6 steg för att skapa en projektstadga (+ exempel & mall)
Projekt kan inte starta utan en stadga: Projekt kan inte officiellt starta utan en stadga, och om du hoppar över detta steg leder det till bristande samsyn och ökad risk för att projektet misslyckas.
Stadgor skapar samsyn och förankring: En projektstadga beskriver omfattningen och affärsnyttan, så att alla intressenter är överens om projektets syfte och leveranser innan projektet faktiskt drar igång.
En ritning för projektframgång: En projektstadga definierar roller, ansvarsområden och projektmål samt ger projektledaren mandat att genomföra projektarbetet och använda projektbudgeten.
Håll det enkelt och fokusera på helheten: Din stadga bör ge en översikt på hög nivå, undvika onödiga detaljer och hålla saker enkla så att alla som är involverade i projektet kan förstå vad som händer.
Använd en mall: I stället för att skapa en stadga från grunden för varje nytt projekt kan du använda en mall (som vår!) för att spara tid.
Projektstadgor beskriver omfattningen och målen för ditt projekt. Om du vill starta ditt nya projekt på rätt sätt är en omfattande projektstadga rätt väg att börja, och den sparar tid längre fram.
Utan en sådan kan projektet faktiskt inte starta officiellt, och det finns ingen garanti för att alla dina intressenter är överens om projektets syfte och leveranser. Det bäddar för att projektets omfattning växer okontrollerat, missförstånd och i slutändan ett misslyckat projekt.
Jag ska beskriva vad en projektstadga är och hur en väl utformad sådan hjälper oss att hålla kursen genom hela projektledningslivscykeln. Du hittar också exempel på projektstadgor, en mall för projektstadga och en lista över programverktyg som hjälper dig att utveckla och hantera din projektstadga.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en projektstadga?
En projektstadga är ett formellt dokument som beskriver den gemensamma förståelsen av ett projekts omfattning, utveckling och projektmål, samtidigt som rollerna och ansvarsområdena för varje involverad part definieras. Det är vanligtvis ett ganska kort dokument.
Projektstadgor ger klartecken för att ett projekt ska börja. På samma sätt som den juridiska definitionen av ordet ”stadga” ger en stadga inom projektledning ett projekt rätt att existera och ger projektledaren befogenhet att genomföra arbetet och använda projektbudgeten. Om stadgan godkänns går projektet vidare till planeringsfasen.
Du kan också se en projektstadga benämnas som ett kortfattat underlag eller ett projektinitieringsdokument (PID).
Här är en snabb sammanfattning:
När ska jag skapa projektstadgan?
Projektledaren bör skapa projektstadgan under projektets initieringsfas. Att dokumentera projektets syfte, vilka aktiviteter som kommer att ingå i genomförandet och vem som ansvarar för att utföra vilka aktiviteter är avgörande för att samordna viktiga intressenter innan projektets uppstart.
Mall och exempel på projektstadga
Ladda ner din mall här och använd den här guiden medan du fyller i den – insikterna i den här artikeln hjälper dig att skapa en stabil projektstadga. Vi har också inkluderat ett ifyllt exempel så att du får en uppfattning om hur din bör se ut.
Projektstadga jämfört med arbetsbeskrivning (SoW) och projektplan
Den huvudsakliga skillnaden mellan dessa projektdokument är att arbetsbeskrivningar anger vad projektet omfattar och vilken budget det har, projektstadgan ger projektledaren rätt att använda den budgeten och projektplanen beskriver hur arbetet ska utföras och hur budgeten ska användas.
Arbetsbeskrivning
En SoW beskriver verksamhetens behov av ett projekt, anger vad som ingår eller inte ingår i projektet och beskriver specifika projektleveranser. En SoW sammanfattar vanligtvis också projektantaganden och föreslagna acceptanskriterier.
En SoW är en viktig referenspunkt för projektets intressenter, och det är absolut nödvändigt för projektledare att veta hur man skapar en SoW. Även om en välskriven SoW kan bespara dig mycket besvär, kan å andra sidan även ett litet misstag få stora konsekvenser längre fram.
Du kan se SoW:en som en föregångare till och viktig informationskälla för den formella projektstadgan.
Projektplan
Medan projektstadgan förklarar ”vad” och ”varför” i ett projekt, beskriver projektplanen ”hur”. På samma sätt som projektstadgan bygger vidare på SoW:en, bygger projektplanen vidare på projektstadgan.
En projektplan förklarar hur du ska hantera projektets olika aspekter, inklusive potentiella risker, projektschemat, kommunikation med mera.
Varför är projektstadgan så viktig?
Projektstadgan är viktig eftersom den får dina intressenter att enas om varför ni genomför projektet, vad som ingår i omfattningen (på en övergripande nivå) och vem som gör vad. Vissa organisationer kräver en undertecknad projektstadga innan resurser tilldelas, inklusive finansiering, till ditt projekt.
Låt oss gå igenom fördelarna mer ingående ur perspektivet hos varje involverad part.
Fördelar för projektledare och team
- Förmedlar projektets värdeerbjudande: hjälper dig att avgöra om det är värt att genomföra projektet
- Sparar tid längre fram: den tid du lägger på att klargöra målen i början av ett projekt är tid som du inte behöver lägga på felsökning och förhandling senare under projektets livscykel
- Förtydligar budgeten: säkerställer att finansiering finns tillgänglig och frigörs i tid. Att fastställa dina utgiftsbefogenheter och budgetar sparar tid innan projektet startar.
- Fastställer tydliga riktlinjer för projektteamet: att definiera framgångskriterier är ovärderligt för att vägleda teamet när du börjar informera om projektet
- Stärker teamets moral: ett team som arbetar utifrån en slarvigt utformad projektstadga kommer gång på gång att känna sig förvirrat, samtidigt som det hårda arbetet går till spillo eller leder i fel riktning. En välskriven projektstadga ger måttstockar för ett framgångsrikt projekt som teamet kan känna sig motiverat och tryggt att arbeta mot.
Projektstadgan har blivit automatiserad, eller hur? Folk glömmer vad allt detta handlar om. Det är ett fantastiskt dokument; det här är ditt försäljningsdokument för att få människor entusiastiska över det vi gör. Det visar också vem projektledaren är. När du inte har den formaliseringen går du in i rum och folk säger: ‘vem har utsett dig till projektledningens gud eller gudinna?’ Du har det här dokumentet som säger, just här. Det har den verkställande chefen som har godkänt det. Så det är också ett säkerhetsdokument.
Fördelar för kunder och andra intressenter
- Skapar en gemensam förståelse: intressenterna vet vad de kan förvänta sig och vilka resursbegränsningar projektet står inför
- Fungerar som ett marknadsföringsverktyg: projektstadgan kan fungera som ett försäljningsdokument för att motivera nya eller befintliga investeringar.
Vad ska ingå i en projektstadga?
Här är vad du ska inkludera i din projektstadga:
- Introduktion: förklarar syftet med stadgan och anger projektnamnet
- Affärsnytta och omfattningsbeskrivning: förklarar projektets syfte (inklusive affärsdrivkrafter och eventuella relaterade projekt), definierar aktiviteter på hög nivå som ingår i projektets omfattning (detta hjälper till att undvika omfattningsglidning senare) och beskriver den förväntade avkastningen på investeringen
- Framgångskriterier: definierar hur framgång ser ut och hur teamet ska mäta framgång
- Viktiga krav eller leverabler: sammanfattar krav på hög nivå och/eller viktiga leverabler
- Budget: uppskattar projektkostnader, helst per projektfas, och definierar finansieringskällor för projektet
- Milstolpeplan: uppskattar projektets varaktighet och sammanfattar varje viktig del av projektet samt alla milstolpar
- Antaganden och begränsningar: identifierar kända och okända parametrar när projektet inleds
- Projektets risker: sammanfattar större kända hot eller möjligheter som kan påverka projektets framgång
- Team och organisation: definierar projektroller och ansvarsområden
- Godkännanden: innehåller utrymme för intressenter att dokumentera sitt godkännande (eller avslag) av stadgan.
Utöver dessa avsnitt i projektstadgan kan du även inkludera en bilaga med dokument som:
- Lista över leverabler: om leverablerna redan har definierats innehåller denna lista detaljer om varje leverabel – vad den är och tillhörande acceptanskriterier (såsom acceptanskriterier enligt given–when–then)
- Planeringsdokument: projektets tidslinje, kalender eller andra dokument som ordnar projektaktiviteterna i följd och innehåller detaljer om varje projektmilstolpe eller fas
- Kommunikationsplan: innehåller detaljer om hur varje involverad person ska hållas informerad om framsteg, ändringar av omfattningen med mera.
Project Management Institutes guide till Project Management Body of Knowledge (PMBOK) är en bra referens för mer information om vart och ett av dessa viktiga element.
Så skapar du en projektstadga
Det finns inget enda rätt sätt att skapa en projektledningsstadga, men här är en grundläggande process som du kan överväga:
1. Diskutera med intressenter och teamet
Samla in information om projektet genom att träffa viktiga intressenter, inklusive projektledaren, projektsponsorer, kunder och representativa medlemmar av projektteamet.
Glöm inte att intressenter även kan omfatta andra team som tillhandahåller specialiserat stöd, såsom experter på nätverkskapacitet och säkerhet.
2. Anteckna och organisera
Ställ frågor och anteckna sådant som hjälper dig att fylla i varje avsnitt i stadgan under diskussionerna. Använd din tid klokt för att samla in den mest väsentliga informationen; du kan alltid fylla i stödjande detaljer senare.
3. Använd en mall
Utnyttja de många projektstadgemallar som finns tillgängliga online för att skapa det format som bäst tillgodoser projektets behov.
DPM-medlemmar kan använda vår färdiga stadgemall tillsammans med en mängd andra tidsbesparande resurser. Alternativt kan du använda en av exempelprojektstadgorna i det här inlägget som utgångspunkt.
4. Inkludera specifik information
Vi börjar med ett dåligt exempel. För en bankkund skriver en projektledare projektets målformulering i stadgan som ”förbättra kommunikationskanalerna”. Ja, god kommunikation är ett värdefullt mål, men sättet detta är formulerat på lämnar mycket åt fantasin:
- Vilka kommunikationskanaler kommer att förbättras? Kunder? Intern personal?
- Hur många användares behov försöker vi tillgodose?
- Kommer vi att uppdatera ett befintligt system eller bygga ett helt nytt system?
- När kommer det att vara slutfört?
- Omfattar projektets omfattning utbildning i det nya kommunikationsverktyget?
- Kommer avtalet att omfatta löpande support för systemet?
En komplett projektbeskrivning skulle ge tydlig och specifik information om dessa frågor, så att läsaren kan förstå projektets syfte. Här är ett bättre exempel på en beskrivning av projektets omfattning (en viktig del av projektbeskrivningen):
”Skapa ett nytt kommunikationssystem som ersätter ABC-systemet senast i december 2024, så att kunder kan chatta med sina produktchefer via XYZ Banks egna mobilappar. Utbilda 400 medarbetare i att underhålla och ge support för systemet internt.”
Detta är naturligtvis bara målformuleringen, inte hela projektbeskrivningen. Ändå visar detta exempel skillnaden mellan en slarvigt skriven och en genomtänkt projektbeskrivning.
Använd samma logik för att utforma projektbeskrivningens övriga avsnitt. Målet med denna övning är att projektsponsorn ska ha tillräckligt med information för att kunna godkänna projektet.
5. Granska tillsammans med teamrepresentanter
När du har utarbetat en projektbeskrivning men innan du granskar den med en kund bör du avsätta tid för att gå igenom projektbeskrivningen med nyckelmedlemmar i teamet för att bedöma dess riktighet och fullständighet.
6. Presentera för godkännande
Observera att detta steg inte är ”skicka för godkännande”. Projektbeskrivningen är nyckeln till att få godkännande för att genomföra projektet, och det är viktigt att den presenteras på rätt sätt. Undvik att bara bifoga projektbeskrivningen som en PDF i ett e-postmeddelande, för att sedan låta den ignoreras eller avfärdas direkt.
Presentera i stället projektbeskrivningen för dina sponsorer, intressenter eller kunder – gör detta i ett möte eller genom en presentationsbildvisning som innehåller kompletterande medier. Se till att avsätta tillräckligt med tid för frågor och svar.
Exempel på projektbeskrivningar
Här är tre olika exempel på projektbeskrivningar att ta hänsyn till:
I detta exempel på en projektbeskrivning för ett interaktivt röstresponssystem har projektledaren inkluderat några anteckningar om affärsnyttan, utöver en projektbeskrivning och projektets omfattning.
De har också listat begränsningarna i prioritetsordning, vilket är användbart för att snabbt ge sammanhang åt den som läser dokumentet.
Detta exempel på en projektbeskrivning listar tydligt projektets mål samt milstolparna och en tillhörande tidsplan.
Även om du inte nödvändigtvis behöver en komplett tidsplan ännu (den kommer att definieras i projektplanen), är detta en bra punkt att ta med och sedan uppdatera för statusrapporter för projektet, medan teamet slutför arbetet under genomförandefasen.
Denna liknar exemplet ovan genom att den innehåller milstolpar och en tidsplan.
Den redogör också tydligt för målen och vad som ingår i projektets omfattning, och innehåller några anteckningar om de processer som projektet kommer att påverka. Detta är användbart eftersom det relaterar till begränsningen inställningen till förändring (som anges i avsnittet om begränsningar).
Experttips för att skapa en projektbeskrivning
Tänk på följande tips och bästa praxis när du skapar en projektbeskrivning:
- Håll det enkelt. Din projektstadga ska inte lämna något utrymme för tolkning. En lekperson utan kännedom om projektet eller din organisation ska kunna ta upp dokumentet och förstå vad som pågår.
- Överblick framför detaljer. Ge en övergripande bild av projektets syfte och resultat, och undvik att fastna i onödiga detaljer som hindrar samsyn eller skapar problem med ansvarsfördelningen längre fram.
- Skapa samsyn. Du kan skriva den mest vältaliga projektstadgan på hela planeten, men den fyller ingen funktion om intressenterna inte är villiga att enas om den. Kom ihåg att projektstadgan är ett verktyg som stöder samsyn mellan intressenterna. Om din projektstadga inte för samman intressenterna finns det ingen poäng med att skriva en.
Verktyg för projektledning för att utveckla & hantera projektstadgor
Programvaruverktyg erbjuder ett enkelt sätt att utveckla och lagra din projektstadga på en tillgänglig plats där alla intressenter och teammedlemmar kan komma åt den vid behov.
Typer av programvaruverktyg för projektledning som kan vara användbara omfattar:
- Programvara för projektledning: Du kan ange uppgifter om mål och omfattning från din projektstadga och sedan mäta hur ni ligger till i förhållande till dem under hela projektet.
- Programvara för tankekartor: Den här programvaran är användbar för att brainstorma och organisera information om projektet innan du börjar skapa en projektstadga.
- Verktyg för att skapa Gantt-scheman: Använd den här programvaran för att planera milstolpar och tidslinjer, vilket kommer väl till pass efter att projektstadgan har godkänts.
Vad händer härnäst?
Projektstadgor är ett viktigt sätt att skapa samsyn och tydliggöra uppdragets ramar. Men i slutändan är de bara ett dokument — och dessutom ett mycket politiskt sådant. Processen med att nå samsyn, "sälja in" projektet, försvara din befogenhet att använda resurser och flytta berg för att uppnå projektets mål är den verkliga svåra konsten.
För att vässa ditt omdöme och lära dig att navigera i politiken är det bra att ha ett bollplank av personer som förstår. Det är därför vi skapade DPM-medlemskapet — den ultimata kunskapsdelande gemenskapen för passionerade projektpersoner. Dela tips med hundratals andra digitala projektledare, få tillgång till resurser och delta i tryggt praktiskt lärande genom interaktiva utbildningstillfällen — så att du kan maximera dina projekts chanser att lyckas.
