Utformning av arbetsflöden: Process, exempel och lärdomar

Vad är arbetsflödesdesign?

Arbetsflödesdesign är en del av arbetsflödeshantering och innebär att kartlägga dina vanligaste och viktigaste uppgifter och processer så att de flödar effektivt och ändamålsenligt från ett projektsteg till nästa. Programvara för arbetsflödeshantering kan hjälpa dig att bättre förstå hur du automatiserar dina arbetsflöden genom att identifiera möjligheter till automatisering, minska flaskhalsar och ge insyn i realtid i varje steg av arbetsflödet.

I min fallstudie längst ner i den här artikeln beskriver jag hur jag anlitades av ett projektteam för att effektivisera processen med att lämna över projekt från designteamet till utvecklingsteamet. Detta är ett exempel på arbetsflödesdesign.

Mål med arbetsflödesdesign

Arbetsflödesdesign handlar inte bara om att kartlägga uppgifter. Det handlar om att skapa ett effektivt och sammanhängande system som stödjer framgångsrika projektresultat. Här är några av de mål du kan uppnå med effektiv arbetsflödesdesign:

• Ökad effektivitet: Arbetsflödesdesign effektiviserar processer genom att kartlägga uppgifter i den mest logiska ordningsföljden och automatisera repetitiva åtgärder.
• Förbättrad kommunikation: Den säkerställer tydlig och konsekvent kommunikation mellan team och avdelningar genom att definiera roller, ansvarsområden och beroenden, vilket gör det enklare för alla att hålla sig samordnade.
• Färre flaskhalsar: Den här processen identifierar potentiella blockeringar genom att analysera uppgifternas flöde och åtgärda områden där förseningar vanligtvis uppstår.
• Ökad produktivitet: Arbetsflödesdesign möjliggör snabbare slutförande av uppgifter genom att optimera arbetsflöden så att uppgifter slutförs på det mest effektiva sättet.
• Konsekvens: Standardiserade processer säkerställer konsekvens i genomförandet av uppgifter genom att fastställa tydliga riktlinjer och rutiner som alla följer.
• Kontinuerlig förbättring: Arbetsflödesdesign skapar en grund för fortlöpande utvärdering och förfining av processer, vilket gör att arbetsflödet för projektledning kan anpassas till föränderliga projektbehov och införliva feedback för bättre resultat.

Så utformar du ett arbetsflöde

Det har rapporterats att god arbetsflödesdesign kan bidra till att förbättra den operativa effektiviteten med mer än 83 %. Så här utformar du ett arbetsflöde, steg för steg:

1. Definiera mål och omfattning: Identifiera målet och beskriv dina uppgifter.
2. Analysera nuvarande processer: Granska befintliga metoder, identifiera ineffektivitet och fastställ dina resurser.
3. Utforma arbetsflödet: Kartlägg det nya arbetsflödet med ett diagram, beskriv stegen och tilldela roller.
4. Utveckla och testa: Skapa en prototyp, använd programvara för processimulering för att testa potentiella förändringar och förfina utifrån feedback.
5. Implementera och övervaka: Rulla ut arbetsflödet fullt ut och övervaka kontinuerligt möjliga förbättringar, automatisering av arbetsflöden eller nödvändiga förändringar.

Effektiva metoder för arbetsflödesdesign

Innan jag delar med mig av mina tips och bästa metoder är det viktigt att förstå de tre grundläggande delarna av god arbetsflödesdesign. Dessa är:

Element	Definition
Indata	de resurser, data eller material som krävs för att starta ett arbetsflöde.
Omvandling	de åtgärder som tillämpas på indata för att ändra eller konvertera dem.
Utdata	de resultat eller produkter som kommer ut ur omvandlingen.

Här är några bästa metoder att ha i åtanke:

1. Fastställ tydliga mål: Definiera tydligt de mål och resultat som förväntas av arbetsflödet. Detta säkerställer samsyn och en tydlig riktning.
2. Förenkla processerna: Sträva efter en enkel utformning av arbetsflödet. Dela upp komplexa uppgifter i hanterbara steg och eliminera onödiga delar.
3. Fördela tydliga roller och ansvarsområden: Definiera tydligt vem som ansvarar för varje steg. Denna tydlighet säkerställer ansvarstagande och ett smidigt genomförande.
4. Dra nytta av teknik: Använd lämpliga verktyg och integrationer för digitalisering, automatisering, kommunikation och uppföljning. Detta kan avsevärt förbättra arbetsflödets effektivitet, noggrannhet och enkelheten i att hantera arbetsflödet.
5. Testa och förfina: Implementera arbetsflödet i liten skala först för att samla in feedback. Använd detta för att förfina och förbättra arbetsflödet innan det genomförs i full skala.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Lärdom från verkligheten i utformningen av arbetsflöden: En fallstudie

Här är min berättelse om ett misslyckat försök att genomföra en förändring.

Först bör du veta att jag inte är en överdrivet entusiastisk person. Jag är optimist och blir med erfarenhet alltmer realistisk. Jag gillar uttrycket ”mindre är mer”, har en bakgrund inom frontendutveckling, älskar UX och strävar efter att skapa lösningar som fokuserar på enkelhet.

Jag brinner för arbetsflödeseffektivitet, organisation och att hjälpa andra att hitta och upprätthålla ett optimalt arbetsmomentum. Jag tror att varje dag kan bli mer effektiv, produktiv och givande genom personlig upptäckt, en grund av förtroende och en vilja att förändra sina processer.

Bakgrund

Som jag nämnde tidigare anställdes jag nyligen i ett projektteam för att effektivisera deras process för att lämna över projekt från design till utveckling.

Efter att ha observerat deras befintliga arbetsflöde lade jag märke till att många funktionella krav gick förlorade under överlämningen eller aldrig identifierades före den. Dessutom dokumenterades kraven ingenstans och var inte tillgängliga för teamet—detaljer om kraven kommunicerades huvudsakligen muntligt mellan projektledarna och teamet.

Planen

Min strategi var att öka användningen av projektkortet och Slack för att lista projektkrav och bevara en dokumentation av diskussionerna.

Jag föreslog en utformning av arbetsflödet enligt följande:

Min strategi var att öka användningen av projektkortet och Slack för att lista projektkrav och bevara en dokumentation av diskussionerna.

En ytterligare fördel skulle vara att antalet avbrott mellan teammedlemmarna under dagen minskade.

Projektkortet skulle fungera som en väl synlig, gemensam källa till sanning för projektkraven, medan Slack skulle fungera som ett diskussionsregister som stödde detta.

Genomförande och utmaningar

Tyvärr var jag blind för det faktum att de personer som påverkades av förändringarna, främst PM:erna, inte var övertygade. Visst, ledningsgruppen stod bakom det och utvecklarna gjorde också det, men mina kollegor bland PM:erna gjorde det inte.

Faktum är att jag insåg att jag straffade, snarare än hjälpte, mitt team.

När vi fortsatte med att lägga till mer information på projektkortet och fler diskussioner i Slack stod det klart att PM-teamet lade mer tid på att skriva ärenden och kanaluppdateringar. Visst minskade avbrotten, men var det verkligen något bra?

När jag analyserade problemet fick det mig att undra: Tänk om de tyckte om att hantera avbrotten och delta i spontana möten under dagen?

Analys av misslyckanden

Negativ bestraffning

Definitionen av negativ bestraffning är att ta bort en positiv stimulans. Nu inser jag att det var precis vad justeringen gjorde: den tog bort, eller åtminstone minskade, kravet på att PM:er skulle kommunicera muntligt med teamet.

Positiv bestraffning

Vad händer om teamet avskydde att skriva projektärenden och hatade Slack? Det skulle innebära att detta nya processsteg inkräktade på deras känsla av självbestämmande. Definitionen av positiv bestraffning är att lägga till en negativ stimulans, och även i detta fall var det resultatet av mina påtvingade förändringar.

Vad jag lärde mig

Trots den förbättrade effektiviteten var dessa processjusteringar min idé, och teamet hade inte rådfrågats tillräckligt innan implementeringen började.

Jag lär mig att strategi och bästa praxis inte kan tillämpas omedelbart på kreativa arbetsflödesprocesser (som involverar människor) på samma sätt som de kan tillämpas på kod eller andra statiska medier.

En teamkultur är rik på personligheter, perspektiv och åsikter. För att upprätthålla en sund kultur med ömsesidig respekt mellan medlemmarna behöver alla vara engagerade, förstådda och beaktade.

Här är en kort lista över mina lärdomar från den här erfarenheten:

• Ledningens stöd är inte detsamma som teamets stöd
• Även positiva processjusteringar kan kännas som bestraffningar
• Arbetsflöden bör passa teamets kultur, inte bara standardiserad bästa praxis
• Lita inte på den feedback du får – gräv djupare efter varningssignaler

Viktiga lärdomar om att utforma arbetsflöden

I det här försöket lärde jag mig lite om hur man utformar arbetsflöden, men jag lärde mig mycket mer om hur man utformar en förändringsprocess på arbetet och hur man får med sig människor.

Här är ett arbetsflödesdiagram som sammanfattar mina rekommendationer för alla som förändrar en process eller implementerar ett nytt arbetsflöde i sin organisation:

När det gäller lärdomarna från den här erfarenheten är detta mina tankar om var och en:

1. Ledningens stöd är inte detsamma som teamets stöd

Du behöver stöd från de teammedlemmar vars arbetsdag kommer att påverkas av eventuella processjusteringar. De behöver rådfrågas och ges möjlighet att ifrågasätta, utmana och ge feedback på alla processförändringar.

Ett sätt att ”leda genom exempel” kan fungera om processen införs av ledningsgruppen. Men om alla teammedlemmar verkligen har lika stort inflytande bör alla få tid att överväga de föreslagna förändringarna och möjlighet att komma med synpunkter på dem.

2. Även positiva processjusteringar kan kännas som bestraffningar

En förändring av processen innebär att befintliga steg tas bort, steg som andra sannolikt identifierar sig med eller kanske tycker om.

Justeringar kan vara utformade för att öka effektiviteten eller göra arbetsflödet mer agilt, men utan tillräcklig diskussion och tid för teamet att utmana dem kanske fördelarna med denna effektivisering inte förstås, och teamet kan känna att det blir bestraffat.

3. Arbetsflöden bör passa teamets kultur, inte bara standardiserad bästa praxis

Ta reda på värdet av de befintliga arbetsflödesstegen innan du bedömer och föreslår nya. Fråga dig själv och teammedlemmarna vilka egenskaper eller historiska faktorer du kanske förbiser. Vilka tillför värde och varför?

Kanske passar bara en bråkdel av de nya initiativen inom ”bästa praxis” den nuvarande kulturen, eller kanske passar inget av dem.

4. Lita inte på den feedback du får – gräv djupare efter varningssignaler

Jag har lärt mig att en muntlig avstämning eller en frivillig kontroll av att teamet godkänner förslaget inte räcker. Alla behöver få möjlighet att bli tillfrågade och lämna synpunkter. Teamet måste ges tid att överväga de föreslagna förändringarna och komma fram till egna slutsatser, följt av tid att granska, ifrågasätta och utmana de nya idéerna för arbetsflödet

Gå med för fler insikter om arbetsflöden!

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller, och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.