Så genomför du en intern projektkickoff + mall för agenda
Vi projektledare är alla ivriga att sätta igång. Det är en medfödd del av vilka vi är. Vi älskar att starta saker och se dem ta form. Men när det gäller att inleda ett projekt med en kund är det viktigt att inte kasta sig in i det innan man först har förberett sig ordentligt genom ett internt projektuppstartsmöte.
Interna projektuppstarter är en avgörande del av den övergripande processen för projektuppstart. När det gäller ordningsföljden bör interna uppstarter genomföras innan någon kunduppstart eller förberedande uppstart äger rum.
Att gå in i ett kunduppstartsmöte med ett välinformerat team och en genomtänkt plan hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av diskussionen – att lära dig så mycket som möjligt och fatta viktiga projektbeslut utan att slösa värdefulla timmar, pengar och tid ansikte mot ansikte med kunden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den här artikeln föreslår vi en bästa praxis för dagordningen för ett internt projektuppstartsmöte och utforskar hur vi kan säkerställa att vi startar våra projekt och projektledningsaktiviteter med bästa möjliga förutsättningar för att lyckas.
Inte på humör för att läsa? Titta på det här i stället:
Vikten av interna uppstarter
Projektledare behöver behandla interna uppstarter med samma omsorg som en kunduppstart. Den interna projektuppstarten är inte bara ett förspel till det första mötet med kunden – den är en hörnsten och sätter tonen, stilen och visionen för hela projektets livscykel. Det är ett tillfälle att utbilda projektteamet, bygga sammanhållning och relationer, fastställa förväntningar och säkerställa att alla har en tydlig förståelse för projektet, så att vi inte hamnar i en situation där vi famlar inför kunden.
När vi inte är försiktiga reduceras interna uppstartsmöten ofta till ett snabbt femminuterssamtal i korridoren, fem minuter före det faktiska kunduppstartsmötet. Interna projektuppstarter är svåra, och de är ofta det möte som människor verkar välja bort. Men om vi gör detta rätt och startar ett projekt på rätt sätt är det mycket mer sannolikt att hela projektet blir framgångsrikt.
Om vi inte gör detta rätt, eller om vi skyndar in i det innan vi har förberett oss ordentligt, oavsett om det beror på iver hos våra kunder eller internt, kan vi hamna i ett möte som präglas av en oförberedd presentationsrunda, tråkiga isbrytare och meningslösa samtal som i bästa fall bara ger en liten förtydligande bild av projektets riktning och mål – och i värsta fall kan leda till att ett nytt projekt ställs in innan det ens har börjat.
Så planerar du din interna projektuppstart
Att gå in i ett uppstartsmöte med ett välinformerat team och en ordentlig projektplan hjälper dig att få ut så mycket som möjligt av diskussionen med kunden och projektets intressenter. Det är viktigt att teamet vet så mycket som möjligt om kunden och projektet innan de börjar ställa dumma frågor inför kunden!
Det är också viktigt att teamet samarbetar för att ta fram en stabil plan som inger förtroende hos kunden och att man gemensamt fattar alla viktiga projektbeslut i förväg, så att värdefulla timmar, pengar och tid ansikte mot ansikte med kunden inte slösas bort på interna diskussioner inför kunden, som samtidigt blir allt mer orolig över att byråns team egentligen inte vet vad de håller på med.
Att låta teammedlemmarna bidra till den officiella projektplanen hjälper också till att säkerställa ägarskap och ansvar när det gäller projektuppgifterna. Som projektledare är det viktigt att du vägleder teammedlemmarna när de hjälper till att utforma projektplanen, så att du säkerställer att den fortfarande överensstämmer med arbetsbeskrivningen, kundens förväntningar och projektets angreppssätt.
Så förbereder du dig inför det interna projektuppstartsmötet
Innan du kastar dig in i ett möte med dina teammedlemmar behöver du ha några saker klara. Ta dig tid att samla all relevant information och ta reda på allt du kan om kunden och projektet, samt samla in annan relevant information som du kommer att behöva.
Sammanfatta detta i ett format som är lätt för teamet att ta till sig och anteckna sådant du inte vet eller eventuella återstående frågor som du har till senare.
Här är en (icke uttömmande) lista över sådant som ska förberedas:
- Interna teammedlemmar — namn, roller och all annan information
- Projektets sponsorer och kundens teammedlemmar — namn, roller och alla andra relevanta detaljer
- Projekttyp och metodik
- Kundens föredragna arbetssätt
- Projektets syfte och mål
- Projektets omfattning — vad som ingår och inte ingår
- Intern kommunikation och samarbete — kundens förväntningar och interna förväntningar
- Detaljer om kundens uppstartsmöte — agenda, mål och vad som kommer att tas upp
- Nästa steg
Det interna projektuppstartsmötet (AKA teamets uppstartsmöte)
När du har gjort allt förberedelsearbete behöver du förbereda en agenda för det interna projektuppstartsmötet och bjuda in ditt team till själva mötet. Vi har förberett en agendamall för interna uppstartsmöten som du kan utgå från, samt ett exempel så att du kan se hur det går till.
Glöm inte att läsa Sarah Simes tips om hur du genomför ett internt uppstartsmöte här!
Agendamall och exempel för internt uppstartsmöte
Ladda ner vår agendamall och exempel för interna uppstartsmöten och följ våra tips och förklaringar nedan för bästa resultat. Redigera agendan så att den passar ditt unika projekts behov.
Genomgång av agendan för det interna projektuppstartsmötet
Du hittar grundinformationen i exemplet och mallen för agendan för det interna projektuppstartsmötet (se ovan!), men här är en detaljerad genomgång av punkterna och vad de innebär. Alla projekt är unika, men det finns ett värde i att se till att vi går igenom några av dessa grunder för att få vårt team på samma sida:
1. Presentationer — lär känna dina nya bästa kompisar (15 min)
Börja mötet med att låta teamet lära känna varandra. Oavsett om ditt team består av underleverantörer, frilansare eller medarbetare på en byrå som har arbetat tillsammans i tidigare projekt, hjälper det teamet att lära känna varandra (om de inte redan gör det) och börja bygga positiva relationer som sätter tonen för samarbetet under hela projektet, om ni börjar med en isbrytare eller lite småprat.
Be teammedlemmarna presentera sig själva, sin roll och bakgrund samt dela med sig av en rolig eller intressant fakta om sig själva.
2. Kunden — vad är bakgrunden? (5 min)
Skapa en förståelse för sammanhanget så att alla förstår spelplanen ni arbetar på. Att dela med sig är omtanke, så håll inte inne med några inloggningsuppgifter eller dokument. Dela allt du vet med teamet så att de själva kan komma igång och ge dem all relevant information de behöver för att sätta sig in i arbetet.
För att hålla mötet på rätt spår är det förmodligen värt att vänta med frågor och svar till slutet. Annars kan den här delen av mötet komma att ta oproportionerligt lång tid.
Berätta hur ni fick uppdraget — var det en direkt tilldelning från en befintlig kund, är det en helt ny kund eller är det en vän till vd:n? Förklara vad ni tidigare har gjort med kunden, eller med andra kunder men i liknande projekt, och hjälp teamet att förstå vem ni arbetar med.
Vi vet alla att kunder finns i alla möjliga varianter. Men för våra team är de ofta de personer som alltid fattar dåliga beslut. Försök att framställa kunderna i ett positivt ljus. För att undvika allvarliga fall av att säga fel saker, förklara kundens särdrag för teamet. Låt dem veta vilka kunderna är (interna/externa), vad vi vet om dem, vilka andra projekt de har arbetat med och hur kunden tycker om att arbeta.
3. Projektet — varför gör vi det här? (5 min)
För att ytterligare hjälpa teamen att sätta projektet i perspektiv behöver du hjälpa dem att förstå varför de genomför projektet från första början. Det innebär att du delar kundens affärsmässiga drivkrafter för att initiera projektet och ser till att det finns tydlighet kring hur framgång respektive misslyckande ser ut.
Ur ett kundupplevelseperspektiv bör du också inleda en diskussion med teamet om hur det här projektet förbättrar kunders eller medborgares liv och tillgodoser deras behov.
Från första början bör maximering av den positiva kundupplevelsen stå i centrum för varför du är engagerad i projektet. Måla upp en vision för varför teamet bör bry sig om projektet och hjälp alla att förstå att det de gör bidrar till något som är meningsfullt.
Slutligen behöver du, ur byråns perspektiv, vara tydlig med hur ett framgångsrikt projekt ser ut bortom att helt enkelt leverera i tid, enligt budgeten och enligt den överenskomna omfattningen. Hur kommer ni som byrå att utvecklas genom att genomföra detta projekt – kommer ni att utveckla en ny förmåga eller kompetens inom en ny teknik?
4. Omfattning — vad ska vi göra? (20 min)
När projektets bakgrund har fastställts är det dags att gå igenom omfattningsdetaljerna med teamet. Normalt innebär det att gå igenom projektets tidsplan, uppskattning, projektstadga och SoW (arbetsbeskrivning), så att alla förstår projektets flöde, aktiviteterna samt resultaten eller leveranserna. Utan att tråka ut alla till döds bör du hjälpa dem att förstå projektets särdrag, så att hela teamet känner till begränsningarna från dag ett.
Det här är ett utmärkt tillfälle att börja föra en RAID-logg (risker, antaganden, problem och beroenden). Det finns få saker som får människor att prata om vad som kan gå fel lika effektivt som en genomgång av en SoW. Ju tidigare du vet, desto bättre.
Om någon har försökt göra detta tidigare och misslyckats, varför gjorde de det? Och hur kan ni minska risken för att det händer igen? Att känna till insidervägen och teamets unika förståelse av liknande projekt bidrar till att utveckla en kultur av öppenhet och säkerställer att överraskningarna hålls på ett minimum.
5. Tillvägagångssätt — hur ska vi få detta att hända? (20 min)
Genom att gå igenom SoW samt de föreslagna aktiviteterna och resultaten skapas ett utmärkt tillfälle att diskutera eventuella processförändringar eller nya tillvägagångssätt som teamet vill prova. Kom ihåg att nytt inte alltid är bättre, och att beprövade metoder ofta fungerar alldeles utmärkt. Måla därför upp en tydlig vision och hamna inte på en vild jakt efter den tekniska eller processmässiga dårskapens blödande framkant.
Förutsatt att SoW redan har godkänts bör du komma ihåg att om du ändrar tillvägagångssättet måste du säkerställa att du fortfarande kan uppfylla kundens (och byråns) projektmål och att du fortfarande levererar det du har lovat. Det här är inte bara ett tillfälle att göra livet enklare för er själva.
Odla trots det ett ägarskap för projektet inom teamet. För att projektet ska bli framgångsrikt behöver teamet känna att det är deras projekt. Genom att lämna tid och utrymme för teamet att föreslå idéer, utmana din plan och komma fram till ett bättre arbetssätt får ni ett mycket mer robust tillvägagångssätt och ett betydligt mer engagerat team.
6. Roller — vem gör vad? (5 min)
När teamet har fått möjlighet att förstå projektet och sammanhanget för hur de kan passa in i det, är det värt att tydliggöra teamets roller och ansvarsområden. Det kan vara till hjälp om du kan koppla deras roller till SoW och tydliggöra vilka leveranser som hör till varje område, varför de finns och vad som behöver hända för att förverkliga dem.
Det kan vara bra att definiera en RACI-matris (ansvarig, ytterst ansvarig, konsulterad och informerad) mot SoW för leveranserna och teamet. RACI-matrisen bidrar till att minska osäkerheten kring ansvaret och tydliggöra teamets trygghet inför leveransen.
7. Teamarbete — hur ska vi arbeta tillsammans? (5 min)
När du samlar ett team som aldrig har arbetat tillsammans tidigare kommer det att finnas varierande förståelse för:
- Hur teamet bör arbeta tillsammans
- Hur samarbetet bör hanteras
- Hur kommunikationen bör flöda
- När teamet bör träffas
- Vilka verktyg som bör användas
- Vilka system ni ska använda för att dela leveranser eller beskriva detaljer i specifika uppgifter eller ärenden
Som projektledare är vår roll att göra det enkelt, få alla att känna sig trygga och få människor att se fram emot att arbeta tillsammans med projektet.
Ofta finns det inget rätt eller fel i dessa tillvägagångssätt, men det är bra att ge teamet så mycket självständighet som möjligt för att få deras stöd. Du vill att de ska känna att de har kontroll över projektet och hjälpa dem att fastställa gemensamma mål för samarbetet, så att alla är ansvariga under hela projektet.
Definiera era förväntningar och låt teamet tillsammans komma överens om exakt hur de ska leverera. Genom att tydliggöra samarbetet och komma överens om de praktiska detaljerna kring hur allt ska genomföras hjälper vi till att hantera teamets förväntningar på vad som är acceptabelt och vad som inte är det.
8. Kickoff — vad är agendan för kundens kickoff? (5 min)
Som projektledare bör du redan ha en plan för kundens kickoffmöte — syftet med att gå igenom den med teamet är att få deras stöd och ge en känsla för sammanhanget och angelägenheten i nästa steg.
Om det är möjligt, gå längre än de vanliga diskussionspunkterna som finns på kickoffagendan och diskutera användbara övningar som kan genomföras under kundens kickoffmöte för att få tidiga insikter eller få fart på projektet.
Att komma överens om en mötesagenda med teamet kan hjälpa till att tydliggöra deras fokus och ge ett användbart sammanhang för det förarbete som krävs. Att planera mötet är också ett bra sätt att gå igenom åtgärder och beslut som fattades tidigare under mötet när det gäller projektomfattning, arbetssätt, roller och samarbete, samtidigt som ni planerar hur ni ska dela detta med kunden.
Utöver att bara komma överens om en agenda bör du överväga att boka in ytterligare ett planeringsmöte för att repetera vad ni ska säga, vem som ska säga det och vilka bilder ni ska visa, samt öva på eventuella aktiviteter. Du skulle bli förvånad över hur snabbt ni kan finslipa agendan och mötesinnehållet när ni repeterar det ordentligt.
Detta extra steg hjälper teamet att känna sig mer bekvämt, gör det möjligt för dig att tydligt kommunicera vad du förväntar dig av dem inför kunden och ger dem förutsättningar att leverera.
9. Nästa steg — hur behåller vi drivkraften? (5 min)
Det kan vara frestande att vara lite avslappnad när man startar ett projekt — ingen vet riktigt vad som händer och det kan till och med vara så att du som projektledare faktiskt är den sista som ansluter till projektet. Sättet du hanterar de första mötena och kontakterna på lägger grunden för resten av projektet.
För att behålla drivkraften ska du vara mycket tydlig med nästa steg. Se till att alla vet vad de behöver göra härnäst och när de behöver göra det, samt vilka avstämningspunkter som finns längs vägen.
Nu är det dags att ta kommandot! Vid det här laget behöver du vara mycket tydlig med vad som måste hända för att kundens kickoffmöte ska bli framgångsrikt. Led sedan teamet till att arbeta baklänges utifrån detta.
10. Frågor och svar — vad har vi inte berättat för er? (5 min)
Håll i en frågestund med teammedlemmarna efter att ni har gått igenom allt annat. Då får de möjlighet att ställa klargörande frågor, och teammedlemmarna kommer ofta att lyfta fram några saker som du inte har tänkt på eller ännu inte har diskuterat med kunden.
Vad händer härnäst?
Vi vill alla ha bra projektkickoffmöten, men gör vi rätt förarbete med våra kunder så att vi kan få ett bättre kickoffmöte med kunden? Projekt kan börja falla samman redan under kickoffmötet, när vi fortfarande borde befinna oss i smekmånadsfasen!
Det finns ett enkelt sätt att förbättra chanserna för att din projektkickoff ska gå bra, få bättre kundmöten och starta projektet på en positiv kurs. Det är så enkelt som att äta lunch i form av en förkickoff före det egentliga kickoffmötet.
Ha ett möte med kunden före projektets kickoffmöte, ät något tillsammans, småprata och red ut de besvärliga och irriterande detaljer som annars tenderar att få saker att spåra ur.
Om du vill läsa mer om projektkickoffer kan du ta del av resten av vår serie:
