9 experttips för att hantera ditt stjärnteam av underentreprenörer

Vad innebär hantering av underleverantörer?

Hantering av underleverantörer är processen att samordna anlitandet, resursfördelningen och arbetsledningen av underleverantörer i projekt som kräver specifika färdigheter för att bidra till projektens genomförande och framgång.

Begreppen ”entreprenör”, ”underentreprenör” och ”frilansare” används ibland synonymt beroende på bransch – till exempel inom byggbranschen jämfört med byråverksamhet. Trots det kan de syfta på olika arbetsarrangemang, ansvarsområden och projektroller. 

Entreprenörer klassificeras till exempel inte som anställda. I stället anlitas de genom ett avtal med ett definierat start- och slutdatum för att specifikt leverera förutbestämda resultat eller tjänster. 

Underentreprenörer arbetar däremot under ledning av en huvudentreprenör i stället för direkt för kunden. De utför en specifik del av arbetet som entreprenören har åtagit sig att slutföra, och ingår i en hierarkisk relation.

Frilansare är å andra sidan egenföretagare som erbjuder sina tjänster till kunder. De uppskattar flexibiliteten i att arbeta med olika kunder i flera projekt utan att vara bundna till en långsiktig arbetsgivare.

	Entreprenör	Underentreprenör	Frilansare
Anställningsrelation	Anlitas direkt av en kund för att slutföra ett projekt eller en uppgift	Anlitas av en entreprenör för att slutföra en del av ett projekt	Arbetar självständigt med flera kunder, ofta i kortare eller mindre projekt
Arbetets omfattning	Ansvarar för hela projekt eller betydande delar av dem	Hanterar specifika uppgifter eller delar av ett projekt som tilldelats av entreprenören	Erbjuder specifika tjänster, ofta med fokus på kortsiktiga eller varierande projekt
Förknippade kostnader	Får betalt enligt avtalsvillkoren, vanligtvis utan förmåner	Får betalt av entreprenören enligt deras överenskommelse	Får betalt av flera kunder per projekt eller uppgift och ansvarar själv för sina förmåner
Projektledning	Övervakar projektets slutförande och kan anlita underentreprenörer	Fokuserar på sin specifika uppgift inom ett projekt	Hanterar sin egen arbetsbelastning och sina kundrelationer
Kundrelation	Ansvarar direkt inför kunden	Ansvarar inför entreprenören som anlitat dem	Ansvarar direkt inför flera kunder

Genom att förstå dessa skillnader kan företag välja rätt typ av arbetstagare utifrån sina behov och säkerställa tydlig och effektiv projektledning och genomförande med underentreprenörer.

I den här artikeln använder vi en byråmodell för att diskutera hantering av resurser och underentreprenörer, snarare än byggprojekt.

9 tips för effektiv hantering av underentreprenörer  

Så här hanterar du underentreprenörer på rätt sätt.

1. Involvera dem tidigt

På många byråer granskar projektledaren den omfattning och tidsplan som först presenterats för kunden.

Genom att involvera underentreprenörer i de tidiga diskussionerna om projektets omfattning ger du dem utrymme att ställa frågor, bidra med sammanhang och leverera arbete av hög kvalitet.

Olika entreprenörer har olika arbetssätt och kan komma med förslag baserade på kundens behov, projektets krav, kvalitetskontroll och deras egen erfarenhet, vilket kan bidra väsentligt till projektets framgång.

Be underentreprenören uppskatta hur många timmar som behövs för arbetet. Beroende på erfarenhet, arvode eller specialisering kan detta skilja sig betydligt från din första uppskattning. Dessutom hjälper det dig att planera bättre och att på ett mer genomtänkt sätt hålla dem ansvariga för sina uppskattningar.

En prövoperiod för underentreprenörer är värdefull eftersom den gör det möjligt för dig att utvärdera underentreprenörens prestation och passform i företaget, vilket potentiellt kan leda till en heltidsanställning eller löpande arbete.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Fastställ betalningsvillkor

Betona vikten av att fastställa en tydlig betalningsplan. Den bör omfatta projektschemat, milstolpar och förfallodatum för betalningar, som kan kopplas till slutförandet av specifika uppgifter eller projektfaser. Tydliga betalningsvillkor bidrar till att undvika missförstånd och säkerställer punktliga och korrekta betalningar. 

Ange följande:

• Krav på fakturor, inklusive vilken information som måste finnas med (t.ex. en färdig projektplan, datum och belopp).
• Betalningsmetod (t.ex. banköverföring eller check) och all information som behövs för att behandla betalningar. De förblir lojala om du betalar dem konsekvent inom betalningsvillkoren eller tidigare.
• Den valuta de kommer att få betalt i, vilket är särskilt viktigt för internationella underleverantörer.

Att tydliggöra skatteansvar, inklusive eventuella skatteavdrag eller andra tillämpliga skatter, är ett sätt att säkerställa ett smidigt arbetsförhållande. Genom att tillhandahålla denna information i förväg kan du lugna underleverantörerna och få dem att känna sig mer trygga med sitt juridiska ansvar.

3. Inkludera det väsentliga

Inkludera följande i alla avtal:

• Klausuler som beskriver böter eller konsekvenser vid missade tidsfrister. Detta uppmuntrar inte bara till leverans i tid utan säkerställer också stadiga framsteg i projektet.
• Hur ytterligare arbete eller ändringsorder utanför det ursprungliga omfånget ska hanteras och ersättas.
• Den uppsägningstid som krävs.
• Klausuler som skyddar känslig information och immateriella rättigheter. Detta säkerställer att underleverantörer inte lämnar ut eller missbrukar företagshemlig information, vilket skyddar projektet och byråns integritet.

4. Genomför introduktion av byrån och projektet 

När du introducerar underleverantören bör du överväga att dela ytterligare information om din byrå och ditt projekt, särskilt om projektet är kundinriktat. Du vill säkerställa en enhetlig upplevelse för kunden och teammedlemmarna, grundad i hur dina andra anställda hanterar projektet och kunden.

Bekanta entreprenörerna med de interna processerna, nyckelmedlemmarna i teamet och företagets portfölj. Planera och schemalägg utbildningen för var och en utifrån deras styrkor och svagheter. Mer seniora underleverantörer kan behöva endast dina specifika processer, snarare än en fullständig genomgång av hur verktyg används eller kunder hanteras.

Uppmuntra även aktivt deltagande i teammöten och brainstormingsessioner för att förbättra samarbetet, och tillhandahåll detaljerade riktlinjer och mallar för leveranser för att säkerställa enhetlighet och kvalitetskontroll. Detta kan omfatta stilguider, kodningsstandarder eller designmallar.

Se till att underleverantören är konfigurerad i all nödvändig projektledningsprogramvara för underleverantörer, såsom verktyg för tidsregistrering och projektledning, dokumentlagring samt en företagswiki.

När du hanterar leverantörer som byråer ska du se till att du följer bästa praxis för leverantörshantering.

5. Fastställ tydliga förväntningar

Skapa en förtroendefull miljö genom att vara rak och transparent. Även om de kanske bara är tillfälliga medlemmar i teamet är det viktigt att främja en positiv relation.

Det är också viktigt att anpassa hur du ger och tar emot feedback. De är inte anställda, så det finns sannolikt inga regelbundna prestationskontroller eller utvärderingar.

Det är bra att vara transparent med hur du kommer att bedöma deras prestationer i projektet. Definiera nyckeltal för prestation (KPIs) för att mäta kvaliteten och punktligheten i underleverantörernas arbete.

6. Identifiera och begränsa risker

När projektplanen och tidslinjen har skapats ska du låta underleverantören granska och godkänna dem. Deras stöd och åtagande minskar den projektansvariges eller byråns huvudvärk när tidsåtgång eller kostnad ska förhandlas.

Lägg till en eller två dagars buffert i tidsfristerna tills du vet hur pålitlig underleverantören är.

7. Fastställ tydliga standarder för kommunikation och kvalitet

Skapa ett RACI-diagram för hela projektteamet så att alla, inklusive underleverantörer, förstår sina ansvarsområden. Utse en huvudkontakt som konsekvent kan vara kontaktperson för dina underleverantörer om de har frågor eller behöver hjälp i en nödsituation. Håll dem uppdaterade om omfattningen av deras arbete förändras.

8. Fördela underleverantörer med omsorg 

Ta reda på underleverantörens tillgänglighet, flexibilitet och tidszon så tidigt som möjligt, särskilt när det gäller att boka möten.

Det är viktigt att förstå och skilja mellan en underleverantörs meriter och deras vilja att utöka dem. En strateg för innehållsmarknadsföring kan till exempel ha arbetat med varumärkesstrategi ett par gånger tidigare, men kan vara bättre lämpad för en roll som innehållsstrateg för komplexa kundbehov. 

Detta är viktigt att ha i åtanke när du fördelar resurser och hanterar underleverantörer i din programvara för resurshantering.

9. Övervaka kontinuerligt resultatet

Bygg vidare på deras styrkor för att upprätthålla kvaliteten i arbetet och ge dem möjligheter att utvecklas tillsammans med heltidsanställda eller andra underleverantörer. 

Se till att regelbundet följa upp med teammedlemmar och avdelningsansvariga. Det är lätt att arbeta i ett vakuum och gå vilse bland detaljerna. Genom att ge underleverantörer möjlighet att lämna feedback, samarbeta och dela lärdomar förbättras processer och produkter. 

Så fungerar hantering av underleverantörer: Exempel

Att betrakta hanteringen av entreprenörer och underleverantörer genom perspektivet av ett basebollag (det vill säga en byrå som anlitats för arbetet) kan tydliggöra hur varje roll bidrar till projektets övergripande framgång. 

Så här kan ett basebollag motsvara en byrå som du har anlitat för att bidra till ditt projekt: 

• Basebollag = Byrå anlitad för arbetet 
  • Ansvarsområden: Samordna alla teammedlemmar och säkerställa att projektet som helhet genomförs effektivt och uppfyller kundens förväntningar.
• Ligakommissionär = Kundens intressent
  • Ansvarsområden: Definiera projektkrav, ge feedback, godkänna leveranser och säkerställa att teamets plan uppfyller deras behov och förväntningar.

• Klubbchef = Produktchef 
  • Ansvarsområden: Fastställa visionen, definiera produktmål, prioritera funktioner samt fatta beslut på hög nivå om omfattning och inriktning.
• Lagledare = Projektledare 
  • Ansvarsområden: Planera strategin, övervaka resultatet, göra justeringar under matchen samt motivera och stödja alla spelare.
• Lagkapten = Produktägare
  • Ansvarsområden: Säkerställa att spelplanen följer klubbchefens vision, prioritera dagliga uppgifter och kommunicera med teammedlemmarna (formgivare och utvecklare) för att hålla projektet på rätt spår.

• Innespelare = underleverantörer inom design
  • Ansvarsområden: En innespelare ansvarar för snabba och precisa insatser för att hindra motståndarlaget från att avancera, ungefär som formgivare som skapar de visuella elementen och användarupplevelseelementen som utgör projektets grund. På varje position har innespelaren de färdigheter som krävs för just den rollen, till exempel UX-formgivare jämfört med rörelseformgivare i ett projekt.
• Utespelare = underleverantörer inom utveckling
  • Ansvarsområden: Utespelare täcker stora delar av planen och gör avgörande fångster och kast för att förhindra poäng, ungefär som utvecklare som implementerar kod och säkerställer funktionaliteten för att ge projektet liv. Varje position i ytterfältet kräver särskilda färdigheter, till exempel frontendutvecklare jämfört med backendutvecklare.

Så här kan det se ut i en match (ett projektscenario). Lagledaren (projektledaren) utvecklar strategin, inklusive positionering och spelupplägg, för att hjälpa laget att vinna (slutföra projektet). 

Klubbchefen (produktchefen) definierar de övergripande målen och prioriteringarna och ser till att lagets insatser överensstämmer med lagets bredare mål, medan lagkaptenen (produktägaren) genomför strategin på planen, ser till att teammedlemmarna följer spelplanen och gör justeringar i realtid.

När det gäller kommunikation kommunicerar teamchefen (projektledaren) den övergripande strategin och ger återkoppling om underleverantörernas prestation under matchen (det vill säga under projektets livscykel).

Den övergripande chefen (produktchefen) kommunicerar visionen och ser till att teamet förstår de bredare målen, medan lagkaptenen (produktägaren) fungerar som en länk mellan spelarna (underleverantörerna) och ledningen (projektledaren och produktchefen) och ser till att alla är införstådda.

Projektuppgifter motsvarar genomförandet av spelmoment. Innerfältarna (designerna) utför snabba, precisa handlingar (som att skapa designmaterial) för att hindra motståndarlaget från att avancera, medan ytterfältarna (utvecklarna) täcker stora områden och gör avgörande fångster och kast (skriver kod och implementerar funktioner) för att förhindra poäng (säkerställa projektets framsteg och leverera fungerande funktioner).

Under matchen ger tränarstaben återkoppling och gör justeringar. Teamchefen (projektledaren) observerar matchen, ger återkoppling och gör strategiska justeringar för att förbättra prestationen.

Den övergripande chefen (produktchefen) ser till att teamet har rätt spelare (resurser) och gör justeringar på hög nivå för att hålla projektet på rätt spår, medan lagkaptenen (produktägaren) ger spelarna återkoppling i realtid och gör nödvändiga justeringar för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av försvarsstrategin.

Fördelar med att anlita underleverantörer

Här är de främsta fördelarna med att anlita underleverantörer:

• Kostnadsbesparingar: Du kan räkna med lägre omkostnader eftersom du inte betalar för förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och andra personalförmåner. Arbetsgivare behöver inte betala arbetsgivaravgifter för uppdragstagare.
• Flexibilitet: Underleverantörer kan anlitas projekt för projekt, vilket gör det möjligt för företag att skala upp eller ner utifrån arbetsbelastning och efterfrågan. Du kan anlita dem för kortsiktiga projekt utan långsiktiga åtaganden. Det gör att du kan anpassa personalstyrkan efter behov och få full kontroll över verksamheten. Dessutom kan underleverantörer ofta arbeta på distans, vilket ger tillgång till en bredare talangpool utan behov av flytt eller kontorsutrymme.
• Specialiserade kunskaper: Underleverantörer har ofta specialiserade kunskaper, certifieringar och omfattande erfarenhet inom sitt område, vilket gör att företag kan dra nytta av deras expertis utan att behöva erbjuda långsiktig anställning. De kan ofta börja bidra omedelbart eftersom de tar med sig sina verktyg, kunskaper och erfarenheter till uppdraget.
• Nya perspektiv: En av de mest spännande aspekterna med att ha rätt underleverantör är potentialen för innovation och nya perspektiv. Med sina varierande erfarenheter kan olika underleverantörer bidra med nya idéer och arbetssätt, vilket potentiellt kan leda till betydande innovation och processförbättringar för din verksamhet.

Samla ditt A-lag!

Effektiv hantering av underleverantörer kan förvandla ditt team till stjärnspelare, ungefär som försvaret i ett basebollag. Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och prov samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.