Proje Yönetiminde Kaynak Yönetiminde Nasıl Ustalaşılır
Kaynak yönetimi, motorunuza koyacağınız doğru yakıta sahip olmakla eşdeğerdir. Yakıt yok mu? Güç de yok. Nokta.
Wellingtone tarafından proje yönetimi profesyonelleri arasında gerçekleştirilen bir anket, “zayıf kaynak yönetimi”nin en büyük proje yönetimi zorluklarından biri olduğunu ortaya koydu. İnsanlardan oluşan ekipleri harekete geçirmek herkes için zordur!
Şimdi buna, teknolojinin, kullanıcı beklentilerinin ve rekabet ortamının sürekli değiştiği dijital dünyanın karmaşıklıklarını da ekleyin. Ekipler dağınık şekilde çalışıyor, çalışan devri yüksek ve ihtiyaç duyduğunuz gelişmekte olan teknoloji hâlâ kıt olabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Elbette projeleriniz için kaynakları planlamanıza, geliştirmenize ve yönetmenize yardımcı olabilecek bazı mükemmel kaynak yönetimi yazılımı çözümleri mevcut. Ancak doğru hususlar dikkate alınmadığında, yeni nesil bir yazılım çözümü ile karatahta üzerinde uzun bölme işlemi yapmak arasındaki fark önemsiz kalacaktır.
Kaynak Yöneticisi Ne İş Yapar?
Proje yöneticileri çoğu zaman kaynak yöneticisi rolünü üstlenmek zorunda kalır, ancak bu durum şirketinizin büyüklüğüne bağlıdır.
Büyük bir şirkette kaynak yöneticisi, kaynakların tahsisini (çoğunlukla farklı seviyelerdeki ve bazen farklı beceri setlerine sahip insanları) aynı anda birden fazla projeye dağıtmayı denetleyen ayrı bir pozisyon olabilir. Kaynak yöneticileri şirket veya kuruluş düzeyinde çalışır ve her projeye en uygun kaynakları belirlemek ister. Bireyin, daha geniş ekibin, genel şirketin ve müşterinin yararına olacak şekilde proje atamaları temelinde doğru kararların alınmasını sağlamak için proje yönetimi ekibini ve disiplin liderlerini desteklerler.
Kaynak yöneticisinden farklı olarak proje yöneticisi, aynı anda yalnızca bir projeyi veya bazen birden fazla projeyi denetler. Kısacası, proje yöneticisi olarak projeniz sizin dünyanızdır (çalışma saatleri içinde!).
Projenizin kendisine verilen zaman aralığı içinde tamamlanmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Ayrıca ayrıntılarla ilgilenirsiniz: proje bütçesi, proje planlaması, belirli proje görevleri ve kilometre taşları. Ekibinizin mutlu olmasını da muhtemelen önemsersiniz, ancak kritik yolda kalmak son derece önemlidir.
İdeal bir dünyada, ajansınızda veya daha geniş kapsamlı şirketinizde bu kaynak yönetimi işlevini yerine getirmeye adanmış bir kişi bulunurdu; ancak böyle biri yoksa, etkili bazı kaynak yönetimi hususlarını göz önünde bulundurmak, engelleri önceden görerek, ihtiyaç duyulduğunda doğru kişileri sürece dahil ederek ve ekibin katılımını koruyarak projenizi plana uygun şekilde teslim etmenize yardımcı olabilir.
Şimdi bunu göz önünde bulundurarak proje yöneticileri için bazı temel kaynak yönetimi hususlarına göz atalım.
Proje Yönetiminde 6 Kaynak Yönetimi Tekniği
Proje yöneticilerinin bilmesi gereken altı temel kaynak yönetimi tekniği şunlardır.
1. (İş Birliğine Dayalı) Bir Proje Planınız Olsun
Bir proje süresince proje yöneticisi olarak temel sorumluluklarınızdan biri, proje planlamasının ve bu görevleri gerçekleştirecek belirli kişilerin uygunluğunun birbiriyle uyumlu olmasını sağlamaktır.
Bu, tek başınıza çözmeniz gereken bir mesele değil: kaynak planlaması başlamadan önce, tahmininizi ve genel proje planınızı görüşmek üzere farklı disiplinlerden birlikte çalıştığınız iş arkadaşlarınızla bir araya gelin.
İyi düşünülmüş bir proje planı, hangi seviyelere ve bireysel beceri setlerine, ne zaman ihtiyaç duyulduğu konusunda projenizin başlangıçtan itibaren net olmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu, özellikle aynı kişilerin zamanını talep eden birbiriyle rekabet hâlindeki projeler olduğunda önemlidir.
2. Kapasite Planlamanızı Güçlendirin
Kapasite planlaması, ekip üyelerinin çalışma saatlerini sabit miktardaki bir iş doğrultusunda planlamak için kullandığınız süreçtir. Süregelen bu çalışmanın amacı, elbette bütçenizin yanı sıra çalışma arkadaşlarınızın uygunluğunu projenin gerektirdikleriyle dengelemektir.
Bu proje görevlerini parçalara ayırıp anlamadan gereken süreyi etkili bir şekilde hesaplayamazsınız; bu nedenle görevler açısından iş için bir çerçeve oluşturmak üzere bu proje planını kullanın ve ardından kaynak planınızı oluşturun.
Ekibiniz, görevlerin tam olarak ne olduğunu, bunlar üzerinde kimin ve ne zaman çalışacağını netleştirmek için size (ve ideal olarak kendi disiplin liderlerine) başvuracaktır.
Örneğin, çevrim içi reklam projeniz daha gelişmiş animasyon çalışmalarına geçmeden önce bir dizi görselin kırpılmasını gerektiriyorsa, ilk görevi kıdemli bir animatöre vermeden önce tasarım ekibinin daha az deneyimli üyelerinden birine atamak isteyebilirsiniz. İhtiyaç duyduğunuzda iş için doğru kaynakları planlayabilmeniz adına bunun çok önceden belirlenmiş olması gerekir.
Görevleri atadıktan sonra projenin takvimine uygun ilerlediğinden emin olmak için gelişmeleri izlemek kritik önem taşır. Bu nedenle bilgilendirmeleri, son tarihleri ve teslim edilecekleri iletmenin en iyi yolunu ekibinizle birlikte belirleyerek herkesin beklentiler konusunda aynı anlayışta olmasını sağlayın.
Aşırı gözetimin (veya mikro yönetimin) motivasyonu düşürebileceğini de unutmamak gerekir. Projeyi denetlemek ile baskıcı bir yöneticiye dönüşmek arasında denge kurmaya çalışın. Günlük veya haftalık ayakta toplantılar ve Slack (veya başka bir anlık mesajlaşma aracı) üzerinden düzenli iletişim; sağlam belgeler ve son derece net görev bilgilendirmeleri ile desteklendiğinde harikalar yaratacaktır.
3. İş Yükünü Anlayın ve İzleyin
Kapasite planlamasından farklı olarak iş yükü ayrı bir konudur. İş yükü yönetimi, bir ekip üyesinin başarılı olmasını sağlayacak uygun zaman dilimlerini tahsis etme sürecidir. Bazı görevler daha uzun süreler boyunca kesintisiz ve bölünmeden çalışmayı gerektirir. Diğerleri ise zamana yayıldığında ve farklı görevlerle dönüşümlü olarak yürütüldüğünde daha iyi sonuç verir.
Örneğin, kapasite planlaması yaparken teknik mimarınızın önümüzdeki üç hafta boyunca günde 1 saat müsait olduğunu görebilirsiniz.
- Pazartesi günü başlarsanız, kâğıt üzerinde bu entegrasyon stratejisini ay sonuna kadar tamamlayabileceğiniz görülür.
- Ancak bu kişi her saat farklı bir proje arasında bağlam değiştiriyorsa, o ekip üyesinin vites değiştirip projenizin gereksinimlerini yeniden kavraması ve o bir saat içinde anlamlı işler yapabilecek doğru zihinsel hazırlığa ulaşması ihtimali çok ama çok düşüktür. Kapasitesi içinde olabilir, ancak etkili olabilmesi için iş yükü fazla olacaktır.
- Öte yandan, yirmi gün boyunca aralıksız veri girişi yapabilecek bir ekip üyeniz olabilir; ancak bu yirmi günün sonunda bağlılık ve üretkenlik düzeyleri muhtemelen pek yüksek olmayacaktır.
Buradaki temel nokta şudur: Ekibinizden birinin görevi tamamlayabilecek kapasiteye sahip görünmesi, iş yükü altında ezilmeyeceği anlamına gelmez.
4. Çalışanlarınızı Etkin Biçimde Çalıştırmak İçin Stratejiler Geliştirin
Yetersiz görevlendirme de üretkenliğe ve genel ekip motivasyonuna zarar verebilir. Tükenmişlik kötüdür, ancak can sıkıntısı da öyle. Ayrıca iş gücü çoğu zaman bir projenin en büyük gider kalemi olduğundan, tüm ekip üyelerine yeteneklerini en iyi şekilde kullanabilecekleri görevler vermeye özen göstermelisiniz.
Bu fikrin bir parçası, doğru miktarda işe sahip olmaları için programı ayarlamak anlamına gelir. Fazla iş strese neden olur, çok az iş ise boş boş oturmak anlamına gelir.
Çalışanlar işlerini kaynak planınızda öngörülenden daha hızlı tamamlıyorsa, onları meşgul edebilecek proje faaliyetlerinden oluşan küçük bir yapılacaklar listesi tutun.
Daha büyük bir şirketin parçasıysanız, işlerin durgunlaştığı dönemlerde can sıkıntısının yerleşmesini önleyebilecek ve genel fayda sağlayacak şirket içi çalışmalar olup olmadığını görmek için yönetim ve pazarlama ekiplerinizle birlikte çalışın.
Sonuç, sürekli olarak çıkış aramayan, daha bağlı bir ekip olacaktır.
Kendi kendini yöneten ekipleri hiç duydunuz mu? Bunun sizin için ne anlama gelebileceğini merak ediyorsanız şuna göz atın: Proje Yöneticileri Olmadan Proje Ekipleri: PM İkilemini İncelemek (Railsware'den Julia Ryzhkova ile)
5. Ekipman Kaynaklarınızla İlgili İhtiyaçları İhmal Etmeyin
İnsanlar proje yönetimindeki en önemli kaynak olsa da proje için gereken ekipmanların yönetimi de göz ardı edilemez. Bir iş arkadaşımın, büyük ölçekli bir ERP uygulaması için sunucuları zamanında sipariş etmeyi neredeyse unuttukları bir projeyle ilgili anlattığı bir hikâye aklıma geliyor.
Üstelik söz konusu olan her zaman büyük ve bariz ekipman parçaları olmak zorunda değildir. Örneğin projeniz için yeni çalışanlar ve yükleniciler eklerken onlara bir dizüstü bilgisayar ve bulut tabanlı araçlarınız için uygun lisansları sağlamanız gerekebilir.
Bir araç aboneliğinin finans ekibinden onaylanması üç gün sürüyorsa bu, bir ekip üyesinin görevini tamamlamasının engellendiği üç gün anlamına gelebilir. Bunun kaynak planlamanıza dâhil edilmesi gerekir.
Ekipman söz konusu olduğunda her şeyi düzenli tutmak için güçlü varlık yönetimi ve satın alma süreçleri de dikkate alınması gereken unsurlar arasında yer almalıdır:
Sahip Olduklarınızı Değerlendirin
Şirketinizin ekipman listesi güncel mi? İhtiyacınız olan şeyler zaten envanterinizde bulunuyor olabilir. Gerçek ve bulut tabanlı olmak üzere erişiminiz olan ekipmanların eksiksiz, doğru ve güncel bir listesini oluşturduğunuzdan emin olun.
İhtiyacınız Olanları Değerlendirin
İhtiyacınız olanları edindikten sonra ekipman kaynaklarının yönetimiyle ilgili başka unsurlar da vardır. Örneğin bakım, ekipmanla ilgili önemli bir proje kaynak yönetimi görevidir. Bir şeyi bozulmadan önce onarırsanız ileride gereksiz ve beklenmedik masraflardan kaçınabilirsiniz.
Gerektiğinde Yeniden Tahsis Edin
Bazen bir ekipman parçası bir görev için atıl durumdaysa üretimin ilerlemeye devam etmesini sağlamak amacıyla onu farklı bir göreve taşıyabilirsiniz. Ekipman kaynaklarını görevler arasında eşit şekilde dağıtmak her zaman mantıklı değildir.
Ekipmanınızı projenizin veya projelerinizin en çok ihtiyaç duyduğu yerlere nasıl dağıtacağınızı belirleyin. Bu, kaynak planlama aracından yararlanabilecek, sürekli değişen bir durumdur. Yazılım yalnızca ekipmanın şu anki tahsisine değil, ileride ne zaman yeniden tahsis edilmesi gerekebileceğini öngörmenize de yardımcı olabilir.
6. Bütçe Yönetiminde Ustalaşın
Proje kaynakları planlanırken şaşırtıcı biçimde en çok göz ardı edilen kaynak aslında paradır. Finansal kaynaklar, ihtiyaç duyduğunuz insanlara ve ekipmanlara sahip olmanızı sağlayan unsurdur; yakıtın yakıtıdır.
FinancesOnline'a göre projelerin yüzde 28'i başarısız oluyor; bunun nedeni hatalı maliyet tahminleridir. Bütçeyi aşmak projenin kârlılığını açıkça olumsuz etkiler. Ancak bütçenin altında kalmak da her zaman faydalı değildir. Yönetim bu farkı görerek şirketin projenize tahsis edilen fonları başka bir yerde kullanabileceğini düşünebilir. Bütçelemedeki en önemli ilke doğruluktur.
Bu durum proje yöneticileri için maliyet yönetimine daha fazla önem verilmesini gerektirir. Maliyetleri kontrol altında tutmak için doğru bütçe kaynaklarını tahsis etmeniz gerekir. Aslında bütçeniz, diğer kaynaklarınızın yönetimi için sınırları belirler.
Bütçe Kaynak Yönetimi Görevleri
Bütçe kaynak yönetimi dört temel görevi kapsar:
- Planlama: Proje başlamadan önce ihtiyaç duyacağınız kaynakları belirleyin.
- Tahmin: Planlama aşamasında belirlediğiniz kaynakları elde etmek için gereken maliyetleri nicel olarak ifade edin.
- Bütçeleme: Her göreve bir mali değer atayın, görevleri bir zaman çizelgesine yerleştirin ve verimliliği değerlendirmek için kilometre taşları belirleyin.
- Kontrol: Projenin gerçek maliyetlerini bütçeyle karşılaştırın ve maliyetlerdeki sapmaları kontrol altına almak için bir plan uygulayın.
Finansların kaynaklarla uyumlu olması projenin başarısının temelini oluşturur. Kaynaklarınız gerekli gereksinimleri karşılamıyorsa zaman çizelgenizi geciktirme ve maliyetleri artırma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Kaynaklarınız gereğinden fazla nitelikliyse maliyetler hızla artabilir.
More Articles
Kaynak Tahsisinin Zorlukları
Kapsamlı kaynak planlamasına rağmen, bir projenin seyri sırasında öngörülemeyen durumlar ortaya çıkabilir. Hastalık izinleri, geciken sevkiyatlar ve değişen müşteri talepleri, kaynak planınızı hızla uyarlamanızı gerektirebilecek durumlardan yalnızca birkaçıdır. Bunlar gerçekleştiğinde ve tahsis edilen kaynaklar projenin ihtiyaçlarını karşılamayacaksa, bu bir kaynak tahsisi sorunudur.
Kaynak yönetimi, bu sorunları çözmek için iki temel teknik kullanır: kaynak dengeleme ve kaynak yumuşatma. Kaynak dengeleme, kaynakların kullanılabilirliğine uyum sağlamak için proje zaman çizelgesini değiştirir veya uzatır. Buna karşılık, teslim tarihleri değiştirilemediğinde kaynak yumuşatma, kaynak kullanılabilirliğini ayarlamanın bir yolunu bulur.
Örneğin, bir görevin tamamlanması için ihtiyaç duyduğunuz insan kaynaklarını başka bir projenin de kullandığını varsayalım. Kaynak yumuşatma ile çalışanlar tamamen müsait olana kadar görevi ertelemek için programı değiştirebilirsiniz.
Ya da çalışanların şu anda tamamlayabileceği diğer görevleri öne alabilirsiniz. Başka bir seçenek de daha fazla çalışan işe almaktır. Her durumda, projeyi aynı sürede tamamlarsınız. Kısacası, çalışanlara yönelik en yüksek talebi “yumuşatmış” olursunuz.
Ancak aynı durumda kaynak dengeleme kullansaydınız, görevin süresini basitçe artırabilirdiniz. Bu durumda çalışanlar her gün daha az saat ayırır. Ya da görevi daha az sayıda çalışan tamamlayabilir. Bu, genel olarak proje süresinin uzamasına neden olabilir veya olmayabilir.
Kaynak Yönetimi İçin Yazılım Kullanımı
Başlangıçta, doğru kaynak yönetimi değerlendirmeleri yapılmadan harika bir kaynak yönetimi aracının işe yaramayacağını söylediğimi hatırlıyor musunuz? Bu değerlendirmeleri uygulamaya koyduğunuzda, doğru kaynak yönetimi aracı kuruluşunuzun proje portföyünü ölçeklendirme biçiminde harikalar yaratmaya başlayabilir.
Ayrıca bu, büyük bir rekabet avantajı da sağlayabilir. Başka bir Wellingtone araştırmasında, başka bir ankete katılanların yalnızca yüzde 23'ü, proje portföyü yönetimi için bir kaynak yönetimi yazılım çözümü kullandıklarını doğruladı.
Peki nasıl yardımcı olur?
Kaynak yönetimi yazılımı, hızlı bir şekilde program oluşturmanıza ve proje ekibinizin kullanılabilirliği ile becerilerini daha iyi anlamanıza yardımcı olur. “Kim müsait?” sorusunun ötesine geçmenizi ve “Bu iş için en uygun kişi kim?” diye sormaya başlamanızı sağlar.
Örneğin, hasta verilerinin gizliliği konusunda tutkulu bir veri bilimcisini 10 hafta sonra başlayacak sağlık hizmetleri projesiyle eşleştirebilirsiniz. Ya da saatlik ücretinin üç katını faturalandıran lider çalışanınızı kullanmak yerine, gözetim altında çalışan 2 orta düzey tasarımcı görevlendirmeye karar verebilirsiniz. Daha da iyisi, yeni bir hizmet sunup sunamayacağınızı görmek için ekibinizin becerilerini inceleyebilirsiniz.
Bu aynı zamanda çalışanlar için daha olumlu ve üretken bir ortam oluşturmanın da bir yoludur: Ekibiniz, ilgi alanlarının, gelişim alanlarının ve hedeflerinin kendilerine atanan işlerde dikkate alındığını bildiğinde, işe daha bağlı olmaları ve çalışma günleri konusunda daha hevesli hissetmeleri olasıdır.
Teknoloji, iş yükünün görsel temsillerinin oluşturulmasına da yardımcı olur. Proje faaliyetlerini göstermenin en kullanışlı yollarından biri Gantt grafiği kullanmaktır. Gantt grafiği, tüm proje kapsamı ve zaman çizelgeleri de dâhil olmak üzere projenin tamamını görsel olarak gösteren bir çubuk grafiğidir. Günlük ücretler üzerinden faturalandırma yapıyorsanız, maliyeti ekip üyelerinin kullanılabilirliği bağlamında görselleştirmenin kolay bir yoludur. Ayrıca kritik zincirin dışında kalan faaliyetlerin, iş için doğru kişiyi bulmak amacıyla nerede yeniden düzenlenebileceğini görmek için de yararlıdır.
Ancak bu görsel yardımcılar, proje ekibi üyelerinin görevlere daha kolay hazırlanmasına ve görevler arasında daha rahat geçiş yapmasına da yardımcı olur. Ayrıca birlik ve kişisel sorumluluk duygusu oluşturur; her çalışan, bireysel bir görevin proje planına nasıl katkıda bulunduğunu açıkça görebilir.
Sırada ne var?
Kaynak yönetiminde nasıl ustalaşacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? The DPM School tarafından proje yönetimi üzerine uzmanlarca hazırlanan kurslarımıza göz atın.
