Vetenskapen (& konsten) bakom projektuppskattningar + de 6 bästa teknikerna
När du ska fatta beslut om ett stort inköp, vad är det första du gör? Förmodligen gör du lite efterforskningar för att förstå hur marknadspriserna ser ut och hur mycket du kan förvänta dig att behöva spendera. Detta är en något förenklad bild av en projektuppskattning – men det är det du gör.
Innan ett nytt projekt drar igång gör dina team och kunder sannolikt samma sak – försöker förstå hur mycket det kommer att kosta att slutföra arbetet.
Men kostnaden är inte det enda som behöver beaktas i uppskattningsprocessen för projektet; alla behöver också förstå hur många personer som krävs och hur mycket tid det kommer att ta att slutföra arbetet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den digitala världen kan priser, bemanning och tidsplaner variera kraftigt för liknande projekt. Det beror på att det finns så många variabler, bland annat:
- Omfattningen av det arbete som behöver slutföras
- De teammedlemmar som finns tillgängliga för att utföra arbetet
- Teammedlemmarnas kompetenser i projektet
- Hur mycket tid teamet har på sig att slutföra arbetet
Så hur avgör en projektledare och projektteamet hur mycket något kommer att kosta innan de har börjat utföra arbetet?
Kostnadsuppskattning kan vara en verklig utmaning – att skapa en projektbudget som fungerar för teamet och kunderna, om du arbetar på en byrå, är en blandning av konst och (data)vetenskap.
Den här guiden ger dig de verktyg och tekniker du behöver för att skapa mer träffsäkra uppskattningar.
Vad är en projektuppskattning och när behöver du en?
En uppskattning är helt enkelt en ungefärlig beräkning av den arbetsinsats och kostnad som kan krävas för att slutföra ett projekt.
Det är ingen garanti för den slutliga kostnaden – i stället ger den kunden ett kostnadsförslag eller en vägledning (ofta i form av ett uppskattat ungefärligt intervall) för hur mycket det kan kosta att genomföra eller leverera något, så att kunden kan säkra budgeten för att starta projektet. Budgetuppskattningar görs innan ett projekt officiellt har startat.
Är du ny inom uppskattning eller vill du öva? Du kan ladda ner projektbudgetmallen för en webbplatsomdesign nedan. När du har läst klart det här inlägget vet du vilken typ av uppskattning du ska använda – och när – samt vilka steg och verktyg för projektbudgetering du kan använda för att hantera din projektuppskattning och i slutändan din projektbudget.
Vad är skillnaden mellan en uppskattning och en budget?
En uppskattning är en ungefärlig beräkning, medan en budget är det totala belopp du har tillgängligt för att slutföra projektet. Vanligtvis blir en projektuppskattning en projektbudget efter att projektsponsorn eller kunden har godkänt den.
En viktig skillnad innan vi går in på djupet: innan du gör en uppskattning bör du veta hur mycket saker kostar internt. Detta belopp kan vara lägre än det du faktiskt fakturerar kunden (för att ta hänsyn till omkostnader och vinst).
Du bör känna till de faktiska kostnaderna för att bedriva verksamheten innan du lämnar en uppskattning till kunden (Observera att detta inte gäller interna digitala team).
Den här artikeln fokuserar inte på hur man fastställer kostnader, eftersom vi kan ta upp det i en annan artikel.
Varför är projektuppskattningar viktiga?
Att göra uppskattningar kan verka som en besvärlig process, men det är en avgörande del. Och även om det kan vara frestande att kopiera och klistra in en kostnadsuppskattning och skicka iväg den, är det viktigt att projektledare förstår att varje kostnadsuppskattning är unik.
Uppskattning är en grundläggande del av projektledarrollen – processen att beräkna hur mycket ett projekt kan kosta är viktig för att fastställa projektets ramar.
Här är varför du behöver skapa en uppskattning för projektet innan arbetet drar igång:
- Estimat ger prisvägledning: du behöver veta vad du ska ta betalt av kunderna (och när) så att kunden kan avgöra om de har budgeten och om det är värt investeringen att gå vidare med projektet
- Estimat skapar tydlighet: när du vet hur stor budget en kund har hjälper processen med att ta fram ett kostnadsestimat till att definiera tillvägagångssättet. Du kan använda det du vet om den totala budgeten för att fastställa projektroller, ansvarsområden och leveranser. Om en kunds budget exempelvis ligger 20 % under ditt estimat kan du överväga att minska antalet leveranser i projektet eller försöka omfördela resurser för att undvika överutgifter.
- Estimat kan hjälpa till att styra resursplaneringen: när du slutför ett estimat kan du även beskriva de steg eller det tillvägagångssätt du kommer att använda för att slutföra arbetet. Detta kan användas när du skapar din resursplan eller sätter samman ditt projektteam.
Vad ingår i en projektuppskattning?
Projektuppskattningen måste omfatta alla kostnader som är förknippade med projektet.
Det kan vara kostnaden för projektteamets tid (debiterad per timme eller till ett fast projektpris), kostnaden för eventuell maskinvara eller programvarulicenser som behövs för projektarbetet, licenser eller prenumerationer på programvara från tredje part som behöver integreras som en del av projektet samt andra kostnader som av någon anledning kommer att debiteras kunden.
Vissa projektuppskattningar omfattar även en reservbudget. Detta kan vara mycket användbart om det finns okända faktorer i projektet. Att ha 10-20% av budgeten som en reserv kan ge projektledare och deras team lite ”svängrum” när de tar fram en uppskattning.
Om du och ditt team lägger till en reserv i er uppskattning bör ni se till att komma överens med kunden om hur ni ska kommunicera era behov av att använda denna budget.
Hur projektuppskattningar delas med kunder eller sponsorer kan variera från byrå till byrå eller från team till team. Vissa är mer transparenta än andra. Ett råd är att ju mer transparenta ni kan vara, desto enklare blir det att säkerställa att inget förbises och att alla har samma bild av kostnaderna.
3 typer av projektuppskattningar
Vilka typer av uppskattningar finns det? Det finns många, men här är några av de vanligaste uppskattningarna som digitala byråer använder:
Grova storleksordningsestimat (ROM)
En grov storleksordningsuppskattning, ibland kallad en ungefärlig uppskattning, hjälper en kund att förstå kostnaden och den uppskattade arbetsinsats som krävs för ett projekt. Denna typ av estimat används vanligtvis mycket tidigt i processen när man beslutar om man ska gå vidare med ett nytt projekt eller inte och är generellt en grov uppskattning som anges som ett intervall.
Om en kund exempelvis vill att din byrå ska bygga en ny webbplats och du vet att din byrås främsta kompetensområde är webbplatsprojekt i intervallet $95,000 till $150,000, men kundens budget bara är $50,000, kan kunden avgöra att projektet inte passar din byrå och i stället leta efter en byrå som bättre motsvarar deras budget och behov.
Budgetuppskattning
En budgetuppskattning kommer att vara mycket mer specifik. Du bör använda en budgetuppskattning när kunden är ganska säker på att de har budgeten, men behöver lite mer information om hur den skulle fördelas innan de beslutar sig för att gå vidare med projektet.
Anta att din kund är nöjd med den grova storleksordningsuppskattning du gav dem. Nästa steg blir att ta fram den föreslagna projektplanen tillsammans med kostnaden för varje fas eller leverans. Du kan även inkludera en föreslagen tidsplan som visar kunden när ni kan starta och hur lång tid projektet kommer att ta.
Om ditt grova estimat hade ett bredare intervall kan du även överväga att skapa två budgetuppskattningar, en för den övre delen och en för den nedre delen. Även om det är troligt att du och kunden siktar på mitten av intervallet ger detta mer specifik information om vad de skulle få (och när) vid respektive ytterpunkt.
Definitivt SoW-estimat
Använd ett definitivt SoW-estimat när du har slutfört all nödvändig utredning och behöver godkännande av projektbudgeten.
Anta att kunden var mycket nöjd med din budgetuppskattning och är redo att gå vidare med arbetet. Det sista steget i förfiningen av estimatet är att sammanställa arbetsbeskrivningen (SoW), som kommer att innehålla estimatet och den totala projektbudgeten.
Kom ihåg att det är SoW:n som ligger till grund för avtalet med kunden – den bör beskriva hela projektomfattningen och de kostnader som är förknippade med den. Om det därför sker några ändringar i projektbudgeten (eller projektomfattningen) efter att SoW:n har undertecknats behöver du sannolikt genomföra en ändringsorder.
Så beräknar du projektuppskattningar: 6 uppskattningstekniker
Så vilka metoder för projektuppskattning finns inom projektledning? Det finns flera olika sätt att uppskatta ett projekt, och det är värt att känna till dem så att du vet vilken projektuppskattningsteknik du ska använda i ditt projekt och när du ska använda den.
I det här avsnittet går vi igenom sex uppskattningstekniker. Det är värt att nämna att du kan använda AI vid uppskattning av projektkostnader tillsammans med dessa tekniker.
1. Uppskattning uppifrån och ned
Vid en uppskattning uppifrån och ned bestämmer du (eller låter kunden tala om för dig) den slutliga budgeten för hela arbetsomfattningen och delar sedan upp totalsumman mellan uppgifterna eller faserna.
När du har brutit ner budgeten per uppgift eller fas kan du granska dessa mindre arbetsdelar för att avgöra om den tilldelade budgeten verkar vara tillräcklig.
Det är här den konstnärliga och vetenskapliga delen kommer in. Du kanske har data om hur lång tid vissa uppgifter kan ta, vilket kan hjälpa dig att avgöra om uppskattningarna verkar rimliga. Du bör också använda din erfarenhet och intuition för att förstå var i projektet det kan behövas mer tid eller resurser än vanligt.
Det kan bero på de kreativa behoven eller på att du arbetar med en app som har mer komplex funktionalitet än vad teamet någonsin har arbetat med tidigare.
Uppskattning uppifrån och ned är en användbar teknik i projektets tidiga faser när du försöker validera om kundens budget räcker för att leverera ett projekt.
Fördelen med uppskattning uppifrån och ned är att det kan vara ett mycket snabbt sätt att ta fram en uppskattning. Det kan vara användbart om du försöker hjälpa en kund att avgöra om budgeten är realistisk eller inte. Det är också användbart för att hjälpa kunden att förstå vilken typ av omfattning budgeten kan räcka till.
Nackdelen med uppskattning uppifrån och ned är att den inte alltid är korrekt. Om du använder en uppskattning uppifrån och ned som utgångspunkt bör du se till att validera tillsammans med teamet att budgeten är korrekt fördelad, så att de kan slutföra allt nödvändigt projektarbete innan du omvandlar uppskattningen till en arbetsbeskrivning.
2. Analog uppskattning
Den analoga uppskattningsprocessen använder data från liknande projekt för att fastställa den totala projektkostnaden.
Ett exempel på analog uppskattning är när en kund kontaktar dig för att få en webbplats omdesignad och vill veta vad det kan kosta. Du tittar då på liknande projekt och baserar din första uppskattning på vad tidigare projekt fakturerades.
Kom ihåg att om du tittar på projekt som är ungefär ett år gamla eller äldre bör du justera uppskattningen för eventuella höjningar av priser eller kostnader, så att budgetuppskattningen blir så korrekt som möjligt.
Enkelt, eller hur? Ja, om du faktiskt har relevanta historiska data som stämmer överens med det aktuella projektet du försöker uppskatta. Det förutsätter att du har data från tidigare projekt som liknar det aktuella tillräckligt mycket för att ge en användbar jämförelse.
Analoga uppskattningar kan också härledas från exempel utanför din eller ditt teams projekterfarenhet (till exempel finns här en undersökning med ungefärliga siffror för kostnader för utveckling av mobilappar).
Var försiktig – externa exempel kan vara en bra utgångspunkt om du aldrig har genomfört den typen av projekt tidigare, men du behöver fortfarande göra en hel del noggrann efterforskning när du bryter ner kostnaderna för ditt specifika fall.
Fördelen med analog uppskattning är att den går mycket snabbt och enkelt och kan användas när det finns begränsad information om projektet – precis som uppskattning uppifrån och ned är det en utmärkt uppskattningsteknik när du bara behöver en ungefärlig uppskattning.
Nackdelen med analog uppskattning är att den ofta kan vara felaktig. Även om det kan finnas likheter mellan projekt är varje projekt unikt – det är ofta som att försöka jämföra äpplen och apelsiner.
Dessutom är jämförande uppskattningar, för att vara genomförbara och användbara, starkt beroende av korrekta historiska data (här kommer en skamlös uppmaning att göra lite dataanalys när projektet avslutas!).
3. Parametrisk uppskattning
Om du har tillgång till data och lite mer tid kan parametrisk uppskattning vara en potentiellt mer exakt teknik för grova uppskattningar. Parametrisk uppskattning tar variabler från liknande projekt och tillämpar dem på det aktuella projektet.
Anta till exempel att du har fått i uppdrag att utveckla en animation på 2 minuter. Säg att kostnaden för ett tidigare projekt där en animation på 30 sekunder utvecklades var $10,000. Du skulle då kunna extrapolera att kostnaden för det aktuella projektet blir ungefär 4 gånger så hög, alltså omkring $40,000.
Fördelen med den här processen är att den är mer exakt än jämförande uppskattning, eftersom den använder mer än ett dataset och det statistiska sambandet mellan historiska data och variabler. Den används också ofta i byggprojekt (och du kan använda AI vid kostnadsuppskattning inom bygg för att få hjälp med detta).
Nackdelen är att det i digitala projekt ofta är svårt att hitta användbara datapunkter, eftersom projekten kan skilja sig mycket åt. Ett fall där detta kanske inte gäller är om du återkommande gör affärer med samma kund.
Anta att din animationskund älskar sin animation på 30 sekunder och återkommer till dig 6 veckor senare för att ta fram 2 animationer på 40 sekunder. De data du har från det första projektet (förutsatt att nästa projekt liknar det första) kan enkelt ligga till grund för det nya projektet.
4. Trepunktsuppskattning
Om du är klar med de grova uppskattningarna och kunden har bett om en ordentlig budgetuppskattning behöver du börja använda mer exakta uppskattningstekniker. En enda uppskattning av antalet timmar per uppgift är enklast, men ibland är det bra att tänka i intervall och använda ett viktat genomsnitt.
Trepunktsuppskattning är ett sätt att beräkna en realistisk kostnadsuppskattning med hjälp av tre datapunkter:
- Uppskattningen för bästa möjliga fall
- Uppskattningen för värsta möjliga fall
- Uppskattningen för det mest sannolika fallet
Hur fungerar detta? Säg att du efter att ha diskuterat med ditt team uppskattar tiden för att utforma en webbsida enligt följande:
- Bästa fall: 3 timmar
- Värsta fall: 9 timmar
- Mest sannolika fall: 5 timmar
Om du känner till bästa och värsta fall kan du också beräkna deras genomsnitt för att fastställa vad som är mest sannolikt (någonstans mellan bästa och värsta fall).
Fördelen med trepunktsuppskattning är att den minskar risken genom att ta hänsyn till bästa möjliga, värsta möjliga och mest sannolika utfall.
De enda egentliga nackdelarna med trepunktsuppskattning är att det tar lite längre tid att genomföra, och att du kanske inte vet hur lång tid det tar om du uppskattar uppgifter som du aldrig har utfört tidigare.
5. Uppskattning nerifrån och upp
När du ska skapa en arbetsbeskrivning kan det vara bra att göra en estimering nerifrån och upp.
Estimering nerifrån och upp använder en arbetsstruktur (WBS) som du kan hämta från din projektplan och använda för att bryta ner ett projekt i dess individuella uppgifter. Dessa uppskattas separat och läggs sedan ihop för att beräkna den totala projektkostnaden.
Fördelen med estimering nerifrån och upp är att den är den mest exakta metoden och att den, genom sin detaljerade nivå, möjliggör robust uppföljning av projektets framsteg jämfört med uppskattningen. Du märker mycket snabbt om ett projekt överskrider budgeten om uppgifterna börjar ta längre tid än beräknat.
Nackdelen med estimering nerifrån och upp är att den är tidskrävande att ta fram och egentligen bara kan användas när du känner till alla detaljer för varje uppgift i ett projekt.
Genom att bli mycket detaljerad (och uppskatta på uppgiftsnivå) kan metoden dessutom ibland blåsa upp kostnaden i en uppskattning. Därför är det en utmärkt teknik att använda tillsammans med analog estimering när du försöker validera om din uppskattning är lämplig.
6. Metoden för kritisk linje
Metoden för kritisk linje (CPM) har mer att göra med projektets tidsplan än med budgeten. Med det sagt fokuserar vissa av de estimeringsmetoder vi har tittat på i den här artikeln på att uppskatta kostnader, men vi har också talat om vikten av att projektets uppskattning omfattar tidsplanen för arbetet.
Den kritiska linjen är den kortaste tiden mellan projektets start och slut. I ett projekt finns det vissa uppgifter som kan utföras parallellt och andra som har beroenden.
Om ditt projekt till exempel går ut på att implementera programvara för en ny digital kiosk kan du inte implementera den utvecklade programvaran i kiosken förrän kiosken har installerats.
Uppgifterna att beställa och montera kiosken ligger alltså på projektets kritiska linje, och projektet kan inte slutföras (dvs. programvaran kan inte installeras) förrän kiosken har monterats och är redo för att programvaran ska laddas in i den.
Hur kan tidsåtgången kopplas till budgeten? Om din kund vill att projektet ska levereras snabbare än vad som är möjligt med det nuvarande teamet och tidsplanen kan du behöva justera budgeten för att anpassa din resurshantering och ge dig möjlighet att lägga till personer i projektet för att nå kundens måldatum. Programvara för resurshantering kan vara användbar för den här typen av analys eftersom den låter dig organisera projektkostnader och arbetsinsatser visuellt över teamet samt planera för eventuella oförutsedda händelser kopplade till dina resurser.
Vilka estimeringstekniker bör du använda?
Det finns ingen rätt eller fel estimeringsmetod, och ibland kan du använda fler än en per projekt! För att avgöra vilken estimeringsteknik du ska använda bör du tänka på vilken typ av uppskattning du behöver, baserat på vad du vet om arbetet och var ditt team eller din kund befinner sig i beslutsprocessen.
Så även om estimering nerifrån och upp kan verka vara det bästa tillvägagångssättet är den inte alltid att rekommendera när du har ont om tid och resurser eller fortfarande har många okända faktorer, även om den kanske är den mest exakta.
Projektuppskattning i praktiken
Om du aldrig har gjort en projektuppskattning tidigare är det här ett bra (och riskfritt) tillfälle att prova.
För den här övningen låter vi oss baka en kaka. En mycket dyr kaka.
Nedan hittar du en budgetuppskattning för att baka en kaka. Du skulle kunna presentera ett sådant dokument för en kund och se om kunden kan säkra $1,000 för att starta kakbakningsprojektet. Efter att ha förfinat kostnadsuppskattningen skulle du sedan skapa en arbetsbeskrivning och få godkännande genom en inköpsorder.
Sedan skulle du baka din fantastiskt goda kaka. Visst, det är en löjligt dyr kaka, men du förtjänar den.
Det här exemplet på en uppskattning innehåller viktig projektinformation, bland annat projektnamn, projektledare och datum. Uppskattningen delar upp uppgifterna i faser och visar vem som ska utföra vilken uppgift i varje fas av projektet samt vilken arbetsinsats de ska lägga ned.
Det är viktigt att det här uppskattningsexemplet också visar kostnader för tredje part (som vi mycket generöst nog inte lade på något påslag på) samt en sammanfattning av uppskattningen som en kund skulle kunna använda som sin budget.
I det här exemplet på en projektbudget tog vi inte med någon riskbudget, ändringsbudget, reserv eller några antaganden eftersom det trots allt bara handlar om en kaka och vi försöker hålla det enkelt.
Mall för projektuppskattning
Om du letar efter en mall för projektuppskattning har du tur. Vi har skapat den här projektbudgetmallen för ett webbdesignprojekt med ett pris på $100k. Den motsvarar den projektplan som vi skapade, så att du kan använda de två tillsammans.
Ladda ned mallen och använd den medan du följer resten av den här guiden.
Filerna innehåller mallar för kostnadsberäkning av projekt och projektuppskattning som du kan anpassa för dina egna projekt. Om du letar efter en projektbudgetmall för Excel har vi inkluderat en sådan i det här paketet, liksom en enkel checklista för projektuppskattning.
5 saker att känna till innan du skapar en projektuppskattning
För att skapa din egen uppskattning behöver du känna till vissa saker. Oavsett om du arbetar internt och överväger ett nytt projekt för ditt team eller verksamhetsområde, eller om du arbetar på en byrå och eventuellt ska anlitas för kundarbete, är det här vad du behöver samla in för att kunna skapa den bästa möjliga uppskattningen.
1. Definiera projektet
Innan du börjar uppskatta något är det första du behöver förstå varför du genomför projektet över huvud taget. Du måste förstå kundens uppdragsbeskrivning, vad de försöker uppnå och varför.
Du behöver förstå projektets önskade resultat och hur framgång ser ut för dem. Utan den grundläggande förståelsen av de strategiska målen är det svårt att veta var du ska lägga tonvikten i projektarbetet.
Om projektet är tekniskt till sin natur kan du be om alla tekniska specifikationer du kan få. För ett webbplatsprojekt kan du till exempel fråga vilken plattform de vill bygga på, var den ska hostas och vilka funktioner eller integrationer som behöver utvecklas.
Om din kund inte vet ännu har du två alternativ: du kan göra (och dokumentera) vissa antaganden eller rekommendationer baserat på deras nuvarande webbplats, eller så kan du ange ett uppskattat intervall och återkomma till frågan!
2. Fråga om projektbudgeten
Det är bra att ha en uppfattning om kundens budget innan du börjar göra något. Ofta hävdar en kund att de inte känner till projektbudgeten, vilket innebär att du behöver diskutera några alternativ. Du kan prova att nämna några belopp och avläsa kundens reaktion.
Säg något i stil med: ”Hur skulle du känna inför att spendera $75,000 på det här arbetet?” Om kunden säger att det låter väldigt dyrt vet du att du behöver sikta lägre, eller om du utifrån din förståelse av projektet vet att du inte kan slutföra ett framgångsrikt projekt för det beloppet kan du avsluta diskussionen här och nu.
Även om detta är ny mark för dig och din potentiella kund bör personen som skriver under checkarna ha en uppfattning om vad de förväntar sig att spendera eller vad de har tillåtelse att spendera.
Om du får denna information från början sparar du mycket tid och onödig fram- och återgång, eller besvikelsen över att lägga timmar på att skapa en uppskattning/ett förslag som inte passar kundens behov.
3. Ha en plan för projektet
När du uppskattar ett projekt är det mycket enklare om du åtminstone har en enkel projektplan. I praktiken behöver du redigera projektplanen (och projektschemat) så att den överensstämmer med uppskattningen, och du behöver förfina uppskattningen så att den överensstämmer med projektplanen.
Förhållandet mellan kostnadsuppskattningen och projektplanen är symbiotiskt; de bygger på varandra. Om du går direkt in i en uppskattning utan någon plan kommer du snabbt att upptäcka att du behöver en tillhörande projektplan för att uppskattningen ska ha någon betydelse.
Med det sagt kan det också vara till hjälp i projektplaneringen att göra en snabb uppskattning uppifrån och ned. Tänk på det som en skiss av en projektplan. Syftet är att markera en utgångspunkt och räkna ut hur mycket arbete du har råd att lägga på olika faser av ett projekt för att se om det kan vara genomförbart.
En annan viktig del av planen, som är särskilt viktig för uppskattningar i en byråmiljö, är att ta hänsyn till vem som ska arbeta med projektet och hur mycket tid de ska lägga ner.
Om du till exempel har tre utvecklare som arbetar med webbplatser och de befinner sig på olika erfarenhetsnivåer kommer de att debitera olika timpriser (förutsatt att du uppskattar arbetet utifrån en timkostnad). Låt oss säga att den mest seniora utvecklaren debiterar $250/timme, den med medelhög till hög erfarenhet debiterar $175/timme och juniorutvecklaren debiterar $115/timme.
Du behöver basera din uppskattning på vem som sannolikt kommer att arbeta med projektet och hur mycket tid du tror att de behöver i varje fas eller för att nå varje milstolpe i projektet.
Glöm inte att inkludera viss debiterbar tid i din uppskattning för seniora ledare som ska ge råd om eller granska arbetet. Det kan vara din huvudutvecklare som granskar kod eller den kreativa chefen som hjälper till att säkerställa att varumärkesstandarderna tillämpas korrekt.
4. Förstå varför du gör en uppskattning
Gör du en uppskattning för att få fram en korrekt projektbudget? Eller gör du en uppskattning för att nå ett specifikt belopp? Försöker du vinna nya affärer eller sälja ett projekt som en förlustaffär för att få mer arbete längre fram? Vill du investera mycket i den inledande förstudien, som kan utnyttjas för en grupp framtida projekt, eller är det ett tekniskt projekt med hög risk där mer arbete bör avsättas för utveckling?
Kostnadsuppskattningar har alltid ett sammanhang. Om du känner till hela bilden ser du till att du inte slösar tid på att ta fram något som kanske är tekniskt korrekt men helt olämpligt för projektet.
5. Förstå vilken typ av uppskattning du behöver
Inför att en projektbudget ska godkännas av en kund finns det en process för att fastställa budgeten. Så hur ser du till att du inte slösar tid på att skapa en detaljerad kostnadsuppskattning som ligger långt över kundens budget? Under olika faser av ett projekt kan vi använda olika typer av uppskattningar.
Vanliga frågor om projektuppskattningar
När bör projektuppskattningar göras?
Projektuppskattningar bör göras för att underlätta beslut om projekt. Det kan vara för att hjälpa teamet eller kunden att avgöra om de ska gå vidare med ett projekt eller för att fastställa den slutliga budgeten för ett projekt innan det startar.
Det är möjligt att du behöver göra en mer generell grov uppskattning i de tidiga planeringsfaserna av ett projekt och en mer detaljerad och exakt projektuppskattning för att få en undertecknad och verkställd arbetsbeskrivning eller ett avtal.
Spelar uppskattningar någon roll i agila projekt?
Det gör det, men det görs inte på samma sätt som i ett traditionellt vattenfallsprojekt. I agila projekt kategoriseras arbetet i en produktbacklogg och levereras i sprintar. Under sprintplaneringsmötet uppskattas funktionerna för att kunna slutföras inom sprinten. Under arbetets gång läggs nya uppgifter till i backloggen, och uppgifter kan tas bort om de blir inaktuella.
Så hur kan detta fungera i ett byrå- eller avtalsprojekt där du behöver ge kunden ett totalpris för arbetet och fastställa en tidsplan för slutförandet? Det kan vara en utmaning!
Är det bättre att över- eller underskatta projekt?
Ett av dina ansvarsområden som projektledare är att leverera projekt lönsamt och inom budget. Därför kan det enkla och säkra alternativet vara att överskatta och lägga till gott om marginal i din uppskattning, så att du och ditt team ser ut som stjärnor när ni håller er till eller hamnar under budgeten.
Men en projektrisk som är förknippad med att blåsa upp budgeten är att det kan kosta din byrå hela projektet. Om du uppskattar kostnaden för högt kan projektet avfärdas som för dyrt och aldrig komma igång.
Om du hamnar i den andra ytterligheten och underskattar budgeten för ett potentiellt projekt för att tillmötesgå en kund, riskerar du att försätta din byrå eller ditt team i en situation där ni kan behöva genomföra projektet med förlust eller skära ned på arbetet och offra kvaliteten för att kunna leverera.
Det verkliga svaret är att balansera på uppskattningarnas knivsegg. Genom att hitta rätt balans mellan att uppskatta för högt eller för lågt kan du hantera spänningen mellan dessa två faktorer, säkerhet och risk – och skapa en kostnadsuppskattning som kunden kan acceptera men som är tillräckligt hög för att du ska kunna leverera inom budget.
Hantera den slutliga projektbudgeten
När du har fastställt en budget (och den har godkänts av kunden) behöver du hantera och följa upp budgetanvändningen under hela projektet. Du kan använda din projektledningsprogramvara för att fördela och hantera budgeten (samt följa upp allas att-göra-uppgifter).
Det finns flera sätt att göra detta på, som vi inte har tid att gå igenom fullständigt i den här artikeln. Men vi skulle aldrig lämna dig utan resurser för att hantera din budget, så se till att läsa våra artiklar om projektledningens livscykel och omfattningsglidning för några experttips.
Ta en titt på detta verkliga exempel på budgethantering, där projektledaren hade nästan inga pengar alls.
Vad händer härnäst?
Behöver du mer hjälp med projektbudgetering eller råd om hantering av projektbudgetar? Läs Galens artikel om sätt att förbättra processen för projektuppskattning och ta reda på mer om hur exakt tidsregistrering kan bidra till att förbättra dina projektbudgetar.
