Vad är en resurskalender inom projektledning?

Du bör skapa din kalender i början av ett projekt (tillsammans med din projektplan) och uppdatera den regelbundet. Det är bäst att skapa den direkt i din programvara för resurshantering eller det verktyg du använder för att hantera dina projekt. Den skapas vanligtvis av projektledaren, men en resurshanterare kan också skapa den.

Syftet med en resurskalender

Syftet med en resurskalender är att fastställa den allmänna tillgängligheten för dina mänskliga resurser och om rätt resurser är tillgängliga. Det är inte ovanligt att resurskalendern visar att ett projekt inte är möjligt på grund av resursbegränsningar, vilket innebär att en ändring av projektschemat, omfattningen, resursfördelningen eller kostnaden kan krävas.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så skapar du en resurskalender

Här är stegen för att skapa en resurskalender.

1. Börja med en ny kalender

Börja med att skapa en ny kalender i ditt resurshanteringsverktyg eller använd en kalendermall. En av de främsta fördelarna med verktyg för resursplanering är att de är särskilt utformade för att hjälpa dig att effektivisera processen för resursplanering. Spara kalendern på en lättillgänglig plats så att den är synlig för alla teammedlemmar.

Med de behörighetsfunktioner som erbjuds av de flesta programvaror för resurshantering kan du styra åtkomsten och låta teammedlemmarna visa, redigera och lägga till egna poster. Denna samarbetsfunktion främjar inte bara transparens utan förbättrar även samordningen och produktiviteten inom teamet.

Bästa programvara för resurshantering

1. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

2. Lägg till teammedlemmar och resurser

Nästa steg är att ange teamets uppgifter i ditt resurshanteringsverktyg. Definiera varje teammedlems arbetsdagar och den procentandel av arbetstiden som kan fördelas till projektet.

En teammedlem som arbetar måndag till fredag kan till exempel ha omkring 3 timmars verksamhetsinriktat arbete per dag, vilket innebär att den tillgängliga tiden för projektet på veckobasis kan vara 20 arbetstimmar.

Genom att använda bästa praxis för resurshantering i projekt kan du enkelt följa upp och justera dessa fördelningar, så att varje teammedlems arbetsbelastning är balanserad och projektets tidsplan förblir realistisk.

3. Identifiera tider då teamet inte är tillgängligt

Markera även tider då teammedlemmarna inte är tillgängliga i kalendern, inklusive företagshelgdagar, allmänna helgdagar, planerad semester, sabbatsledighet, tjänstledighet och all annan frånvaro från arbetet.

Genom att markera denna tid som otillgänglig i verktyget får du en mer heltäckande bild av resurstillgängligheten. Det hjälper dig att undvika schemakonflikter och se till att projektplaneringen är så realistisk som möjligt.

Du kan också göra det möjligt för teammedlemmarna att enkelt uppdatera och justera sina arbetsfria tider i resurshanteringsverktyget, så att kalendern förblir uppdaterad under hela projektet.

4. Publicera resurskalendern 

När kalendern är ifylld ska du se till att dela den med teamet och berörda intressenter. Om du skapar kalendern i ett resurshanteringsverktyg blir det enkelt att dela den, och alla kan hålla sig uppdaterade i realtid.

God insyn i kalendern hjälper projektteamets medlemmar och intressenter att förstå vad som händer och vilka tillgänglighetsutmaningar teamet kan möta.

Kommer till exempel vinterledigheten snart? Vad kommer det att innebära för projektkapaciteten? Kom ihåg att det är viktigt att ta hänsyn till och respektera teamets behov av ledighet – vila är avgörande för att upprätthålla moralen.

5. Granska resurskalendern regelbundet

När du har delat resurskalendern är arbetet inte klart. Du bör regelbundet gå igenom kalendern med ditt team och berörda intressenter. Detta är ytterligare en anledning till att det är klokt att skapa kalendern i ett resursplaneringsverktyg.

Det gör det enkelt för dina teammedlemmar att konsekvent ange och uppdatera sin frånvaro. Regelbundna granskningar av kalendern hjälper till att upprätthålla dess noggrannhet och förhindrar att den blir inaktuell och svår att hantera.

Du kan också använda programvarans aviseringsfunktioner för att uppmana till uppdateringar i rätt tid och hålla alla samordnade.

Play Video

Vad ska ingå i en resurskalender

Du behöver inkludera följande information om alla teammedlemmar eller projektresurser som behövs för att uppnå projektets mål:

• Namn
• Befattningar
• Startdatum
• Slutdatum (i förekommande fall)
• Vanliga arbetsdagar
• De specifika dagar då varje teammedlem är tillgänglig för att arbeta med projektet
• Planerad ledighet, sabbatsledighet, tjänstledighet och liknande
• Konkurrerande arbetsprioriteringar

Så här kan det se ut:

Author's Tip

Du kan be teamet att uppdatera sin egen tillgänglighet i kalendern allt eftersom projektet fortskrider, men se till att hålla ett öga på det hela så att du inte råkar ut för överraskningar längre fram. Alla verktyg eller appar som gör att du kan få aviseringar när ändringar genomförs är oerhört hjälpsamma!

Resurskalender jämfört med projektkalender

Medan en resurskalender är en tidsplan över när teammedlemmar är tillgängliga för att arbeta med uppgifter och används för att följa resursernas tillgänglighet, är en projektkalender en tidsplan över planerade uppgifter och milstolpar som används för att följa projektets framsteg. 

Teammedlemmar använder resurskalendern för att ange när de är tillgängliga för att arbeta med projektet, medan projektkalendrar anger vilka uppgifter och leveranser som har tilldelats vem och när arbetet ska vara slutfört.

Tillsammans ger projektkalendrar och resurskalendrar projektledare eller teamledare insyn i teammedlemmarnas tillgänglighet samt projektets milstolpar och tidslinjer, så att de kan identifiera potentiella flaskhalsar i förväg som annars kanske skulle förbli oupptäckta.

Så här kan var och en av dessa kalendrar se ut.

Fördelar med att använda en resurskalender i projektledning

Här är några viktiga fördelar att överväga om du fortfarande funderar på om du verkligen behöver en resurskalender eller inte. 

• Du säkerställer att projektarbetet är jämnt fördelat inom teamet
• Du över- eller underutnyttjar inte dina teammedlemmar, och du undviker att de blir utbrända, vilket håller produktiviteten hög
• Du kan snabbt bedöma vilka teammedlemmar som är tillgängliga och hur länge innan du tilldelar dem några uppgifter
• Du känner till teammedlemmarnas ledigheter i förväg, vilket gör att du kan prognostisera projektets genomförbarhet och resursers tillgänglighet för nya projekt eller mer komplexa projekt längre fram
• Du kan se denna tillgänglighet visuellt och med en blick (i stället för att kämpa med att tolka en lista med datum i ett kalkylark)

Kom igång

Programvaruverktyg är mycket enklare att använda än Google-kalendrar och kalkylark när det gäller att skapa en resurskalender. Ta en titt på våra listor över programvara för resursplanering för att hitta rätt alternativ för ditt teams och projekts behov.