Bir Proje Değerlendirmesi Nasıl Tamamlanır: İpuçları & Faydaları

Proje değerlendirmesi neden önemlidir? Bu, geçmişe dönük değerlendirme yoluyla öğrenmek için değerli bir araçtır. Bir değerlendirmeyi tamamlamak, projenizin genel performansı üzerine düşünmenize, iyileştirme alanlarını belirlemenize ve gelecekteki projeler hakkında bilinçli kararlar vermenize yardımcı olabilir. 

Etkili proje yönetimi stratejileri, proje hedeflerine ulaşıldığından ve iyileştirme alanlarının belirlendiğinden emin olmak için sürekli değerlendirmeyi içerir.

Unutmayın: Doğru proje takibi, proje performansını değerlendirmek ve gelecekteki karar alma süreçlerine yön vermek için gereken verileri sağlar.

Proje Değerlendirmesini Ne Zaman Tamamlamalısınız?

Proje değerlendirmeleri yalnızca işaretlenmesi gereken bir kutudan ibaret değildir; proje yönetimi sürecinin önemli bir parçasıdır. Ayrıca yalnızca projelerinizin sonunda geçmişe dönük değerlendirme yapmak için kullanılmazlar. Bir proje değerlendirmesi gerçekleştirmek, projeniz sırasında ne beklemeniz gerektiğine, projenizin nasıl ilerlediğine ve bir sonraki sefer işleri nasıl daha iyi hale getirebileceğinize dair ayrıntılı bir bakış sunmaya yardımcı olabilir. 

Projenizi istediğiniz zaman değerlendirebilirsiniz, ancak proje yaşam döngünüzün üç önemli aşamasında değerlendirme yapmak özellikle önemlidir.

Proje Öncesi Değerlendirme

Proje bildirgenizi oluştururken bunun uygulanabilirliğini değerlendirmeli ve ekip üyelerinizle ve paydaşlarınızla paylaşmalısınız. İlerlemeye başlamadan önce proje öncesi değerlendirme planı, projenin geçerliliğini, faydalarını ve etkililiğini gerekçelendirebilmenizi sağlar. 

Proje öncesi değerlendirmeyle, aşağıdakiler de dahil olmak üzere proje bildirgenizde yer alacak tüm bilgileri tamamlamış olursunuz: 

• Proje hedefleri
• Proje kapsamı
• Sorumluluklar
• Olası riskler
• Bütçe

Bu bilgiler, projenizin onay alması için temel oluşturur ve gerekçe sağlar. 

Proje öncesi değerlendirmeler, bir proje sırasında veya tamamlandıktan sonra düzeltici önlemler almaya daha fazla odaklanan devam eden ve proje sonrası değerlendirmelerden farklıdır.

Devam Eden Proje Değerlendirmesi

Projelerinizin planlandığı şekilde ilerlediğinden ve tüm takvim ve bütçe kilometre taşlarını karşıladığından emin olmak için proje yaşam döngüsü boyunca projelerinizi gerçek zamanlı olarak sürekli değerlendirmelisiniz. Daha önce belirlediğiniz KPI'lar (Temel Performans Göstergeleri) burada değerlendirme rehberiniz olacaktır. Proje yönetimi yazılımının kullanılması da tüm verilerinizin merkezi olarak erişilebilir olmasını sağladığından bu süreci çok daha kolay hale getirebilir. 

Proje Sonrası Değerlendirme

Proje tamamlandığında, teslimatlar sağlandığında, proje kapatıldığında ve çıkarılan dersler görüşülüp belgelendiğinde tüm evrakları gözden geçirmeli ve geçerli tüm verileri analiz etmelisiniz. Bu, gelecekteki projeleri nasıl iyileştirebileceğinize dair net bir tablo elde etmek için neyin işe yaradığını ve neyin ters gittiğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Yaygın İki Proje Değerlendirme Yöntemi 

Bu iki etkili değerlendirme metodolojisini farklı proje aşamalarında kullanabilirsiniz.

Biçimlendirici Değerlendirme

Bu değerlendirme yaklaşımı, bir proje devam ederken geri bildirim toplama ve verileri analiz etme sürecidir. Proje planlama ve uygulama aşamasında biçimlendirici değerlendirme aşağıdaki konularda yardımcı olabilir:

• Proje performansını ve sonuçlarını iyileştirmek için geri bildirim ve rehberlik sağlamak
• Projede sorunları daha erken belirlemek
• Projenin başarısını güvence altına almak için gerekli düzenlemeleri yapmak

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sonuç Değerlendirmesi

Sonuç değerlendirmesi, proje tamamlandıktan sonra projenizin genel etkisini ve etkinliğini değerlendirmenize yardımcı olur. Bu değerlendirme yaklaşımı şu konularda yardımcı olabilir:

• Proje hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığını ölçmek 
• Hangi sonuçların elde edildiğini ortaya koymak
• Gelecekteki karar alma süreçlerine yön vermek

Proje Değerlendirmesi Nasıl Tamamlanır?

Şimdi, projelerinizi etkili bir şekilde değerlendirmek için gereken dört temel adıma geçelim. Bu adımlar esas olarak devam eden projelerin ve proje sonrası değerlendirmelerin tamamlanmasına yardımcı olacaktır. 

1. Adım: Değerlendirme Kriterlerini Belirleyin

Proje değerlendirmesini tamamlamanın ilk adımı, net değerlendirme kriterleri oluşturmaktır. Bu yönergeler, proje çalışmalarınızın projenin amaçları, hedefleri, kapsamı ve beklenen sonuçlarıyla uyumlu olmasını sağlar. Belirli değerlendirme kriterleri tanımlamak, değerlendirmenizin odaklanmış, ilgili ve anlamlı olmasını sağlar. 

Başarıyı ölçmenize yardımcı olacak temel performans göstergeleri (KPIs) kullandığınızdan emin olun. Bunlara örnek olarak şunlar verilebilir:

Geri ödeme süresi analizi. Bu, bir projeye yapılan net ilk yatırımın geri kazanılmasının ne kadar zaman alacağını ölçer. Bunu proje yatırım riskini ölçmek olarak düşünebilirsiniz. 

• Hesaplama: Geri ödeme süresi = Yatırım tutarı ÷ yıllık nakit akışı
• İpucu: Amaç, daha kısa bir geri ödeme süresine sahip olmaktır.

Muhasebe getiri oranı (ARR). Bu KPI, bir projenin finansal getirisini ölçer. 

• Hesaplama: Muhasebe getiri oranı = Yıllık net gelir ÷ ilk yatırım
• İpucu: ARR'si daha yüksek olan yatırımların daha iyi olma olasılığı yüksektir.

Net bugünkü değer (NPV). Bu, bir projenin beklenen net parasal kazancını veya kaybını belirlemek için gelecekteki tüm beklenen nakit girişlerini ve çıkışlarını hesaplar.

• Hesaplama: NPV = Beklenen nakit akışlarının bugünkü değeri − Yatırılan nakdin bugünkü değeri.

2. Adım: İlgili Proje Verilerini Toplayın

Proje hakkında ilgili nicel ve nitel verileri toplamak, projenizin performansına ilişkin kapsamlı bir bakış sunmaya yardımcı olur. Bu da beklentilerle karşılaştırma yapmak için gereklidir. 

• Nicel veriler: Bu veri türü kaç tane, ne kadar veya ne sıklıkta gibi ölçülebilir unsurları belirler. 
• Nitel veriler: Bu veri türü neden, nasıl veya ne oldu gibi belirli davranışsal unsurları ortaya çıkarır.

İlgili veri toplama kaynakları şunları içerebilir:

• Proje belgeleri (proje amaçları, hedefleri, teslimatları ve ölçümleri)
• Performans raporları
• Önceki değerlendirme raporları
• Paydaş geri bildirimleri
• Anketler ve görüşmeler
• Odak grupları
• Vaka çalışmaları
• Sektör karşılaştırma ölçütleri

3. Adım: Verileri Dikkatle Analiz Edin

Verilerinizi topladıktan sonra bunları analiz etme zamanı gelir. Bu süreç, temel bulguları ve sonuçları belirlemek için verilerdeki eğilimleri, örüntüleri ve ilişkileri incelemeyi içerir. Bu, projeyle ilgili güçlü yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri ortaya çıkarmanıza yardımcı olur. 

Bu, projeler boyunca düzeltici eylemlerde bulunmak ve gelecekteki girişimler hakkında hesaplı kararlar almak için özellikle önemlidir.

İncelenecek büyük miktarda veri olduğunda, neye bakılacağını belirlemek bunaltıcı gelebilir. İhtiyacınız olan bilgi türünü belirlemenin temeli olarak proje hedeflerini ve sonuçlarını kullanmanızı öneririm.

4. Adım: Sonuçlara Ulaşın

Veri analizine dayanarak projenin performansı, etkisi ve hedeflerine ulaşmadaki başarısı hakkında sonuçlara ulaşın. Şunlar gibi unsurları belirleyin:

• Temel çıkarımlar
• Çıkarılan dersler
• İyileştirme alanları 

Bu sonuçlar, düzeltici eylemleri desteklemek ve gelecekteki projelerde veriye dayalı kararlar almak için gereklidir. Tüm sonuçlar ve düzeltici eylemler, tercihen proje yönetimi yazılımı aracılığıyla, tüm paydaşlarla görüşülmeli ve merkezi olarak paylaşılmalıdır. KPI'lar, projenizin ne kadar iyi performans gösterdiğini ve proje teslimini geliştirmek için gelecekte neleri değiştirmeniz gerektiğini belirlemenize yardımcı olur.

Proje Değerlendirmesinin 5 Faydası

Proje değerlendirmeleri, hatalarınızdan ders çıkarmak ve gelecekte başarılı projeler gerçekleştirmek için gereklidir. İşte dikkate değer bazı proje değerlendirmesi faydaları.

1. En iyi uygulamaların geliştirilmesi

Proje değerlendirmesi sayesinde, projenin başarısına katkıda bulunan en iyi uygulamaları belirleyebilir ve belgeleyebilirsiniz. Böylece şirketiniz, performansı ve sonuçları iyileştirmek için bu en iyi uygulamaları gelecekteki projelerde tekrarlayabilir.

Şirketlerin tüm en iyi uygulamaları yüz yüze geliştirmesi, belgelemesi ve iletmesi önemlidir. İlerleyen dönemde herkesin aynı anlayışta olmasını sağlamak için, tutarlılığı güvence altına almak amacıyla herkesin istediği zaman başvurabileceği merkezi bir en iyi uygulamalar arşivinin oluşturulması da gerekir.

2. Öğrenme ve sürekli iyileştirme kültürünün teşvik edilmesi

Düzenli proje değerlendirmesi, öğrenme ve sürekli iyileştirme kültürünü teşvik eder. Şirketiniz, geçmiş projeler üzerine düşünerek aşağıdakileri gerçekleştirebilir:

• Çıkarılan dersleri belirlemek
• Düzeltici eylemleri uygulamak
• Proje yönetimi uygulamalarını geliştirmek
• Şirket genelindeki bilgiyi artırmak
• Yenilikçiliği ve yaratıcılığı teşvik etmek 

3. Paydaş memnuniyetinin artırılması 

Proje değerlendirmeleri, şirketinize paydaşların ihtiyaçları, tercihleri ve beklentileri hakkında değerli bilgiler sağlar. Şirketiniz, paydaşların bakış açılarını anlayarak proje teslimini paydaş gereksinimlerini karşılayacak şekilde daha da uyarlayabilir. Bu, sonuç olarak paydaş memnuniyetini artırır ve güçlü ilişkiler kurar.

4. Hesap verebilirliğin ve şeffaflığın artırılması

Değerlendirme, proje yönetiminde hesap verebilirliğin ve şeffaflığın artırılmasına yardımcı olur. Proje performansının ve sonuçlarının değerlendirilmesi, şirketinizin kaliteli sonuçlar sunma ve kaynakları verimli kullanma konusundaki kararlılığını göstermesini sağlar. Artan şeffaflık, paydaşlarla güven oluşturur ve bu güveni güçlendirir; ayrıca şirketinizin itibarını artırır.

5. Kanıta dayalı karar almayı destekleme

Kuruluşlar, proje performansına ilişkin verileri toplayıp analiz ederek kaynak tahsisi, stratejik yönelim ve gelecekteki proje yatırımları hakkında daha bilinçli kararlar alabilir. Bu veriye dayalı yaklaşım, tüm kararların varsayımlar yerine gerçeklere dayanmasını sağlayarak daha iyi sonuçlara ve daha büyük etkiye yol açar.

3 Yaygın Proje Değerlendirmesi Hatası 

İşte proje değerlendirmesini tamamlarken yapabileceğiniz bazı olası hatalar ve bunları önlemek için yapabilecekleriniz.  

1. Hata: Net hedeflerin bulunmaması 

Proje değerlendirmesinde yaygın bir hata, değerlendirme için net hedeflerin ve kriterlerin tanımlanmamasıdır. Net hedefler olmadan bir projenin başarısını ölçmek ve iyileştirme için anlamlı çıkarımlar elde etmek zorlaşır.

Proje yöneticilerinin bu adımı aceleyle geçtikten sonra projelerinin rayından çıktığına, hedefleri ve teslimatları kaçırdığına veya proje kapsamını birden fazla kez değiştirmek zorunda kaldığına sıkça tanık oldum. Benim tavsiyem, işleri yavaşlatmanız ve bir projenin başlangıcında net hedefler oluşturmak için yeterli zaman ayırmanızdır.

2. Hata: Paydaş geri bildirimlerinin göz ardı edilmesi

Bir diğer hata da değerlendirme sürecinde paydaş geri bildirimlerinin dikkate alınmamasıdır. Paydaşların genellikle bir projenin rollerini nasıl etkilediği ve bir projenin nasıl etkileneceği konusunda daha fazla deneyime ve içgörüye sahip olduğunu hatırlamaya çalışın. 

Paydaşlar projenizin başarısının ayrılmaz bir parçasıdır ve kapsamlı bir değerlendirmeye sahip olduğunuzdan emin olmak için bakış açıları tüm değerlendirme noktalarına dahil edilmelidir.

3. Hata: Bulgular doğrultusunda harekete geçilmemesi

Bir diğer önemli hata, değerlendirme bulgularına dayanarak harekete geçmemektir. Değerlendirme sonuçlarını uygulanabilir önerilere dönüştürmek ve değişiklikleri uygulamak, sürekli iyileştirmeyi sağlamak için gereklidir. Öğrenilenler doğrultusunda harekete geçmek için bazı temel adımların atılması gerekir:

• Tüm ilk bulguları ve olası çözümleri, hem yüz yüze hem de yazılı olarak ilgili tüm paydaşlarla paylaşın 
• Önerilen her çözümü ve etkisini belgeleyip değerlendirin
• Paydaşların ve konu uzmanlarının görüşlerini alın
• Gerektiğinde çözümleri düzenleyin
• Çözümleri atayın
• Sonuçları ölçüp belgeleyin
• Bu adımları gerektiği şekilde tekrarlayın

Proje Değerlendirmesi Sırasında Sorulacak Sorular

Proje değerlendirmelerini başarıyla tamamlamak, sizin ve ekibinizin birkaç temel soruyu yanıtlayabilmesini gerektirir. Proje boyunca farklı aşamalarda gerçekleştireceğiniz değerlendirmelere yön vermek için bu soruları kullanın:

Proje amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi

• Projenin arkasındaki iş hedefleri nelerdir?
• Projenin amacı nedir?
• Proje gerekli mi ve şirketin stratejisiyle uyumlu olacak mı?
• Projenin hedefleri ve öncelikleri nelerdir?
• Projeye kim öncülük edecek veya sponsor olacak?

Proje kapsamının ve teslimatların tanımlanması

• Proje kapsamı gerçekçi mi?
• Projenin kapsamı önemli olan her şeyi ayrıntılı olarak açıklıyor mu?
• Teslimatların her biri nelerdir ve kapsam dâhilinde gerçekleştirilebilir mi?
• Hangi varsayımlar dâhil edilmiştir?

Proje paydaşlarının belirlenmesi

• Tüm paydaşlar belirlenmiş ve erişilebilir durumda mı?
• Paydaşlar kimlerdir?
• Proje tüm paydaşlarla paylaşıldı mı? Ne zaman?
• Projeye tamamen bağlılar mı? Değilse neden?
• Proje ekibi doğru beceri ve yetkinliklere sahip mi?

Proje zaman çizelgesinin ve kilometre taşlarının oluşturulması

• Zaman çizelgesi nedir ve nasıl belirlendi?
• Gerçekçi mi?
• Görevlerin veya projenin zamanında tamamlanamaması durumunda bir acil durum planı oluşturuldu mu?
• Başarıyı ölçmek için hangi KPI'lar kullanılacak?

Kaynakların ve bütçenin tahsis edilmesi

• Proje görevlerine doğru kaynaklar atanmış mı?
• Proje bütçesi gerçekçi mi?

Proje izleme ve kontrol önlemlerinin uygulanması

• Proje performansı nasıl ve ne zaman ölçülecek?
• Projenin farklı yönlerini izlemekten kim sorumlu olacak?
• Değişiklik kontrolü için hangi önlemler alınacak?
• Değişiklikler nasıl ve ne zaman paylaşılacak?
• İhtiyacım olan verileri hangi proje yönetimi yazılımı türleri sağlayacak?

Proje sonuçlarının ve çıkarılan derslerin analizi

• Analiz ve doğru soruların belirlenmesi için hangi kriterler kullanılacak?
• Sonuçları takip etmek için hangi araçlar kullanılacak?
• Sonuçları analiz etmek için hangi araçlar kullanılacak?
• Sonuçlar ne zaman ve nasıl paylaşılacak?
• Çıkarılan dersler ne zaman ve nerede belgelenecek ve paylaşılacak?
• Çıkarılan dersler kiminle paylaşılacak?
• Çıkarılan derslerin hayata geçirilme süreci nedir?

Bunun kapsamlı bir liste olmadığını belirtmek önemlidir. Duruma ve projeye bağlı olarak, tam bir değerlendirme gerçekleştirmek için başka soruların da ele alınması gerekebilir. 

Yardımcı Olabilecek Proje Değerlendirme Araçları 

Projeleri değerlendirmek çok sayıda eylem maddesi ve hareketli parça ortaya çıkarabilir. Proje değerlendirmesi gerçekleştiren herkese, anket araçlarını kullanarak geri bildirim toplamasını, bulguları anlamlandırmak için veri analitiği platformlarından yararlanmasını ve her şeyi gerçek zamanlı olarak takip etmek için gösterge panolarına sahip proje yönetimi yazılımlarını kullanmasını öneririm.

Proje Yönetimi Yazılımı

Monday.com, Wrike veya SmartSheet gibi proje yönetimi yazılımları, proje ilerlemesini, kilometre taşlarını ve temel performans göstergelerini takip edip izlemeye yardımcı olabilir. Bu araçlardan bazıları ayrıca proje durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlar ve değerlendirme amacıyla veri toplamayı kolaylaştırır. 

Proje ilerlemesini izlemenize ve başarıyı değerlendirmenize yardımcı olacak en iyi araçlar burada.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Best for cross-functional enterprise delivery
2. 2. Smartsheet — Best for customizable dashboards
3. 3. Productive — Best for agency projects and budgeting
4. 4. Runn — Best for project forecasting
5. 5. monday AI Workspace — Best with AI-powered resource optimization
6. 6. Celoxis — Best for built-in PPM with live BI-grade reporting
7. 7. Hive — Best for collaborative project management
8. 8. Copper — Best for agencies streamlining sales to delivery
9. 9. Ziggu — Best for client portal integration
10. 10. Zoho Projects — Best for integration with Zoho Suite

Anket ve Geri Bildirim Araçları

SurveyMonkey, Google Forms veya Jotform gibi anket ve geri bildirim araçları; paydaş geri bildirimlerini, görüşlerini ve memnuniyet düzeylerini toplamak için kullanılabilir. Proje değerlendirmesi ve iyileştirmesi için değerli içgörüler toplamanıza yardımcı olabilirler.

Veri Analitiği Platformları

Tableau, Power BI veya Google Analytics gibi veri analitiği platformları, proje verilerini analiz etmek ve anlamlı içgörüler elde etmek için harika araçlardır. Bu platformlar, kanıta dayalı karar almayı desteklemek üzere gelişmiş veri görselleştirme özellikleri, tahmine dayalı analitik ve raporlama işlevleri sunar. Bazı proje yönetimi araçlarında yerleşik analitik araçları bulunur veya bu araçlar analitik araçlarıyla entegre olur. En kullanışlı proje yönetimi panoları, mevcut projelerin yanı sıra gelecekteki analizler için tamamlanmış ve iptal edilmiş projelerin analiz edilmesine olanak tanıyan dinamik araçlar sunar. 

Unutmayın, devam eden değerlendirmeleri tamamlamak mevcut ve gelecekteki proje performansınızı değerlendirmek, iyileştirme alanlarını belirlemek ve gelecekteki başarıyı desteklemek için çok önemlidir. Bu makalede açıklanan adımları izlemek, proje yönetimi yazılımlarını ve analitik araçları kullanmak ve yaygın hatalardan kaçınmak, sizi başarılı projelere giden yola taşıyacaktır.

Daha Fazla Proje Değerlendirme İçgörüsü İçin Katılın

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.