Så kommer du igång med projektledning: 3 experttips
Precis som många av de bästa projektledarna jag känner började jag arbeta inom yrket av en slump och nästan av misstag. Men efter mer än ett decennium av erfarenhet inom projektledning och efter att ha hanterat projektbudgetar på miljontals dollar är det nog dags att göra anspråk på expertrollen.
Någon gång under 2013 började jag bli inkallad till möten för ett mycket stort projekt som mitt företag genomförde. Det handlade om att införa ett nytt CRM-system för ett globalt säljteam. Jag visste inte mycket om projektledning eller hur man hanterar intressenters förväntningar i en så komplex miljö.
De följande åren handlade lite om att sjunka eller simma, men den här erfarenheten befäste verkligen min kärlek till projektledning. Även om vissa dagar handlade mer om att sjunka än att simma fick jag konsekvent feedback om att jag var ganska bra på det här med projektledning. Jag kunde knappt vänta på att få lära mig mer och bli en bättre projektledare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I dag är något av det jag tycker bäst om att hjälpa personer som överväger projektledning som karriär att komma igång eller åtminstone hamna på rätt spår.
Så kommer du igång med projektledning
Även om jag gärna skulle vilja säga att det är så enkelt som att välja ett projekt och driva det, är det helt enkelt inte riktigt så lätt att hitta en roll inom projektledning. Så om det är ditt slutmål kommer här några saker du kan göra redan nu för att börja få ditt första jobb som projektledare.
1. Hitta sätt att använda projektledningskunskaper i din nuvarande roll
Om du någon gång har planerat ett födelsedagskalas, valt en programvara för personlig uppgiftshantering som Todoist eller satt ihop en presentation har du ägnat dig åt projektledning. Ett projekt (enligt Project Management Institute) är ett tillfälligt arbete som genomförs för att skapa en unik produkt, tjänst eller ett unikt resultat.
Så om du vill bli projektledare bör du söka efter sätt att öva på projektledning i din nuvarande roll.
Om du till exempel arbetar med marknadsföring och ditt team letar efter ett nytt verktyg för uppgiftshantering kan du överväga att räcka upp handen och fråga om du får leda arbetet. Du kanske får möjlighet att samla in krav, samarbeta med intressenter för att fatta ett beslut, planera hur det nya verktyget ska lanseras för teamet och till och med hantera projektets budget.
Det här kan också vara ett perfekt tillfälle att testa kostnadsfria verktyg. Dessa plattformar har ofta generösa kostnadsfria nivåer och kan hjälpa dig och dina kollegor att organisera, tilldela och följa upp uppgifter utan problem. Du får praktisk erfarenhet av att hantera projekt med professionella verktyg, utan någon initial investering.
Oavsett vilken typ av jobb du har nu finns det sannolikt en möjlighet att leda ett projekt. Att ta vara på dessa möjligheter när de dyker upp kan hjälpa dig att utveckla vissa färdigheter och avgöra om en karriär inom projektledning är något för dig.
2. Börja nätverka med framgångsrika projektledare
När du börjar inom projektledning kan det vara värdefullt att bygga upp ditt nätverk. Börja med att boka in några informationsintervjuer med framgångsrika projektledare.
Din förfrågan bör gälla högst 20–30 minuter för en informationsintervju. Du kanske vill fråga hur de började inom projektledning, vilka typer av projekt de leder och vilka färdigheter de behöver. Du kan också be om råd eller vägledning kring hur man tar sig in i den typen av projektledning.
Är du osäker på om du känner någon? Försök använda LinkedIn för att söka efter projektledare inom de branscher där du kanske vill arbeta. Är du osäker på vilka branscher som skulle passa dig? Träffa projektledare i en mängd olika roller.
Nästan alla branscher, från mat och dryck till hälso- och sjukvård, behöver projektledare. Och eftersom vi fokuserar på digitala projekt här vore det fel av mig att inte påpeka att det finns digitala projekt inom nästan alla branscher.
Ett bra sätt att träffa andra projektledare är att följa dem på sociala medier, eller genom ett DPM-medlemskap, där du kan nätverka med hundratals andra projektledare, delta i liveevenemang (eller planera ett eget) och få tillgång till värdefulla utbildningserbjudanden.
3. Investera i utbildning inom projektledning
Det här tipset innebär inte att du ska lägga mycket pengar på kurser i projektledning eller förberedelser inför en certifiering direkt. Överväg kostnadsfria eller billiga kurser som PMI:s Kickoff (kostnadsfri), videor som du hittar här på The DPM eller kurser via LinkedIn Learning eller Udemy.
Den här kursuppgiften syftar till att hjälpa dig bygga en grund och se till att du känner dig motiverad inför en framtida roll som projektledare. Allteftersom du utvecklas i din karriär och får mer erfarenhet kan du fortsätta att investera i ytterligare lärande och utbildning eller certifieringar inom projektledning.
CAPM (Certified Associate in Project Management), PMP (Project Management Professional), Prince2 eller certifieringar inom agil projektledning är populära alternativ beroende på din bransch och företagets metodik för projektledning.
Eftersom de flesta av dessa certifieringar kräver viss erfarenhet är det inte avgörande att börja arbeta med dem nu, men du kan alltid ta en titt på dessa certifieringar inom projektledning för nybörjare; många av dem kräver ingen erfarenhet.
Kan (eller bör) du lära dig projektledning på egen hand?
Det här kanske är en något kontroversiell åsikt, men jag anser att även om du kan lära dig själv för att lära dig projektledning, bör du inte göra det. Det finns så många projektledare med flera års erfarenhet som erbjuder stöd och kurser för blivande projektledare.
Även om övning ger färdighet bör du göra dig själv en tjänst och lära dig av proffsen. Det hjälper dig att förkorta inlärningskurvan och undvika några nybörjarmisstag – sådana som vi alla har gjort och som är otroligt smärtsamma.
Som exempel hade vi, när jag var en oerfaren projektledare i min första roll på en byrå, ett möte med en kund där vi ändrade projektomfattningen något. Jag insåg inte hur mycket vi hade ändrat eftersom byråns verkställande direktör ledde mötet.
Det jag misslyckades med var att skicka ut en sammanfattning av mötet med en redogörelse för nästa steg och utfärda en ändringsorder som kunden skulle underteckna. Jag hade arbetat internt på ett företag tidigare, och sådana här ändringar var ganska normala för mig, utan att någon dokumentation behövdes (eller åtminstone betydligt mindre dokumentation).
Som en erfaren projektledare skulle förvänta sig skilde sig kundens minnesbild av samtalet ganska mycket från vår, och utan rätt dokumentation på plats blev det lite rörigare än nödvändigt att nå en lösning.
Så även om det finns mycket inom projektledning som du kan lära dig själv och du kommer att lära dig under arbetets gång, anser jag att viss formell utbildning och coachning från projektledare med flera års erfarenhet är rätt väg att gå.
Vad du kan göra om du saknar erfarenhet av projektledning
För det första har du, som vi redan har diskuterat, viss erfarenhet av projektledning eller åtminstone några mycket överförbara färdigheter om du ens har planerat en födelsedagsfest eller en semester. Men om du saknar formell erfarenhet av projektledning i arbetslivet kan du ändå gå över till en roll inom projektledning med noggrann planering och passion för yrket.
Om du inte hade möjlighet att erbjuda dig att leda några projekt i din nuvarande roll kan du överväga att arbeta med en ideell organisation. Dessa organisationer behöver ofta införa projektledning för ideella organisationer och kan tänka sig att låta dig leda ett eller två projekt pro bono för att bygga upp dina färdigheter och din projektledningsportfölj.
Om du väljer den här vägen är det helt okej att be om ett rekommendationsbrev eller en rekommendation på LinkedIn att dela, så att potentiella arbetsgivare kan se hur du arbetar och vad du har lärt dig.
Ett annat sätt att bli projektledare utan erfarenhet är att överväga närliggande jobb inom projektledning. Leta efter titlar som projektkoordinator, administratör eller en roll inom verksamhetsdrift på nybörjarnivå. Det här rådet riktar sig till personer med mindre generell arbetslivserfarenhet, eftersom dessa roller tenderar att ge lägre lön än roller som projektledare.
Om du däremot har råd att gå ner i lön eller för närvarande har en roll där du får för lite betalt kan detta vara en genväg till en högre lön inom några år, när du får erfarenhet och förmågan att framgångsrikt börja i en ny roll inom projektledning.
Sex färdigheter inom projektledning att lära sig
Om du vill bli projektledare finns det många färdigheter inom projektledning som du behöver behärska, från att skapa projektplaner och leda team till att rapportera projektstatus och följa upp budgeten. Om några av dessa områden är nya för dig behöver du inte stressa; vi har alla varit nybörjare någon gång.
1. Personalledning
Projekt slutförs av människor för människor. Så om du ska bli projektledare behöver du lära dig hur man leder människor. Och nej, det handlar inte bara om att fördela arbete och schemalägga granskningar. En bra projektledare förespråkar teammedlemmarnas behov, stöttar dem och kan hjälpa intressenter att hantera sina förväntningar.
Om du till exempel är projektledare och leder team som arbetar med flera projekt (även tillsammans med andra projektledare), kanske du ibland lägger märke till en teammedlem som verkar ovanligt stressad. Du undersöker saken lite närmare och upptäcker att personen arbetar med tre av företagets största projekt, och att alla har deadlines nästa vecka.
Personen har arbetat intensivt för att ta fram de kreativa koncept som behövs för varje projekt, men du kan se att det börjar ta ut sin rätt. Som projektledare kan du behöva kliva in och hjälpa personen med tidsplanering, omprioritera en del av arbetet eller se om du kan skjuta upp en av deadlines så att personen får lite mer tid.
Om du däremot har en utvecklare i ett av dina projekt som presterar betydligt sämre än förväntat, har både kunden och projektteamet lagt märke till det, och du behöver göra något för att lösa problemet. Du kan börja med att be teammedlemmen följa med åt sidan och fråga hur personen själv ser på det som händer.
Personen kanske berättar att hen har mindre erfarenhet av den här typen av arbete eller att arbetet i sig fungerar bra, men att hen har svårt att kommunicera med teamet och projektsponsorn. I båda fallen behöver du som projektledare använda dina problemlösnings- och ledarskapsförmågor för att hjälpa personen tillbaka på rätt spår.
2. Uppgiftshantering
En viktig del av projektledning är att dela upp ett större arbete i mindre, mer hanterbara uppgifter och skapa projektschemat så att teammedlemmarna vet vad de ska arbeta med. Det krävs viss övning och skicklighet för att dela upp arbetet i rätt uppsättning uppgifter och deluppgifter i rätt ordning.
När du till exempel leder arbetet med en ny webbplats behöver designuppgifterna delas upp på ett sådant sätt att kunden eller de viktigaste intressenterna har tillräckligt med sammanhang för att granska designerna och ge feedback. Om du presenterar ett alltför litet urval av designerna kan det leda till omarbete senare, när dessa personer får en tydligare bild av hur deras slutliga webbplats kommer att se ut.
En annan viktig färdighet som en projektledare behöver när hen tilldelar uppgifter är förmågan att ge projektteamets medlemmar tillräckligt med information för att slutföra uppgiften. För vårt webbplatsprojekt kan det innebära att sammanställa eventuella varumärkesriktlinjer, önskade typsnitt och godkända bilder samt att samarbeta med teamet för att ta fram den slutliga webbplatskartan och några wireframes innan designerna kan börja med sina uppgifter.
3. Budgethantering
Att se till att teamet håller sig till de uppskattade timmarna i projektplanen och tar hänsyn till alla kostnader för licenser, hårdvara och programvara ingår i din arbetsbeskrivning som projektledare. Även om det kan låta enkelt kan oväntade behov ofta uppstå under projekt.
Säg att du leder ett projekt för utveckling av anpassad programvara och att din UI-designer säger upp sig en fjärdedel in i projektet. Vad gör du? Hur påverkar det projektets budget?
Som projektledare vill du samarbeta med din ledningsgrupp (chef för UI/Operations) för att avgöra nästa steg. Det är osannolikt att arbetet kan pausas helt medan teamet anställer en ersättare.
Du kan antingen fördela arbetsbelastningen till en annan UI-designer eller anlita en konsult som kan ge stöd under tiden (eventuellt via programvara för bemanningsföretag). Det senare kan påverka budgeten mer än det förstnämnda – och du kan behöva kommunicera med andra i organisationen om hur det ska hanteras.
4. Riskhantering
En projektledares uppgift är att tänka på allt som kan gå fel i ett projekt. Till skillnad från vissa av de hårda färdigheter vi har tittat på kan detta vara mer av en mjuk färdighet, som utvecklas över tid genom regelbunden övning.
Vissa risker är enkla att upptäcka direkt. Saker som en alltför aggressiv tidsplan, otillräcklig budget eller bristande resurshantering kan vara uppenbara även för en ny och mindre erfaren projektledare.
Men hur är det med de mer subtila riskerna som är förknippade med ett projekt? Saker som teammedlemmar som är utspridda över för många projekt? Teknisk överbelastning och informationsluckor eftersom du följer projektets framsteg och kommunikation i tre olika appar? En intressent som är känd för att ofta ändra sig om arbete som redan har godkänts?
Det här är risker som du kan stöta på i ett projekt. Tid, erfarenhet och kollegor som är villiga att fungera som bollplank kan hjälpa dig att övervinna dessa risker eller bli bättre på att proaktivt begränsa eller hantera dem.
5. Dokumentation
Att upprätthålla en bra dokumentation är en stor del av alla projektledningsjobb. En IT-projektledare kan till exempel dokumentera infrastrukturen för ett företags webbplats och den teknik som används, så att det finns bra dokumentation över vad som har gjorts och vilka krav som gäller när det är dags att göra uppdateringar eller uppgraderingar.
I agila projekt, där man värdesätter människor framför processer och tenderar att hålla dokumentationen lite enklare, kan en robust produktbacklogg med tydliga krav hjälpa produktägaren (med stöd från scrum mastern) med förfiningen av backloggen och det arbetsflöde som hör samman med att ta in funktioner i nästa sprint under ett sprintplaneringsmöte.
Oavsett vilken typ av projektledare du vill bli kommer dokumentation att vara viktig för dig att behärska. Du kommer att vilja dokumentera ändringar som gjorts i budgeten, tidsplanen eller omfattningen, projektets aktuella status samt eventuella nästa steg eller sådant du behöver från en kund eller viktig intressent.
Dokumentation kan hjälpa projektledare att hålla teammedlemmar och intressenter ansvariga och kan hjälpa projektgruppen att komma ihåg vilka beslut som fattades och, lika viktigt, varför.
6. Kommunikation
Som projektledare behöver du utmärkta kommunikationsfärdigheter, både skriftliga och muntliga. Du behöver också veta vilken information som ska delas med intressenter på olika nivåer.
Medan dina projektteammedlemmar behöver känna till alla detaljer för att kunna samordna och slutföra uppgifter och projekt, behöver projektsponsorn och andra seniora ledare mer övergripande och strategisk kommunikation om det övergripande projektet och dess framsteg.
Om projektet till exempel har förbrukat 27 % av sin budget men bara är cirka 13 % färdigt, behöver du kommunicera detta till projektgruppen för att se om det finns något ni kan justera för att komma tillbaka på rätt spår och slutföra projektet inom den tilldelade budgeten.
Men när det gäller projektets intressenter och den verkställande sponsorn behöver samtalet vara annorlunda. I det här fallet kan du lyfta fram verksamhetspåverkan och vad som ledde till att budgeten förbrukades snabbare än arbetet slutfördes.
Du kan också vilja komma till det här samtalet med en reviderad projektledningsplan och föreslagna lösningar.
Fyra böcker om projektledning att läsa
Om du fortfarande gör efterforskningar kring karriärvägen inom projektledning finns här några projektledningsböcker för nybörjare som du kan överväga att lägga till på din läslista:
- Projektledning för den inofficiella projektledaren: En FranklinCovey-titel: Det här är en utmärkt bok för alla som utforskar projektledning eller har fått i uppgift att hantera projekt utan titeln eller certifieringen som projektledare.
- PMBOK Guide, 7:e upplagan: Om du överväger att skaffa antingen CAPM- eller PMP-certifiering bör PMBOK Guide finnas på din läslista, eftersom du behöver den för att förbereda dig inför provet och lära dig PMI:s sätt att hantera projekt.
- Att arbeta agilt på rätt sätt: Om din organisation arbetar med, eller om du är intresserad av, att hantera projekt med en agil metodik är den här boken om agil projektledning ett måste för att komma igång med detaljerna i hur man bedriver agil projektledning på rätt sätt.
- Projektledningsvägen: Ditt 90-dagarsprojekt av Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Den här boken om projektledning är inte bara intressant att läsa, utan: “Projektledningsvägen är inte bara en bok; det är en omvälvande resa som kommer att göra dig till en aktiv deltagare i din egen framgång. Oavsett om du är nybörjare eller vill ta dina färdigheter inom projektledning till nästa nivå är denna interaktiva arbetsbok med hög prestanda din ultimata guide.”
Våra granskare utvärderar produkter oberoende av varandra. Klick kan ge oss en provision som stöder vår publikation. Läs mer om hur vi upprätthåller transparens.
Att bli projektledare kräver hårt arbete men ger stora belöningar
Varje karriärbyte kan vara en utmaning, men eftersom projektledning berör så många delar av ett arbetsområde, från ekonomisk planering till effektiv kommunikation och även strategiskt tänkande, kan det vara särskilt utmanande.
Du kommer också att behöva använda många verktyg som du kanske inte är bekant med, till exempel projektledningsprogram, kalkylblad för uppskattningar och även statusuppdateringar och olika typer av rapportering. Dessa kan vara inbyggda i dina verktyg eller finnas separat i Excel eller Google Drive.
Men detta hårda arbete kommer att löna sig, och du kommer att belönas med en karriär som erbjuder långsiktighet och konkurrenskraftig ersättning. Erfarna projektledare (särskilt de med avancerade examina och certifieringar inom projektledning, såsom en masterexamen i projektledning) kan enkelt tjäna en sexsiffrig lön inom projektledning i många delar av världen.
