22 statistiska uppgifter om tidshantering som kan underlätta din arbetsbelastning
Överflödiga möten: Två tredjedelar av mötena är onödiga och tar tid som teammedlemmarna skulle kunna ägna åt projektarbete.
Belastningen från manuella uppgifter: 62 % av arbetsdagarna går åt till manuella uppgifter, men du kan införa automatiseringsverktyg som hjälper till att effektivisera dessa processer.
Kommunikationsöverbelastning: 88 % av en vanlig arbetsvecka ägnas åt kommunikation, vilket minskar tiden för de faktiska arbetsuppgifterna.
Statistik om tidshantering visar trender i vad som tar upp de anställdas tid och var produktiviteten brister globalt. Här är en sammanställning av statistik om tidshantering som kan hjälpa dig att förstå vad som händer i ditt eget team, göra förbättringar som hjälper teammedlemmarna att få mer gjort under den arbetstid de har och utveckla dina färdigheter inom tidshantering.
Statistik om tidsfördelning och balans i arbetsbelastningen
Den här statistiken om tidshantering visar hur teammedlemmarna använder sin tid och om arbetsbelastningen är balanserad.
1. Teammedlemmar ägnar 60 % av varje dag åt samordning
I stället för att utföra sina arbetsuppgifter ägnar genomsnittspersonen större delen av sin tid åt ”arbete kring arbetet” – att ge uppdateringar om projektets status, leta efter information om uppgifter eller hantera förändringar i prioriteringarna. Enligt en ny rapport från Asana tar den här typen av aktiviteter upp 60 % av varje persons genomsnittliga arbetsdag.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Om ditt team inte fokuserar på sina kärnuppgifter eftersom samordningen tar upp så mycket tid kommer utvecklingen att gå långsammare och arbetet inte att bli klart i tid. Befria teamet från onödiga aktiviteter och tydliggör prioriteringarna så att teammedlemmarna kan arbeta med det de anställdes för att göra.
2. Teammedlemmar ägnar 27 % av sin tid åt arbetet de anställdes för
Enligt samma rapport från Asana ägnar ditt team bara 27 % av sin tid åt de uppgifter och ansvarsområden som de anställdes för. Detta är en viktig indikator på produktivitet. Om ditt team inte ägnar tid åt sitt faktiska arbete blir det svårt att slutföra projekt och uppgifter i tid.
Ta reda på vad ditt team arbetar med utöver sin arbetsbeskrivning och se om du kan avlasta dem från dessa uppgifter. Prioritering är viktigt – om de andra uppgifterna är viktiga bör du schemalägga dem till en specifik tid så att teamet vet vad som ska göras först.
3. Teammedlemmar förlorar 62 % av dagen på manuella, repetitiva uppgifter
En annan insikt från Asanas rapport är att 62 % av varje arbetsdag går förlorad på manuella och repetitiva uppgifter. Det innefattar sådant som att fylla i tidrapporter, skicka arbete för granskning eller godkännande och uppdatera statusen för objekt i din projekthanteringsprogramvara.
Verktyg för automatisering av arbetsflöden kan utföra repetitiva uppgifter åt dig. Säg att du konfigurerar en automatisering som aktiveras när en teammedlem markerar en leverans som klar för godkännande. Programvaran kan skicka en e-postavisering till dig, meddela nästa teammedlem som ska arbeta med den och uppdatera teammedlemmens tidrapport utifrån hur länge personen arbetade med den.
4. 88 % av en anställds vanliga arbetsvecka ägnas åt kommunikation
Den genomsnittliga anställda ägnar större delen av sin tid åt kommunikation, enligt en ny rapport från Grammarly. Det innefattar mötestid, tid som läggs på att skriva och kontrollera e-postmeddelanden och Slack-meddelanden samt samtal ansikte mot ansikte. Distansarbete är delvis en bidragande orsak; när färre personer är på kontoret ägnar teamet mer tid åt möten och åt att kommunicera uppdateringar.
För att minska den tid som människor lägger på kommunikation (och öka tiden de ägnar åt sina faktiska arbetsuppgifter) bör du följa strikta mötesagendor, uppmuntra användningen av AI-verktyg för att utforma kommunikation och hjälpa teamet att utveckla sina kommunikationsfärdigheter.
Statistik om avbrott, möten och aviseringar
De här fakta om tidshantering handlar om distraktioner och avbrott som sänker produktiviteten.
5. Teammedlemmar anser att två tredjedelar av mötena de deltar i är onödiga
En annan viktig slutsats från Asanas rapport är att teammedlemmarna upplever att de flesta möten är onödiga. De tar värdefull tid från prioriteringarna och dränerar teamets energi och motivation – särskilt möten som kunde ha varit ett e-postmeddelande.
Innan du bokar ett möte bör du bedöma om det är nödvändigt. Om du vill ha en statusuppdatering eller förmedla okomplicerad information är det bättre att skicka ett e-postmeddelande. Om du bestämmer dig för att ha ett möte bör du ha en tydlig agenda och hålla dig till den tid du har avsatt.
6. Nästan en tredjedel av de anställda arbetar övertid, främst på grund av en stor mängd e-postmeddelanden och aviseringar
Enligt uppgifter från Asana loggar nästan en tredjedel av kontorsarbetarna regelbundet övertid, där den främsta orsaken är ett oavbrutet flöde av aviseringar, e-postmeddelanden och Slack-meddelanden. Överbelastning av aviseringar är ett vanligt problem, och det är också kopplat till ökningen av distansarbete.
Avsätt tid för ”fokuserat arbete”, då du koncentrerar dig på uppgiften och aviseringarna är avstängda. Kontrollera inte dina aviseringar under den här tiden – det stör ditt arbetsflöde och du behöver tid för att återfå fokus. Låt teammedlemmarna veta att det är okej att göra detsamma (förutom vid en nödsituation). Med mer tid för fokus bör medarbetarna inte behöva stanna kvar sent (eller kontrollera aviseringar utanför arbetstid).
7. I Australien är oväntade möten den främsta orsaken till att medarbetare stannar kvar sent
Asanas uppgifter tyder på att den främsta orsaken till övertid bland australiska arbetstagare är oväntade möten. De är lika problematiska som onödiga möten – när du schemalägger dem i förväg kan alla planera sin dag kring dem.
När möten dyker upp oväntat måste arbetet flyttas runt, vilket innebär att något måste skjutas upp. Om det som skjuts upp har en fast deadline kan ditt team behöva stanna kvar sent. Försök att inte lägga till möten i sista minuten i teamets kalendrar (återigen, förutom vid en nödsituation).
8. För mycket arbete är den främsta stresskällan för en tredjedel av de amerikanska medarbetarna
Asanas rapport visar att den främsta stresskällan för en tredjedel av de amerikanska medarbetarna är att ha för mycket arbete. Det här är ett vanligt problem med många orsaker – förändringar eller ökningar av arbetsbeskrivningar över tid, personalomsättning i teamet eller att nya arbetsuppgifter läggs till utan ordentlig prioritering.
Kommunicera prioriteringsnivån för alla nya arbetsuppgifter. Utan denna tydlighet kan teamet prioritera fel sak, bli överväldigat eller försöka göra flera saker samtidigt (vilket ytterligare försämrar produktiviteten). Schemalägg det arbete som måste göras och se vilka uppgifter med lågt värde du kan ta bort eller nedprioritera.
Statistik om slöseri med tid, ineffektivitet och dubbelarbete
Den här statistiken visar hur viktigt det är med tidshantering för att minska ineffektiva processer och slöseri.
9. Människor slösar 91 minuter per dag på oviktiga möten och uppgifter
En nyligen genomförd studie från Acuity Training lägger teammedlemmar i genomsnitt en och en halv timme per dag på uppgifter och möten som inte är relevanta för deras roller. Det innebär mindre tid för arbete som gör verklig skillnad eller tar projekten närmare mållinjen.
Innan du skickar en mötesinbjudan bör du granska deltagarlistan – behöver alla inbjudna vara med? Är mötet relevant för de uppgifter och leveranser de arbetar med? Detsamma gäller uppgifter. Innan du tilldelar något nytt bör du se till att det ligger inom ramen för deras arbetsbeskrivning.
10. Hälften av medarbetarna har aldrig granskat sin tidsanvändning
Ett annat resultat från Acuity Trainings studie var att nästan hälften av medarbetarna aldrig har granskat sin tidsanvändning. Du bör noga hålla koll på hur teammedlemmarna som standard använder sin tid – tidrapporter påverkar trots allt faktureringen – men det är också värt att regelbundet be teamet granska sin egen tidsanvändning och genomföra en tidsgranskning.
När de får möjlighet att analysera hur mycket tid och arbete de lägger på varje uppgift kan de se om deras insats motsvarar dess effekt, hitta förbättringsområden och genomföra förändringar som gör dem mer effektiva.
11. 70 % av medarbetarna förlorar 20 timmar i veckan på ineffektiva processer och verktyg
En rapport från Quickbase visar att nästan 70 % av arbetstagarna förlorar halva arbetsveckan på ”fragmenterade system” – data som är utspridda över olika verktyg, föråldrade processer och ineffektiva system. Detta leder till förluster i produktivitet, tid och intäkter.
Ha en enda tillförlitlig informationskälla för dina projekt (det vill säga ett verktyg för projektledning) som innehåller all information teamet behöver för att slutföra sina uppgifter, i stället för fem olika kalkylblad, ett samarbetsverktyg, ett separat verktyg för tidsregistrering och ett verktyg för att följa upp framsteg.
12. Amerikanska företag förlorar nästan 500 miljarder dollar på medarbetarnas produktivitet
En nyligen genomförd studie från Economist Impact visar att amerikanska företag tillsammans förlorar 468 miljarder dollar på låg produktivitet och distraktioner. Teammedlemmarna får inte lika mycket gjort som de skulle kunna, vilket påverkar företagets resultat.
Det betyder inte att arbetstagarna medvetet slöar eller skjuter upp arbetet – många distraktioner (ibland viktiga sådana) kan ta tid från kärnuppgifterna. Tidshanteringsmetoder som att schemalägga fokuserad arbetstid och stänga av aviseringar kan vara till hjälp här.
13. Anställda ägnar 10 % av sin arbetsdag åt uppgifter som redan har slutförts
Asanas rapport visar att anställda ägnar 10 % av sin arbetsdag åt arbete som redan har slutförts. Det motsvarar över 200 timmar per år som går förlorade på dubbelarbete.
Håll projektledningsprogramvaran uppdaterad med vad som har slutförts, vad som behöver göras och vem som arbetar med vad. Ni bör också ha korta avstämningsmöten och regelbundna uppföljningar, men håll även koll på kommunikationsnivåerna. Överlämnar teammedlemmarna arbetet effektivt? Uppdaterar de varandra om vad som har gjorts? Ni kan också skapa tydliga processer och automatiseringar för att hålla arbetet flytande.
Statistik om system och verktyg för tidshantering
Den här statistiken om tidshantering omfattar användningen av programvaruverktyg och system för tidshantering.
14. Endast 18 % av alla har ett särskilt system för tidshantering
En ny studie från Acuity Training visar att mindre än 20 % av de anställda har ett särskilt system för att hantera och prioritera sin tid. Med ett särskilt system för tidshantering kan du och ditt team arbeta effektivare och få mer gjort.
Systemet kan innehålla verktyg för uppgiftshantering eller programvara för tidsregistrering, liksom metoder som att-göra-listor, kalenderblockering och särskilda strategier för tidshantering, exempelvis pomodorometoden eller att ”äta grodan”.
15. En tredjedel av de anställda använder en att-göra-lista för att hantera tid och uppgifter
Enligt Acuity Training använder en tredjedel av de anställda att-göra-listor för att hantera sina uppgifter och sin tid, vilket gör det till den populäraste metoden för tidshantering. Det viktiga är att du och ditt team använder det som fungerar för era projekt och processer. Tvinga inte alla att använda samma att-göra-lista om de föredrar att organisera sina viktiga uppgifter på ett annat sätt.
16. En fjärdedel av de anställda använder sin e-postinkorg för att hantera tid och uppgifter
Enligt samma studie från Acuity Training använder 25 % av alla sin e-postinkorg för att hantera sin tid och sina uppgifter. Det här är ett bra alternativ för teammedlemmar som tillbringar mycket tid i inkorgen, exempelvis inom försäljning, kundservice, IT och marknadsföring.
Låt återigen teamet arbeta på det sätt som fungerar bäst för dem. Ni kan också koppla inkorgen till projektledningsprogramvaran eller CRM-systemet så att all projektinformation kan finnas på samma plats, även om teamen arbetar från sina individuella inkorgar.
17. Personer som använder Eisenhower-matrisen upplever oftare att de har kontroll över sitt arbete
Enligt Acuity Trainings studie upplever 50 % av dem som uppgav att de använder Eisenhower-matrisen för att hantera sin tid och sina uppgifter att deras arbetsbelastning är under kontroll varje dag. De andra 50 % uppgav att deras arbetsbelastning är under kontroll 4 dagar i veckan.
Eisenhower-matrisen delar in arbetet i 4 kategorier: brådskande och viktigt, brådskande men inte viktigt, viktigt men inte brådskande samt varken brådskande eller viktigt. Börja använda den själv innan du involverar teamet. Du kan använda den för dina egna projektledningsuppgifter eller för att prioritera projektarbete.
18. Marknaden för programvara för tidsregistrering kommer att vara värd $32 miljarder år 2028
En analys från Data Bridge Market Research visar att marknaden för programvara för tidsregistrering växer. Det beror sannolikt på att företagsägare behöver säkerställa att de anställda är produktiva (detta hänger samman med den ökade återgången till kontoret och att anställda ombeds göra mer med mindre resurser).
En växande marknad uppmuntrar konkurrens mellan leverantörer av tidsregistrering som vill maximera sin marknadsandel, vilket gör det till ett bra tillfälle att investera i programvara för tidsregistrering. Välj ett verktyg som passar era behov när det gäller nödvändiga funktioner, teamets storlek, integrationer med befintliga programvaruverktyg och pris.
Statistik om tydlighet, syfte och produktivitetsvinster
Den här statistiken om tidshantering visar hur tydlighet och syfte kan öka produktiviteten.
19. Färre än hälften av de anställda förstår hur deras arbete bidrar till framgång
Asanas senaste studie visade att 46 % av de anställda inte förstår hur deras resultat hjälper organisationen att uppnå sina mål och syften. Det bäddar för bristande engagemang och bristande tidshantering.
Håll teammedlemmarna informerade om hur arbetet bidrar till projektets och organisationens framgång. De får en tydligare bild av sina prioriteringar och blir mer motiverade och produktiva när de kan se hur deras arbete passar in i det större sammanhanget.
20. I Japan förstår 19 % av arbetstagarna hur de bidrar till framgång
Enligt Asanas rapport förstår ännu färre japanska medarbetare hur deras arbete hjälper organisationen att uppnå sina mål (19 %). Det är betydligt lägre än det globala genomsnittet (46 %). Samma råd gäller här. I början av nya projekt eller initiativ bör du lägga tid på att hjälpa teamet att se den större bilden som de bidrar till.
21. I Storbritannien tilldelas 68 % av medarbetarna varje vecka arbete som inte bidrar till organisationens framgång
Enligt Asana ombeds 68 % av de brittiska arbetstagarna varje vecka att slutföra arbete som inte stödjer företagets eller projektets mål. Det tar tid från teammedlemmarnas prioriterade arbete som faktiskt stödjer dina mål, och att arbeta med uppgifter som inte är värdefulla eller relevanta kommer att demoralisera teamet.
Prioritera och överväg om uppgifter är bra att ha och därför mindre brådskande. Det kan också finnas uppgifter som inte är värda att slutföra – Eisenhower-matrisen kan hjälpa till med detta.
22. Arbetstagare i ett tillstånd av fullständig koncentration är upp till fem gånger mer produktiva
Enligt forskning från McKinsey är medarbetare upp till fem gånger mer produktiva när de befinner sig i ett tillstånd av fullständig koncentration. Detta tillstånd förknippas med idrott och innebär att du är helt fokuserad på att utföra det som behöver göras. Det går inte att uppnå fullständig koncentration på kommando – det beror på hur mycket du tycker om aktiviteten, dina vanliga rutiner och eventuella distraktioner i din närhet.
Du kan dock hålla teamet engagerat och motiverat genom att ge erkännande när det är motiverat, låta dem se helheten och erbjuda flexibilitet när det gäller uppgiftsfördelning, arbetstider och deltagande i möten när det är möjligt (även om detta inte alltid går).
Vanliga frågor om tidshantering
Här är svaren på några vanliga frågor om tidshantering.
Vilka är de största utmaningarna inom tidshantering som projektledare möter?
De största utmaningarna inom tidshantering som projektledare möter är bland annat avbrott från möten, e-post och aviseringar, vilket minskar fokus; förändringar i projektomfattningen och skiftande prioriteringar; samt missförstånd som leder till fel och omarbete. Användbara tekniker för tidshantering omfattar tidsblockering, avsatt fokustid och prioritering med hjälp av Eisenhower-matrisen.
Hur kan projektledare hjälpa sina team att prioritera uppgifter effektivt?
Projektledare kan hjälpa sina team att prioritera uppgifter genom att tydliggöra prioriteringarna med tekniker som Eisenhower-matrisen, MoSCoW och förfining av backloggen.
Eisenhower-matrisen och MoSCoW-metoden hjälper till att fatta beslut om vad som ska göras först, vad som ska delegeras, vad som ska schemaläggas och vad som ska tas bort. Förfining av backloggen (som används i Scrum och agila metoder) innebär att välja vilka uppgifter som ska arbetas med under en viss tidsperiod. Stäm av med teammedlemmarna så ofta som möjligt för att säkerställa att de förstår vad som förväntas.
Vilken roll spelar projektledningsprogramvara i tidshantering?
Projektledningsprogramvara är mycket användbar för tidshantering. Den innehåller ofta en funktion för tidsregistrering, som hjälper dig att förstå hur lång tid uppgifter tar och var teammedlemmarna kan lägga för mycket (eller för lite) tid. Projektledningsverktyg hjälper också till att följa upp framsteg i uppgifter och förbättra ansvarstagandet genom att tydliggöra vem som arbetar med vad.
Hur påverkar bristande tidshantering teamets moral och risken för utbrändhet?
Bristande tidshantering påverkar teamets moral negativt och orsakar utbrändhet. När teammedlemmar begränsas av möten och aviseringar i stället för att kunna fokusera på prioriteringar känner de sig stressade och kan i vissa fall behöva arbeta extra timmar. Detta leder till utbrändhet och bristande balans mellan arbete och fritid, vilket får teammedlemmarna att tappa engagemanget, sänker moralen och ökar personalomsättningen.
Vilka är de bästa metoderna för projektledare att föregå med gott exempel när det gäller tidshantering i teamet?
Projektledare kan föregå med gott exempel genom att använda effektiv tidshantering i praktiken – blockera tid för fokuserat och fördjupat arbete, stänga av aviseringar vid behov, sätta gränser och tacka nej till onödiga möten. På projektnivå kan du sätta realistiska tidsfrister och uppskattningar för arbetet, regelbundet tydliggöra prioriteringar och förhindra okontrollerad utökning av projektomfattningen.
Vad händer härnäst?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och förebilder samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
