Så skriver du ett projektförslag (med ett konkret exempel)
Det är en välbekant scen, lika gammal som projekt och projektförslag själva: projektledare sliter sitt hår eftersom säljteamet sålde något som var omöjligt att genomföra, medan säljarna sliter sitt hår eftersom planen som teamet tog fram är för dyr för att vinna uppdraget.
Under lång tid har många av oss accepterat detta som tingens naturliga ordning. Men jag är här för att säga att det inte behöver vara så.
I den här artikeln ska vi förena motstridiga krafter och föra samman konkurrerande perspektiv genom att utrusta projektledaren i dig med förmågan att utforma ett projekt- eller affärsförslag som är lika övertygande som det är genomförbart.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
När du har läst den här artikeln kommer du att kunna:
- Kavla upp ärmarna och med självförtroende ta dig an vilken fas som helst i projektförslagets livscykel
- Agera som en bro mellan säljteamet och leveransteamen
- Vinna dina kollegors respekt och förtroende inom affärsutveckling samtidigt som du behåller respekten och förtroendet från dina kollegor inom projektledning?
Verktyg för projektförslag
Här är en lista över användbara program för projektförslag – några av de bästa verktygen för att snabbt skriva förslag och hantera godkännandeprocessen.
De erbjuder betydligt fler funktioner än en enkel mall för projektförslag och är utformade för att hjälpa sälj- och kundansvariga team att svara på RFP:er, skapa offerter, signera dokument online samt hantera godkännanden och avtal.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
För fler alternativ kan du ta en titt på den här listan över RFP-program.
Oavsett om du använder programvara för affärsförslag behöver du fortfarande veta hur man skriver ett förslag. Läs vidare för att lära dig vad ett förslag bör innehålla och hur man skriver ett.
Vad är ett projektförslag?
För våra syften definierar vi ett projektförslag som ett dokument som lämnas in till en intern sponsor, en kund eller en potentiell kund och som argumenterar för att ditt team ska leverera ett tjänsteprogram eller en arbetsomfattning.
Förslaget är viktigt eftersom det visar varför just ditt projekt är rätt för kunden. Förslaget tas fram innan projektet börjar, vanligtvis efter en serie samtal mellan dig och kunden.
Ibland svarar du på en begäran om förslag (RFP), där du konkurrerar med andra organisationer om den potentiella kundens uppmärksamhet.
Hur väljer jag rätt format för förslaget?
Formatet för ett förslag kan variera kraftigt beroende på det nya projektets karaktär och hur formell förslagsprocessen är. Vissa team använder särskild programvara för förslag, medan andra förslag helt enkelt är välformulerade mejl eller stora kalkylblad med tomma fält att fylla i.
Det bästa rådet jag kan ge är detta: om ett specifikt format för förslaget har angetts (t.ex. som ett krav i RFP:n), ska du använda det formatet. Visst, en broschyr som vecklas ut till en tankekarta stor som en vägg kommer att göra dig minnesvärd, men den kan också leda till att du diskvalificeras.
I annat fall rekommenderar jag att du gör lite research om din målgrupp för att försöka få en uppfattning om huruvida de föredrar kortfattad information och samtal eller en djupgående berättelse. Det förstnämnda kan motivera ett kort bildspel på 5–10 bilder. Det sistnämnda kan kräva ett mycket större dokument indelat i kapitel.
Så skriver du ett projektförslag i 5 steg
I samma ögonblick som du ombeds att leda eller stödja ett förslag kommer projektdelarna av din hjärna sannolikt nästan omedelbart att fokusera på två mål: att lämna in förslaget i tid och att se till att förslaget speglar något som dina kollegor och team faktiskt kan leverera.
Instinktivt börjar du sträcka dig efter dina processdokument, strategier för riskhantering och lanseringschecklistor, men du befinner dig på okänd mark.
Den goda nyheten är att när ett förslag är väl utarbetat har det en livscykel som liknar en projektlivscykel. Förslagsprocessen brukar se ut ungefär så här:
Processen för att skapa ett framgångsrikt förslag kan delas upp i 5 grundläggande steg.
1. Bedöm om möjligheten passar bra
Det första steget är att identifiera möjligheter som du kan bygga ett övertygande affärsunderlag för och som dessutom passar teamet bra.
Möjligheter kan identifieras externt (till exempel genom en begäran om förslag som utfärdats av köparen) eller internt (till exempel när ett kund- eller leveransteam ser behov av ett projekt och vill driva det proaktivt). Men den verkliga färdigheten ligger i kvalificeringsprocessen.
För att kvalificera en möjlighet behöver du granska kraven på djupet och utvärdera dem mot organisationens kapacitet, kultur och strategi. Många säljteam använder en kvalificeringsmatris eller poängmall för att kvantitativt bedöma och prioritera möjligheter.
Dessa poängmallar kan innehålla frågor om hur möjligheten kan vinnas, dess genomförbarhet och attraktivitet, och använda svaren för att ta fram ett numeriskt poängtal.
Övergripande handlar det om att använda kvalificeringsprocessen som underlag för ett beslut om att gå vidare eller avstå från möjligheten.
Detta beslut bör fattas av de relevanta ansvariga inom organisationen, så att ni bara driver möjligheter som ni kan vinna, som ni kan leverera och som ni faktiskt vill ha från början.
2. Planera er strategi för att vinna
Om beslutet är att gå vidare med möjligheten är nästa steg att ta fram en plan för att leverera förslaget. Vilken är strategin för att vinna? Vilket team ska skapa förslaget, och vilka är deras roller och ansvarsområden? Vilken är arbetsplanen för att skapa och leverera förslaget?
I detta skede är det viktigt att informera teamet ordentligt, tydliggöra förväntningarna och samla dem för att skapa strategin. Om det är en konkurrensutsatt möjlighet bör ni försöka lära känna konkurrenterna och vara realistiska kring er position på marknaden.
Om ni har personer i ert nätverk som känner köparen bör ni ta kontakt. Undersök vad som är viktigt för den köpande organisationen för att få fram bakgrundsinformation: titta på årsredovisningar, kontrollera om det finns nya tillsättningar i ledningsgruppen och ta reda på vad de har figurerat i nyheterna för den senaste tiden.
Ta tillsammans fram en handfull vinnarbudskap — påståenden om varför ert team bör väljas, baserade på vad köparen eller beslutsfattaren bryr sig om — och bygg en process för att väva in dessa teman genom hela förslaget.
Slutligen bör ni enas om ett övergripande tillvägagångssätt för det föreslagna projektet samt en arbetsplan för att utveckla själva förslaget.
Se till att förslagsteamet kan avsätta tid för att skapa förslaget, så att ni inte står utan stöd när deadline närmar sig. Upprätta en mötesrytm för att följa upp framstegen och samarbeta kring innehållet. Behandla det som projektplanering!
3. Skapa ett starkt tillvägagångssätt och förslagsdokument
Att skapa själva förslaget är en iterativ process som — i en perfekt värld — sker parallellt med en iterativ granskningsprocess. Det hjälper er att hitta balansen mellan att utveckla det bästa tillvägagångssättet och att kontinuerligt verklighetsförankra det tillsammans med era experter.
Under arbetet med att skapa förslaget kommer dina projektledningsfärdigheter att vara ett välkommet tillskott i alla förslagsteam. Som någon som kan leda arbetet med att definiera omfattning och göra uppskattningar, samtidigt som du omvandlar risker och oklarheter till antaganden, har du goda förutsättningar att skapa enighet mellan de olika, ibland motstridiga röster som du möter längs vägen.
Samtidigt behöver andra delar av förslaget börja ta form:
- Fallstudier behöver väljas ut och sammanställas
- Biografier för de föreslagna teammedlemmarna behöver samlas in och anpassas
- Referenser behöver kontaktas för att ge sitt samtycke
- Nya bidragsgivare i teamet behöver informeras
- Innehållsavsnitt behöver korrekturläsas, redigeras och bearbetas till en enhetlig röst med ett enhetligt budskap
4. Granska iterativt och gör en noggrann kontroll
När du utformar förslaget bör du se till att låta dina granskare ta del av utkasten under arbetets gång: gå igenom projektets omfattning och arbetssätt med dina ämnesexperter, din ledningsgrupp, ditt juridiska team och särskilt den person som kommer att ge det slutgiltiga godkännandet av förslaget.
Som jag nämnde ovan genomförs detta bäst som en iterativ process: skapa, granska, upprepa. Anledningen är tvådelad: om granskningen lämnas till slutet begränsas kvaliteten på den feedback du får, och det finns en risk att förslaget inte godkänns för leverans om inte några drastiska ändringar görs i sista minuten.
Den iterativa metoden hjälper till att bygga samsyn längs vägen, förbereder ditt förslag för slutgiltigt godkännande och samlar in värdefulla synpunkter från en mängd olika perspektiv som gör ditt förslag så starkt som möjligt.
5. Leverera och förbered nästa steg
Att leverera förslaget handlar om mer än att bara trycka på skicka: du behöver en gedigen planering. Här vill du inte ha någon tvetydighet. Kontrollera inlämningskraven tre gånger och bekräfta logistiken. Korrekturläs och kontrollera siffrorna.
Ska det lämnas in i tryckt form? Hur många exemplar behövs i så fall? Vem skriver ut kuverten för utskicket? Om det ska lämnas in digitalt bör du testa PDF-exporten i god tid, så att du vet att den går att skicka via e-post.
När förslaget har skickats in ska du se till att få en bekräftelse på mottagandet. Och slå sedan inte av på takten alltför länge — det är inte här berättelsen tar slut. Det är avgörande att vara förberedd på nästa steg. Förbered teamet för muntliga presentationer eller klargörande frågor.
Uppdatera underlaget när projektets omfattning förhandlas. Håll koll på de föreslagna teammedlemmarna så att du vet om de kommer att vara tillgängliga när projektet blir av.
Precis som med alla projekt går den här processen inte alltid perfekt! Om du vill övervinna eller undvika vanliga utmaningar med projektförslag kan du överväga att bli DPM-medlem och gå vår minikurs i projektförslag!
Exempel på ett projektförslag
Som nämndes tidigare varierar den exakta strukturen och innehållet i ditt projektförslag beroende på möjligheten och kraven i förfrågan. Det bästa rådet jag kan ge är dock att strukturera förslaget utifrån vad din målgrupp bryr sig om, snarare än vad du själv bryr dig om.
Varje avsnitt bör driva mot en enhetlig uppsättning framgångsteman. Gör din research och skapa dig en förståelse för vad som är viktigt för projektets intressenter och beslutsfattare, liksom för organisationen i stort.
Mall för projektförslag
Ladda ner din mall här och använd den här guiden när du fyller i den – insikterna i den här artikeln hjälper dig att skapa ett riktigt robust projektförslag.
Ovanstående bör inte användas som en definitiv mall för projektförslag, så jag tänkte gå igenom en disposition för projektförslag som jag anser vara ett ganska typiskt kortfattat förslag för en ledningsgrupp. Här är förutsättningarna:
- Köparen får förslaget som förhandsläsning, men vi får möjlighet att presentera det för dem.
- Köparen består av flera chefer som representerar olika delar av verksamheten.
- Det här är inte en ny kund. Vi har redan en relation med köparen, och de har bett om det här förslaget.
- Köparen vill hellre höra vad vi kommer att göra för dem än om våra meriter.
Här är en exempelstruktur utifrån ovanstående förutsättningar:
1. Sammanfatta ditt förslag och dina meriter i en kortfattad introduktion eller sammanfattning för ledningen
Den första sidan är inte nödvändigtvis den första sidan som kommer att läsas, men en sammanfattning för beslutsfattare hjälper dig att få fram dina poänger till någon som bara planerar att läsa den första sidan och titta på prislappen.
Använd 1–2 meningar för att förklara var och en av följande huvudpunkter: din förståelse av utmaningen, ditt tillvägagångssätt, varför ditt team passar bäst, hur du kommer att samarbeta med deras team och nästa steg.
2. Visa att du förstår problemet eller utmaningen
När du går vidare till förslagets brödtext är det ofta en god idé att börja med att omformulera problemet och beskriva projektets bakgrund.
Min utgångspunkt är att dina läsare sannolikt vill höra om sig själva först, inte om dig. Försök, utöver att visa din förståelse, att återspegla en förståelse för hur köparens verksamhet fungerar samt projektets bredare konsekvenser.
Gör det tydligt att du förstår omfattningen och målen med det föreslagna projektet – ange dina antaganden.
3. Beskriv på en övergripande nivå hur ditt tillvägagångssätt kommer att lösa problemet
När du vill komma direkt till saken är det bra att följa din förståelse av utmaningen med en föreslagen vision för hur du ska övervinna den.
Det här är vanligtvis en övergripande beskrivning av ditt tillvägagångssätt som besvarar ”varför” mer än ”vad” eller ”hur”. Vanligtvis lyfter vi fram affärsvärdet i vårt tillvägagångssätt och vilka specifika resultat vi skulle skapa för köparen i relation till deras önskemål.
Ge en övergripande översikt av ditt tillvägagångssätt och förklara ”varför” bakom ditt beslut att välja detta tillvägagångssätt.
4. Beskriv ditt tillvägagångssätt och din projektplan i detalj
I det här kortare formatet vill vi visa vår plan med tillräcklig detaljnivå för att få igång ett samtal (men se till att du har alla detaljerade svar när du presenterar den!).
Det här omfattar ofta en övergripande tidsplan med viktiga faser, milstolpar och leveranser eller resultat. Det kan inkludera ett Gantt-schema, eller så kan det helt enkelt beskriva bredare tidsramar. Vi brukar rama in detta i relation till det värde vi kommer att skapa (”varför”), inte bara vad vi ska göra (”vad” och ”hur”).
5. Presentera teamet: vem ska göra vad och varför är de bäst lämpade för uppgiften?
För vissa köpare är teamet lika viktigt som tillvägagångssättet. Förutsatt att du presenterar ett starkt och kvalificerat team bör du lyfta fram de specifika meriter som gör dem till de främsta personerna för uppdraget och beskriva vad de kommer att bidra med till projektet.
6. Bevisa att du har gjort det tidigare
Relevanta fallstudier kan förstärka ditt arguments övertygande kraft. Irrelevanta fallstudier kan bara skapa förvirring. Om möjligt bör du inkludera fallstudier som uppfyller minst två av följande kriterier, och tveka inte att uttryckligen ange varför fallstudien är relevant för dina läsare:
- Ett projekt med liknande omfattning/metod
- Ett projekt som genomförts för en liknande typ av organisation i jämförbar skala
- Ett projekt där samma team som du föreslår användes
- Ett projekt som du har en stark, senior och kontaktbar referens för
7. Beskriv dina antaganden och vad du behöver från dina läsare för att lyckas
I det här skedet vill du troligen inte skrämma din köpare med överdetaljerade antaganden, men du vill kommunicera grunden för din uppskattning och samtidigt lägga grunden för vad du behöver från din köpare för att lyckas.
Jag rekommenderar att du inkluderar ett avsnitt om ”Vad vi skulle behöva från dig” som innehåller sådant som tillgång till data och tidigare efterforskningar, en utsedd kontaktperson under hela projektet, tillgång till system och dokumentation, teamets deltagande i planerings- och granskningsmöten varannan vecka med mera.
8. Sätt kostnaden i relation till värdet
Ett stort misstag som jag ofta gjorde tidigt i min karriär var att helt enkelt lägga in en kostnadsuppdelning på en sida utan något sammanhang.
Köpare kommer oundvikligen att reagera på prislappen på något sätt, och det bästa sättet att bemöta det är att sätta kostnaden i relation till värdet. Sammanfatta överenskommelsen på den här sidan: vad din köpare bad om, vilket värde du kommer att leverera och sedan kostnaden för det värdet.
9. Inkludera vid behov ytterligare information som bilaga
Om det finns detaljer som du vill inkludera för vissa läsare och som är kompletterande, lägger du dem i en bilaga och märker den tydligt.
Det kan handla om innehåll som visar expertis, en detaljerad beskrivning av din metodik, en översikt över ditt företag och dess ledningsstruktur, finansiella rapporter, ditt förhållningssätt till hållbarhet och företagsansvar, utmärkelser med mera.
Detta kan vara viktigt för vissa läsare, men det är inte kärnan i ditt argument. Öka inte dina läsares kognitiva belastning i onödan.
Expertråd: Så får du ditt projektförslag att sticka ut
Göm inte din budget bland leveranserna
Jason Swenk, som kan stoltsera med en imponerande acceptansgrad på 80 % för sina förslag, rekommenderar också att du skiljer prissättningen från avsnittet om leveranser i ditt förslag.
Det kan kännas obekvämt att prata om pris, men det förtjänar ett eget avsnitt. Genom att smyga in det bredvid leveranserna flyttar du kundens fokus från vad du kan göra för dem. Du vill att kunden ska föreställa sig vad ni kan åstadkomma tillsammans, inte hur mycket av deras budget du kostar.
Bevisa ditt värde för kunden med tidigare framgångar
Affärscoachen Nathan Ingram säger att förslag inte ska innehålla ”spec”-arbete. ”Du skulle aldrig skissa upp en startsida åt en kund innan kunden hade betalat dig, eller hur?” Om en kund vill ha bevis på din kompetens kan du i stället tillhandahålla exempel och referenser.
Sätt ett pris på kundens problem
Var övertygande. Vid en konferens som hölls av Project Management Institute 2009 sade Eddie Merla att, ”ibland kan konceptet vara korrekt formulerat, men motiveringen för projektet är svag.”
Du behöver bygga upp ett övertygande argument för ett koncepttest för att kunna gå vidare med projektet. Ett sätt att göra detta är att sätta ett pris på problemet. Kunder kommer att vara betydligt mer benägna att gå vidare om de tror att det aktuella problemet kostar dem pengar.
Vad tycker du?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Bli medlem i vår gemenskap och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
