Vad är en RACI-matris? Så gör du: guide, mall och exempel

RACI-diagram är användbara för visualisering av resursplanering, och du kan använda ditt RACI-diagram under hela projektet för att hålla reda på vilka teammedlemmar som är ansvariga, ytterst ansvariga, konsulterade och informerade om uppgifter och leveranser. Spara det i ditt projektledningsverktyg för enkel åtkomst.

Vad står akronymen RACI för?

RACI står för R = ansvarig, A = ytterst ansvarig, C = konsulterad, I = informerad. Låt oss titta lite närmare på vad vart och ett av dessa begrepp innebär.

Ansvarig: Utför uppgiften 

Den här personen utför uppgiften eller leveransen. Personen ansvarar för att arbetet blir gjort eller är den som fattar beslut.

Försök att bara ha en person som är ansvarig för en viss uppgift eller leverans i din ansvarsfördelningsmatris. Ibland behöver den ansvariga personen stöd från någon annan för att slutföra uppgiften, eller så kan personen behöva delegera till någon. I så fall kan du ange mer än en person som ansvarig. 

PROFFSTIPS

Om du har många stödpersoner involverade i olika uppgifter kan du överväga att använda en anpassad version av RACI-diagrammet som kallas RASCI-diagrammet, där S anger vem som stöder uppgiften eller projektet. Samarbetsverktyg är också användbara i den här situationen och kan hjälpa alla att hålla sig uppdaterade och arbeta mot ett gemensamt mål.

Ytterst ansvarig: Äger uppgiften

Den här rollen är ytterst ansvarig för att uppgiften eller leveransen slutförs. Personen kommer troligen inte att utföra arbetet själv, men ansvarar för att se till att det färdigställs. Helst bör det finnas en ytterst ansvarig person snarare än en grupp, för att undvika förvirring kring vem som faktiskt äger uppgiften. 

Ett bra exempel på rollen som ytterst ansvarig är chefen för det team som tilldelats arbetet. Om teamet inte slutför de tilldelade uppgifterna är chefen ytterst ansvarig. 

Konsulterad: Bidrar med information och kunskap

Den här personen, rollen eller gruppen bidrar med användbar information för att slutföra uppgiften eller leveransen. Det finns en tvåvägskommunikation mellan den ansvariga rollen och de konsulterade, och den här personen är ofta ämnesexpert.

Informerad: Hålls uppdaterad

Dessa personer eller grupper hålls uppdaterade om projektets framsteg och milstolpar eller problem som teamet stöter på under vägen. Den informerade parten ombeds inte att ge feedback eller granska specifika delar, men informeras när det är lämpligt. Det är vanligtvis fråga om envägskommunikation till dessa roller eller grupper.

Se mer om RACI-diagram här!

RACI Charts Explained | How to use a RACI Matrix as a Project Manager

När ska du använda ett RACI-diagram?

Är ett RACI-diagram användbart i alla projekt? Det korta svaret är nej. Att lägga till för mycket komplexitet och processer i vissa små och snabbrörliga projekt kan faktiskt göra saker långsammare och skapa hinder. 

Här är några scenarier där RACI-diagram är användbara:

• Större projekt med flera intressenter: Utan en RACI-matris i större och mer komplexa projekt riskerar du situationer där personer frågar varför de inte involverades, eller upptäcker att det behövs ytterligare ett godkännande. I mindre projekt är uppgifterna tydligare för alla, och en RACI-matris gör projektet långsammare.
• Projekt där ansvarsfördelningen är oklar: När du inte är säker på ansvarsfördelningen kan du skapa en RACI-matris och göra välgrundade antaganden om uppgifterna. Få dina intressenters godkännande, eller använd den som utgångspunkt för en diskussion.
• Vattenfallsprojekt: Agila metoder som Scrum är tydliga när det gäller ansvar och ansvarsskyldighet: projektteamet ansvarar och produktägaren är ytterst ansvarig. Vattenfallsprojekt tenderar att ha fler intressenter och större komplexitet, vilket gör en RACI-matris mer användbar.

Exempel på en RACI-matris: verklig fallstudie

Här är ett exempel på en RACI-matris som jag skapade för ett projekt som innebar att ett lojalitetsprogram skulle lanseras för ett modemärke.

Som du kan se finns det ganska många uppgifter och leveranser, liksom intressenter. När jag skapade den här RACI-matrisen stötte jag på några konflikter:

• Det fanns många intressenter både hos kunden och internt. Jag begränsade därför matrisen huvudsakligen till kundens intressenter, medan byrån hade en roll, eftersom vi hade ett litet team på vår sida. RACI-matrisen var främst till för att underlätta hanteringen av de externa intressenterna.
• För de seniora intressenterna grupperade jag dem i stället för att namnge dem individuellt. Vi identifierade kärnteamet av seniora intressenter och därefter den bredare gruppen, så att de inte slogs ihop till en enda grupp. Jag behöll dem ändå i grupper för att göra det enklare.
• Jag tilldelade ansvar även utanför kundens produktägare för att undvika att skapa en enda felpunkt och ett stuprör. Jag diskuterade detta med dem för att säkerställa att de godkände tillvägagångssättet, men produktägaren hade fortfarande en tendens att vara ansvarig för ganska många uppgifter.

Innan vi går igenom några för- och nackdelar kommer här ett kort avbrott:

Play Video

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

För- och nackdelar med RACI-matriser

Här är några av fördelarna och nackdelarna med att använda en RACI-matris i projektet.

Fördelar med RACI-matriser

RACI-matriser kan hjälpa till med följande:

1. Tydligare förväntningar

RACI-matriser tydliggör vem som leder eller ansvarar för arbetet. Det kan bidra till att undanröja förvirring genom att klargöra vem som är ytterst ansvarig, och det är användbart för att fastställa förväntningar hos seniora intressenter som informeras om vilken typ av information de kommer att få.

2. Effektivare kommunikation

Du kan återkomma till RACI-ramverket under hela projektets livscykel, vilket hjälper dig att undvika att involvera varenda person i varje beslut. RACI-matrisen visar när du ska involvera rätt personer i rätt projektfas, vilket påskyndar godkännanden och beslutsfattande.

3. Mindre överbelastning av personer

Du vet när du får åsikter från alla och det blir en mardröm att försöka få med allt? Det är då en RACI-matris är användbar. Genom att skilja mellan konsulterade och informerade kan du separera dem som deltar med återkoppling från dem som endast får uppdateringar om hur uppgifterna fortskrider.

4. Minskad arbetsbelastning och färre stuprör

En RACI-matris är ett användbart verktyg som hjälper projektledare att delegera och undvika att ta på sig för mycket ansvar eller flera roller, vilket därmed minskar risken för utbrändhet. Den motverkar också att en enda felpunkt uppstår, där all kunskap och allt ansvar för en specifik uppgift vilar på en person och skapar stuprör.

Vanliga fallgropar med RACI och hur du undviker dem

Det finns många fallgropar att vara uppmärksam på när man skapar en ansvarsmatris, och de är tidskrävande och ignoreras ofta efter godkännandet. Här är några saker att se upp med och sätt att hantera dem:

1. Projektledaren som den som ansvarar för allt

Ofta kan standardantagandet vara att projektledaren (eller produktägaren) är den person eller roll som ansvarar för allt. Eftersom de levererar projektet levererar de i slutändan allt som ingår i det. 

Tänk på var de som producerar arbetet bör vara ansvariga (t.ex. designers, utvecklare och avdelningschefer), och fördela arbetet därefter. 

2. Att blanda ihop ansvarig och ytterst ansvarig

Termerna ansvarig och ytterst ansvarig ligger ganska nära varandra betydelsemässigt, vilket kan leda till förvirring. Här är den viktigaste skillnaden:

• Du är ansvarig för en uppgift om det ingår i ditt arbete att slutföra uppgiften. Det är du som ska se till att den blir gjord. 
• Du är ytterst ansvarig för en uppgift om det ingår i ditt arbete att se till att uppgiften blir slutförd. Du kanske inte gör den själv, men du ansvarar ytterst för att den blir gjord. 

Här är ett exempel

Du bor på ett trevligt hotell under en tjänsteresa. Städchefen är ytterst ansvarig för att se till att ditt rum är rent och iordningställt när du anländer, men det är troligt att hen inte städar rummet själv. En medarbetare i personalen är troligen ansvarig för att faktiskt utföra städningen.

3. Spänningen mellan konsulterad och informerad

Att bli konsulterad har positiva konnotationer, och personer som tilldelas denna roll kommer att känna sig mer delaktiga och lita på att deras synpunkter kommer att beaktas. Detta kan skapa spänningar för personer som endast informeras, eftersom de kan känna sig utanför.

Överväg om de personer som du planerar att informera faktiskt behöver konsulteras. Om så inte är fallet bör du se till att de vet att rollen som informerad vanligtvis innebär informationsdelning i en riktning; de ska inte lämna synpunkter.

Så skapar du en RACI-matris i 6 steg

I bilden nedan har jag sammanfattat de sex stegen för att skapa en RACI-matris:

Den fantastiska Meghan McInerny höll ett föredrag på Digital PM Summit 2017 och kom med det geniala förslaget att Sagan om ringen faktiskt är ett framgångsrikt projekt och att brödraskapet är ett team.

För att göra det lite lättare att förstå använder vi det projektet som exempel. Vad är projektet? Att få ringen till Mordor och Domedagsberget.

Steg 1: Identifiera projektrollerna

Skapa en tabell där du anger namnen på alla som är involverade i projektet på den översta raden. Traditionellt listar RACI-matriser de funktionella rollerna längst upp. Jag tycker dock att det finns fall där det är bättre att använda namn, och det är ofta min preferens.

Anledningar att ange roller:

• Om en och samma person har flera roller
• Det eliminerar behovet av att uppdatera vid personalförändringar
• Det undviker en blandning av namn och bredare grupper, t.ex. ’kund’ eller ’avdelning X’

Anledningar att ange namn:

• Det är enklare att definiera vilka som är involverade i projektet
• Det är enklare när flera personer har liknande roller

Steg 2: Identifiera projektuppgifter eller leveranser

Bryt ner projektet i tydliga uppgifter och leveranser. Placera dessa i den vänstra kolumnen i ditt diagram. Försök att inte gå ner på en alltför detaljerad nivå, eftersom diagrammet annars kan bli för komplext. Om du följer en tydlig lista över projektets leveranser kan du överväga att lista dessa.

Steg 3: Tilldela RACI till varje roll och uppgift

Gå igenom varje uppgift och avgör vad varje roll ska ansvara för. Varje uppgift ska ha någon som är ansvarig och ytterst ansvarig (endast en person bör vara ytterst ansvarig). Fundera på vem som bör rådfrågas medan uppgiften pågår och vem som bör informeras när den är slutförd. 

I vårt LOTR RACI-exempel ansvarar Frodo för att få ringen till Mordor. Gandalf är, som ledare för Brödraskapet, ytterst ansvarig. Sam hjälper dock Frodo på vägen – han rådfrågas, det vill säga är aktivt involverad.

Steg 4: Kom överens om detta med ditt team

Stäm av alla antaganden du har gjort med dina teammedlemmar och arbeta inte isolerat. Ha ett kort samtal om hur du har satt upp RACI och se till att alla är nöjda med sina roller och ansvarsområden i projektet.

Steg 5: Kom överens om detta med projektets viktigaste intressenter

Boka ett samtal eller möte för att komma överens om detta med de viktigaste intressenterna. Försök att hålla det så enkelt som möjligt för att undvika svårhanterlig återkoppling och tidskrävande diskussioner. Fundera på vilka andra som behöver informeras när ni har kommit överens.

Steg 6: Gör det användbart under hela projektets livslängd

Nu kan jag lägga min RACI åt sidan och fokusera på att arbeta vidare med mitt projekt, eller hur? Nej. Detta är ett av de största problemen med dokument som en RACI: när de väl har skapats glöms de ofta bort.

Så hur gör du detta till ett användbart och fungerande dokument?

1. När du genomför en uppgift eller leverans ska du gå tillbaka till RACI och stämma av vem som ansvarar för vad.
2. Se till att det som fastställdes i början av projektet, inklusive rollerna och ansvarsområdena för uppgifterna, fortfarande stämmer och överensstämmer med eventuella resultat eller justeringar från koncepttest.
3. Ha en version online, med Confluence eller Google Docs, eller i den projekthanteringsprogramvara som används i din organisation. Om du använder ett Microsoft Excel-kalkylblad ska du spara det på en plats som alla har tillgång till.
4. Använd RACI i slutet av projektet för att se hur de tilldelade rollerna och ansvarsområdena fungerade. Behövde så många personer vara involverade? Utförde de ansvariga uppgiften, eller behövde fler personer involveras? Rådfrågades och informerades personerna vid rätt tidpunkter?

RACI-matris: mall och exempel

Jag har utvecklat en RACI-mall som du kan ladda ner. Du hittar även ett exempel, en checklista och en fusklapp. Mallen fyller automatiskt i färgerna utifrån dina inmatningar. Anpassa gärna färgerna efter eget tycke!

Den här mallen är tillgänglig genom ett DPM-medlemskap. Bli medlem och få tillgång till RACI-mallen, samt över 100 andra mallar, prover och exempel för projektdokumentation. Du kan också delta i samtalet om RACI-matriser (och annat) på Slack med över 100 andra digitala projektledare.

Bästa praxis för RACI-matriser

1. Se till att en RACI-matris kommer att vara till nytta för projektet och fundera på hur och varför den ska användas. Undvik att skapa en RACI-matris bara för sakens skull.
2. Se till att du förstår begreppen och ta dig tid att utbilda andra. Oavsett om du väljer RACI eller ett av alternativen (mer om dem nedan), lägg tid på att förklara varje begrepp och vad det innebär för teamet. Det är en användbar påminnelse för dem som redan känner till begreppen, och alla som är nya i projektet kommer att uppskatta att du förtydligade dem. 
3. Se till att endast en roll markeras som ansvarig. En grupp är inte ansvarig, det är en person. Att tilldela flera personer skapar förvirring och fördröjer den redan långsamma beslutsprocessen, projektarbetsflödena och processerna för leveranser eller godkännande av dokument.
4. Du behöver inte informera alla. De som ska informeras är personer som påverkas av uppgiften eller leveransen, eller som har ett eget intresse i den. Projektet har sannolikt en grupp intressenter på hög nivå som behöver informeras, men du behöver inte ta med dessa uppgifter i en RACI-matris (låt det ingå i projektplanen eller planen för intressenthantering).
5. Skapa inte RACI-matrisen isolerat. Be viktiga projektintressenter och projektmedlemmar att bidra med synpunkter. Ta fram ett utkast själv och låt sedan dina intressenter granska det.

Vilka alternativ finns till RACI?

Här är några andra typer av RACI-matriser och varför de kan användas.

1. RASCI

Det förmodligen mest använda alternativet till RACI är RASCI-matrisen, som står för: ansvarig, beslutsansvarig, stödjande, konsulterad och informerad. Teammedlemmar i den stödjande rollen hjälper den ansvariga personen.

Skillnaden mellan stödjande och konsulterad är att den konsulterade bidrar med information, medan den stödjande aktivt deltar i uppgiften.

2. CARS

CARS är specifikt för åtgärder och lägger, precis som RASCI, till stödrollen när uppgifter inte slutförs av en enda roll eller person. Förespråkare av CARS-modellen säger att den eliminerar onödig information från RACI. Det står för:

• Kommunicera: både konsultera och informera
• Godkänna: den godkännande person som fattar besluten
• Ansvara: personen som utför arbetet (samma som i RACI)
• Stödja: personerna som hjälper den ansvariga personen med arbetet

Vissa anser att RACI-modellen tilldelar termer som är ganska uppenbara – det vill säga att den ansvariga ofta är projektledaren eller produktägaren, och att informera i allmänhet omfattar ett bredare spektrum av intressenter i projektet.

3. RAS

Jag gillar förenklingen i den här modellen, eftersom den begränsar termerna till ansvar, godkännande och stöd. Den tar dock inte hänsyn till vem som äger uppgiften, vilket kan skapa förvirring.

4. DACI

DACI är relativt lik RACI-diagrammet och byter ut ansvarig mot drivande, konsulterad mot bidragande och ansvarsskyldig mot godkännande, vilket gör beskrivningarna mer handlingsinriktade. Detta bidrar till att tydliggöra vad dessa roller ska göra och undanröjer den förvirring som kan uppstå med RACI-matrisen.

5. CLAM

En variant av DACI som också fokuserar mer på de involverade åtgärderna än på teamroller. CLAM står för bidrar, leder, godkänner och övervakar.

Överlag definierar många av varianterna av RACI termerna tydligare eller specificerar åtgärder för att undanröja tvetydighet mellan rollerna. Det är inte någon större skillnad mellan modellerna när det gäller vad de försöker uppnå.

Om du är intresserad av andra varianter av RACI kan du läsa mer om RACI 2.0 här.

Vad händer härnäst?

För mer hjälp med att hantera projekt och leda team kan du gå vår kurs i digital projektledning. Den täcker hela projektets livscykel från initiering till avslut och omfattar även ett brett utbud av projektmetoder som bidrar till att projekt lyckas.