirli bir teslimat üzerinde çalışarak geçirmeyi planlayabilir; ancak bir meslektaşı başka bir proje hakkında kendisine bir soru gönderir ve kişi buna yanıt vermek için birkaç dakika ayırır, başka bir müşteri acil bir ihtiyaçla e-posta gönderir ve kişi bir saatliğine buna yönelir vb.
Günlük takip yapmak (veya büyük çalışma bloklarının sonunda zaman çizelgelerinize ya da elektronik tablolarınıza ekleme yapmak) bu nedenle çok faydalıdır. Haftanın sonuna geldiğimizde, her bir göreve ne kadar zaman ayrıldığını hatırlamak neredeyse imkânsızdır ve zaman kayıtlarınızın doğruluk düzeyi hızla düşer.
Sırada Ne Var?
Zaman takibine başlayarak ve zaman takibinde en iyi uygulamaları pekiştirerek, elde edeceğiniz faydalar mevcut projelerin çok ötesine uzanacaktır.
Daha iyi bütçe tahminlerinden daha gerçekçi kapasite planlamasına kadar, mevcut proje verilerinin gelecekteki proje planlamasına bilgi sağlayacağı sürekli bir döngü oluşacaktır. Bu da çalışanlarınızın iş yüklerini daha gerçekçi bir şekilde yönetmelerine ve projelerinizi başarıya hazırlamanıza olanak tanır.
En iyi proje planlama araçları listemize göz atın.
