Kaynak Tahsisi Nedir? Temel Adımlar ve Şablon

Daha geniş kapsamlı kaynak yönetimi sürecinin bir parçası olarak, proje görevlerini ve kilometre taşlarını zamanında tamamlamak ve teslimatları karşılamak için ekip üyelerinin becerilerini ve yetkinliklerini (araçlar, finansal kaynaklar ve fiziksel kaynaklar gibi diğer kaynakların yanı sıra) tahsis edersiniz.

Kaynak Tahsisinden Kim Sorumludur?

Proje yöneticisi genellikle kendi projesindeki kaynakları tahsis etmekten sorumludur. Daha büyük kuruluşlarda bu görevi birkaç başka rolle paylaşır.

• Proje yöneticileri: Projenin ihtiyaçlarını tanımlar, kişi talep eder ve bu kişileri görevlere atar.
• Kaynak yöneticileri: Talepleri onaylar ve hiç kimsenin aşırı görevlendirilmemesi için kişileri projeler arasında dengeli bir şekilde dağıtır.
• Ekip liderleri ve işlevsel yöneticiler: Becerilere ve mevcut iş yüküne göre ekiplerindeki hangi kişinin işe uygun olduğuna karar verir.
• PMO ve liderlik: Portföy önceliklerini belirler ve iki proje aynı kişilere ihtiyaç duyduğunda anlaşmazlıkları çözer.

Daha küçük ekiplerde, tek bir proje yöneticisinin bu rollerin çoğunu üstlenmesini beklerim. Her iki durumda da ekip liderlerini erkenden sürece dahil edin; çünkü işi kimin üstlenebileceğini onlar bilir.

Kaynaklar Nasıl Tahsis Edilir?

Projeleriniz için izlemeniz gereken kaynak tahsisi süreci adımları şunlardır:

1. Kapsamı ve Hedefleri Belirleyin

Proje hedeflerinizi, proje gereksinimlerinizi, teslimatlarınızı, iş akışlarınızı, proje zaman çizelgelerinizi ve paydaşlarınızı tanımlayarak başlayın. Görevleri daha küçük alt görevlere ayırmanız ve aralarındaki bağımlılıkları belirlemeniz gerekir. Bu, hangi kaynakların gerekli olduğunu anlamanıza yardımcı olur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Gerekli Kaynakları Belirleyin

Ardından, önceki adımda ana hatlarını çizdiğiniz işi tamamlamak için gerekli becerileri ve yetkinlikleri belirleyin. Gerekli becerilere ve yetkinliklere kurum içinde zaten sahipseniz bunları belirli ekip üyeleriyle eşleştirin. Sahip değilseniz işi dışarıdan temin etmeniz veya serbest çalışanlar getirmeniz gerekebilir.

3. Mevcut Kaynakları Belirleyin

Devam eden birden fazla projeniz varsa gerekli kaynaklarınız başka yerlere tahsis edilmiş olabilir. Kaynakların uygunluğunu ve ihtiyaç duyduğunuz ekip üyelerinin veya yetkinliklerin başka işlerle meşgul olup olmadığını kontrol edin.

Meşgullerse birkaç seçeneğiniz vardır:

• Yeni çalışmaya yer açmak için mevcut çalışmalarını yeniden önceliklendirin
• Daha kıdemsiz bir ekip üyesi görevlendirin ve başlangıçta görevlendirmek istediğiniz ekip üyesinden bu kişinin çalışmasını kontrol etmesini isteyin
• Gerekli beceri veya yetkinlik konusunda bir ekip üyesine çapraz eğitim verin
• Bir serbest çalışan veya yüklenici görevlendirin

Gerektiğinde kaynaklar mevcut değilse zaman çizelgeniz gecikebilir, bütçeniz artabilir ve projenizin kapsamının tamamı tehlikeye girebilir. Bu nedenle bir B planınızın hazır olması çok önemlidir.

4. Kaynakları Planlayın ve Görevlere Atayın

Kaynakların kullanılabilirliğini değerlendirdikten sonra, bir kaynak planlama aracı kullanarak kaynakları belirli proje görevlerine planlayabilir ve atayabilirsiniz. Proje süresi boyunca kaynakların tahsisini gösteren ayrıntılı bir kaynak yönetimi planı veya program oluşturun.

Kaynakları, iş yükünün dengeli olmasını ve üretkenliğin en üst düzeye çıkarılmasını sağlayacak şekilde dağıtın. Bu yaklaşım, bilinçli karar vermeye de yardımcı olur ve kaynakların aşırı taahhüt edilmesini veya yeterince kullanılmamasını önler; aksi durumda projede darboğazlara ve ekip tükenmişliğine yol açılabilir.

5. İlerlemeyi, Kullanımı ve Kapasiteyi İzleyin

Kaynakları atadıktan sonra kaynak kullanım oranı ve proje ilerlemesi gibi ölçümleri sürekli olarak izleyin ve takip edin. Ayrıca, kişilerin veya ekiplerin aşırı yüklenmesini önlemek için kaynak kapasitesini de takip edip hesaplayabilirsiniz (bunu sizin için birçok durumda otomatikleştirebilen kapasite planlama yazılımı kullanmak en iyi yöntemdir).

Bu, darboğazları belirlemenize ve ek yük oluşturmadan en uygun üretkenlik düzeylerini korumanıza yardımcı olur.

6. Gerektiğinde Yeniden Değerlendirin ve Ayarlayın

Projeler ilerledikçe ve koşullar değiştikçe, kaynak tahsisini yeniden değerlendirin ve buna göre ayarlayın. Kullanımı en iyi duruma getirmek ve ortaya çıktıkça kaynak tahsisiyle ilgili zorlukları veya değişiklikleri ele almak için esnek ve uyarlanabilir olun.

Kaynak Tahsisi Elektronik Tablo Şablonu

Bir kaynak tahsisi şablonu, netlik ve görünürlük oluşturmanıza yardımcı olabilir. Kaynakları izlemek ve kaynak planlama yazılımınızla birlikte kullanarak kaynakları takip edebilirsiniz.

Şablonu kullanmak için hızlı ipuçları:

• Şablonu indirmeden önce bir kopyasını oluşturun.
• Biçimlendirme: sarı renkle gölgelendirilmiş hücreler (ör. projenin başlangıç tarihi) sizin giriş yapmanızı gerektirir; gri renkle gölgelendirilmiş hücreler girdiğiniz bilgilere göre otomatik olarak hesaplanır.
• Ekip kaynakları ekleme: Ara toplam satırlarının üzerine ek satırlar ekleyin.
• Varsayımlar sütunu: İnsan kaynaklarının tam zamanlı olup olmadığını takip etmek için bunu kullanın.
• Kaynak planı, beklenmeyen durumlar için %10 pay belirler: Farklı bir yüzde kullanmak isterseniz formülü ayarlayın.
• Proje bütçesini takip etmek için şablonun "Kalan Bütçe" sayacını kullanın.

Kaynak Tahsisi Örneği

Bir kaynak tahsisi örneği olarak, bir yazılım şirketinin müşteri portalını 12 hafta içinde yeniden tasarlamanız için ajansınızı işe aldığını varsayalım. Ekibinizde bir UX tasarımcısı, iki ön yüz geliştiricisi, bir arka yüz geliştiricisi, bir QA test uzmanı ve bir içerik stratejisti bulunuyor. Bütçeniz en fazla 40 serbest çalışma saatine izin veriyor.

• Kapsamı ve hedefleri belirleyin: Portalı oturum açma akışı, gösterge tablosu, hesap ayarları ve yardım merkezi gibi teslimatlara ayırın. Bağımlılıkları eşleyin; çünkü UX tasarımcısı tel kafesleri tamamlayana kadar gösterge tablosu üzerinde geliştirme başlayamaz.
• Gerekli kaynakları belirleyin: Her teslimatın ihtiyaç duyduğu becerileri listeleyin. Yardım merkezi için içerik stratejisi, gösterge tablosu için ön yüz ve arka yüz çalışması gerekir; her teslimat için de QA gereklidir. Ayrıca ekipte daha önce kimsenin gerçekleştirmediği erişilebilirlik testlerine de ihtiyacınız var.
• Mevcut kaynakları belirleyin: Diğer projelerinizdeki rezervasyonları kontrol edin. Ön yüz geliştiricilerinden birinin dördüncü haftaya kadar başka bir lansmanla meşgul olduğunu ve içerik stratejistinin sekizinci haftada planlanmış bir haftalık izni bulunduğunu göreceksiniz.
• Kaynakları görevlere planlayın ve atayın: Mevcut ön yüz geliştiricisini önce oturum açma akışında görevlendirin, ardından dördüncü haftada ikinci geliştiriciyi gösterge tablosuna dahil edin. Yardım merkezi içeriğini beşinci ila yedinci haftalara taşıyın ve erişilebilirlik testleri için serbest çalışma saatlerini kullanın.
• İlerlemeyi, kullanım oranını ve kapasiteyi takip edin: Kaynak yönetimi aracınızda çalışma saatlerini ve kullanım oranını her hafta gözden geçirin. Arka yüz geliştiricisinin art arda iki hafta boyunca %95'e ulaşması, kalite düşmeden önce müdahale etmeniz gerektiğinin işaretidir.
• Yeniden değerlendirin ve gerektiğinde ayarlayın: Altıncı haftada müşteri bir faturalandırma sayfası ekler. Ekibi aşırı yüklemek yerine hesap ayarlarını onuncu haftaya erteler ve yeni çalışmayı karşılamak için QA süresini değiştirirsiniz.

Kaynak Tahsisi İçin En İyi Uygulamalar

En iyi kaynak tahsisi uygulamaları, en kıt kaynaklara sahip çalışanlarınızı korur, beklenmedik durumlar için alan bırakır ve herkesin odağını korumasını sağlar. İşte her projeye dahil edeceğim alışkanlıklar.

• En kıt becerileri önce tahsis edin: Her ekipte kıdemli geliştirici veya tek erişilebilirlik uzmanınız gibi herkesin ihtiyaç duyduğu birkaç kişi vardır. Onları herkesten önce rezerve edin, ardından projenin geri kalanını onların uygunluğuna göre planlayın.
• Çalışanları yaklaşık %80 kapasiteyle görevlendirin: Toplantılar, idari işler ve destek talepleri her haftanın bir bölümünü tüketir. %20'lik bir alan bırakmak, birini başka bir projeden çekmeden küçük gecikmeleri karşılamanız için size alan sağlar.
• Rollerle başlayın, ardından isimleri ekleyin: Belirli kişileri seçmeden önce projeyi "kıdemli tasarımcı" gibi yer tutucu rollerle planlayın. Bu, odağınızı kimlerin boş olduğuna değil, işin neye ihtiyaç duyduğuna yöneltmenizi sağlar.
• Küçük ve dağınık tahsislerden kaçının: Birini beş proje arasında %10 oranında görevlendirmek verimli görünebilir, ancak bağlam değiştirmek nedeniyle saat kaybederler. Çoğu kişiyi, birinin açıkça birincil olduğu iki veya üç projede tutardım.
• Tahsisleri işi yapacak kişilerle birlikte planlayın: Görevlendirmeleri kesinleştirmeden önce ekip liderleri ve ekip üyelerinin kendileriyle birlikte gözden geçirin. Bir planlama aracında göremeyeceğiniz gerçekçi olmayan tahminleri ve gizli yükümlülükleri fark edeceklerdir.
• Yeniden tahsis kararlarını görünür kılın: Birini projeler arasında taşıdığınızda programı güncelleyin ve etkilenen herkese aynı gün bilgi verin. Sessizce yapılan değişiklikler güveni aşındırır ve diğer proje yöneticilerinin artık sahip olmadıkları kişiler üzerinden planlama yapmasına neden olur.

Kaynak Tahsisinin Faydaları

Etkili kaynak tahsisi kuruluşlara çok sayıda fayda sağlar. Temel avantajlardan bazılarını inceleyelim: 

• Artan üretkenlik: Kaynak tahsisi, kaynaklarınızın istenen proje sonuçlarına ulaşmak için en iyi şekilde çalışabilmesini sağlamaya yardımcı olur.
• Azalan israf: Doğru tahsis, şirketinizin diğer girişimler için parasını korumasına yardımcı olur.
• İyileştirilmiş kaynak planlama netliği: Kaynak tahsisi, kaynak planlamanız hakkında görünürlük sağlar ve herkesin aynı anlayışta olmasına yardımcı olur.
• Artan moral: Etkili tahsis, ekibin başarılı olması için uygun koşulları oluşturur; bu da performansı ve desteği artırmanın yanı sıra devamsızlık ve çalışan devir oranını azaltmaya yardımcı olur.
• Azalan çalışan devir oranı: Doğru kaynak tahsisiyle projelerde daha düşük çalışan devir oranları görülür; bu da daha yüksek kaynak kullanılabilirliği anlamına gelir.
• Daha fazla proje başarısı: Kaynaklar en uygun şekilde tahsis edildiğinde kaynak verimliliğinin arttığını, başarı oranlarının yükseldiğini ve proje kârlılığı ile yatırım getirisinin iyileştiğini görürsünüz.

Kaynak Tahsisindeki Zorluklar

Kaynak tahsisi yaparken karşılaşabileceğiniz bazı zorluklar şunlardır:

Zorluk	Nasıl Aşılır?
Yetenek ve yeterlilik eksiklikleri	Kaynak yedekleme planları oluşturun, ekip üyelerini çapraz eğitin ve çalışan devirleri veya personel değişiklikleri meydana geldiğinde yedek kaynakları hızla belirleyebilmek için bir yetenek envanteri tutun.
Yetenek ve liderlik eksiklikleri	Proje denetimini güçlendirmek ve teslimat zaman çizelgelerini etkilemeden önce kaynak açıklarını kapatmak için liderlik geliştirme, eğitim ve mentorluk programlarına yatırım yapın.
Kapsam kayması	Kontrolsüz değişikliklerin iş yüklerini ve zaman çizelgelerini aksatmasını önlemek için belgelenmiş onaylar, etki değerlendirmeleri ve kaynak incelemeleri içeren net bir değişiklik yönetimi süreci oluşturun.
Çakışan öncelikler	Proje öncelikleri hakkında ortak görünürlük sağlayın, paydaşları erkenden aynı doğrultuda hizalayın ve iletişim hatalarını azaltıp kaynak çatışmalarını önlemek için merkezi proje yönetimi yazılımı kullanın.
Yetersiz proje desteği	Proje hedeflerini, iş değerini, kaynak gereksinimlerini ve yetersiz finansman ya da öncelik düşürmeyle ilişkili riskleri açıkça ileterek yöneticilerin desteğini erkenden alın.
Bütçe kısıtlamaları	Etkisi yüksek çalışmalara öncelik verin, kaynak kullanım takibini iyileştirin ve ekipleri aşırı taahhüt altına sokmadan sınırlı bütçeleri daha stratejik şekilde tahsis etmek için tahmin araçlarını kullanın.

Kaynak Tahsisi İçin Önerilen Araçlar

Proje kaynaklarını takip etmenize ve optimize etmenize yardımcı olacak en iyi araçlar için önerilerim şunlardır:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Saviom — Best for resource planning & capacity management
4. 4. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

5 Top Resource Management Tools To Keep Your Team Organized

Çevik Projeler İçin Kaynak Tahsisi

Çevik ortamlarda kaynak tahsisi, geleneksel kaynak planlama yaklaşımlarına kıyasla daha fazla esneklik, iş birliği ve sürekli ayarlama gerektirir:

Tipik Kaynak Tahsisi	Çevik Kaynak Tahsisi
Kaynaklar, sabit proje planlarına ve zaman çizelgelerine göre atanır.	Kaynaklar, sprint önceliklerine ve değişen iş yüklerine göre sürekli olarak ayarlanır.
Ekipler genellikle departmanlar veya uzmanlaşmış roller etrafında organize edilir.	Çapraz işlevli ekipler, birden fazla beceri alanında iş birliği içinde çalışır.
Kaynak tahsisi planı, projenin başlangıcında önceden hazırlanır.	Kaynak tahsisi, her sprint veya yineleme boyunca gözden geçirilir ve iyileştirilir.
Proje yöneticileri uzun vadeli tahmin ve planlamaya yoğun şekilde odaklanır.	Çevik ekipler uyarlanabilirliğe, hıza ve kısa vadeli kapasite planlamasına öncelik verir.
Kapsam veya önceliklerdeki değişiklikler, önemli ölçüde yeniden kaynak tahsisi gerektirebilir.	Ekipler, değişen önceliklere ve müşteri geri bildirimlerine yanıt verecek şekilde yapılandırılır.
Bireysel kullanım oranı, verimliliği en üst düzeye çıkarmak için sıklıkla yakından takip edilir.	Ekip iş birliği, sürdürülebilir iş yükleri ve teslimat sonuçları, bireysel kullanım oranlarına göre öncelik taşır.
Başarı, önceden belirlenmiş bir plana uygun teslimat yapılmasıyla ölçülür.	Başarı, artımlı değer sunma ve değişime etkili şekilde yanıt verme ile ölçülür.

Kaynak Tahsisi SSS

Kaynak Tahsisi ile Kaynak Planlaması Arasındaki Fark Nedir?

Kaynak tahsisi, hangi kişi ve kaynakların hangi proje veya göreve atanacağına karar verir. Kaynak planlaması ise işi tam olarak ne zaman, gün veya saat bazında yapacaklarını belirler. Tahsisi “kim”, planlamayı ise “ne zaman” olarak düşünürüm. Genellikle önce tahsis yapar, ardından programınızı bu seçimler etrafında oluşturursunuz.

Kaynak Tahsisi ile Kaynak Kullanımı Arasındaki Fark Nedir?

Kaynak tahsisi, kişileri bir işe atama eylemidir. Kaynak kullanımı ise mevcut zamanlarının ne kadarını bu işe harcadıklarını ölçer. Bir geliştiriciyi tam zamanlı olarak tahsis ederseniz ancak geliştirici haftanın yarısını toplantılarda geçirirse kullanım oranı yalnızca %50 olur. Tahsis planı gösterir, kullanım ise planın nasıl uygulandığını gösterir.

Aşırı Tahsis Nedir ve Nasıl Düzeltilir?

Aşırı tahsis, bir kişinin sahip olduğundan daha fazla saat için görevlendirilmesiyle ortaya çıkar; örneğin 40 saatlik bir haftada 50 saatlik iş verilmesi gibi. Bunu düzeltmek için görevleri boş kapasitesi olan birine aktarabilir, esnekliği bulunan teslim tarihlerini erteleyebilir veya serbest çalışan birini projeye dahil edebilirsiniz. Kaynak dengeleme, bunu yapmanız için yapılandırılmış bir yöntem sunar.

Kaynak Tahsisini Ne Sıklıkla Gözden Geçirmelisiniz?

Aktif projelerde tahsisi her hafta, ideal olarak diğer proje yöneticileri ve ekip liderleriyle yapılan kısa bir kaynak toplantısında gözden geçiririm. Önümüzdeki iki ila dört haftayı ayrıntılı olarak inceleyin. Ayrıca kapsam değiştiğinde, biri ekipten ayrıldığında veya yeni bir proje geldiğinde tahsisleri yeniden değerlendirin.

Doğru Kişileri Doğru İşlere Atayın

İyi bir tahsis, pratik yaptıkça kolaylaşır. ücretsiz bültenimiz ve üyeliğimiz, planlamanızı geliştirecek şablonlar, araçlar ve haftalık içgörüler sunar. Ayrıca her gün rekabet eden projeler arasında ekipleri dengeleyen teslimat liderlerinden de öğrenirsiniz.