Prioriteringstips: 8 sätt att hacka din att göra-lista
Bemästra din att göra-lista: Fokusera på de aktiviteter som har störst inverkan och rikta dina insatser mot de mest värdefulla resultaten – det kan du göra genom att organisera och rangordna punkterna på din lista.
Börja med den mest omfattande uppgiften: Frigör tid och utrymme i hjärnan genom att "börja med den värsta uppgiften" – ta itu med den största och svåraste uppgiften på listan direkt i början av dagen.
Prova långsam produktivitet: Att skynda och ständigt växla mellan uppgifter kan faktiskt göra att arbetet tar längre tid, på grund av misstag, omarbete och tiden det tar för hjärnan att komma ikapp mellan växlingarna.
Som projektledare är du inte främmande för att ta itu med din massiva att göra-lista (utöver att hantera ditt teams att göra-listor). Det kan vara svårt att bestämma var du ska börja när du dras åt en miljon olika håll. Här är några av mina bästa tips och knep för att hjälpa dig att tänka mer strategiskt och få skit gjort.
1. Gör en fullständig lista
Därför fungerar det: Du känner till uttrycket att man inte kan se skogen för alla träd? Genom att börja med en fullständig lista kan du se både skogen och träden, så att du kan avgöra vad som faktiskt är viktigast att ta itu med och vad som kan vänta till senare.
Om du arbetar med flera olika projekt eller rapporterar till flera intressenter kan en fullständig lista hjälpa dig att prioritera och bestämma var du ska börja. Det handlar inte om att göra alla nöjda, utan om att fatta de bästa besluten om hur du ska använda dina begränsade resurser (det vill säga din tid och energi).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så kommer du igång: Gör en lista över allt du har på ditt bord och oroa dig inte för att prioritera den förrän efter att du har tömt huvudet.
När du har en komplett lista kan du börja ordna punkterna från viktigast till minst viktigt. Om du hittar uppgifter som du snabbt kan göra klart eller delegera, gör det direkt – det är bara en bonus.
2. Ät grodan
Därför fungerar det: Att äta grodan innebär att ta itu med de svåraste eller mest avskräckande uppgifterna på din lista först. Genom att börja med den mest besvärliga punkten på listan frigör du hjärnutrymme som annars kanske skulle distraheras av den här överhängande uppgiften. Du skapar också ett driv som kan hjälpa dig att beta av andra punkter på listan (efter att du har ätit grodan), särskilt när listan är lång.
Så kommer du igång: Ta din lista (se knep nummer ett) och välj den viktigaste uppgiften. Bryt ner den uppgiften i mindre, mer hanterbara steg och bocka av dem ett i taget tills du har slutfört huvuduppgiften. När du bryter ner den i mindre steg känns den mindre mentalt överväldigande och blir lättare att hantera.
3. Om allt är brådskande är inget brådskande
Därför fungerar det: Att projektmedlemmar, kunder och intressenter alla kommer till dig med brådskande uppgifter, frågor eller behov kan kännas överväldigande och skapa mycket brus. Det blir avgörande att fastställa tydliga prioritetsnivåer och lära sig säga nej. Tänk på din högsta prioritet – om allt är viktigt kanske du låser dig eller fokuserar på fel saker.
Så kommer du igång: Lär teamet hur du definierar brådskande ärenden. Om någon till exempel väntar på information eller återkoppling från dig och det hindrar dem från att slutföra sitt arbete på ett sätt som kan äventyra tidsplanen, då är det faktiskt brådskande. Du kan också använda Ivy Lee-metoden för att strukturera dagens prioriteringar så att du löper mindre risk att dras med i distraktioner.
Förklara för den som lägger fram önskemålet hur du avgör om något är brådskande och se till att ni är överens. På så sätt behöver du inte tvivla på dig själv eller känna dig dålig om det senare dyker upp en detalj som får dig att känna att du missförstod hur brådskande det var.
Jag hanterade till exempel utvecklingen av en skräddarsydd programvara åt en kund. Min huvudutvecklare försökte slutföra en förbättring så att kundens team kunde testa den. Samtidigt var kunden frustrerad eftersom det fanns en annan uppgift i backloggen för att åtgärda något mindre som störde dem när de använde programvaran.
Utvecklaren antog dock att han hjälpte kunden genom att slutföra förbättringen för testning först, eftersom det gav dem mer tid att testa före lanseringen. Vi hanterade situationen genom att stämma av prioriteringarna med kunden vid framtida avstämningsmöten.
4. Skjut på tidsfristerna när det är möjligt
Varför det fungerar: Extra utrymme kan hjälpa dig att bli mer produktiv och effektiv samt minska den överväldigande känsla som kan komma med konkurrerande prioriteringar.
Så kommer du igång: Titta på din lista över prioriteringar för att hitta möjligheter att ge dig själv utrymme att flytta runt saker. En prioriteringsmatris kan hjälpa dig att kategorisera uppgifter utifrån brådskande grad och vikt för att identifiera sådant som kan flyttas. Om du inte hittar något kan du prata med dina teammedlemmar eller intressenter om vad som kan justeras. Ofta är saker inte så brådskande som vi tror. Det kan vara till hjälp att säga ifrån och få ett utifrånperspektiv.
Om du inte kan skjuta upp uppgifter på din lista kan du se var du annars kan frigöra tid. Behöver du delta i varje möte? Även en extra halvtimme eller timme under dagen för att fokusera på din att-göra-lista kan vara till stor hjälp. Det ger dig mer fokustid och eliminerar ännu ett tillfälle då du behöver växla mellan sammanhang (en välkänd produktivitetsbov).
5. Sakta ner för att öka tempot
Varför det fungerar: När du skyndar dig igenom uppgifter och ständigt växlar mellan sammanhang är det mer sannolikt att du glömmer viktiga detaljer eller gör misstag, vilket leder till omarbete. Sakta ner för att ta dig igenom listan snabbare – du behöver inte lägga lika mycket tid på att rätta till misstag eller, ännu värre, justera projektets tidsplan eftersom du glömde att slutföra en uppgift, få ett godkännande eller tilldela en resurs.
Så kommer du igång: Blockera tid i kalendern och avsätt specifika tidsintervall för varje uppgift, med gott om tid för att slutföra den. Du kan till exempel blockera en timme på morgonen för att gå igenom dina e-postmeddelanden, så att du har tillräckligt med tid för genomtänkta svar innan ditt första möte.
6. Använd projektledningsverktyg för scheman och påminnelser
Varför det fungerar: När du flyttar runt prioriteringar får du inte tappa viktiga uppgifter ur sikte. Ha dem i ditt projektledningsprogram eller ditt system för uppgiftshantering för att frigöra utrymme i hjärnan (eller utrymme i dina anteckningar om du föredrar penna och papper). Ange förfallodatum flera veckor eller månader i förväg om det behövs – ditt framtida jag kommer att uppskatta påminnelserna i rätt tid.
Så kommer du igång: Genom att hålla koll på dina egna uppgifter i samma verktyg som du använder för att hantera projekt behöver du inte leta på flera ställen efter allt du behöver göra i ditt arbete, vilket minskar den kognitiva belastningen. Lägg till länkar till resurser eller dokument som du kommer att behöva när du hanterar dina uppgifter, så blir verktyget en enda plats för att få saker gjorda.
7. Samla in data för att fastställa din kapacitet
Varför det fungerar: Du kanske känner dig ständigt överväldigad eller överbelastad, men är du fortfarande produktiv? Håll koll på det du ska göra under några veckor eller till och med några månader. Hur många uppgifter slutför du varje dag, och hur många läggs till? Om du tilldelas arbete snabbare än du hinner slutföra det och känner att du hamnar längre och längre efter, kan du samla in data som bevisar det.
Den här datan kan hjälpa dig att argumentera för ytterligare stöd i form av en projektkoordinator eller ytterligare en projektledare. Om det inte verkar nödvändigt kan det vara dags att söka coachning i hur du hanterar din tid bättre eller testa några nya tekniker för tidshantering.
Så kommer du igång: Färgkoda dagens att-göra-lista med en specifik färg (eller använd funktionerna i ditt projektledningsprogram för att markera dina ursprungliga uppgifter). Om du behöver lägga till något i listan använder du en annan färg på bläcket eller taggar uppgifterna därefter. Du kan också lägga till hur lång tid varje uppgift tog när du tar dig igenom dagen. Kom ihåg att notera all tid då du inte arbetar (till exempel måltider eller raster).
Anteckna i slutet av varje dag hur mycket av din att göra-lista du slutförde och hur många fler timmar du skulle ha behövt för att slutföra hela listan. Du kan behöva flera extra timmar, men om uppgifterna kan vänta kanske detta inte räcker som argument för att du har för mycket att göra.
Upprepa den här övningen för att se hur stort gapet är mellan det du får gjort varje dag och det du behöver få gjort. Det kan förekomma ebb och flod (alla dagar har inte samma arbetsmängd). Du kan också vilja göra den här övningen både under din mest intensiva period (om du har en sådan) och under en period med lägre arbetsvolym för att se skillnaden.
Om ditt företag har stora svängningar mellan intensiva och lugna perioder kan du prata med ledningen om att ta in tillfällig hjälp under de intensiva perioderna i stället för att anställa ytterligare en heltidsmedarbetare. Om du är konsult kan den här övningen hjälpa dig att avgöra hur många timmar eller projekt du kan hantera åt gången.
8. Prova kroppsdubblering
Därför fungerar det: Om du känner dig distraherad och behöver hjälp med att fokusera kan det hjälpa att arbeta tyst tillsammans med en partner eller en liten grupp. Även om den här tekniken, som kallas kroppsdubblering, ofta rekommenderas för personer med ADHD kan du ha nytta av den även om du inte har denna diagnos.
Som projektledare kan du upptäcka att du har en lista med tråkiga och mindre glamorösa uppgifter som du inte är särskilt entusiastisk över att ta itu med. Någon måste göra det, och det är okej att behöva lite extern motivation.
Så kommer du igång: Ta hjälp av en kollega eller starta ett Zoom-rum. Tidsbegränsa arbetspasset och begränsa det till ungefär en timme åt gången. Bestäm vad du vill uppnå under arbetspasset. Det kan till exempel vara att granska tidrapporter, skapa en ny projekttidslinje eller uppdatera dina mallar för retrospektiv.
Sätt igång och låt din partner göra detsamma. När tiden är slut berättar du för din partner vad du fick (eller inte fick) gjort. Upprepa vid behov tills du har slutfört alla dina uppgifter.
Gå med i communityn för digitala projektledare för fler insikter
Om du vill ha fler praktiska tips eller insikter om projektledning och bästa praxis för produktivitet kan du gå med i vår community och få tillgång till vår Slack-arbetsyta, där du kan utbyta erfarenheter med dina kollegor.
