İş Akışı Nasıl Oluşturulur: 7 Basit Adım

Dijital iş akışlarını kullanan proje yöneticileri, projeleri planlandığı şekilde ilerletebilir ve görevlerin mümkün olduğunca verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlayabilir. Görsel iş akışları, her iş öğesinin tamamlanmış sayılabilmesi için geçeceği süreç adımlarını gösteren akış şemalarından veya diyagramlardan yararlanır.

İş akışları, iş süreçlerinden farklıdır; çünkü iş akışları, kurumsal hedeflere ulaşan daha geniş süreçler içindeki belirli ve ardışık görevleri temsil eder.

İş Akışı Nasıl Oluşturulur?

Bir iş akışı tasarlarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı noktalar şunlardır.

1. Neyi Başarmanız Gerektiğini Belirleyin

İş akışınızı planlarken, iş akışının neyi başarması gerektiği konusunda çok net olun. Çok açık ve kesin ifadeler kullanmazsanız ekip üyelerinin ve paydaşların iş akışına nelerin dahil olup olmadığı konusunda varsayımlarda bulunması son derece kolaydır.

Örneğin, blog gönderileri yazmak için bir iş akışı oluşturuyorsanız, bu iş akışının yalnızca içeriğin taslağını hazırlamaya mı yönelik olduğunu, yoksa destekleyici görselleri hazırlamayı ve blog gönderisini sosyal medyada yükleyip paylaşmayı da mı kapsadığını açıkça belirtin ve iletişim kurun.

Tüm bu adımları tek bir iş akışında ele alabilir veya her bölüm için ayrı iş akışlarına sahip olabilirsiniz; en önemli nokta, bunun ekip için açık olmasıdır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Kimlerin Dahil Olması Gerektiğini Belirleyin

Dahil olması gereken tüm kişileri belirleyin. İşi yapacak kişilerin yanı sıra inceleme ve onay süreçlerinden sorumlu kişileri de dahil edin.

Bir onay süreci tanımlamak da iş akışını oluşturmanın önemli bir parçasıdır. Bunu yapmazsanız, sürecinizi aksatabilecek darboğazlarla veya diğer sorunlarla karşılaşırsınız.

Dahil olması gereken herkesi belirlemenin kolay bir yolu, bir RACI diyagramı oluşturup doldurmaktır. Tüm süreç adımlarını listeleyene kadar bunu yapamayabilirsiniz (aşağıdaki üçüncü adıma bakın); ancak iş akışınızı başlatmadan önce bunu hazır bulundurmak iyi bir fikirdir.

3. Süreç Adımlarını ve Görevleri Listeleyin

Tamamlanması gereken süreç adımlarını ve görevleri listeleyin. Bu, iş akışınızın başlangıcından sonuna kadar gerçekleşmesi gereken her şeyin adım adım listesidir.

Blog örneğimizi tekrar kullanalım. İş akışımız bir blog gönderisini yayımlamaya ve tanıtmaya yönelikse iş akışı adımlarını (ve hangi pazarlama kaynaklarının dahil olması gerektiğini) yazmak şöyle görünebilir:

1. Blog gönderiniz için bir konu seçin
2. Bu konuyla ilerlemek için pazarlama direktöründen onay alın
3. Bir içerik özeti ve içerik taslağı yazın
4. Gerekli görseller veya illüstrasyonlar için yaratıcı yönlendirme ve boyutlandırma bilgilerini sağlayın
5. Blog gönderisi için bir yazar görevlendirin
6. Blog gönderisi için bir grafik tasarımcı görevlendirin
7. Yazar, blog gönderisinin ilk taslağını oluşturur
8. Grafik tasarımcı gerekli görselleri sağlar
9. Bir editör, blog gönderisi taslağını ve görselleri inceler
10. Yazar, metin düzenlemelerini yapar
11. Grafik tasarımcı görsellerde gerekli düzenlemeleri yapar
12. Editör metni ve görselleri onaylar
13. Bir pazarlama koordinatörü içeriği web sitesi CMS'sine yükler
14. Editör, hazırlama sitesindeki gönderiyi inceler ve onaylar
15. Pazarlama koordinatörü gönderiyi yayına alır
16. Metin yazarı sosyal medya için bir açıklama oluşturur
17. Editör açıklamayı inceler ve onaylar
18. Pazarlama koordinatörü açıklamayı ve blog gönderisinin bağlantısını LinkedIn ve Facebook'ta paylaşır.

4. İş Akışı Diyagramı Oluşturun

Bir iş akışı diyagramı kullanarak iş akışınızı görsel olarak temsil etmek yararlı olabilir. Her adımı, kimin gerçekleştireceğini ve ne kadar süreceğini göstermek için zaman çizelgesi görünümünü, Gantt grafiğini veya iş akışı diyagramı yazılımını (örneğin ProcessMaker'ı veya alternatiflerinden birini) kullanabilirsiniz.

İş akışlarını görsel olarak haritalamak, kimin neyi ne zaman yapacağına ilişkin iletişimi kolaylaştırmanın da iyi bir yoludur.

5. İş Akışınızı Test Edin ve Yineleyin

İş akışınız kâğıt üzerinde harika görünebilir, ancak uygulamaya koyduğunuzda başarısız olabilir. Yinelemeli bir iş akışı süreci geliştirmek, bir kez yapılıp tamamlanan bir faaliyet değildir. Kullanmaya başladıktan sonra tekrarlanan görevler veya gereksiz tekrarlar olduğunu ya da bir yerde kritik bir adımı atladığınızı fark edebilirsiniz.

Yeni iş akışını test edin ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığı hakkında ekipten geri bildirim alın. Süreç kesintiye uğrarsa, çok uzun sürerse veya kafa karıştırıcı olursa, test süreci sorunları gidermenize ve iyileştirmek için ayarlamalar yapmanıza yardımcı olur.

İlk uygulamanız başarılı olsa bile ekip üyeleri iş akışını kullanıp birlikte çalıştıkça iş akışınızı optimize etmeye her zaman devam edebilirsiniz.

6. İş Akışınızı Daha Geniş Ekiple Uygulamaya Alın

İş akışınızı test edip sorunsuz şekilde çalıştırmaya başladıktan sonra bunu daha geniş ekibe uygulayın. Bu, iş akışını daha verimli yürütmek için daha fazla paydaşı sürece dahil etmeyi veya proje yönetimi iş akışını kullanacak yeni ekip üyelerini işe alıştırmayı içerebilir.

Birçok farklı iş akışı yönetimi türü kullanıyorsanız veya iş akışı yeni bir süreçse, insanların ne olduğunu ve hangi sırayla gerçekleştiğini hatırlamasına yardımcı olmak için akış şemanızı ya da kısa bir eğitim içeriğini kullanmayı düşünün.

İş Akışları Oluşturmak İçin İpuçları

Ekibiniz için iş akışları oluşturmak için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz:

1. İş Akışınızın Neleri Kapsadığı Konusunda Net Olun

İş akışının neleri kapsayıp neleri kapsamadığı konusunda son derece net olun.

Başka bir örneğe ihtiyacınız varsa e-posta pazarlamasını düşünün. E-posta metni oluşturmak için bir iş akışınız, e-posta düzenini tasarlamak için başka bir iş akışınız ve e-postayı göndermek ve analizleri izlemek için üçüncü bir iş akışınız olabilir. Bir e-posta gönderdiğiniz her seferde bu iş akışlarının tümünün çalıştırılması gerekebilir.

İhtiyaç duyacağınız kaynakları göz önünde bulundurmayı unutmayın—pazarlama kaynak yönetimi süreci zorlu olabilir. Neyse ki pazarlama kaynak yönetimi yazılımı yardımcı olabilir.

2. Belirli Rol ve Sorumluluklar Atayın

Her rolün veya görevin tek bir kişi tarafından tamamlandığından emin olun. Birinden çalışmayı gözden geçirmesini veya fikirlerine katkıda bulunmasını istemeniz sorun değildir, ancak görevin sorumluluğunu üstlenen tek bir kişi olmalıdır. Çok fazla kişi dahil olursa ekip üyeleri işi başkasının yapacağını varsaydığından çalışma hiçbir zaman tamamlanmaz.

Pazarlama direktörünüz ve yönetici editörünüz içerik takvimini hazırlamaktan ve yazarları atamaktan sorumluysa bu görevi iki ayrı alana ayırın.

Pazarlama direktörü içerik takvimini hazırlamalı, yönetici editör ise yazarları atamadan önce takvimi gözden geçirip geri bildirim sağlamalıdır.

3. İş Akışlarınız İçin Şablonlar Oluşturun

Düzenli olarak kullandığınız iş akışlarını biriktirmeye başladıkça şablonlar oluşturarak zaman kazanın. En popüler proje yönetimi yazılımı araçlarında birden fazla iş akışı içeren projelerin tamamını oluşturabilirsiniz.

Şablonlarınıza ne kadar fazla ayrıntı eklerseniz yeni projeler oluşturmak ve insanların çalışmaya başlamasını sağlamak o kadar kolay olur.

Bazı iş akışlarının belirli projeler için değiştirilmesi gerekir. Bir müşteri acil işlem ücreti ödediği veya bir paydaş belirli bir teslimatı önceliklendirdiği için zaman çizelgesi kısaltılıyor olabilir—her seferinde yeni bir iş akışı oluşturmadan bu değişikliklere uyum sağlamak için şablonunuzu ayarlanabilir tutun.

4. İş Akışlarınızı Gereğinden Fazla Karmaşık Hale Getirmeyin

Bir iş akışı ancak insanlar onu kullandığı sürece iyidir! Kimsenin nasıl kullanacağını bilmediği karmaşık bir iş akışı oluşturursanız ne zaman bozulduğunu da bilemezsiniz. Bunu önlemek için akış şeması oluşturmayı öğrenerek başlayabilirsiniz.

Çok sayıda entegrasyon ve iş akışınızı yürütmek için otomasyon kullandığınızda karmaşık iş akışları ortaya çıkabilir. Bu özellikler karmaşık bir iş akışını yönetmeye ve zaman kazanmaya yardımcı olabilir, ancak sürece dahil olan herkesin bunu anlayabilmesi en önemli konudur; bu nedenle akış şeması oluşturma konusunda en iyi uygulamaları öğrenmelisiniz.

5. Çok Fazla Adımdan Kaçının

Çok fazla adıma sahip iş akışlarının yönetimi zordur. Birbiriyle ilişkili ancak ayrı iş akışları oluşturmayı düşünün. Yeni bir çalışanı işe başlatmak buna iyi bir örnektir. Bu, çok sayıda kişinin ve adımın dahil olduğu oldukça standart bir iş süreci veya iş akışıdır.

İnsan kaynaklarının tüm evrak işlerini yürütmesi için bir iş akışınız, kurum içi BT sorumlusunun Slack, e-posta, proje yönetimi aracınız ve tasarım, geliştirme veya yaratıcı çalışmalar için kullandığınız tüm yazılımlar gibi sistem ve araçlarınızdaki kullanıcı hesaplarını oluşturması için de başka bir iş akışınız olabilir.

Ayrıca ekiple tanışmak ve kurum içi süreçlerle ilgili eğitim vermek için başka bir iş akışına da ihtiyacınız olacaktır. Bu, ilk gün ve ilk hafta için programların hazırlanmasını içerebilir.

Daha fazla iş akışı örneğini burada bulabilirsiniz.

6. Geri Bildirim İsteyin

Test edip yineleme yapmak, yeni iş akışları için olduğu kadar mevcut iş akışları için de geçerlidir. İş akışının ihtiyaçlarını hâlâ karşıladığından emin olmak için ekiplerinizle düzenli olarak iletişim kurun. Süreçler değiştikçe iş akışlarınızı nasıl yapılandırdığınıza bakın ve herkesin ihtiyaçlarını daha iyi destekleyecek şekilde ayarlamalar yapın.

Daha Fazla İş Akışı Yönetimi İçgörüsü İçin Bize Katılın

İş akışı yönetiminde en iyi uygulamalar hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, sizin gibi diğer proje yöneticileriyle iş akışlarını tartışabileceğiniz aktif proje yöneticileri topluluğumuza katılın.