Versionshantering av digitala tillgångar: Så fungerar det
Jag är säker på att du, precis som jag, när du var liten drömde om att övervaka processen för versionshantering av digitala tillgångar för hundratals och tusentals enskilda tillgångar.
Okej, visst, det där var ren sarkasm. Personligen tycker jag att den här delen av projektledning är mer långtråkig än att klippa gräs, ett enda strå i taget, men den är avgörande för många digitala och kreativa projekt (och som tur är kan den göras mycket mindre långtråkig med programvara för hantering av digitala tillgångar).
Om implementering av ett bättre DAM-system står på din projektledarlista för i år, kommer här en kort beskrivning av vad det är och hur du säkerställer bättre versionshantering i ditt system.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är versionshantering inom hantering av digitala tillgångar?
Versionshantering inom hantering av digitala tillgångar är processen att hantera olika versioner eller iterationer av en digital tillgång och säkerställa att alla arbetar utifrån samma version av tillgången för att upprätthålla varumärkeskonsekvens.
Det finns många sätt att arbeta med versionshantering, oavsett om du har ett formellt system för hantering av digitala tillgångar eller inte. Du kan till exempel använda filnamnet för att visa användarna vilken version av en tillgång filen innehåller eller till och med lägga till metadata för att göra dina filer enklare att söka efter. Här hittar du fler bästa metoder för DAM.
Varför versionshantering är viktigt
Versionshantering är viktigt av många anledningar, särskilt när du arbetar med mycket digitalt innehåll eller många versioner av tillgångar som kan vara mycket lika men användas på olika sätt (eller när nya versioner läggs till regelbundet).
Men innan vi går igenom de specifika anledningarna till varför det är viktigt delar Sandra De Biasi med sig av den övergripande anledningen till att ha versionshantering.
Du vill att ditt DAM ska vara den enda sanningskällan. Du vill inte ladda upp nya versioner separat; du vill uppdatera den befintliga versionen för att bevara versionshistoriken.
Nu ska vi titta på några av de viktigaste anledningarna till varför det är viktigt att ha en bra process för versionshantering:
- Det hjälper till att undvika att fel tillgång används på fel plats: Föreställ dig en tidigare version av tillgången med ett skrivfel eller äldre varumärkesfärger. Du vill inte använda den i ett aktuellt kreativt material. Systemet kan också hjälpa när du har samma tillgång i olika storlekar.
- Du kan enklare spåra ändringar och revideringar: När du och dina kreativa team har många versioner på gång, eller arbetar med en kund för att skapa en ny digital tillgång, bör du inte bara spåra versioner utan även notera vad som har ändrats. På så sätt kan du vänligt påminna en intressent som återkommer med samma feedback som de hade för tre rundor sedan (men som avfärdades i den senaste revideringen).
- Det gör samarbetet enklare: I kombination med lättförståeliga namngivningskonventioner för dina tillgångar kan ett versionshanteringssystem göra ditt system för tillgångshantering mer användarvänligt och effektivisera processen. Med en enda sanningskälla kan varje teammedlem hitta den senaste versionen av den tillgång de behöver. Detta förutsätter dock att systemet hålls uppdaterat (dvs. att äldre tillgångar arkiveras när de löper ut).
- Det tillhandahåller ett revisionsspår: Detta är ännu viktigare när det gäller varumärkesprofilerade tillgångar inom starkt reglerade områden som läkemedel eller hälso- och sjukvård, men alla medietillgångar kan dra nytta av att ha ett revisionsspår på plats, eller åtminstone spåra ändringar, särskilt om tillgångarna uppdateras ofta. Om du arbetar inom en starkt reglerad bransch kan du överväga att skaffa en certifiering inom hantering av digitala tillgångar för att säkerställa att du inte missar något som rör revisioner.
- Det ökar effektiviteten och produktiviteten: Du kanske inte tror att versionshanteringssystem och ökad effektivitet och produktivitet hör ihop, men ett bra versionshanteringssystem kan minska antalet misstag och göra det enklare och snabbare att hitta rätt tillgångar i rätt storlekar och format. Det tar mindre tid att konfigurera systemet och hantera filnamnskonventioner än att använda fel tillgångar på fel platser och sedan behöva göra om arbetet.
- Det upprätthåller varumärkesstandarder och riktlinjer: Versionshantering kan också vara viktigt när man beaktar varumärkesstandarder och skyddar varumärkestillgångar. När varumärkestillgångar utvecklas och förändras är det viktigt att säkerställa att alla teammedlemmar använder tillgångar som följer varumärket. Ett system som tydligt identifierar varumärkestillgångar gör efterlevnaden mycket enklare. Hantering av versionskontroll för varumärkestillgångar är särskilt viktigt på e-handelswebbplatser, så användningen av en DAM för e-handel är en populär lösning.
Så hjälper DAM-programvara till med versionshantering
Om du hanterar ett stort antal tillgångar (allt från några hundra till några tusen) kan programvara för hantering av digitala tillgångar vara precis vad du behöver för att hjälpa dig organisera dina tillgångar och hantera din process för versionskontroll.
Det finns överväldigande många verktyg att välja mellan på marknaden (mer om det senare), men generellt vill du välja programvara som enkelt kan tillhandahålla ett centralt arkiv för alla dina digitala tillgångar.
Här är vad du bör leta efter:
- Utöver att lagra dina tillgångar bör programvaran göra det enkelt att skapa och underhålla namngivningskonventioner och intern metadata för att beskriva varje tillgång.
- Du vill också att programvaran ska tillhandahålla versionsspårning som standard, så att alla enkelt kan se versionshistoriken och välja rätt tillgång. Vi har alla sett delade enheter fulla av filer med namn som clientinfographicV1, clientinfographicV2, clientinfographicV3, clientinfograpghicFINAL, clientinfographicFINALREVISED osv. Bra programvara kan bidra till att göra detta mycket tydligare.
- En annan DAM-funktion att leta efter är åtkomstkontroll eller funktionalitet som begränsar åtkomsten utifrån roll eller andra specifika kriterier. På så sätt har användarna endast behörighet till de digitala tillgångar de kan behöva använda. Detta kan också bidra till att förhindra att personer använder äldre versioner av tillgångar genom att ta bort åtkomsten till dem.
Den här typen av programvara erbjuder organisationer flera fördelar. Ta reda på mer om avkastningen på investeringen för DAM här, och håll koll på trender inom hantering av digitala tillgångar för att säkerställa att verktyget du överväger är det bästa som finns tillgängligt.
Verktyg för hantering av versionskontroll
När det gäller hantering av digitala tillgångar, eller mer generellt innehållshanteringssystem, finns det många alternativ på marknaden. Rätt verktyg för ditt team beror på teamets storlek, specifika användningsområden för DAM och naturligtvis din budget för att investera i verktyget. Jag rekommenderar att du skapar en RFP för hantering av digitala tillgångar för att hjälpa dig jämföra dina alternativ.
För att hjälpa dig att välja rätt verktyg för hantering av digitala tillgångar för ditt team har vi också sammanställt en lista över några av de bästa vi har sett, så att du kan komma igång.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Innan du fattar ett slutgiltigt beslut om ett verktyg bör du granska några demonstrationer av verktyg för hantering av digitala tillgångar och priserna för varje DAM-verktyg för att säkerställa att verktyget du väljer passar dina behov. Dessutom kan du titta närmare på specifika programvaror för versionshantering av dokument som kanske passar dina behov bättre.
Dessa verktyg (liksom programvara för dokumentjämförelse) kan hjälpa till med versionshantering genom att samla alla tillgångar på en central plats, tillhandahålla detaljerade ändringshistoriker och styra vem som kan få åtkomst till varje tillgång och när.
En annan aspekt att överväga är integrationer. Att ha ett verktyg för hantering av digitala tillgångar som kan integreras med de andra verktygen du använder i dina arbetsflöden kan bidra till att effektivisera processerna, så att ditt team kan arbeta mer effektivt.
Följ med oss för fler insikter om hantering av digitala tillgångar
Oavsett om du projektleder webbdesign och utveckling eller fokuserar på sociala medier och annonsering finns det många medlemmar i vår DPM-community som, precis som du, fokuserar på att hantera sina digitala tillgångar bättre.
Gå med hos oss för att få tillgång till resurser och ett nätverk av kollegor som du kan lära dig av och utbyta idéer och bästa praxis med.
