İş Akışı Tasarımı: Süreç, Örnek ve Öğrenimler

İş Akışı Tasarımı Nedir?

İş akışı tasarımı, iş akışı yönetiminin bir parçasıdır ve en sık gerçekleştirdiğiniz, en önemli görev ve süreçleri bir projenin bir aşamasından diğerine verimli ve etkili bir şekilde ilerleyecek biçimde haritalandırma iş sürecidir. İş akışı yönetimi yazılımı, otomasyon fırsatlarını belirleyerek, darboğazları azaltarak ve iş akışının her aşamasına ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak iş akışlarınızı nasıl otomatikleştireceğinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.

Bu makalenin sonundaki vaka çalışmamda, projelerin tasarım ekibinden geliştirme ekibine devredilmesi sürecini sorunsuz hâle getirmek üzere bir proje ekibinde çalışmak için nasıl işe alındığımı açıklıyorum. Bu, iş akışı tasarımına bir örnektir.

İş Akışı Tasarımının Amaçları

İş akışı tasarımı yalnızca görevleri haritalandırmakla ilgili değildir. Başarılı proje sonuçlarını destekleyen verimli ve uyumlu bir sistem oluşturmakla ilgilidir. Etkili iş akışı tasarımıyla ulaşabileceğiniz amaçlardan bazıları şunlardır:

• Artırılmış verimlilik: İş akışı tasarımı, görevleri en mantıklı sırayla haritalandırarak ve tekrarlanan eylemleri otomatikleştirerek süreçleri kolaylaştırır.
• Geliştirilmiş iletişim: Rolleri, sorumlulukları ve bağımlılıkları tanımlayarak ekipler ve departmanlar arasında açık ve tutarlı iletişim kurulmasını sağlar; böylece herkesin uyum içinde çalışmasını kolaylaştırır.
• Daha az darboğaz: Bu süreç, görev akışını analiz ederek ve gecikmelerin genellikle meydana geldiği alanları ele alarak olası tıkanıklıkları belirler.
• Artan üretkenlik: İş akışı tasarımı, görevlerin mümkün olan en verimli şekilde tamamlanmasını sağlamak üzere iş akışlarını optimize ederek görevlerin daha hızlı tamamlanmasını kolaylaştırır.
• Tutarlılık: Standartlaştırılmış süreçler, herkesin izlediği açık yönergeler ve prosedürler oluşturarak görevlerin yerine getirilmesinde tutarlılık sağlar.
• Sürekli iyileştirme: İş akışı tasarımı, süreçlerin sürekli değerlendirilmesi ve iyileştirilmesi için bir temel oluşturur. Böylece proje yönetimi iş akışı, değişen proje ihtiyaçlarına uyum sağlayabilir ve daha iyi performans için geri bildirimleri sürece dâhil edebilir.

İş Akışı Nasıl Tasarlanır?

İyi bir iş akışı tasarımının operasyonel verimliliği %83'ten fazla artırmaya yardımcı olabileceği bildirilmiştir. İşte adım adım iş akışı tasarlama süreci:

1. Amacı ve Kapsamı Belirleyin: Hedefi belirleyin ve görevlerinizi ana hatlarıyla açıklayın.
2. Mevcut Süreçleri Analiz Edin: Mevcut yöntemleri gözden geçirin, verimsizlikleri belirleyin ve kaynaklarınızı tespit edin.
3. İş Akışını Tasarlayın: Yeni iş akışını haritalandırın; adımları ayrıntılandırın ve rolleri atamak için bir diyagram kullanın.
4. Geliştirin ve Test Edin: Bir prototip oluşturun, olası değişiklikleri test etmek için süreç simülasyonu yazılımı kullanın ve geri bildirimlere göre iyileştirin.
5. Uygulayın ve İzleyin: İş akışını tamamen kullanıma alın ve iyileştirmeleri, iş akışı otomasyonunu veya gerekli değişiklikleri sürekli olarak izleyin.

Etkili İş Akışı Tasarımı Uygulamaları

İpuçlarımı ve en iyi uygulamaları paylaşmadan önce, iyi iş akışı tasarımının üç temel unsurunu anlamak önemlidir. Bunlar:

Öğe	Tanım
Girdi	bir iş akışını başlatmak için gereken kaynaklar, veriler veya malzemeler.
Dönüşüm	girdileri değiştirmek veya dönüştürmek için uygulanan eylemler.
Çıktı	dönüşüm sonucunda ortaya çıkan sonuçlar veya ürünler.

Bunu göz önünde bulundurarak bazı en iyi uygulamalar şunlardır:

1. Net Hedefler Belirleyin: İş akışından beklenen hedefleri ve sonuçları açıkça tanımlayın. Bu, uyumu ve net bir yönü garanti eder.
2. Süreçleri Basitleştirin: Basit bir iş akışı tasarımı için çaba gösterin. Karmaşık görevleri yönetilebilir adımlara bölün ve gereksiz unsurları ortadan kaldırın.
3. Rolleri ve Sorumlulukları Net Bir Şekilde Atayın: Her adımdan kimin sorumlu olduğunu açıkça tanımlayın. Bu netlik, hesap verebilirliği ve sorunsuz yürütmeyi sağlar.
4. Teknolojiden Yararlanın: dijitalleştirme, otomasyon, iletişim ve izleme için uygun araçları ve entegrasyonları kullanın. Bu, iş akışı verimliliğini, doğruluğu ve iş akışı yönetiminin kolaylığını önemli ölçüde artırabilir.
5. Test Edin ve İyileştirin: Geri bildirim toplamak için önce iş akışını küçük ölçekte uygulayın. Tam ölçekli uygulamadan önce bunu iş akışını iyileştirmek ve geliştirmek için kullanın.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

İş Akışı Tasarımında Gerçek Hayattan Çıkarılan Ders: Bir Vaka Çalışması

İşte değişimi uygulamaya yönelik başarısız bir girişim hakkındaki hikâyem.

Öncelikle, aşırı hevesli bir insan olmadığımı bilmelisiniz. Ben bir iyimserim ve deneyim kazandıkça daha gerçekçi biri oluyorum. “Az çoktur” anlayışını benimsiyorum, ön yüz geliştirme alanında geçmişim var, kullanıcı deneyimini seviyorum ve sadeliğe odaklanan çözümler üretmeye çalışıyorum.

İş akışı verimliliği, organizasyon ve başkalarının işlerinde en iyi ivmeyi bulmasına ve bunu korumasına yardımcı olma konusunda tutkuluyum. Kişisel keşif, güven temeli ve kişinin süreçlerini değiştirme isteği sayesinde her günün daha verimli, üretken ve tatmin edici olabileceğine inanıyorum.

Arka Plan

Daha önce belirttiğim gibi, kısa süre önce projelerin tasarımdan geliştirmeye devredilme sürecini düzene sokmak amacıyla bir proje ekibine alındım.

Mevcut iş akışlarını gözlemledikten sonra, birçok işlevsel gereksinimin devir sırasında kaybolduğunu veya devirden önce hiç belirlenmediğini fark ettim. Ayrıca gereksinimler hiçbir yerde kaydedilmiyor ve ekip tarafından erişilemiyordu—gereksinim ayrıntıları çoğunlukla proje yöneticileri ile ekip arasında sözlü olarak iletiliyordu.

Plan

Stratejim, proje gereksinimlerini listelemek ve görüşmelerin kaydını tutmak için proje panosuna ve Slack'e olan bağlılığı artırmaktı.

Şuna benzer bir iş akışı tasarımı önerdim:

Stratejim, proje gereksinimlerini listelemek ve görüşmelerin kaydını tutmak için proje panosuna ve Slack'e olan bağlılığı artırmaktı.

Ek bir fayda da gün boyunca ekip üyeleri arasındaki kesintilerin sayısının azalması olacaktı.

Proje panosu, proje gereksinimleri için son derece görünür, tek bir doğruluk kaynağı görevi görürken Slack de bunu destekleyen bir görüşme kayıt defteri görevi görecekti.

Uygulama ve Zorluklar

Ne yazık ki, değişikliklerden etkilenen kişilerin, özellikle de proje yöneticilerinin, bu değişiklikleri benimsemediği gerçeğini göremedim. Evet, yönetici ekip destekliyordu ve geliştiriciler de öyleydi, ancak proje yöneticisi arkadaşlarım desteklemiyordu.

Aslında ekibime yardım etmek yerine onları cezalandırdığımı fark ettim.

Proje panosuna daha fazla bilgi ve Slack'e daha fazla görüşme eklemeye devam ettikçe, proje yöneticisi ekibinin biletler ve kanal güncellemeleri yazmak için daha fazla zaman harcadığı açıkça görüldü. Evet, kesintiler azalmıştı ama bu iyi bir şey miydi?

Bu sorunu analiz ederken şu soruyu sormaya başladım: Ya onlar kesintileri yönetmekten ve gün boyunca doğaçlama toplantılara katılmaktan keyif alıyorsa?

Başarısızlıkların Analizi

Negatif Ceza

Negatif cezanın tanımı, olumlu bir uyarıcının ortadan kaldırılmasıdır. Şimdi, yapılan düzenlemenin tam olarak bunu yaptığını fark ediyorum: PM'lerin ekiple sözlü olarak iletişim kurması gerekliliğini ortadan kaldırmak veya en azından azaltmak.

Pozitif Ceza

Ekip proje kayıtları yazmaktan nefret ediyor ve Slack'ten hoşlanmıyor olsaydı ne olurdu? Bu, yeni süreç adımının onların özerklik duygusuna müdahale ettiği anlamına gelirdi. Pozitif cezanın tanımı, olumsuz bir uyarıcının eklenmesidir ve yine bu da benim dayattığım değişikliklerin sonucu oldu.

Öğrendiklerim

Verimlilikteki iyileşmelere rağmen, bu süreç düzenlemeleri benim fikrimdi ve uygulama başlamadan önce ekibe yeterince danışılmadı.

Stratejinin ve en iyi uygulamaların, kod veya diğer statik ortamlar için uygulanabildiği şekilde (insanları içeren) yaratıcı iş akışı süreçlerine hemen uygulanamayacağını öğreniyorum.

Bir ekip kültürü kişilikler, bakış açıları ve görüşler açısından zengindir. Üyeleri arasında karşılıklı saygının bulunduğu sağlıklı bir kültürü korumak için herkesin sürece dahil edilmesi, anlaşılması ve dikkate alınması gerekir.

İşte bu deneyimden çıkardığım kısa ders listesi:

• Yönetimin desteği, ekibin desteği anlamına gelmez
• Olumlu süreç düzenlemeleri bile ceza gibi hissedilebilir
• İş akışları yalnızca standart en iyi uygulamalara değil, ekibin kültürüne de uymalıdır
• Aldığınız geri bildirimlere güvenmeyin—uyarı işaretlerini bulmak için daha derine inin

İş Akışlarını Tasarlamaya İlişkin Temel Çıkarımlar

Bu girişim sırasında iş akışlarının nasıl tasarlanacağı hakkında biraz bilgi edindim, ancak iş yerinde bir değişim sürecinin nasıl tasarlanacağı ve nasıl destek alınacağı hakkında çok daha fazla şey öğrendim.

Kuruluşunuzda bir süreci değiştiren veya yeni bir iş akışı uygulayan herkes için önerilerimi özetleyen bir iş akışı diyagramı burada:

Bu deneyimden çıkardığım derslerle ilgili olarak, her biri hakkındaki düşüncelerim şöyle:

1. Yönetimin desteği, ekibin desteği anlamına gelmez

Süreçte yapılacak herhangi bir düzenlemeden iş günü etkilenecek ekip üyelerinin desteğini almanız gerekir. Onlara danışılmalı ve süreçteki değişiklikleri sorgulama, bunlara itiraz etme ve geri bildirim sağlama fırsatı verilmelidir.

Süreç yönetim ekibi tarafından uygulamaya konuluyorsa “örnek olarak liderlik etme” yaklaşımı işe yarayabilir. Ancak tüm ekip üyelerinin gerçekten eşit söz hakkı varsa, önerilen değişiklikleri değerlendirmeleri ve bunlar hakkında görüş bildirmeleri için herkese zaman tanınmalıdır.

2. Olumlu süreç düzenlemeleri bile ceza gibi hissedilebilir

Süreçteki bir değişiklik, başkalarının muhtemelen benimsediği veya yapmaktan hoşlanabileceği mevcut adımların ortadan kaldırılmasını gerektirir.

Düzenlemeler verimliliği artırmak veya iş akışını daha çevik hale getirmek amacıyla tasarlanabilir, ancak yeterli görüşme yapılmadan ve ekibe bunlara itiraz etmesi için zaman tanınmadan, bu verimlilik artışlarının faydaları anlaşılmayabilir ve ekip cezalandırılıyormuş gibi hissedebilir.

3. İş akışları yalnızca standart en iyi uygulamalara değil, ekibin kültürüne de uymalıdır

Yeni adımları değerlendirmeden ve önermeden önce mevcut iş akışındaki adımların değerini öğrenmek için araştırma yapın. Kendinize ve ekip üyelerine hangi özellikleri veya geçmişten gelen etkenleri gözden kaçırıyor olabileceğinizi sorun. Hangileri değer katıyor ve neden?

Yeni “en iyi uygulama” girişimlerinin yalnızca bir kısmı mevcut kültüre uygun olabilir veya belki de hiçbiri uygun değildir.

4. Aldığınız geri bildirimlere güvenmeyin—uyarı işaretlerini bulmak için daha derine inin

Bir sözlü yoklamanın veya ekiple gönüllü bir kabul kontrolü yapmanın yeterli olmadığını öğrendim. Herkesin görüşüne başvurulması ve geri bildirim sunması için fırsat tanınması gerekir. Ekibe önerilen değişiklikleri değerlendirmesi ve kendi sonuçlarına varması için zaman verilmeli; ardından iş akışıyla ilgili yeni fikirleri gözden geçirmek, sorgulamak ve bunlara itiraz etmek için de zaman ayrılmalıdır

Daha Fazla İş Akışı İçgörüsü İçin Bize Katılın!

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim sağlayın 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin; ayrıca Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.