Projektledningsverktygen som projektledare var tvungna att sluta använda
Plattformar för projektledning: Alla plattformar för projektledning lever inte upp till förväntningarna, vilket leder till frustration och att verktyg överges.
Utmaningar med resursplanering: Specifika verktyg för resursplanering visar ofta brister, vilket understryker behovet av flexibla och anpassningsbara lösningar.
Klienternas preferenser: Klienternas krav kan tvinga team att överge sina föredragna verktyg till förmån för de verktyg som klienterna föredrar.
AI-begränsningar: Den försämrade kvaliteten hos AI-verktyg som ChatGPT har fått vissa yrkesverksamma att undersöka alternativ.
Krav på anpassningsförmåga: Att veta när man ska överge verktyg som inte presterar tillräckligt bra är en viktig färdighet för effektiv projektledning.
Varje projektledare har en verktygskyrkogård – programvara som lovade att effektivisera arbetsflöden, centralisera kommunikationen eller äntligen lösa resursplaneringspusslet, men som i stället bara skapade nya problem. Från plattformar för stora företag till AI-skrivassistenter slutar även de mest välmenande verktygsimplementeringarna ibland med att verktygen överges. Vi frågade yrkesverksamma projektledare om verktygen de har behövt lämna bakom sig – och varför.
Projektledningsplattformar som inte levde upp till förväntningarna
Alla projektledningsplattformar lever inte upp till sina löften, och för erfarna projektledare som hanterar komplexa arbeten blir bristerna omöjliga att ignorera. Julia Rajic, operativ chef på Point Blank, fick erfara detta på nära håll när hennes byrå bytte till Monday.com och så småningom var tvungen att backa. ”Mycket av diskussionen kring varför vi skulle lämna Monday handlade om resursplanering”, förklarar hon. ”Det var inte särskilt bra på resursplanering. Om du har projektledare som vet hur man använder beroenden och vill se saker som vattenfallsmetoden ... då tycker de inte om det.”
Om du har projektledare som vet hur man använder beroenden och vill se saker som vattenfallsmetoden … då tycker de inte om det [Monday.com].
Basecamp fick liknande skarp kritik från Matthew Fox, senior projektledare och verksamhetsspecialist på Fox Consulting, som ansåg att plattformen var helt otillräcklig för interna projekt. ”Basecamp är inte särskilt bra för intern projektledning, oavsett vad 37signals säger”, menar han. ”Det är helt enkelt en usel plattform för projektledare. Det är nästan som att använda ett Fisher Price-verktyg när man behöver ett verktyg på professionell nivå.”
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Basecamp är inte särskilt bra för intern projektledning, oavsett vad 37signals säger.
Ibland misslyckas ett verktyg inte i teorin, utan i utförandet. Kayla Keizer, projektledare på Northern, hade tidigare rekommenderat Teamwork.com, tills hon stötte på en situation där det inte riktigt fungerade. ”Jag har nyligen fått använda Teamwork och tar tillbaka min ursprungliga rekommendation av Teamwork”, säger hon. ”Det fungerar väldigt likt Productive.io, men jag gillar inte användargränssnittet ... Jag tycker att skillnaden mellan vad som är en uppgift och vad som är en underuppgift är för otydlig.”
[På Teamwork.com] Jag tycker att kontrasten mellan vad som är en uppgift och en deluppgift är för otydlig.
Inte ens plattformar som används av väldigt många är immuna mot utbrändhet. Ryan Gilbreath, teknisk projektledare på RTS Labs, beskriver ett mönster han har sett upprepas mer än en gång: team överger Jira på grund av organisatorisk trötthet, för att sedan upptäcka att de återgår till plattformen. "Vissa hade helt enkelt tröttnat på Jira efter att ha arbetat i stora företag där det finns mycket byråkrati kring verktyget", förklarar han. "Jag har faktiskt varit med om samma sak med GitHub Projects. Vi använde det ett tag och kom fram till att vi gillade Jira. Så det blev mycket fram och tillbaka."
Vissa hade helt enkelt tröttnat på Jira … Jag har faktiskt varit med om samma sak med GitHub Projects. Vi använde det ett tag och kom fram till att vi gillade Jira. Så det blev mycket fram och tillbaka.
Verktyg för resursplanering och tidsregistrering som inte höll måttet
Resursplanering och tidsregistrering är ständigt återkommande problemområden inom projektledning, och verktygen som är utformade för att lösa dem håller inte alltid måttet. Rajic stötte på detta med Resource Guru, en särskild plattform för resursplanering som i slutändan visade sig vara för stel för hennes teams behov. "Det finns verktyg som bara är till för resursplanering. Och en gång i tiden använde vi ett som hette Resource Guru. Det fungerade inte för oss", säger hon.
Hon förklarar varför det inte fungerade för hennes användningsområde: "Vi behövde möjligheten att begära resurser. Om jag till exempel behöver en utvecklare i mitt projekt i 40 timmar under två veckor, motsvarar det i princip en utvecklare på 50 procent, eller hur? Men det kunde vi inte göra.”
Specialbyggda lösningar för ett specifikt användningsområde är inte heller alltid svaret. Marissa Taffer, grundare och vd för M. Taffer Consulting, arbetade med en kund som hade utvecklat ett eget system för tidsregistrering och hjälpte dem så småningom att övertyga dem om att släppa det. "En av mina kunder hade ett hemmagjort system för tidsregistrering. Det var okej, men inte fantastiskt. Det var bara väldigt klumpigt och lite svårt att skapa rapporter från", säger hon. "De har sedan dess övertalats att överge det." Egenutvecklade verktyg kan kräva mycket internt underhåll som team inte inser kommer att kosta dem i längden, vilket ofta gör färdiga lösningar mer attraktiva.
En av mina kunder hade ett hemmagjort system för tidsregistrering. Det var okej, men inte särskilt bra. De har sedan dess övertalats att överge det.
När kundens krav tvingar fram ett verktygsbyte
Ibland har beslutet att överge ett verktyg ingenting att göra med själva verktyget. Alexa Alfonso, senior kundansvarig på Caylent, visar att kundernas preferenser alltid väger tyngst, även när det innebär att man överger en byrås egna noggrant utvalda verktygsuppsättning. "Det bästa verktyget att använda är det verktyg som era kunder kommer att använda", säger hon. "Även om det är deras egen programvara har jag tidigare sett framgångsrika exempel där vi liksom övergav de verktyg vi använde eftersom kunden var så entusiastisk över sin verktygssvit. Och vi sa: okej, släpp in oss ... ge oss en plats."
Det bästa verktyget att använda är det verktyg som era kunder kommer att använda.
AI- och produktivitetsverktyg som inte höll måttet
Framväxten av AI-drivna verktyg har introducerat en ny programvarukategori för projektledare att utvärdera – och potentiellt överge. Yonelly Gutierrez, senior programchef på Palo Alto Networks och en person som beskriver sig själv som daglig AI-användare, började få problem med ChatGPT efter att ha märkt en betydande kvalitetsförsämring. "Jag brukade använda ChatGPT hela tiden. Jag har märkt en enorm kvalitetsförsämring, trots att jag brukade använda det hela dagarna, varje dag", säger hon. "Jag tycker helt enkelt att det hittar på alldeles för mycket för det jag behöver göra. Så jag förnyade inte ens mitt professionella ChatGPT-abonnemang, utan använder bara Gemini nu."
Även produktivitetsverktyg med mindre allvarliga användningsområden kan förlora sin attraktionskraft. Varun Anand, vd för EduHubSpot, höll det enkelt när han förklarade varför han slutade använda Grammarly: "Jag har använt Grammarly mycket, men efter ett tag började det irritera mig, så jag stängde av det."
Jag har använt Grammarly mycket, men efter ett tag började det irritera mig, så jag stängde av det.
För Michael Gold, grundare och fraktionerad leveranschef, handlade problemet med hans CRM om enkel ekonomi. I stället för att fortsätta betala för Close tog han saken i egna händer. "Jag byggde helt enkelt mitt eget CRM med Replit eftersom jag använde Close. Det kostade mig ungefär 100 dollar i månaden", förklarar han. "Det har faktiskt varit ganska roligt att bygga mitt eget. Jag ska inte ljuga och säga att det är bättre än Close, men det är gratis – eller åtminstone kostar Replit 25 dollar i månaden."
Jag byggde helt enkelt mitt eget CRM med Replit eftersom jag använde Close. Det kostade mig ungefär 100 dollar i månaden.
Viljan att lämna ett verktyg är en färdighet
Inget verktyg är rätt i alla situationer. Kontext, teamets storlek, arbetsflödets komplexitet, kundernas förväntningar och till och med budgetförutsättningar avgör om en plattform får en permanent plats i en projektledares verktygslåda – eller hamnar på verktygskyrkogården. Det dessa berättelser har gemensamt är att beslutet att överge ett verktyg, långt ifrån att vara ett misslyckande, ofta är det mest pragmatiska en projektledare kan göra. Att veta när något inte fungerar och att ha övertygelsen att gå vidare är i sig ett uttryck för professionellt omdöme som gynnar projekt och team på lång sikt.
Vill du ha fler insikter som dessa? Skapa ett kostnadsfritt DPM-konto för att höra från fler experter som dessa.
