10 Zaman Takibi En İyi Uygulaması: İhtiyacınız Olan Zaman Verilerini Edinin
Zaman takibi, boya kururken izlemek kadar eğlencelidir. Hiç kimse bir durum raporunun neden beş faturalandırılabilir saat sürdüğü konusunda müşterilerle ve ekip üyeleriyle tartışmaktan hoşlanmaz. Ancak bazen ekibin zaman takibinden elde edilen veriler gerçekten çok işe yarayabilir. Zaman takibiyle ilgili en iyi uygulamalardan ve bilgileri biraz daha az acıyla nasıl toplayabileceğinizden bahsedelim.
Baştan hemen belirtmeye değer en iyi uygulamalardan biri, zaman takip yazılımına yatırım yapmaktır. Bu yazılım, zaman takip sürecini otomatikleştirmeye ve ekibiniz için daha verimli hâle getirmeye yardımcı olabilir—bununla ilgili daha fazla bilgi aşağıda!
Proje Yöneticileri İçin Zaman Takibinde En İyi 10 Uygulama
Özellikle bir ajans ortamında proje yöneticisi olarak çalışıyorsanız, zaman takip verilerini toplamanıza ve bunlardan yararlanmanıza yardımcı olacak bazı en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Zaman takibini cezalandırma amacıyla kullanmaktan kaçının
- Otomatikleştirin
- Yerinde kontroller yapın
- İleriye dönük planlama yaparken geçmişe bakın
- Durumunuzu ortaya koymak için verileri kullanın
- Ekip üyelerinden geri bildirim alın
- Sprint değerlendirmelerine verileri taşıyın
- Projeler genelindeki verileri analiz edin
- Performans için ölçütler belirleyin
- Zaman takibi uygulamalarını düzenli olarak denetleyin
1. Zaman takibini cezalandırma amacıyla kullanmaktan kaçının
Zaman takibi, özellikle ekip üyelerinizin zamanı faturalandırılabilir olduğunda ve müşterilerden belirli miktarda iş için ücret almayı kabul ettiğinizde kârlılığı anlamanıza yardımcı olabilir; ancak zaman takip verilerini asla cezalandırma amacıyla kullanmamalısınız (bu, ekibinizin zaman takibinden nefret etmesine neden olur ve ekiplerin belirttiğine göre zaman takibinin kötü olmasının sürekli karşılaşılan nedenlerinden biridir).
Bir dizi göreve ve ekip üyesine baktığınızda, daha deneyimli veya kıdemli bir ekip üyesinin bir görevi tamamlamasının, daha yeni veya daha alt düzey bir çalışana kıyasla daha az zaman alacağı açık olabilir. Peki zaman takip sistemindeki veriler, bir çalışanın idealin altında bir hızla çalıştığını gösterdiğinde ne olur?
Zaman takibini cezalandırma amacıyla kullanmak, çalışanların zaman çizelgelerinde oynama yapmasına veya hatalı bildirimde bulunmasına yol açar. Düşük performans hakkında bir görüşme başlatmak için zaman takip verilerinizi kullanabilirsiniz; ancak bu, görüşmedeki tek etken olmamalıdır.
2. Otomatikleştirin
Zaman takibinin otomatik olarak gerçekleşmesi geleceğe ait bir şeymiş gibi görünse de mesai saati yazılımı bunu (neredeyse) gerçeğe dönüştürmeye yardımcı olabilir. Proje yönetimi aracınıza entegre olan veya Chrome uzantısı olarak çalışan bir zaman takip yazılımına sahip olmak, zaman takibini gerçek zamanlı olarak otomatikleştirmeye yardımcı olabilir—bu, zaman takip yazılımının temel faydalarından biridir.
Ekip üyeleri (siz de dâhil olmak üzere) bir görev başlatıldığında zamanlayıcıyı çalıştırabilir ve başka işler ortaya çıktığında zamanlayıcıyı durdurabilir veya duraklatabilir. Seçtiğiniz yazılıma bağlı olarak, bir görevi başlattığınızda zamanlayıcıyı çalıştırmanızı hatırlatacak bildirimler de ayarlayabilirsiniz.
Her ekip üyesinin zaman takibi hakkında düşünmesi gereken şeyler ne kadar az olursa, insanların zaman takip aracınıza uyum sağlamasını sağlamak da o kadar kolay olur. Zaman takibini tamamen otomatikleştiremiyorsanız (veya zaman takibi için yapay zekâ kullanamıyorsanız), ekibinizin zaman çizelgelerini manuel olarak doldurmak zorunda kalmaması için bir zaman çizelgesi uygulaması ya da başka dijital zaman takip çözümleri kullanmayı düşünün. Bu, sürece dâhil olan herkes (proje liderleri de dâhil) için zaman kaydını kolaylaştırabilir.
3. Yerinde kontroller yapın
Proje yöneticisi olarak ekibinizin zaman kullanımını düzenli olarak gözden geçirmelisiniz. Buna faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatler de dâhildir. Bu, her hafta veya her sprint analiz yapmanız anlamına gelebilir. Sözleşme süresinin sonuna yaklaştıkça, ekibinizin kendisine ayrılan saatleri aşmadığından emin olmak için bu kontrolleri günlük olarak yapmanız gerekebilir.
Zaman verilerinin bu derinlemesine ve düzenli analizi risk yönetimine yardımcı olur; çünkü zaman çizelgesi ve işin ilerleme hızıyla ilgili sorunları fark edebilirsiniz. Bu sorunlar küçükken, ileride büyük problemlere dönüşmelerini beklemeniz durumuna kıyasla, gidişatı düzeltmek daha kolaydır.
Örneğin, üç aylık bir projenin üçüncü haftasındaysanız ve ekibinizin yalnızca 750/3000 saat kullanmış olması gerektiğini, ancak şimdiden 1000 saati tükettiğini fark ederseniz, seçenekleriniz vardır.
Onlardan kullanım hızını düşürmelerini isteyebilir veya müşterinize ya da paydaşlarınıza sözleşme veya proje sona ermeden önce saatlerin tükenebileceğini ve bir değişiklik talimatına ihtiyaç duyabileceğinizi bildirebilirsiniz. Ekibiniz 2999/3000 saati tüketene kadar beklerseniz, gidişatı düzeltmek için o kadar fazla seçeneğiniz olmaz.
4. İleriye dönük planlama yaparken geçmişe bakın
Zaman takip verileriniz, belirli görevlerin ne kadar süreceğini tahmin etmenize yardımcı olabilir. Örneğin web sitesi geliştirme projelerini yönetiyorsanız, geliştirme ortamını kurmanın, ana sayfayı tasarlamanın veya analiz araçlarını kurmanın ne kadar sürdüğünü belirlemek için son üç ila beş projenize bakmak isteyebilirsiniz.
Projelerinizin boyutu ve kapsamı değişebilse de görev düzeyindeki bazı veriler, sizin ve ekibinizin proje planlamasını daha iyi yürütmesine ve gelecekte daha doğru proje tahminleri oluşturmasına yardımcı olabilir.
Söz konusu orta ölçekli bir e-ticaret sitesini yeniden tasarlamak için gereken süreyi tahmin edip planladığınızı varsayalım. Büyük olasılıkla, sınırlı işlevlere sahip daha küçük bir kâr amacı gütmeyen kuruluşun sitesini yeniden tasarlamak için harcanan süreye kıyasla süreyi artırmanız gerekecektir. Bununla birlikte veriler, daha karmaşık bir proje için iyi bir başlangıç noktası hakkında size yine de fikir verebilir (özellikle kâr amacı gütmeyen kuruluşlarda proje yönetimi için en iyi uygulamaları kullanıyorsanız).
5. Görüşünüzü desteklemek için verileri kullanın
Proje ilerlemesi hakkında temel paydaşlarla veya müşterilerle iletişim kurarken veriler, görüşmeleri desteklemeye yardımcı olabilir. Bir projedeki paydaşların çoğu zaman yönetiminin önemini anlamalıdır.
Örneğin, gerekli düzenlemeleri görüşmek üzere bir geliştiricinin yöneticisine gittiğinizde, geliştiricinin temel görevleri tamamlamanın ne kadar süreceğini sürekli olarak olduğundan az tahmin ettiğine dair bir örüntüyü gösterebilirseniz, tahminlerin gerçeklikle örtüşmediği noktaları ortaya koyacak somut verilere sahip olursunuz. Yönetici de daha derinlemesine inceleme yaparak bunun bir zaman yönetimi sorunu değil, tahminleme sorunu olduğunu anlayabilir.
Benzer şekilde, zaman çizelgesi veya tüketim oranıyla ilgili zorluklar hakkında bir paydaş ya da proje sponsoru ile iletişim kuruyorsanız, zaman takibinden veya daha da iyisi bir zaman denetiminden elde edilen verileri kullanmak, anekdot niteliğindeki örneklere güvenmekten daha fazla güvenilirlik ve nesnellik sağlar.
6. Kullanılan zaman takip yöntemleri hakkında ekip üyelerinden geri bildirim alın
Ekibin zaman takibine uyumu kritik öneme sahiptir. Bu nedenle, zamanın nasıl takip edildiği konusunda geri bildirimleri olup olmadığını görmek için ekibinizle düzenli aralıklarla görüşmelisiniz. Zaman takip verilerinden daha fazla bilgi elde etmek (proje yerine göreve veya özelliğe göre takip etmek ya da başka bir yöntem kullanmak) veya veri girişi yapmalarını kolaylaştırmak için fikirleri olabilir.
Ekibin yararına zaman takibini denemiş ekiplerle çalıştım. Bazıları verimlilik için blok planlama veya tek tek görevler yerine özelliğe göre takip gibi farklı araçları ya da yöntemleri denedi.
7. Çevik çalışıyorsanız, görüşmeleri başlatmak için zaman takip verilerinizi sprint değerlendirmelerinize getirin
Çevik proje yönetimi söz konusu olduğunda, bir sprint değerlendirmesi, ekibe son sprinti gözden geçirme ve değerlendirme ve bir sonrakine geçerken nasıl iyileştirme yapabileceklerini düşünme fırsatı verir.
Ekibin sprint sırasında zamanını nasıl harcadığına ilişkin veriler, ekibin bir sonraki sprintte kullanmak isteyebileceği değerli bilgiler sağlayabilir. Sprint hızı, belirli bir görev veya özellik için harcanan süre ya da ekibin tahminlerine ne kadar yaklaştığıyla ilgili verilerin tümü, zaman takibinden çıkarılabilecek değerli veri noktalarıdır.
8. Eğilimleri belirlemek için projeler genelinde toplanan verileri analiz edin
Zaman takip araçlarınızın raporlama özellikleri varsa (veya bunlarla birlikte açık kaynaklı raporlama araçları kullanıyorsanız), ekip üyeleri ve projeler arasındaki zaman girişlerini inceleyerek eğilimleri belirlemek için bu özelliklerden yararlanmak isteyebilirsiniz. Bu tür raporlamayı otomatikleştiremiyor olsanız bile, elektronik tablolar tam da bunun için vardır!
Ekip üyelerinizin çalışma saatlerini nasıl harcadığına bakmak, projelere personel atama konusunda daha iyi kararlar vermenize yardımcı olabilir. Örneğin, bir ekip üyesi başka bir ekip üyesinin beş hata kaydını tamamladığı sürede on hata kaydını tamamlayabiliyorsa, bu konu daha ayrıntılı incelenmeye değer olabilir.
Tüm biletlerin benzer boyut ve kapsamda olduğu varsayımıyla, ekip üyelerinin ne kadar verimli çalıştığını anlamak, sizin ve çalışma arkadaşlarınızın daha iyi personel planlama kararları almasına yardımcı olabilir.
9. Ekip performansı için kıstaslar belirlemek üzere zaman takibinden yararlanın
Bir işin ne kadar saat sürmesi gerektiğine dair fikir sahibi olmak, proje yöneticisi olarak ekip üyelerinizden makul ölçüde ne kadar iş bekleyebileceğinizi anlamanıza yardımcı olabilir. Daha uzun bir süre boyunca zaman takibinden elde ettiğiniz veriler, ekip üyelerinin tamamlamasını bekleyebileceğiniz iş miktarı için kıstaslar belirlemenize yardımcı olabilir.
Örneğin, ekibinizin sorumluluklarından biri her projenin sonunda eğitim ve dokümantasyon oluşturmaksa, her projenin sonunda bunu yapmak için ne kadar zaman harcandığını anlamak üzere zaman takip uygulamanızdaki verilere bakmalısınız.
10. Zaman takip uygulamalarını ve ekip kayıtlarını düzenli olarak denetleyin
İyi verilere sahip olmak, büyük ölçüde zaman takip sisteminizde doğru zaman çizelgelerinin bulunmasına bağlıdır. Proje yöneticisi olarak, verilerden en değerli içgörüleri elde ettiğinizden emin olmak için zaman takip uygulamalarınızı düzenli olarak denetlemek isteyebilirsiniz. Bunu tek seferlik olarak veya daha kapsamlı bir proje denetiminin parçası olarak yapabilirsiniz.
Bu süreç, zamanın doğru şekilde girildiğinden ve tüm ekip üyelerinin haftanın sonunda tamamlanmış zaman çizelgelerini gönderdiğinden emin olmak için zaman kartlarını rastgele kontrol etmeye benzeyebilir. Zaman takip verilerini cezalandırma amacıyla kullanmamanız gerektiğini daha önce ele almış olsak da, zaman raporlarını gerektiği şekilde tamamlamayan ekip üyeleri için bazı sonuçlar uygulanması gerekebilir.
Zaman Takibi Yöntemleri
Proje ekipleri yaptıkları işe harcadıkları zamanı takip edip raporlamak için birçok yöntem kullanabilir. İşte en popüler zaman takip yöntemlerinden bazıları:
Manuel zaman takibi
Manuel zaman takibi, bilgileri kalem ve kâğıt kullanarak monitörünüzün yanındaki bir yapışkan nota karalamayı ve ardından bunları her gün veya hafta e-posta ya da şirket tarafından oluşturulmuş bir zaman çizelgesi aracılığıyla göndermeyi içerebilir.
Kuruluşunuz manuel zaman takibini nasıl tanımlarsa tanımlasın, bu genellikle çalışanların zamanını takip etmenin en çok zaman alan yöntemidir. Bunun tek istisnası, serbest çalışan olmanız ve zamanınızı kaydetmek için her gün birden fazla sisteme giriş yapmanız gerekmesi olabilir. Bu durumda, zamanı günde bir kez (veya idare edebiliyorsanız haftada bir kez) manuel olarak takip edip göndermek en etkili yöntem olabilir.
Otomatik zaman takibi
Otomatik zaman takibi, belirli görevlere bağlı zamanı takip etmeyi kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Bu, doğrudan proje yönetimi yazılımınızda bir zamanlayıcı başlatarak veya belirli bir görev için harcanan zamanı yerel olarak takip etmek üzere zaman takip yazılımınızın Chrome uzantısını ya da entegrasyonunu kullanarak yapılabilir. Çoğu yapay zekâ destekli zaman takip aracı da bu işlevi sunar.
Göreve göre zaman takibi
Takip otomatik veya manuel olsa da zamanı göreve göre takip etmek önemli olabilir. Bu, raporlamayı kolaylaştırabilir ve müşterilerle veya paydaşlarla iletişimin daha sorunsuz ilerlemesini sağlayabilir.
Örneğin, bir ekip proje bazında takip yapıyorsa ve bir paydaş belirli bir görevi tamamlamanın veya belirli bir özellik geliştirmenin tam olarak ne kadar sürdüğünü bilmek istiyorsa, görevi ya da özelliği kimin, ne zaman ve ne kadar süreyle yaptığını belirlemek için tüm proje kayıtlarını geriye dönük olarak incelemeniz gerekeceğinden, proje yöneticisi olarak bunu analiz etmeniz daha zor olacaktır.
Ekibiniz çoklu görev yapmayı seviyorsa göreve göre takip yapmak daha da karmaşık hâle gelebilir. Bir saat içinde üç veya daha fazla göreve dokunduğunuzda zaman çizelgesini düzenli tutmak özellikle zor olabilir.
Sırada Ne Var?
Bu proje durum raporlaması rehberi, ekip iletişimini ve süreçlerini geliştirmek isteyen proje yöneticileri için mutlaka okunması gereken bir kaynaktır.
Zaman takip uygulamalarınızın biraz geliştirilmesi gerektiğini mi düşünüyorsunuz? Çalışma arkadaşlarınızın zaman takibini nasıl yaptığını öğrenmek istiyorsanız (çünkü bu konuda net kurallar yok), üye olun ve sohbete katılın; Slack'te 1000'den fazla çalışma arkadaşınızla projelerinde bunu nasıl ele aldıkları hakkında konuşabilirsiniz.
