Verimliliği Artırmak İçin 8 Görev Yönetimi Stratejisi
Görev Yönetiminin Önemi: Etkili görev yönetimi kaosu önler ve doğru görevlere öncelik vermenize yardımcı olur. Bu, hem kişisel verimliliğe hem de genel ekip başarısına katkı sağlar.
Net Hedefler Önemlidir: Odaklanmanıza ve verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olması için net hedefler belirleyin. Nelerin tamamlanması gerektiğini anlamak, görevlere öncelik vermenize yardımcı olur, projenin daha sorunsuz yürütülmesini sağlar ve stresi azaltır.
Yazılımlardan Yararlanın: Görevleri düzenlemek, devretmek ve takip etmek için görev yönetimi yazılımı kullanabilirsiniz. Bu yazılımlar; uyarılar, entegrasyonlar ve iş yükünü görselleştirme özellikleriyle çalışma süreçlerini kolaylaştırır.
E-postalar. Tarayıcı bildirimleri. Slack DM'leri. Bunalmış hissediyor ve nereye bakacağınızdan ya da nereden başlayacağınızdan emin olamıyor musunuz? Yapılacaklar listeniz katlanarak büyürken tüm bu gürültüye yanıt vermeye çalışmak zordur. İşte kaosu yatıştırmanıza ve işleri halletmenize yardımcı olacak en iyi görev yönetimi stratejilerim.
Görev Yönetimi Neden Önemlidir?
Görev yönetimi önemlidir; çünkü görevler yönetilmezse kaos çok hızlı bir şekilde baş gösterir. Mesele yalnızca işleri tamamlamak değil, doğru işleri doğru sırayla tamamlamaktır.
Bir proje yöneticisi olarak hem kendi yapılacaklar listenizi hem de ekibinizin görevlerini yönetmeniz gerekir. Bu kadar çok hareketli parça varken bazı işlerin gözden kaçması kolaydır. Bunun olmasını önlemek için görev yönetimi becerilerine ihtiyacınız vardır: işi uygun büyüklükte görevlere bölmek ve gerçekçi teslim tarihleri belirlemek, yaklaşan görevleri belgelemek ve görevlerin teslim tarihleri yaklaştıkça takip etmek.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
8 Görev Yönetimi Stratejisi
Bir proje yöneticisi olarak günlük rutininize iyi yönetilen bir görev listesiyle başlamak, iyilik hâliniz için faydalıdır ve daha huzurlu bir çalışma ortamı oluşturmanıza yardımcı olur. İşte kaosu yatıştırmak ve sizinle ekibinizin yapılacaklar listeleri üzerindeki kontrolü yeniden kazanmak için sekiz görev yönetimi stratejisi.
1. Görev Yönetimi Yazılımı Kullanın
Görev yönetimini tek başınıza yapmak zorunda değilsiniz. Sizin ve ekibinizin düzenli kalmasına, yapılması gereken her şeyi, bunları kimin yapması gerektiğini ve ne zaman tamamlanacağını yönetmesine yardımcı olabilecek çok sayıda görev yönetimi yazılımı seçeneği ve görev yönetimi uygulaması vardır. Görev yönetimi yazılımının avantajlarından biri, listeler oluşturmak, iş yükünüzü görselleştirmek ve görevlerin ne zaman teslim edilmesi gerektiğini size hatırlatmak için araçlara sahip olmasıdır.
Bu yazılım araçlarından bazıları Slack ve Microsoft Teams gibi iş birliği araçlarıyla entegre olur; böylece bir şey tamamlandığında anında uyarı alabilirsiniz. Birçoğunun mobil uygulamaları da vardır (örneğin bu iPad için proje yönetimi yazılımı araçları) ve bazıları yapay zekâ özellikleri veya entegrasyonları bile sunar.
Bağlantı kesildiğinde çalışmaya devam etmeniz gerekiyorsa çevrimdışı erişim sunan görev yönetimi uygulamalarını arayın.
Ücretsiz yapay zekâ görev yönetimi yazılımından alınan önerileri mutlaka tekrar kontrol edin. Bir şey biraz tuhaf geliyorsa muhtemelen gerçekten öyledir. Ayrıca bu seçenekleri incelerken bütçenize uygun bir araç seçtiğinizden emin olmak için görev yönetimi yazılımı maliyetini de değerlendirmeniz faydalı olacaktır.
2. Net Hedefler ve Beklentiler Belirleyin
Ekibinize görev verirken veya görevleri devrederken net hedefler ve beklentiler belirleyin. Örneğin, ekibimden bir teslim tarihini kaçırmadan önce kaçıracaklarını proaktif bir şekilde bana bildirmelerini beklediğimi açıkça belirtirim. Ne kadar erken haber alırsam, etkilenen herkesle çalışmak ve henüz başlanamayan bağımlı işleri yeniden düzenlemek için o kadar fazla zamanım olur.
Hedefler hem motivasyona hem de kıyaslamaya yardımcı olur. Örneğin ekip bir önceki haftaya göre %25 daha fazla görev tamamladıysa bu, kendilerini başarılı hissetmelerine yardımcı olabilir ve ne hızda ilerlediklerini gösterebilir.
Kıyaslama ölçütleri, ekip üyelerinizin performansını ölçmenize de yardımcı olabilir. Diyelim ki bir ekipte üç tasarımcınız var; onları birbirleriyle karşılaştırabilir ve beklentileri buna göre belirleyebilirsiniz.
- Diyelim ki tasarımcı A günde yaklaşık altı görev tamamlarken tasarımcı B yedi, tasarımcı C ise 12 görev tamamlıyor.
- Görevlerin benzer büyüklükte olduğunu ve tasarımcı C'nin en deneyimli kişi olduğunu varsayarsak, tasarımcı A'nın günde yedi görevi tamamlamasını ve tasarımcı B'nin kendini sekiz göreve çıkmaya zorlamasını hedefleyebilirsiniz.
- Tasarımcı C'nin kıdemi ve deneyimi daha fazlaysa tasarımcı A ve B'yi aynı standarda ulaşmaya zorlamak adil değildir; ancak onları daha verimli çalışmaya teşvik etmeye değer.
3. Önceliklendirin
Etkili görev yönetimi çoğu zaman önceliklendirmeye dayanır. Görev yönetimi aracınıza veya yapılacaklar listenize bakın ve neyin en acil ve en önemli olduğunu belirleyin.
Acil olmayı nasıl tanımlarız? Bu değişebilir, ancak süreyle sınırlı işlerle başlayalım. Bir işin teslim zamanı hemen geldiyse, özellikle de bunu tamamlamamak başka birinin işini veya bir müşterinin işini aksatacaksa, bu iş ekibinizin en yüksek önceliği olmalıdır.
Ardından listenizdeki işlerin etkisine bakın. En fazla kişiyi etkileyen işler önce ele alınmalıdır. Örneğin, bir proje planı oluşturmak 20 kişilik ekibinizin önümüzdeki birkaç haftaya ait programlarını planlamasını sağlıyorsa, bunu bekleyebilecek dahili bir toplantıyla ilgili bir e-postaya yanıt vermekten önce yapın.
Günlük çalışmalarınızın bu öncelikleri yansıtıp yansıtmadığından emin değilseniz, hızlı bir zaman denetimi yardımcı olabilir. Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı gözden geçirerek acil ve yüksek etkili görevlerin hak ettikleri ilgiyi görüp görmediğini veya gününüzün düşük öncelikli işler tarafından yutulup yutulmadığını görebilirsiniz.
Önceliklendirme yapmanın bir başka yolu da Eisenhower matrisi kullanmaktır. Bir kâğıda dört bölme çizin ve görevlerinizi aciliyet ve önem durumlarına göre yerleştirin.
- Sol üst bölmede en acil ve en önemli görevler bulunmalıdır (bunları önce yapın)
- Sağ üst bölmede acil ancak önemli olmayan görevler bulunmalıdır (bunları yapmanız gerekip gerekmediğine karar verin)
- Sol alt bölmede önemli olmayan ancak acil görevler bulunmalıdır (bunları devretmeye çalışın)
- Sağ alt bölmede acil veya önemli olmayan görevler bulunmalıdır (bunları gerçekten yapmanız gerekiyor mu?)
Zaman yönetimi de bir etkendir. Toplantılar arasında 15 dakikalık boş vaktiniz olduğunu ve bu zamanı verimli kullanmak istediğinizi düşünebilirsiniz. Zaman elverdikçe hızla tamamlayabileceğiniz birkaç küçük görevi öne çıkarın.
Öncelikleriniz kuruluşunuzdaki diğer ekip üyelerinin veya proje yöneticilerinin öncelikleriyle aynı olmayacaktır ve önceliklerinizle başka birininki arasında uyumsuzluk olduğunda karşı çıkmanız gerekebilir. Bu durum dijital ajanslarda, kurum içinde çalışan proje yöneticilerine kıyasla daha sık görülür. Ajans proje yöneticileri aynı anda 4 ila 5 (veya daha fazla) projeyi yönetiyor olabilir. Farklı önceliklere sahip birçok kişi sürece dâhildir: dış paydaşlar, ajans yönetimi ve müşterinin daha geniş ekibi. Önceliklendirmeyi öğrenmek, aynı anda çok fazla ve hatta birbiriyle çelişen önceliği üstlenmeye karşı çıkmak anlamına da gelir.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->4. Aynı Anda Birden Fazla İş Yapmayı Sınırlayın
Bu öneri mantığa aykırı gelebilir, ancak sizi temin ederim ki öyle değil. Aynı anda birden fazla iş yaptığınızda birçok işi ya a) tam olarak tamamlayamazsınız ya da b) iyi yapamazsınız. Görev listenizde ilerleme kaydedebilmek için odaklanmanız gerekir.
Elbette bir tasarım sunumunu dinlerken arada bir bir iş arkadaşınıza hızlıca evet veya hayır yanıtı içeren bir Slack mesajı göndermeniz sorun olmayabilir; ancak konuşma sırasında ortaya çıkan kritik bir kararı veya yapılacak işi kaçırırsanız ne olur? Yanlışlıkla tüm projeyi rayından çıkarabilirsiniz!
Gününüzde bazı görevlerinizi tamamlayabileceğiniz, dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış birkaç zaman aralığı (zaman bloklama gibi) oluşturun. Bunu söylemek yapmaktan kolaydır; ancak ekibinize, müşterinize veya yöneticinize 45 dakika boyunca tamamen odaklanmanız ve elinizdeki görevlere yoğunlaşmanız gerektiğini bildirin. Görevleri tamamlamaya çalışırken aynı anda başka işler yaparak geçireceğiniz 2 veya 3 saate kıyasla çok daha fazla ilerleme kaydedersiniz.
Aynı anda birden fazla iş yapmaktan kaçınmanın bir başka nedeni de bağlam değiştirmenin size çok fazla zaman kaybettirebilmesidir. Bir e-posta taslağını yarıladığınızda Slack mesajını yanıtlamak için durursanız, bölünmeden önce e-postada ulaştığınız noktaya geri dönmeniz 20 dakikanızı alabilir.
5. Görselleştirme Araçlarını Kullanın
Yapılacaklar listemi planlarken kişisel olarak iyi bir görselden hoşlanıyorum ve farklı türdeki görev listeleri için farklı görseller kullanıyorum.
Her gün en önemli işler için kâğıt üzerinde bir liste kullanmayı seviyorum. Görevleri tamamladıkça maddelerin üzerini çizmek ve ilerlememi görsel olarak hatırlatan bir şey görmek çok iyi hissettiriyor. Ve evet, bunu proje yönetimi yazılımında da yapabileceğimi biliyorum, ancak kalem ve kâğıtta sevdiğim bir şey var.
Daha geniş bir bakış açısı için (yani tüm hafta), görevleri başlamadı, devam ediyor ve tamamlandı sütunları arasında taşımama olanak tanıyan düzenli bir Asana Kanban panosu görünümünü seviyorum. Haftanın sonunda tüm görevlerimi tamamlandı sütununda görmek iyi hissettiriyor.
Proje zaman çizelgeleri için Gantt şeması, nerede olduğunuzu ve nerede olmanız gerektiğini görmenize yardımcı olur. Bazı araçlar bu görünümü otomatik olarak oluşturabilir ve böylece diğer görevlere daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
6. Delege edin
Tüm görev listenizi mutlaka kendi başınıza tamamlamak zorunda değilsiniz. Görevleri diğer ekip üyelerine devretmek, başka şeylere odaklanmanız için size zaman kazandırabilir.
Not almak, devretmeyi en sevdiğim görevlerden biri. Proje yöneticisi olarak not almak neredeyse her zaman bana düşüyor, ancak tüm gündem maddelerinin ele alındığından emin olmak, zamanı takip etmek, proje yönetimi aracını güncellemek ve tartışmayı sürdürmekten de sorumluyken bu oldukça zorlayıcı oluyor.
Toplantı sırasında proje yönetimi aracını güncellemem veya zaman çizelgesindeki maddeleri taşımam sık sık gerekiyor. Bu nedenle not alma işini, hatta bazı takip görevlerini ekibime devredebilirsem işleri daha verimli bir şekilde ilerletebiliyorum.
Not alma ve takip taslaklarını hazırlama işlerini yapay zekâya devretmeyi de düşünebilirsiniz. Toplantı özetlerini ve eylem maddelerini otomatik olarak taslak hâline getiren pek çok araç bulunuyor.
7. Esnek olun
Görev yönetimi becerilerinizi geliştirmenin bir başka yolu da esnek olmaktır. Örneğin, günün ilerleyen saatlerinde daha iyi odaklandığınızı biliyorsanız, en fazla odaklanma gerektiren görevleri daha sonraya bırakın ve daha küçük, daha kolay yönetilebilen görevleri sabah tamamlayın. Bu tür liderler için stratejik zaman yönetimi üretkenliği önemli ölçüde artırabilir.
Enerji seviyelerinize göre plan yapmak, günlük görevlerinizi kontrol altında tutmanın ve üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarmanın harika bir yoludur. Son teslim tarihlerinize ve bitiş tarihlerinize uyabildiğiniz sürece çevik davranmanız ve işleri sizin için en iyi şekilde çalışan bir yöntemle yapmanızda sakınca yoktur!
Örneğin, herkes çalışırken proje zaman çizelgelerini güncellemekte zorlanıyorum. Dikkatim sürekli Slack mesajlarına, ekibin acil ihtiyaçlarını çözmeye ve müşterilerin e-postalarını yanıtlamaya yöneliyor. Bu görevi sabah ilk iş olarak veya günün sonunda yapmak genel olarak çok daha az zamanımı alıyor.
Ayrıca bazen belirli bir görev için özel zaman ayırsam bile bunu enerji seviyelerime veya yapılacaklar listemdeki diğer işlere göre değiştirebildiğimi fark ediyorum. Bu makaleyi yazarken, daha acil olan görevlere öncelik verdiğimden ve yine de yazmaya zaman ayırdığımdan emin olmak için takvimimdeki yazma zamanlarını değiştirdim.
Daha uzun süren veya daha sıkıcı görevlerde odaklanmakta zorlandığımı fark edersem, kendime planlanmış molalar içeren zaman blokları ayırmak için bazen Pomodoro tekniğini kullanıyorum. Bu tekniğe aşina değilseniz, bir süre (genellikle yaklaşık 20 dakika) odaklanarak çalışır, ardından mola verirsiniz. Bu çalışma biçimini kolaylaştırmak için özel olarak tasarlanmış zamanlayıcılar bile var.
8. Net son teslim tarihleri belirleyin
Görevleri yönetmek söz konusu olduğunda, net son teslim tarihleri belirlemek işleri daha ulaşılabilir hâle getirebilir. Bu, sizin veya ekibinizden birinin işleri erteleme eğiliminde olması durumunda da yardımcı olabilir.
Burada yalnızca bir son teslim tarihi belirleyip en iyisini ummaktan daha fazlası var. İlerlemeyi takip edebilmek veya ilerleme kaydedilmediğinde bundan haberdar olabilmek için yol boyunca kilometre taşları ya da kontrol noktaları oluşturun.
Nelerin ne zaman yapılması gerektiği konusunda net olmak, önceliklendirmeye de yardımcı olabilir. Daha az önemli veya daha az acil görevler için son teslim tarihlerini daha ileri bir tarihe koyun; böylece ekip üyeleri o anda en önemli olan şeye odaklanabilir. Görevlerin çok uzun süre beklemesine izin vermeyin; aksi hâlde daha acil ihtiyaçlar ortaya çıktıkça gözden kaçabilirler.
Görev Yönetimine Bir Örnek
Görev yönetimini (ve iyi görev yönetiminin temelindeki zaman yönetimi stratejilerini) uygulamak için sizi küçük bir çalışmadan geçireceğim.
İşte örnek bir görev listesi; öncelikli görevler, çok daha az acil olanlarla karışmış durumda. Listeye bakın ve ilk olarak ne yapmanız gerektiğini ve daha da önemlisi, söz konusu görevin neden diğerlerinden önce tamamlanması gerektiğini belirleyin.
- İnceleyin geçen haftanın zaman takibini ve zamanını tamamlamayan ya da yeterince faturalandırılabilir zaman kaydetmeyen kişileri not edin.
- Yanıtlayın Müşteri A’nın tasarımların ikinci turundaki düzenlemelerle ilgili sorusunu.
- Bir toplantı ayarlayın Müşteri B ile; çünkü harita tasarımlarıyla ilgili geri bildirimleri, tasarımcının uygulayabilmesi için yeterince açık değil.
- Kontrol edin Müşteri B’nin mikro sitesinin UAT sürecini.
- Gönderin Müşteri C’ye yarınki açılış sayfası lansmanıyla ilgili soruları. Sayfada istedikleri izlemeyi, URL’yi ve lansmanı kendilerinin mi gerçekleştirmek istediğini, yoksa DNS kayıtlarını ekibinizin mi güncellemesini istediklerini doğrulamanız gerekiyor.
- Tamamlayın makalenizi son teslim tarihine kadar ve düzenlendikten sonra bunun için fatura kesin.
- Zaman çizelgesini güncelleyin Müşteri D için. Stil kılavuzu ve duygu panosuyla ilgili geri bildirimlerini göndermekte geciktiler. Artık onaylandığına göre tasarımcı tasarımlar üzerinde çalışmaya başlayabilir.
- Bir toplantı ayarlayın 45 gün içinde sona erecek olan Müşteri E’nin sözleşmesini görüşmek için. Yenilemek istiyorlar, ancak kendi taraflarında yeni bir sözleşmenin imzalanması 14 iş günü sürebilir.
Peki bu görevler için doğru sıra nedir? Bu listedeki en yüksek öncelikli madde hangisidir?
5. maddeyi söylediyseniz doğru cevap verdiniz. Yapmanız gereken ilk şey, yarınki lansmana hazır olduğunuzdan emin olmaktır. Müşterinin yanıtlarını ne kadar erken alırsanız, durumunuz o kadar iyi olur.
Diğer görevler ne olacak? Onları hangi sıraya koyardınız? Görevleri her zaman gerçek zamanlı olarak yapmak zorunda değilsiniz; verimliliği korumak ve engelleyiciler ya da darboğazlar oluşturmaktan kaçınmak için bunları planlayabilirsiniz.
Sırada Ne Var?
İş akışları, verimlilik ve operasyonları kolaylaştırma konuları ilginizi çekiyorsa doğru yerdesiniz! Proje yöneticisi olarak kariyerinizi geliştirmenize yardımcı olacak bunun gibi daha fazla içgörü için The Digital Project Manager üyelik topluluğuna katılın. Topluluk ayrıca projeleri yönetmenize yardımcı olacak kurslar, şablonlar ve diğer kaynakları da sunuyor.
