2026’da Proje Yönetimi İçin Smartsheet Nasıl Kullanılır
Hiç 30 dakikadan kısa bir sürede yeni bir proje için proje planı oluşturmanız istendi mi? Peki bu istek üst düzey bir yöneticiden geliyor ve cuma günü saat 16.30'da yapılıyorsa? Bu benim başıma geldi. Bu istek çoğu proje yöneticisini olduğu yerde durduracak olsa da, elimde sınıfının en iyisi araçların bulunduğunu bildiğim için ilerlemeye devam ettim.
Bu ihtiyacı, proje yönetimi için Smartsheet'i kullanarak ve Smartsheet platformunun temelini oluşturan güçlü planlama araçlarından yararlanarak karşıladım. Neyse ki bu proje planını isteyen kişi, görevleri ve bunların ne zaman tamamlanmasını beklediğini açıklayan bir metin hazırlamıştı.
Bu bilgiler sayesinde, Smartsheet'te her görev için görevleri, sorumluları, başlangıç ve bitiş tarihlerini içeren bir proje planını on beş dakikadan kısa bir sürede oluşturabildim. Oh be! Hafta sonum zamanında başlayabildi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Smartsheet kullanımı kolay ve yeni başlayanlar için erişilebilir olmakla birlikte kurumsal proje yönetimi platformları için ölçeklenebilir bir araçtır. Bir elektronik tabloyu kullanabiliyorsanız Smartsheet'i de kullanabilirsiniz. Güzelliği de burada—proje yöneticisi olmayanlar için bile çok basit ve kullanımı kolaydır.
Smartsheet'i şahsen kamp gezisi planlamaktan PMO portföy yönetimi gerçekleştirmeye ve aradaki her şeye kadar kullandım. Smartsheet, alıştıktan sonra gerçekten çok kolay olduğu için proje planlama ve yönetiminde başvurduğum araçtır.
Bu makalede, öngörücü proje yönetimi yaşam döngüsünün her aşamasını ele alarak Smartsheet'in proje yönetiminde nasıl kullanılacağını açıklayacağız. Ayrıca Smartsheet'ten en iyi şekilde yararlanmanız için uzman ipuçlarımı paylaşacağım.
Başlamadan önce daha temel bilgilere mi ihtiyacınız var? Şuna göz atın: Proje yönetimi yazılımı nedir?
Smartsheet ile Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?
Smartsheet, bir projenin proje yaşam döngüsü boyunca planlanmasına, düzenlenmesine ve ilerlemesinin izlenmesine yardımcı olarak proje yönetiminde kullanılabilecek bir araçtır. Proje planı oluşturmak, görevleri ve kaynakları atamak, projenin ilerlemesini izlemek ve ekip üyeleriyle iletişim kurmak için kullanılabilecek çeşitli özellikler ve araçlar sunar.
Proje yönetimi yaşam döngüsü, bir projenin başlatılmasından tamamlanmasına kadar geçtiği farklı aşamaları ifade eder. Bu aşamalar (özellikle öngörücü türdeki bir proje ele alındığında) genellikle başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ile kapanışı içerir.
Bu aşamaların kesin sayısı ve niteliği, belirli projeye ve kullanılan proje yönetimi metodolojisine bağlı olarak değişebilir.
Öngörücü tarzda çalışan birçok proje yöneticisi, geçmişte birincil proje yönetimi aracı olarak Microsoft Project'i veya diğer proje ve kaynak yönetimi uygulamalarını kullanmıştır.
Uygulamalarımda fark ettiğim kadarıyla, proje yönetimi yazılımlarını karşılaştırırken Smartsheet, Microsoft Project'e kıyasla daha kolay kullanılır ve daha erişilebilir bir seçenektir. Uyarlamalı bir projede çalışırken genellikle Jira Software ve Jira Work Management'ı tercih ederim. Ya da en azından Jira ile entegre çalışan bir proje yönetimi yazılımını.
Bir projeyi yönetmek için Smartsheet'i kullanırken öncelikle projede yer alan farklı görevleri ve kilometre taşlarını, bunlarla ilgili bağımlılıkları ve kısıtları açıklayan bir proje planı oluşturmanız gerekir. Ardından aracı kullanarak görevleri ekip üyelerine atayabilir, son tarihleri belirleyebilir ve her görevin ilerlemesini takip edebilirsiniz.
Excel veya benzer elektronik tablo araçlarında proje yönetmeye aşina olan kullanıcılar, benzer arayüzler sayesinde Smartsheet'ten yararlanırken kendilerini oldukça rahat hissedecektir.
Smartsheet, Excel’den doğal bir geçiş hissi veriyor. Daha kullanıcı dostu olmasına rağmen, işe alıştırma sürecini kolaylaştıran aynı tanıdık arayüze sahip.
Smartsheet ayrıca özel proje kontrolü oluşturma, raporlar ve panolar oluşturma ve değişikliklerden veya sorunlardan haberdar olmanızı sağlamak için uyarılar ve bildirimler ayarlama gibi projeyi izlemenize ve kontrol etmenize olanak tanıyan özellikler sunar. Ayrıca araç, ekip üyeleri ve paydaşlarla iş birliği yapmanıza, güncellemeleri ve ilerleme raporlarını onlarla paylaşmanıza olanak tanır.
Genel olarak Smartsheet, projenin planlanmasına, düzenlenmesine ve ilerlemesinin izlenmesine yardımcı olarak ve ekip üyeleri arasındaki iletişimi ve iş birliğini kolaylaştırarak bir projeyi yönetmek için değerli bir araç olabilir.
Eğer bu, uygulamanızda size yardımcı olabilecek bir şey gibi geliyorsa, her aşamayı ve daha iyi, daha akıllı bir proje yöneticisi olmak için Smartsheet'ten nasıl yararlanabileceğinizi ayrıntılı olarak ele alırken okumaya devam edin.
Uzman İpucu: Bir araç seçerken, piyasada bulunan proje yönetimi çözümü türlerini karşılaştırmak önemlidir.
Başlatma
Proje başlatma, projenin genel amaç ve hedeflerinin tanımlandığı ve bu hedeflere ulaşmak için üst düzey bir planın geliştirildiği ilk aşamadır. Bu aşamada proje ekibi oluşturulur ve proje kapsamı tanımlanır.
Bir projenin başlatılması, proje yöneticisinin, PMO liderinin veya proje sponsorunun ilk kez bir proje fikri oluşturup projeyi başlatmak istemesiyle en başta başlar. Bu, proje planı hazırlanmadan ve ne yapacağımızı bilmeden önceki aşamadır.
Bir proje yöneticisi ve proje yöneticilerinin lideri olarak, başlatma aşamasında bir proje hakkında paydaştan veya proje talep sahiplerinden bilgi almak benim için çok önemlidir.
Bu süreci standartlaştırmak için, proje hakkında doğrudan proje sponsorundan bilgi toplamak amacıyla Smartsheet formlarını kullanıyorum. Talep sahibi, proje gereksinimleri, sürece kimlerin dahil olması gerektiği, daha önce neler olduğu ve benzeri konularda bilgi topluyorum.
Tüm bu bilgiler proje sponsoru tarafından Smartsheet formum aracılığıyla sağlandığında, yeni talebi belirten bir e-posta bildirimi alıyorum. Ardından ekip, talebi incelemeye, talep sahibiyle proje talep formunu gözden geçirmek ve planlamaya başlamak üzere bir toplantı ayarlamaya başlayabiliyor.
Planlama
Bu aşamada ekip, projenin hedeflerini karşılamak için gereken “bunu nasıl yapabiliriz?” soruları üzerinde çalışmak üzere bir araya gelir. Çoğu durumda atölye çalışmaları, görüşmeler, gereksinimlerin toplanması ve mimari bu aşamada gözden geçirilir ve karara bağlanır.
Smartsheet'i proje planlaması için kullanmak üzere önce yeni bir sayfa oluşturun ve projenin adı, üst düzey görevlerin başlangıç ve bitiş tarihleri ve her görevden veya bölümden sorumlu ekip üyeleri gibi proje bilgilerini kaydetmek için gerekli sütunları ekleyin.
Ayrıca önemli proje kilometre taşlarını ve bağımlılıkları takip etmek için notlar ekleyebilirsiniz. İş kırılım yapıları (WBS), bağımlılıkların ve öncüllerin birden çok düzeyde belirtilmesi de dahil olmak üzere, Smartsheet'teki yerleşik hiyerarşi seçenekleri kullanılarak kolayca oluşturulabilir.
Smartsheet'te bir planın temelini oluşturduktan sonra, proje ekibi üyelerini sayfaya davet ederek proje planına katkıda bulunmalarını ve plan üzerinde iş birliği yapmalarını sağlayın. Smartsheet sayesinde ekip üyeleri görevlerin ve kilometre taşlarının ilerleme durumunu kolayca ekleyebilir, güncelleyebilir ve takip edebilir; ayrıca proje planındaki değişikliklerden haberdar olabilir.
Ekibi planın her bir unsurunu gözden geçirmeye ve proje hakkında bilinen her şeyi yakaladığınızdan ve planın güncel olduğundan emin olmak için yorum yapmaya davet edin.
Proje planı tamamlandığında, proje zaman çizelgesini görselleştirmek ve çeşitli görevlerin ve kilometre taşlarının birbiriyle nasıl örtüştüğünü görmek için Smartsheet'in Gantt grafiği görünümünü kullanabilirsiniz. Bu, ekibin olası riskleri ve sorunları mümkün olduğunca erken belirlemesine yardımcı olabilir.
Yürütme
Proje başlatma sürecine yardımcı olmasının yanı sıra Smartsheet, proje yaşam döngüsü boyunca görevlerin ve teslimatların ilerlemesini yönetmek ve takip etmek, ekip üyeleriyle iletişim kurmak ve veriye dayalı kararlar almak için de kullanılabilir.
Smartsheet'in bir projenin yürütme aşamasında kullanılabileceği birkaç özel yöntem şunlardır:
- Bir proje zaman çizelgesi oluşturmak ve görevlerle kilometre taşlarının ilerlemesini takip etmek
- Görev yönetimi yapmak, görevleri atamak ve ekip üyeleri için son teslim tarihleri belirlemek
- Proje zaman çizelgesini ve görevler arasındaki bağımlılıkları görselleştirmek için yerleşik Gantt grafiği özelliğini kullanmak
- Vadesi geçmiş veya kısa süre içinde vadesi dolacak öğeleri öne çıkarmak ve hedef tarihin çok fazla gerisine düşmeden önce bunlara dikkat çekmek için koşullu biçimlendirmeyi kullanmak
- Ekip üyelerinin birlikte çalışmasına olanak tanımak için gerçek zamanlı iş birliği araçlarını kullanmak
İzleme ve Kontrol
Bir proje yönetimi aracı olarak Smartsheet, proje yöneticilerinin ve ekiplerin projelerini izlemesine ve kontrol etmesine yardımcı olabilecek özellikler ve işlevler sunar. Elbette projeler; görevler, durumlar, kilometre taşları ve daha fazlası üzerinden zaman içinde takip edilebilir.
Ancak bu aşamada daha önemli olan, proje yöneticilerinin bir projede olup biten her şeyi takip etmesini ve herkesin nelerin gerçekleştiğini ve sırada ne olduğunu takip ettiğinden emin olmasını sağlayan araçlardır.
Raporlama, herhangi bir projenin izlenmesi ve kontrol edilmesinde temel bir unsurdur. Smartsheet; yerleşik panolar, özet alanları ve raporlarla proje yöneticilerinin raporlama sürecindeki manuel ve tekrarlayan işlerin büyük bölümünü ortadan kaldırmasına yardımcı olur.
Raporlar birden çok sayfa genelinde oluşturulabilir; bu da birden çok projeyi veya daha büyük bir projenin birden çok bölümünü yöneten proje yöneticilerine daha fazla yardımcı olur.
Bir projenin izleme ve kontrol bölümünde Smartsheet'te kullanmayı gerçekten sevdiğim bir diğer özellik de iş akışı otomasyonudur. Özellikle de Smartsheet'in, benim fark edip kişisel olarak peşlerine düşmem gerekmeksizin, düzenli aralıklarla açık veya vadesi geçmiş öğeler hakkında kişilerden güncelleme isteyebilmesini sağlayan bölümüdür.
Ayrıca projelerimde, bir şeylerin ben fark etmeden çok büyük ölçüde değiştirilmediğinden ve herhangi bir şeyin (radarımdan çıkması anlamında) vaktinden önce kapatılmadığından emin olmak için otomatik uyarılardan sık sık yararlanırım.
Otomatik bildirimler ve tetikleyici odaklı iş akışları, projelerimde neler olup bittiğini ve nelerin değiştiğini takip etmek açısından kritik öneme sahiptir. Bunu, bir proje yöneticisi olarak sizin için küçük bir inceleme iş akışı olarak düşünün!
Kapanış
Proje kapanışına ulaştığınızda buradaki işinizin bittiğini düşünebilirsiniz—yanlış! Kapanış aşamasındaki çalışmalarınız, mevcut projenin başarısı ve bir proje yöneticisi ve/veya teslimat ekibi olarak gelecekteki başarınız için son derece önemlidir.
Buradaki temel nokta, edinilen dersleri kaydetmek ve her şeyin düzgün bir şekilde kapatılmasını sağlamaktır. Smartsheet'te bu, çalışmanın sonuna yaklaşırken tüm I'ların noktalarını koymak ve tüm T'leri çizmek (elbette I girişim, T ise görev anlamına gelir) demektir.
Projenin küçültülmesi aşamasına geldiğinizde proje planınızı gözden geçirin ve ekiple birlikte çalışmanın istenen sonuçlarına ulaşılıp ulaşılmadığına karar verin. Ulaşıldıysa kalan öğeleri kapatmanın ve daha hızlı veya daha iyi bir sonuç elde etmek için nelerin farklı yapılabileceğini değerlendirmenin zamanı gelmiştir.
Bu süreç yalnızca projeyi tamamlandı olarak işaretlemek için iyi değildir; ekibin bir kapanış ve başarı duygusu yaşaması için de faydalıdır. Bu süreç tamamlanmadan bırakılırsa kişiler, gelecekteki girişimlerin öylece sona erebileceğini ve resmî bir son gelmeden işten uzaklaşmanın sorun olmadığını düşünebilir—eyvah.
Edinilen dersleri kaydetmek için Smartsheet'ten yararlanın. Bazı ekipler ayrıca, her kontrol listesi öğesinin açıklandığı ve atanmış bir onay mercii tarafından resmî olarak işaretlendiği bir proje kapanış kontrol listesi de tamamlar. Her şey düzene girdiğinde ekibinizle kutlama yapmayı unutmayın!
Uzmanlardan 9 İpucu ve Püf Noktası
Smartsheet'i proje yönetimi için kullanma deneyimlerimde, benim ve ekiplerimin uygulamalarının olağan bir parçası hâline gelen birkaç önemli ipucu ve püf noktası var.
Smartsheet'i proje yönetimi için kullanmaya yönelik bazı uzman ipuçları şunlardır:
- Gantt grafiğiyle bir proje planı görmek isteyen yöneticilerin endişelerini giderin. Projenizin zaman çizelgesini görmek ve paydaşlarla kolayca paylaşmak için Gantt görünümünü kullanın. Endişeli yöneticilerden sık sık proje planları istenir. Çoğu durumda yalnızca bir Gantt grafiği görmek isterler. Bir yöneticiyle sayfa paylaşırken Gantt grafiği görünümünü varsayılan olarak açık tuttuğunuzdan emin olun!
- Takvimle farklı ekiplerin dilinden konuşun. Birçok ekip işlerini yürütmek için takvimleri kullanır. Smartsheet'teki takvim görünümünü kullanarak bu ekiplerin çalışma biçimlerine uyum sağlayın ve her şeyi kontrol altında tuttuğunuzu hissetmelerine yardımcı olun. Smartsheet'in en sevdiğim özelliklerinden biri, görev tarihlerini başkalarının abone olabileceği bir takvime dönüştürmektir! Bu özelliği, ders izlencesi maddelerini kişisel takvimime eklemek de dahil olmak üzere her tür planlanmış program için kullandım.
- Trello veya Jira'da sıkça çalışan ekiplerle Kanban Panosu ya da Kanban planlama metodolojisini kullanın. Smartsheet, Jira'dan farklı bir planlama türü ve düzeyi sunar; ancak bazı ekipler yine de kartlarla çalışmak ister. Bu nedenle Smartsheet özelleştirilebilir bir Kanban Panosu görünümü sunar.
- Herkesten veri toplayın Smartsheet formlarıyla. Müşterilere yönelik projelerde, dahili operasyon girişimlerinde, onay iş akışlarında ve daha birçok alanda formlardan yararlandım. Formları kullanmak, verileri kaynağından toplamanın ve ardından ne olacağını otomatikleştirmenin mükemmel bir yoludur.
- Etkinlik günlüğüyle proje sayfanızda olup biten her şeyi takip edin. Nelerin değiştiğini veya neyi kimin değiştirdiğini bilmemenin ne kadar sinir bozucu olduğunu anlatamam. Etkinlik günlüğü, kişi bazında tüm değişiklikleri, neyin ne zaman değiştiğini ve daha fazlasını kaydeder.
- Zaman içinde benzer projeler mi yürütüyorsunuz? Yeni bir sayfa veya projeyi sıfırdan oluşturmak yerine projelerinize önceden hazırlanmış şablonlarla başlayarak zaman kazanmak ve tekrarlanan görevleri en aza indirmek için Smartsheet'teki Şablonlar özelliğini kullanın. Yerleşik şablonlarla sınırlı değilsiniz; kendi şablonlarınızı oluşturabilirsiniz!
- Smartsheet Entegrasyonlarından yararlanın. Öncelikli olarak başka araçlarda çalışan ekiplerle çalışıyorsanız veya iş akışınızı otomatikleştirmeye başladıysanız, hangi Smartsheet entegrasyonlarının hayatınızı kolaylaştırabileceğini değerlendirin. Başka bir kaynaktan Smartsheet'e veri mi çekiyorsunuz? Bunun için bir entegrasyon oluşturun. Ben Smartsheet'i Google Sheets, Microsoft Excel, PowerBI, Salesforce, Microsoft Teams ve Atlassian Jira ile entegre ettim.
- Yol boyunca takılırsanız Smartsheet'te, birçok farklı konu ve kullanım alanını ele alan web seminerlerine ek olarak çevrimiçi olarak erişilebilen inanılmaz miktarda kaynak ve eğitim bulunur. Genellikle tam olarak aradığımı bulmak için Google'ı kullanıyorum ve sorunum çoğu zaman dakikalar içinde çözülüyor. Smartsheet bilgi bankasında daha fazla bilgi edinin.
Smartsheet'i Kullanmaya Başlayın!
Bu makalede, yazılımı proje yönetimi için kullanmaya yönelik bazı ipuçlarını ve püf noktalarını özetledik. Ancak burada durmayın—deneyin ve sizin için en iyi olanı keşfedin.
Smartsheet'in en güzel yanı esnekliğidir: İhtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Bu nedenle yaratıcılığınızı kullanın ve projelerinizin daha sorunsuz ilerlemesini sağlamak için bu güçlü aracı nasıl kullanabileceğinizi görün. Smartsheet'i gerçekten çok yoğun kullanıyorsanız Smartsheet sertifikası almayı bile düşünebilirsiniz!
Bir sonraki projenizde Smartsheet'i nasıl kullanmayı planlıyorsunuz? Aşağıdaki yorumlarda bana bildirin ve işinizi kolaylaştıracak ipuçları, püf noktaları ve trendlerden haberdar olmak için The Digital Project Manager'a abone olmayı unutmayın!
