22 tidsplaneringsstatistik för att underlätta din arbetsbelastning

Om ditt team inte fokuserar på sina kärnuppgifter eftersom samordningen tar så mycket tid kommer arbetet att gå långsammare och inte bli klart före deadline. Befria ditt team från onödiga aktiviteter och tydliggör prioriteringarna så att de kan arbeta med det de anställdes för att göra. 

2. Teammedlemmar ägnar 27 % av sin tid åt arbetet de anställdes för

Enligt samma rapport från Asana ägnar ditt team bara 27 % av sin tid åt de uppgifter och ansvarsområden som de anställdes för. Detta är en viktig indikator på produktivitet. Om ditt team inte ägnar tid åt sitt faktiska arbete blir det svårt att slutföra projekt och uppgifter i tid. 

Ta reda på vad ditt team arbetar med utöver sina arbetsbeskrivningar och se om du kan ta bort dessa uppgifter från deras arbetsbörda. Prioritering är viktigt – om de andra uppgifterna är viktiga bör du schemalägga dem till en specifik tid så att ditt team vet vad de ska arbeta med först. 

3. Teammedlemmar förlorar 62 % av sin dag på manuella, repetitiva uppgifter

En annan insikt från Asanas rapport är att 62 % av varje arbetsdag går förlorad på manuella och repetitiva uppgifter. Det omfattar sådant som att fylla i tidrapporter, skicka arbete för granskning eller godkännande och uppdatera statusen för objekt i ditt projektledningsverktyg.

Verktyg för automatisering av arbetsflöden kan utföra repetitiva uppgifter åt dig. Säg att du konfigurerar en automatisering som aktiveras när en teammedlem markerar en leverans som klar för godkännande. Programvaran kan skicka en e-postavisering till dig, meddela nästa teammedlem som ska arbeta med den och uppdatera teammedlemmens tidrapport baserat på hur länge de arbetade med den.

4. 88 % av en arbetares typiska arbetsvecka ägnas åt kommunikation

Den genomsnittliga anställda ägnar större delen av sin tid åt kommunikation, enligt en nyligen publicerad rapport från Grammarly. Det omfattar mötestid, tid som läggs på att skriva och kontrollera e-postmeddelanden och Slack-meddelanden samt samtal ansikte mot ansikte. Distansarbete är delvis en orsak; när färre personer är på kontoret ägnar teamet mer tid åt möten och åt att kommunicera uppdateringar.

För att minska den tid människor lägger på att kommunicera (och öka tiden som läggs på deras faktiska arbetsuppgifter) bör ni följa strikta mötesagendor, uppmuntra användningen av AI-verktyg för att utforma kommunikation och hjälpa teamet att utveckla sin kommunikationsförmåga.

Statistik om avbrott, möten och aviseringar

Den här statistiken om tidshantering omfattar distraktioner och avbrott som sänker produktiviteten. 

5. Teammedlemmar anser att två tredjedelar av mötena de deltar i är onödiga

En annan viktig slutsats från Asanas rapport är att teammedlemmarna upplever att de flesta möten är onödiga. De tar värdefull tid från prioriteringarna och tömmer teamet på energi och motivation – särskilt möten som kunde ha varit ett e-postmeddelande. 

Innan du bokar ett möte bör du bedöma om det är nödvändigt. Om du vill ha en statusuppdatering eller förmedla okomplicerad information är det bättre att skicka ett e-postmeddelande. Om du beslutar dig för att ha ett möte bör du ha en tydlig agenda och hålla dig till den tid du har avsatt.

6. Nästan en tredjedel av de anställda arbetar övertid, främst på grund av en stor mängd e-postmeddelanden och aviseringar

Enligt Asanas data arbetar nästan en tredjedel av kontorsanställda regelbundet övertid, där den främsta orsaken är ett oavbrutet flöde av aviseringar, e-postmeddelanden och Slack-meddelanden. Aviseringsöverflöd är ett vanligt problem, som också hänger samman med en ökning av distansarbete.

Planera in tid för ”fokuserat arbete”, där du koncentrerar dig på uppgiften och aviseringarna är avstängda. Kontrollera inte dina aviseringar under den här tiden – det avbryter ditt arbetsflöde och du behöver tid för att återfå fokus. Låt teammedlemmarna veta att det är okej att göra samma sak (förutom vid nödsituationer). Med mer fokustid borde medarbetarna inte behöva stanna kvar sent (eller kontrollera aviseringar utanför arbetstid).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

7. I Australien är oväntade möten den främsta orsaken till att anställda stannar kvar sent

Asanas data visar att den främsta orsaken till övertid bland australiska arbetstagare är oväntade möten. Dessa är lika problematiska som onödiga möten – när du planerar dem i förväg kan alla planera sin dag runt dem. 

När möten dyker upp oväntat måste arbetet omorganiseras, vilket innebär att något annat måste skjutas upp. Om det som skjuts upp har en fast deadline kan ditt team behöva stanna kvar sent. Försök att inte lägga till möten i sista minuten i teamets kalendrar (återigen, förutom vid nödsituationer).

8. För mycket arbete är den främsta stresskällan för en tredjedel av anställda i USA

Asanas rapport visar att den främsta stresskällan för en tredjedel av amerikanska anställda är att ha för mycket arbete. Detta är ett vanligt problem med många orsaker – förändringar eller utökningar av arbetsbeskrivningar över tid, personalomsättning i teamet eller att nya arbetsuppgifter läggs till utan ordentlig prioritering. 

Kommunicera prioriteringsnivån för alla nya arbetsuppgifter. Utan denna tydlighet kan teamet prioritera fel sak, bli överväldigat eller försöka göra flera saker samtidigt (vilket ytterligare försämrar produktiviteten). Planera in det arbete som måste bli gjort och se vilka uppgifter med lågt värde du kan ta bort eller nedprioritera.

Statistik om slöseri med tid, ineffektivitet och dubbelarbete

Den här statistiken visar hur viktigt det är med tidshantering för att minska ineffektiva processer och slöseri.

9. Människor slösar 91 minuter per dag på oviktiga möten och uppgifter

Enligt en nyligen genomförd studie från Acuity Training ägnar teammedlemmar i genomsnitt en och en halv timme per dag åt uppgifter och möten som inte är relevanta för deras roller. Det innebär mindre tid för arbete som gör verklig skillnad eller för projekten närmare målgången.

Innan du skickar en mötesinbjudan bör du granska deltagarlistan – behöver alla inbjudna vara där? Är mötet relevant för de uppgifter och leveranser de arbetar med? Detsamma gäller arbetsuppgifter. Innan du tilldelar något nytt bör du se till att det ligger inom ramen för deras arbetsbeskrivning.

10. Hälften av alla anställda har aldrig granskat hur de använder sin tid

Ett annat resultat från Acuity Trainings studie var att nästan hälften av alla anställda aldrig har granskat hur de använder sin tid. Du bör hålla noggrann uppsikt över hur teammedlemmarna som standard använder sin tid – tidrapporter påverkar trots allt faktureringen – men det är också värt att regelbundet be teamet granska sin egen tidsanvändning och genomföra en tidsgranskning.

När de får möjlighet att analysera hur mycket tid och energi de lägger på varje uppgift kan de se om deras insats motsvarar effekten, hitta förbättringsområden och genomföra förändringar som gör dem mer effektiva.

11. 70 % av alla anställda förlorar 20 timmar i veckan på ineffektiva processer och verktyg

En rapport från Quickbase visar att nästan 70 % av alla arbetstagare förlorar halva arbetsveckan på ”fragmenterade system” – data som är utspridda över olika verktyg, föråldrade processer och ineffektiva system. Detta leder till förluster i produktivitet, tid och intäkter.

Ha en gemensam källa till korrekt information för dina projekt (dvs. ett projekthanteringsverktyg) som innehåller all information teamet behöver för att slutföra sina uppgifter, i stället för fem olika kalkylblad, ett samarbetsverktyg, ett separat verktyg för tidsregistrering och ett verktyg för att följa upp framsteg.

12. Företag i USA förlorar nästan 500 miljarder dollar på låg produktivitet bland de anställda

En nyligen genomförd studie från Economist Impact visar att företag i USA tillsammans förlorar $468 miljarder på låg produktivitet och distraktioner. Teammedlemmarna får inte lika mycket gjort som de skulle kunna, vilket påverkar företagets resultat.

Det betyder inte att arbetstagare medvetet slappar eller skjuter upp saker – många distraktioner (ibland viktiga sådana) kan ta tid från kärnuppgifterna. Tidshanteringsmetoder som att planera in fokustid och stänga av aviseringar kan hjälpa i det här avseendet.

13. Anställda lägger 10 % av sin arbetsdag på uppgifter som redan har slutförts

Asanas rapport visar att anställda lägger 10 % av sin arbetsdag på arbete som redan har slutförts. Det motsvarar över 200 bortkastade timmar per år på dubbelarbete.

Håll projektledningsprogramvaran uppdaterad med vad som har slutförts, vad som behöver göras och vem som arbetar med vad. Ni bör också ha dagliga avstämningar och regelbundna uppföljningar, men håll även koll på kommunikationsnivåerna. Överlämnar teammedlemmarna arbetet effektivt? Uppdaterar de varandra om vad som har gjorts? Ni kan också skapa tydliga processer och automatiseringar för att hålla arbetet flytande.

Statistik om tidshanteringssystem & verktyg

Den här statistiken om tidshantering omfattar användningen av programvaruverktyg och system för tidshantering för bättre tidshantering. 

14. Endast 18 % av alla har ett särskilt tidshanteringssystem

Acuity Trainings senaste studie visar att färre än 20 % av de anställda har ett särskilt system för att hantera och prioritera sin tid. Med ett särskilt tidshanteringssystem kan du och ditt team arbeta effektivare och få mer gjort.

Ditt system kan innehålla verktyg för uppgiftshantering eller programvara för tidsregistrering, samt metoder som att-göra-listor, kalenderblockering och specialiserade strategier för tidshantering, som pomodorotekniken eller att ”äta grodan”.

15. En tredjedel av de anställda använder en att-göra-lista för att hantera tid och uppgifter

Enligt Acuity Training använder en tredjedel av de anställda att-göra-listor för att hantera sina uppgifter och sin tid, vilket gör det till den populäraste metoden för tidshantering. Det viktiga är att du och ditt team använder det som fungerar för era projekt och processer. Tvinga inte alla att använda samma att-göra-lista om de föredrar att organisera sina viktiga uppgifter på ett annat sätt. 

16. En fjärdedel av de anställda använder sin e-postinkorg för att hantera tid och uppgifter

Enligt samma studie från Acuity Training använder 25 % av alla sin e-postinkorg för att hantera sin tid och sina uppgifter. Det här är ett bra alternativ för teammedlemmar som tillbringar mycket tid i inkorgen, till exempel inom försäljning, kundtjänst, IT och marknadsföring.

Låt återigen teamet arbeta på det sätt som fungerar bäst för dem. Ni kan också koppla inkorgen till projektledningsprogramvaran eller CRM-systemet så att all projektinformation kan hållas samlad på ett ställe, även om teamen arbetar från sina individuella inkorgar.

17. Personer som använder Eisenhower-matrisen upplever oftare att de har kontroll över sitt arbete

Enligt Acuity Trainings studie upplever 50 % av dem som säger att de använder Eisenhower-matrisen för att hantera sin tid och sina uppgifter att deras arbetsbelastning är under kontroll varje dag. De övriga 50 % uppgav att deras arbetsbelastning är under kontroll 4 dagar i veckan. 

Eisenhower-matrisen delar in arbetet i 4 kategorier: brådskande och viktigt, brådskande men inte viktigt, viktigt men inte brådskande samt varken brådskande eller viktigt. Börja använda den själv innan du involverar teamet. Du kan använda den för dina egna projektledningsuppgifter eller för att prioritera projektarbete. 

18. Marknaden för programvara för tidsregistrering kommer att vara värd $32 miljarder år 2028

En analys från Data Bridge Market Research visar att marknaden för programvara för tidsregistrering växer. Det beror sannolikt på att företagsägare behöver säkerställa att de anställda är produktiva (detta hänger samman med den ökade återgången till kontoret och att de anställda förväntas göra mer med mindre).

En växande marknad uppmuntrar till konkurrens mellan leverantörer av tidsregistrering som vill maximera sin marknadsandel, vilket gör det till ett bra tillfälle att investera i programvara för tidsregistrering. Välj ett verktyg som passar era behov när det gäller nödvändiga funktioner, teamets storlek, integrationer med befintliga programvaruverktyg och prissättning. 

Statistik om tydlighet, syfte & produktivitetsvinster

Den här statistiken om tidshantering visar hur tydlighet och syfte kan öka produktiviteten.

19. Färre än hälften av de anställda förstår hur deras arbete bidrar till framgång

Asanas senaste studie visade att 46 % av de anställda inte förstår hur deras resultat hjälper organisationen att uppnå sina mål och målsättningar. Det bäddar för bristande engagemang och bristande tidshantering.

Håll teammedlemmarna informerade om hur arbetet bidrar till projektets och organisationens framgång. De får en tydligare bild av sina prioriteringar och blir mer motiverade och produktiva när de kan se hur deras arbete passar in i det större sammanhanget.

20. I Japan förstår 19 % av arbetstagarna hur de bidrar till framgång

Enligt Asanas rapport förstår ännu färre japanska medarbetare hur deras arbete hjälper organisationen att nå sina mål (19 %). Detta är betydligt lägre än det globala genomsnittet (46 %). Samma råd gäller här. I början av nya projekt eller initiativ bör du lägga tid på att hjälpa teamet att se den större bilden som de bidrar till.

21. I Storbritannien tilldelas 68 % av medarbetarna varje vecka arbete som inte bidrar till organisationens framgång

Enligt Asana ombeds 68 % av de brittiska arbetstagarna varje vecka att slutföra arbete som inte stödjer företagets eller projektets mål. Detta tar tid från teammedlemmarnas prioriterade arbete som faktiskt stödjer era mål, och att arbeta med uppgifter som inte är värdefulla eller relevanta kommer att få teamet att tappa motivationen. 

Prioritera och överväg om uppgifter är bra att ha och därför mindre brådskande. Det kan också finnas uppgifter som inte är värda att slutföra – Eisenhower-matrisen kan hjälpa till med detta.

22. Medarbetare i ett fokustillstånd är upp till 5 gånger mer produktiva

Enligt forskning från McKinsey är medarbetare upp till fem gånger mer produktiva när de befinner sig i ett tillstånd av fullständigt fokus. Fokustillståndet förknippas med sport och innebär att du är helt fokuserad på att utföra det som behöver göras. Det går inte att hamna i ett sådant tillstånd på kommando – det beror på hur mycket du tycker om aktiviteten, din vanliga rutin och eventuella distraktioner i din närhet. 

Du kan dock hålla teamet engagerat och motiverat genom att ge erkännande när det är befogat, låta dem se helheten och erbjuda flexibilitet när det gäller uppgiftsfördelning, arbetstider och deltagande i möten där det är möjligt (även om detta inte alltid går).

Vanliga frågor om tidshantering

Här är svaren på några vanliga frågor om tidshantering.

Vilka är de största utmaningarna inom tidshantering som projektledare möter?

De största utmaningarna inom tidshantering som projektledare möter omfattar avbrott från möten, e-post och aviseringar som minskar fokus, förändringar av projektomfattningen och skiftande prioriteringar samt missförstånd som leder till fel och omarbete. Användbara tekniker för tidshantering omfattar tidsblockering, avsatt fokustid och prioritering med hjälp av Eisenhower-matrisen.

Hur kan projektledare hjälpa sina team att prioritera uppgifter effektivt?

Projektledare kan hjälpa sina team att prioritera uppgifter genom att tydliggöra prioriteringar med tekniker som Eisenhower-matrisen, MoSCoW och förfining av ärendekön. 

Eisenhower-matrisen och MoSCoW-metoden hjälper till att fatta beslut om vad som ska göras först, vad som ska delegeras, vad som ska schemaläggas och vad som ska tas bort. Förfining av ärendekön (som används i Scrum och agila metoder) innebär att välja vilka uppgifter som ska arbetas med under en bestämd tidsperiod. Stäm av med teammedlemmarna så ofta som möjligt för att säkerställa att de förstår vad som förväntas.  

Vilken roll spelar projektledningsprogramvara i tidshanteringen?

Projektledningsprogramvara är mycket användbar för tidshantering. Den innehåller ofta en funktion för tidsregistrering, som hjälper dig att förstå hur lång tid uppgifter tar och var teammedlemmarna kan lägga för mycket (eller för lite) tid. Projektledningsverktyg hjälper också till att följa upp framstegen i uppgifter och förbättra ansvarsskyldigheten genom att tydliggöra vem som arbetar med vad.

Hur påverkar bristande tidshantering teamets moral och risken för utbrändhet?

Bristande tidshantering påverkar teamets moral negativt och orsakar utbrändhet. När teammedlemmar hindras av möten och aviseringar i stället för att kunna fokusera på prioriteringar känner de sig stressade och kan i vissa fall behöva arbeta extra timmar. Detta leder till utbrändhet och bristande balans mellan arbete och fritid, vilket får teammedlemmarna att tappa engagemanget, försämrar moralen och ökar personalomsättningen. 

Vilka är de bästa metoderna för projektledare att föregå med gott exempel när det gäller tidshantering i teamet?

Projektledare kan föregå med gott exempel och visa effektiv tidshantering genom att blockera tid för fokuserat och djupt arbete, stänga av aviseringar vid behov, sätta gränser och tacka nej till onödiga möten. På projektnivå kan du sätta realistiska tidsfrister och uppskattningar för arbetet, regelbundet tydliggöra prioriteringar och förhindra okontrollerad utökning av projektomfattningen.

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och förebilder och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.