İş Akışı Diyagramları: Kullanımlar, Şablonlar ve Örnekler

Daha fazla iş akışı örneğini burada bulabilirsiniz.

İş Akışı Diyagramları Ne İçin Kullanılır?

İş akışı diyagramları, bir projeyi tamamlamak için gerekli olan adımların, aşamaların veya faaliyetlerin sırasını göstermek için kullanılır. Hem şelale hem de çevik iş akışlarını temsil edebilirler.

Bir süreçteki akışı ve adımları, ayrıca her adımdan sorumlu farklı kişileri veya departmanları gösterirler. Bu amaçla diyagramınızı bir RACI çizelgesiyle birlikte kullanabilirsiniz.

Tüm süreçlerinizi akış şemalarıyla gösterdiyseniz ancak RACI hazırlamayı ihmal ettiyseniz, elinizde yalnızca ne yapılacağına ilişkin çok ayrıntılı talimatlar ve bunu kimin yaptığına dair sıfır bilgi vardır. Sorununuzu aslında çözmüş olmazsınız. Akış şemalarınızı insan odaklı bir dile dönüştürmeniz gerekir. RACI, işleri insan odaklı bir dile dönüştürmektir.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Cassie SolomonOpens new window RACI Çözümleri KurucusuOpens new window

İş akışı diyagramlarını, olumlu değişim fırsatlarını belirlemeye yardımcı olacak bir araç olarak iş akışı optimizasyonu girişimlerinde veya çalışanları eğitmek için kullanabilirsiniz. İş akışı diyagramları işe alıştırma süreçlerinde kullanılabilir ve yeni çalışanlara adım adım bir süreci ve bu sürecin nasıl yürütülmesi gerektiğini gösterebilir.

İş akışı diyagramları ayrıca yaratıcı iş akışları gibi çeşitli alana özgü süreçlerde ve yazılım geliştirme, sağlık hizmetleri ve e-ticaret dâhil olmak üzere çeşitli sektörlerde kullanılabilir.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

İş Akışı Diyagramı Türleri

Karşılaşabileceğiniz standartlaştırılmış iş akışı diyagramı türlerinden bazıları şunlardır: 

• American National Standards Institute (ANSI): ANSI stili, iş akışı diyagramlarındaki standartlar için ilk ortaya çıkan ve yaygın olarak kullanılan bir dildir. ANSI hakkında daha fazla bilgi edinin
• Unified Modeling Language (UML): UML Etkinlik Diyagramları, bir süreçteki adımların sırasını ve kontrol akışını göstermek için kullanılır. UML, yazılım mühendisliğinde ve sistem tasarımında sıklıkla kullanılır. UML hakkında daha fazla bilgi edinin
• Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN, UML'ye benzer ve söz konusu süreç veya proje için görsel iş akışları oluşturmak üzere bir akış şeması kullanır. BPMN, yazılım mühendisliğine özgü değildir; bunun yerine yazılım veya teknoloji sistemlerinden çok iş süreçlerine odaklanır. BPMN hakkında daha fazla bilgi edinin ve iş süreci modelleme yazılımlarını
• Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): SIPOC diyagramları, tedarikçilerin, malzemelerin ve kaynakların (ör. proje ekibinizin) iş süreciniz içinde nasıl çalıştığını izlemenize olanak tanır.

Uzman İpucu

En iyi biçimin, ekibin ve paydaşların anlayabileceği biçim olduğunu gördüm. Bir iş akışı diyagramı oluşturmak için ANSI, UML veya BPMN konusunda uzman olmanız gerekmez! Sadece kâğıda dökün, kaydedin ve daha sonra üzerinde yinelemeli olarak çalışmak için geri dönün.

Bu resmî proje yönetimi iş akışı çizelgesi türlerinin yanı sıra, karşılaşabileceğiniz birkaç başka ilgili diyagram da vardır.

• Bir akış şeması diyagramı, bir süreçteki adımları ve bunların gerçekleştirilmesi gereken sırayı gösterir. Ancak konu yalnızca şekilleri ve okları bir araya getirmek değildir; akış şeması oluşturmayı öğrenmek önemlidir. Oklar, sürecin akış yönünü gösterir ve temsil etmek istediğiniz şeye bağlı olarak farklı semboller kullanılır. Akış şemaları, akış şeması yazılımları kullanılarak oluşturulabilir ve izlenebilir.
• Bir veri akış diyagramı, verilerin bir sistem içinden nasıl aktığını gösterir. Süreçteki farklı adımları ve her adımda işlenen veri türünü içerir.
• Süreç haritası, bir sürecin fiziksel yerleşimini gösterir. Sürece dâhil olan farklı makineleri veya departmanları ve ayrıca malzemelerle ürünlerin akışını içerir.

İş Akışı Diyagramlarının Faydaları

Proje yönetiminde bir iş akışı diyagramı kullanmanın faydaları şunları yapabilmenizi sağlamayı içerir:

1. Bir projedeki her görev için tamamlanma yolunu daha iyi görselleştirmek ve darboğazları ve verimsizlikleri en aza indirmek
2. Özellikle işler tıkandığında, olası sorunları daha kolay tespit edip erkenden gidermek
3. Özellikle büyük dönüm noktaları arasındaki dönemde projenizin ilerlemesini daha iyi izlemek
4. Özellikle kaynakların kısıtlı olduğu veya bir ekibin görevinin kendi payına düşen kısmını tamamlaması için başka bir ekibi beklediği durumlarda, görevleri ekip üyelerine daha verimli bir şekilde atamak

İş Akışı Diyagramı Nasıl Oluşturulur?

Bir iş akışı diyagramı oluşturmak için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir (bu adımlar genel olarak iş akışları oluşturma süreci için de geçerlidir):

1. Projenin aşamalarını belirleyin
2. Her aşamadaki tek tek görevleri belirleyin
3. Her görev için girdilerin ve çıktıların neler olduğunu belirleyin
4. Her görevi tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu belirleyin ve yüzme kulvarlarına ihtiyacınız olup olmadığını tespit edin
5. Görevler arasındaki bağımlılıkları belirleyin
6. Her görevin ne kadar sürmesi gerektiğini tahmin edin
7. İş akışı analizini kullanarak süreçteki olası engelleri veya darboğazları belirleyin
8. Bu sürecin nihai sonuçlarını belirleyin

Proje ilerledikçe görev veya adım ekleyip çıkarabilmek için esnek kalın. süreçleri kolaylaştırma fırsatlarını değerlendirin. Bu genellikle değer katmayan görev veya süreçleri ortadan kaldırmayı, iş akışlarını otomatikleştirmeyi ya da tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeyi ve katkıda bulunanları doğru ve verimli çalışmaları konusunda eğitmeyi içerir.

İş akışı tasarımı ve oluşturma hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

Yaygın Semboller ve Şekiller

Farklı iş akışı diyagramı türlerinde aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç standartlaştırılmış sembol ve şekille karşılaşmanız olasıdır: 

• Sonlandırıcı: İş akışınızın başlangıcını veya sonunu belirtir ve genellikle oval ya da daire şeklinde gösterilir
• Akış çizgisi: Adımlar, eylemler, süreçler, kararlar veya başlangıç/bitiş noktaları arasında hareket eden bağlantıdır. Akış çizgilerinin hangi yönü gösterdiğine dikkat edin! 
• Adım, eylem veya süreç: Her bir öğe, adım, eylem veya süreç kare ya da dikdörtgen olarak gösterilebilir. 
• Kararlar: Kararlar genellikle elmas şekliyle belirtilir. Ayrıca, verilen karara bağlı olarak ne olduğunu göstermek için evet/hayır, onaylandı/reddedildi vb. ifadeler içeren oklar da görebilirsiniz (ipucu: onay iş akışı yazılımı, belirli bir kişi veya rolden onay gerektiren süreçler için yararlı olabilir)

Semboller tutarlı bir şekilde kullanılmalı veya kuruluşun ya da ekibin gerektirdiği standarda uygun olmalıdır.

İş Akışı Diyagramı Şablonu Seçenekleri

Burada indirebileceğiniz ve kendi ihtiyaçlarınıza uyarlayabileceğiniz bazı iş akışı diyagramı şablonlarını bulabilirsiniz.

• Miro şablonları: Uzaktan çalışan ekiplerde gerçek zamanlı, iş birliğine dayalı iş akışı haritalama için idealdir (ekip iş akışları hakkında buradan daha fazla bilgi edinin).
• Microsoft şablonları (Excel ve Visio): Bu şablonlar Microsoft araçlarına aşina olan ve mevcut iş akışlarına entegre edebilen kişiler için en uygunudur.
• SmartDraw: SmartDraw, hızlı iş akışı haritalama için çeşitli sezgisel ve ücretsiz şablonlara ihtiyaç duyan, bütçesine dikkat eden yöneticiler için idealdir.
• Microsoft PowerPoint: PowerPoint, iş akışı diyagramlarını sunumlara entegre etmenin yanı sıra görsel iletişim ve raporlama için de idealdir.
• Lucidchart şablonları: Lucidchart, yüzme kulvarı diyagramları ve veri akışları gibi karmaşık iş akışı görselleştirmeleri için gelişmiş ve esnek şablonlar sunar.

İş Akışı Diyagramı Oluşturma Araçları

Piyasada, iş akışı diyagramları oluşturmanıza yardımcı olmak üzere özel olarak tasarlanmış çeşitli araçlar bulunmaktadır. Kesin bir karar vermeden önce birkaç aracı deneyin—çoğu araç, başlangıç noktası olarak kullanabileceğiniz ve ilerledikçe özelleştirebileceğiniz şablonlar içerir.

İşte iş akışı diyagramı yazılımı için en iyi seçimlerim:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Best for collaborative diagrams
2. 2. Miro — Best for industry-specific workflow templates
3. 3. Qntrl — Best for automating business processes
4. 4. FigJam — Best for 300+ built-in templates
5. 5. Process Street — Best for drag-and-drop workflow diagrams
6. 6. Visio — Best for organizational visualizations
7. 7. Camunda Platform — Best for people and system processes
8. 8. SmartDraw — Best for automated diagram formatting
9. 9. Pneumatic Workflow — Best for building workflow templates
10. 10. ClickCharts — Best for versatile diagram drawing

İş akışı yazılımı araçları için daha fazla seçenek bulmak üzere şu kaynaklara göz atın:

• Ücretsiz iş akışı yazılımı, bütçesi sınırlı daha küçük bir kuruluşta çalışıyorsanız veya sadece hızlıca başlamak istiyorsanız
• İş akışlarını oluşturup çalışır hâle getirdikten sonra yönetmek için iş akışı yönetimi yazılımı
• İş akışlarınızın manuel ve tekrarlayan bölümlerini otomatikleştirmek için iş akışı otomasyonu yazılımı
• Şu anda Camunda kullanıyorsanız ancak ihtiyaçlarınıza en uygun çözüm olmadığını düşünüyorsanız Camunda alternatifleri

Sırada Ne Var?

İş akışı diyagramlarınızı geliştirmek için daha fazla ipucu ister misiniz? DPM Üyeliği ile yüzlerce dijital proje yöneticisinin yer aldığı Slack'teki sohbete katılın!