Uzaktan Proje Yöneticisi Dersleri ve Öyküleri & (Talkanatalk’tan Natalie Semczuk ile)

Transkripti Okuyun:

Podcast'lerimizin dökümünü bir yazılım programı kullanarak hazırlamayı deniyoruz. Bot her zaman %100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Ben Aston:

Dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Ben Aston ve bu, Dijital Proje Yöneticisi podcast'i.
Bugün Natalie Semczuk bana katılıyor. Natalie, programa geldiğin için teşekkürler. Bu aslında tarihteki ilk kez, dijital proje yönetimi podcast'ine yeniden katılan ilk konuğun sen olduğun anlamına geliyor; bugün gerçekten büyük bir gün.
Bugün proje başarısızlığından bahsedeceğiz. Edinilen Derslerden, Natalie'nin harika DPMish bülteninden ve sohbetin bizi götüreceği diğer her şeyden konuşacağız.
Natalie, geçen sefer seni biraz tanımıştık. Natalie'nin kim olduğunu merak ediyorsanız biyografisinden okuyayım. İnsanlar bunu yaptığında her zaman biraz utanç verici oluyor, bu yüzden özür dilerim. Birisi, belki Natalie ama birisi, Natalie hakkında şunları yazmış: “Natalie uzaktan çalışan bir danışman dijital proje yöneticisidir. ABD'nin güneybatısında yaşayan Natalie, çoğunlukla şirket içi web departmanları bulunan küçük ve orta ölçekli ajanslarda çalışır; dijital projeleri yönetir ve tasarım ile geliştirme ekiplerine yardımcı olan süreçleri uygular. Ayrıca uzak ekipler genelinde proje sistemleri uygulama konusunda uzmanlaşmıştır.”
Natalie uzaktan proje yönetimi hakkında pek çok makale yazdı; uzaktan çalışan bir proje yöneticisiyseniz bunlara göz atın. Ayrıca PM Reactions blogunu yürütüyor. Distopik kurgu, yoga ve fazla kahve içmekten hoşlanıyor. Kısa süre önce tatilden döndü; bugün burada olması bu yüzden çok özel.
Aslında ABD'nin güneybatısı kulağa biraz, birilerinden saklanıyormuşsun gibi geliyor?

Natalie:

Hayır. Arizona'dayım. Son birkaç yılda çok sık taşındım ve biyografileri güncellemek, insanlara “Aslında artık o eyalette değilim. Geçen hafta taşındım,” demek yorucu olmaya başladı. Bu yüzden coğrafi konumum konusunda biraz daha genel olmaya çalışıyorum.

Ben Aston:

Evet, böylece onu güncellemekten kurtulursun; bu iyi. Peki Arizona yılın bu döneminde nasıl?

Natalie:

Harika. Bu hafta bir dönüm noktasına ulaştık. Artık 100 derecenin üzerinde havamız kalmadı, yani resmen sonbahara girdik.

Ben Aston:

Buz gibi, buz gibi soğuk.
Bu hafta Atlanta'daydım. Şu an bulunduğum Vancouver'da hava yaklaşık 40 küsur derece. Amerikan sıcaklık ölçüsünü kullanmaya çalışıyorum. Sekiz derece derdim. Ama Atlanta'da 80 küsur, yaklaşık 30 küsur dereceydi; hava sıcak ve çok nemliydi. İnanılmazdı. Vancouver'a dönünce şimdi donuyorum.
Ama Arizona'da yaşayan biri olarak merak ediyorum. Arizona'dan birine böyle mi deniyor?

Natalie:

Sanırım.

Ben Aston:

Peki tatile nereye gidiyorsun? Burası güzel bir dünyanın güzel bir parçası gibi görünüyor. Arizona'dan biri tatile nereye gider?

Natalie:

Güzel bir bölgede yaşıyorum. Büyük Kanyon'a yaklaşık üç saat uzaklıktayım; bu oldukça güzel. Çoğumuz yazın buradan bir şekilde uzaklaşmanın yolunu buluyoruz, çünkü hava çok sıcak oluyor. Dönüşümünü hatırlamıyorum ama Fahrenheit cinsinden yazın yaklaşık 120, çoğu zaman da 115 derece oluyor. Bu yüzden insanlar dağlara gidiyor ya da tamamen eyaletten ayrılıyor; ben de kesinlikle bunu destekliyorum.

Ben Aston:

Bu, dünyanın geri kalanında Celsius kullananlar için 46 santigrat derece demek. 46; kaynamaya giden yolun yarısı.
Bana bundan bahset. Uzaktan çalışan bir proje yöneticisi olduğunu ve bunu bir süredir yaptığını biliyorum, ama bunun aslı ne? Neden uzaktan proje yönetimini seçtin? Yoksa o mu seni seçti?

Natalie:

Evet, ikisinden de biraz var. Bunu seviyorum. Uzun süre yaşadığım yerlerde tam zamanlı olarak ofislerde çalıştım ve yan tarafta serbest çalışmaya başladım. Bunun gerçekten işe yaradığı tek yol, uzaktan çalışan şirketlerle serbest çalışmaktı. İlk birkaç sözleşmem çoğunlukla uzaktan çalışmaya dayanıyordu ve bu yaşam tarzından gerçekten hoşlandığımı fark ettim. Programımı ve zamanımı nasıl geçireceğimi çok daha özgürce seçebiliyorum; çünkü bir ofise, işe gidip gelmeye veya benzeri şeylere bağlı değilim. Ayrıca insanların fark edip etmediğini bilmiyorum ama uzaktan proje yönetimi harika; işimizi çok kolay tamamlayabiliyoruz. Kimse sözümüzü kesmiyor. Bununla birlikte geçimimi konuşarak ve iletişim kurarak sağladığım için gerçekten hiç yalnız hissetmiyorum.

Ben Aston:

Kulağa oldukça güzel geliyor.
Tüm bu verimlilik ve kendi zamanını yönetebilme durumu varken, boş zamanında ne yapıyorsun? Geçen sefer bunu gerçekten konuşmadık. Proje yöneticisi olmanın dışında, bir proje yöneticisi boş zamanında ne yapar?

Natalie:

Bazen iş-yaşam dengesi konusunda kesinlikle biraz sorun yaşıyorum. Sanırım serbest çalışma kısmı da etkili. Çalışmadığın zamanlarda zamanını neler yaparak geçirebileceğini düşünüyorsun. Ama bölgeyi keşfetmekten hoşlanıyorum. Dediğin gibi ülkenin gerçekten harika bir bölümünde yaşıyorum. Sedona yakın, Büyük Kanyon yakın; bütün bu harika dağlar, patikalar ve benzeri şeyler var. Oraya gitmeyi, yürüyüş yapmayı, arazi araçlarıyla gezmeyi, keşfetmeyi ve fotoğraf çekmeyi seviyorum. Henüz kamp yapmaya cesaret edemedim, çünkü burada çok korkunç böcekler var; ama eninde sonunda yapacağım.

Ben Aston:

Bir sineklik, böcek ilacı ya da silaha ihtiyacın var.

Natalie:

O zaman sanırım buraya uyum sağlayabilirim.

Ben Aston:

Harika.
Sana sormak istediğim bir şey de PM Reactions bloguna ne olduğuydu. Bir süredir listede; artık ortadan kalkıp DPMish'e mi dönüştü? Durum nedir?

Natalie:

Hayır, hâlâ orada. Tüm GIF'ler ve internet caps'leri orada. Her-

Ben Aston:

Son güncelleme 2 Nisan.

Natalie:

Biliyorum.
Gitmeye hazır GIF'lerle dolu koca bir klasörüm var. Bunları duyguya göre etiketliyorum. Eskiden arada bir yaklaşık 50 tanesini yükleyip otomatik olarak yayımlardım ama çok uzun zaman oldu. Artık utanıyorum.

Ben Aston:

Belki bültenine ekleyebileceğin bir şeydir; sadece bir fikir.

Natalie:

Fikri sevdim.

Ben Aston:

Son konuşmamızın üzerinden birkaç ay geçti. Tatile gitmenin dışında başka neler yeni? Neler üzerinde çalışıyorsun? Yeni ve ilginç araçlar buldun mu? Neler yeni?

Natalie:

Birkaç yeni şey yapıyorum. Bu yaz birkaç projeyi tamamladım. Tatilden hemen sonra New York'ta bir ajansla yeni bir projeye başladım; ondan önce Montreal'de bir ajansla çalışıyordum ve harika gidiyor. Çeşitli müşteri projeleriyle çalışıyorum. Bunun yanı sıra tek bir yerde çalışan ama uzaktan çalışmayı destekleyen daha yapılandırılmış ajanslarla çalışıyorum. Tam zamanlı uzaktan çalışan tek kişi benim. Onların süreçlerini ve işleri nasıl kurduklarını görmek ve bu değişikliklere katkıda bulunmak çok güzel.
Son zamanlarda çok fazla yeni araç kullanmadım. Ancak son dönemde TeamGantt ve Gantt çizelgelerine çok merak sardım. Uzun zaman önce bir projede kullanmıştım, sonra bir süre bıraktım. Şimdi yeniden başladım ve nasıl kullanıldığını tekrar öğreniyorum. Başka ilginç araçları düşünmeye çalışıyorum. Trello'ya benzeyen MeisterTask'ı kullanıyorum. Bir ekiple nasıl olur bilmiyorum ama çok küçük bir serbest çalışan ekibiyle oldukça iyi çalışıyor.
Sanırım hepsi bu kadar.

Ben Aston:

Güzel.
Daha önce “uzaktan çalışanım” terimini hiç duymamıştım. Biyografinde kendinden böyle mi bahsediyorsun?

Natalie:

Bazen evet. Ama bunun resmî olup olmadığını bilmiyorum. Ben öyle diyorum.

Ben Aston:

Bu, üzerinde biraz durulması ilginç olabilecek bir konu. Uzaktan DPM olarak çalışıyorsun. New York'ta, Montreal'de ve eyaletlerin başka yerlerindeki ajanslarla çalışıyorsun. Bu uzaktan proje yöneticiliği işlerini nasıl buluyorsun?

Natalie:

Ah, dostum. Sanırım bu genel olarak serbest çalışanlarla ilgili en büyük sorulardan biri. İlk başladığımda ilk proje yöneticisini işe almak isteyen kişileri aradım; çünkü neye ihtiyaç duyduklarından tam olarak emin değillerdi. Genellikle birini ilk kez işe aldığında, iş yükünü dolduracak ne kadar işin olduğunu bilemezsin. Ben de kendime böyle bir alan buldum. Ancak ajanslar ve daha büyük şirketler için uzaktan proje yöneticiliği açısından bunun büyük kısmı kulaktan kulağa yayıldı. Başka bir ajansa geçen ve orada eleman arayan birini tanıyan birini tanımak gibi. Ya da konferanslarda konuşmak, makaleler yazmak ve benzeri şeylerle görünür olmak.
Genellikle benimle çalışmaya ihtiyaç duyan kişiyle ilk iletişimi ben kurmam. Çoğu zaman çok fazla yardıma ihtiyaç duyan ve bunu fark etmiş başka bir proje yöneticisi olur; bunu işe yarar hâle getirmek ister. Ya da bir işletme sahibi, ekibinin işe alım yapması için biraz alana ihtiyaç duyabileceğini fark eder. Yani bunun bir karışımı diyebiliriz.

Ben Aston:

Natalie ve benim, daha doğrusu çoğunlukla benim, trajik bir internet arızası yaşamamızın ardından ikinci bölüm için Dijital Proje Yönetimi podcast'ine tekrar hoş geldiniz. Hayatın güzelliği de bu.
Natalie, uzaktan proje yönetimi işlerini nasıl bulduğunu anlattığın için teşekkürler. Ne söylediğini öğrenmek için podcast'i dinlemem gerekecek, ama-

Natalie:

Umarım iyidir.

Ben Aston:

Çünkü ben ortadan kayboldum. Ama makalen hakkında konuşalım. Natalie'nin theDigitalProjectManager.com'daki son makalesini okuma fırsatınız olmadıysa gidip göz atın. Makaleye “Edinilen Dersleri Neden ve Nasıl Belgelemeli?” adını verdik. Bunun harika yanı, yalnızca sıkıcı teoriden ibaret olmaması; makaleye indirebileceğiniz gerçekten kullanışlı Edinilen Dersler şablonları ekledik ya da bunları Natalie hazırladı. Bunları indirmeye çalışıyor ve reklam engelleyici kullanıyorsanız kapatmanız gerektiğini belirtelim; aksi takdirde çalışmaz.
Bir şablon bulup “Evet, kulağa iyi geliyor,” diye düşündüğünüz hâlde onu nasıl kullanacağınız hakkında hiçbir fikrinizin olmamasından nefret etmiyor musunuz? İşin güzel tarafı, yalnızca boş bir şablon vermek yerine biraz proje yönetimi ilhamı da ekledik. Evet, bunun geçerli bir etiket olduğunu düşünüyorum; yakında öyle olacak. Bazı Edinilen Dersler doldurulmuş durumda, böylece Edinilen Dersler şablonunu doldurmaya başlarken avantaj elde edebilirsiniz. O hâlde bir dakika Edinilen Dersler hakkında konuşalım. Natalie, Edinilen Dersler neden var? Bu, proje değerlendirmesiyle aynı şey değil mi? Edinilen Derslerin olayı ne?

Natalie:

PMI'nin bununla ilgili resmî bir çerçevesi olduğunu biliyorum. Resmî bir eğitim almadım ve ben bunu şöyle görüyorum: Proje değerlendirmeleri, proje sonunda ekibinizle yapmak için gerçekten harikadır; ancak değişimi sürdürmek, işlerin sürekli olarak nerede yanlış gittiğini veya nerede iyi yapıldığını anlamak ve bunları birden fazla projede uygulamak için, özellikle uzun vadede bir ajansta çalışıyorsanız ya da aynı insanlarla uzun süre çalışıyorsanız, bunları takip etmek, anlamak ve deneyimlerinizden gelişmek gerçekten önemlidir.

Ben Aston:

Harika. Evet, bunun çok doğru olduğunu düşünüyorum.
Sence neden böyle? Farklı ajanslar ve ekiplerle çalıştığın için aslında bu senin için ilginç olmalı. Sürekli aynı tür hataları yaptıklarını görüyor musun? Farklı ajanslarla çalışırken kendini her seferinde aynı Edinilen Dersleri yazarken buluyor musun, yoksa süreç nasıl işliyor?

Natalie:

Deneyimlerime göre her zaman aynı hatalar ve aynı sorunlar yaşanıyor. Herkesin ortak noktaları var. Bunu sektörümüzdeki herhangi bir konferansa gittiğinizde görebilirsiniz. Farklı konuşmaları görürsünüz ve her zaman şu proje sorununu ya da bu tasarım süreci sorununu aşmaktan bahsedilir. Bu nedenle her ajansın süreçlerinde tipik, ortak bir hata, sorun veya her neyse mutlaka olduğunu düşünüyorum. Farklı ekiplerin bunu nasıl aştığını ya da nasıl ele aldığını, henüz nasıl düzelteceklerini bulamadılarsa ne yaptıklarını görmek her zaman ilginç. Bu benim için çok önemli oldu. En azından öğrendiklerimi ve gördüklerimi, farklı şirketlerle farklı projelere geçtiğimde bakış açımı nasıl değiştirebileceğini kendim için takip edebilmek hoşuma gidiyor.

Ben Aston:

Sence proje yöneticilerinin karşılaştığı en yaygın üç sorun alanı nedir?

Natalie:

Bence tahmin, proje başlangıcı ve proje beklentileri alanlarıyla ilgili her zaman sorunlar oluyor. Bu gerçekten zor. Tahmin yapma konusu hakkında muhtemelen kitaplar yazılmıştır ve önceden tahmin yapmıyorsanız projeleri doğru biçimde tahmin etmek ya da planlamak için bir yol bulmak her zaman zor. Beklenmeyen zaman çizelgesi sorunları ve engeller de her zaman problem. Örneğin bir müşterinin belirli bir nedenle gecikmesi. En sağlam süreç yerinde olsa bile bilinmeyenleri bu şekilde planlamak çok zor. Bu konuda benzer sorunları her zaman gördüm.
Bir müşteri altı hafta gecikmek isteyebilir. Sözleşmeden doğan yükümlülükler veya bunu nasıl planlayacağımız konusunda bir sürecimiz olabilir; ancak kapasite ya da kaynak tarafında bunu ele almanın gerçekten iyi bir yolu yok. Üçüncü olarak, herkesin beklentilerini yönetmenin her zaman sorun olduğunu düşünüyorum. Toplantılarda insanları belgelemek ve güncellemek için pek çok harika yol var; ancak özellikle daha çevik ve işbirlikçi ekiplerde bir tür beklenti yönetimi her zaman olacaktır. Daha zor, çünkü her zaman tek ve gerçek bir bilgi kaynağınız olmuyor; tüm iletişim döngülerinin uygun şekilde kapatıldığından ve ele alındığından emin olmak daha güç.

Ben Aston:

Kesinlikle. Bence bu harika.
Podcast'i dinleyenler için küçük bir not: Şu anda Natalie'nin sık sık zorlandığımız konulardan biri olduğunu belirttiği tahmin yapma konusu üzerine kapsamlı bir makale hazırlıyorum. Bunu önümüzdeki birkaç hafta içinde yayımlayacağız; takipte kalın.
Benim için en yaygın sorun alanlarından biri gereksinimlerin sahipliği. Farklı ekiplerde farklı şekillerde işliyor ama teknik gereksinimlerin sahibinin tam olarak kim olduğu konusunda her zaman bir belirsizlik var. Kullanıcı deneyimi mimarıyla mı başlıyor? İş analistinin rolü ne? Teknik direktörün rolü ne? Proje yöneticisinin rolü ne? Bu şeyin tam olarak nasıl çalışacağını ve gereksinimleri kim tanımlıyor? Giderek daha teknik projeler yaptığımız için sorun yalnızca bu gereksinimlerin sahibi olmak değil, süreç boyunca geliştikçe bunları yönetmek de. Bence bu, tekrar tekrar ortaya çıkan bir sorun. Bunun nedenlerinden biri, proje boyunca sahipliğin nasıl değiştiğinin ekibin ne kadar iyi işbirliği yaptığına, ekipte kimlerin bulunduğuna ve projenin türüne bağlı olması. Bu yüzden tüm projelerde ve ekiplerde işe yarayan tek bir süreç oluşturmak çok zor. Ama sen de bunu fark ettin mi?

Natalie:

Evet. Gerçekten bundan daha iyi ifade edemezdim. Bu benim için her zaman büyük bir mücadele. Haklısın; bence temelinde, her insan ve bu şekilde birlikte çalışmanın her adımı için kusursuz çalışan bir süreç oluşturamaman yatıyor. Bu benim için çok gerçek bir sorun. Şu anda tam da bunun içinden geçiyormuşum gibi hissediyorum.

Ben Aston:

Peki şu ana kadarki kariyerinde öğrendiğin en önemli dersi düşündüğünde ne söylersin?

Natalie:

Genel bir ders gibi ama asla, asla, asla varsayımda bulunma. Aptalca olduğunu düşündüğüm bir soruyu sormayı ertelediğim çok fazla zaman oldu. Bir toplantıda bir karar alınmış olabilir ama tam olarak anlamamışımdır; açıklama istemeyi erteleyebilirim. Ancak bunu her yaptığımda hep pişman oldum. İster sonradan başıma dert açsın, ister başka biri aynı şeyi sorsun ve herkesin de bunu merak ettiği ortaya çıktığı için büyük bir tartışma başlatsın.
Bu yüzden, ister müşteri olarak iletişim kurduğum insanlar olsun ister olmasın, başkalarının bir şeyleri bildiğini varsaymamak için çok çabalıyorum. Bir soruyu sormamam ya da bir şeyi açıklığa kavuşturmamam gerektiğini de varsaymıyorum. Hiçbir şeyi varsaymaz, her şeyi sorar, her şeyi söyler ve gereken her şeyi netleştirirsem bununla baş etmek çok daha kolay oluyor. En azından konu ortaya çıkıyor ve hakkında konuşulacak bir şey oluyor; bu da çok yardımcı oldu.

Ben Aston:

Bence bu harika. Daha kıdemsiz proje yöneticileri ya da daha az deneyimli kişiler, ne hakkında konuştuklarını bilmiyormuş gibi görünmek istemedikleri için aptalca olduğunu düşündükleri soruları sormaktan kaçınabilir. Aptal görünmek istemezsiniz ama aptalca sorular soran kişi olmayı ve bundan rahatsız olmamayı öğrenmek gerçekten harika bir tavsiye. Muhtemelen bu aptalca bir soru değildir; bu soruları gündeme getirmek, başkalarının düşünmemiş olabileceği konuları çoğu zaman ortaya çıkarabilir. Ayrıca aptalca sorular sormadan öğrenemezsiniz. Bu yüzden soru sormak ve varsayımda bulunmamak gerçekten faydalı.
Benim için öğrendiğim en büyük ders, kariyerimin başlarında büyük bir tüketici elektroniği markasıyla çalışırken geldi. Çok ilginç bir müşterimiz vardı. Maliyetleri kabul etmeyi reddediyordu. Her zaman “Bir centilmen anlaşması yapalım, sonrasında adil bir şekilde çözeriz,” anlayışıyla hareket ediyordu. Elbette hiçbir zaman adil olmadı. Birkaç kez zarar gördük. Sonunda müşteriyi gerçekten işten çıkardık ama çok ama çok kötü zarar görmüştük. “Panik hâlindeyiz. Bunu bitirmemiz gerekiyor. Son teslim tarihine yetişmeliyiz. Büyük bir medya kampanyası yaklaşık kampanya çizgisinde yayına girecek. İşi yapalım, maliyetleri sonra çözeriz,” diye düşündük.
Aslında bu birkaç kez oldu. Yönettiğim insanlarda da gördüm. Özellikle müşteri bunun sizin hatanız olduğunu, siz de müşterinin hatası olduğunu düşünüyorsanız, kimin ödeme yapacağı konusunda anlaşmadan işi yapmayı asla kabul etmeyin. Maliyetler üzerinde önceden anlaşmaya varın. Aksi takdirde büyük sorun yaşarsınız. İşte haftanın Edinilen Dersi bu.
Harika. Bitirmeden önce Natalie, DPMish hakkında bize biraz bilgi vermek ister misin? Daha önce bahsettik ama oluşturduğun bu yeni bülteni anlat.

Natalie:

Haftalık bir bülten. Her cuma sabahı yayımlanıyor ve proje yönetimine odaklanıyor. Proje yönetimine farklı bir açıdan bakmaya çalışıyorum. Daha kişisel bir bülten olduğu için deneyimlerimi, o hafta benim için önemli olan şeyleri ve okunabilecek bazı güzel bağlantıları paylaşmaya çalışıyorum. Projelerimizde çok farklı konuya dokunduğumuz için belki proje yönetimiyle doğrudan ilgili olmayan ama hepimiz için ilginç olabilecek şeyler. Bu hafta PM Advice blogundan Patrice Embry ile yeni bir özellik başlattım. Birkaç sayıda bir “proje yöneticisine sorun” bölümü yapacağız. Sorularınızı gönderebilirsiniz; o da yanıtlayacak. Gerçekten harika. Bu haftaki konu için çok heyecanlıyım; bülten bu sabah yayımlandı ve bültenin bağlantısı yakında DPMish.com'da yer alacak.

Ben Aston:

Harika, çok güzel. Burada bitireceğiz. Natalie, bugün seninle kaydettiğimiz ikinci podcast'e katıldığın için çok teşekkürler. Umarım her şey güzelce bir araya gelir. Sohbete katkıda bulunmak isterseniz ya da Edinilen Dersler şablonunu indirmek isterseniz theDigitalProjectManager.com'a gidip göz atın. Ayrıca Slack ekibimize katılmayı da unutmayın; orada her türden ilginç sohbet bulabilirsiniz. Özellikle uzaktan çalışan proje yöneticisi ekibinde ya da sahip olduğumuz Slack kanalında. Devam eden tüm kanallar arasında uzaktan çalışan bir proje yöneticisiyseniz insanların ne giydikleri ve kahve içmeye gidip gitmedikleri hakkında sürekli sohbet eden pek çok kişi var. Uzaktan çalışan bir proje yöneticisi olmasanız bile tartışmayı takip etmek her zaman eğlenceli. Her zaman ilginç şeylerden konuşuyorlar. Buna da göz atın; bir sonraki bölüme kadar bizi dinlediğiniz için teşekkürler.