Den kompletta guiden till Kanban-projektledning: Detta behöver du veta
Att hålla dina projekt organiserade och på rätt spår kan vara en utmaning – men med rätt system på plats kan det vara relativt enkelt. Kanban-metoden är ett effektivt sätt att hantera verksamhet och projekt, och den används allt mer överallt, från småföretag till Fortune 500-företag (även de stora namn du känner till och tycker om, som Disney, Netflix och Hulu).
Oavsett om du driver ett nystartat företag eller är en etablerad yrkesperson kan Kanban-metoden hjälpa dig att organisera dina arbetsuppgifter på ett sätt som sparar tid och minskar stress. I det här blogginlägget går vi igenom grunderna i att använda Kanban för projektledning och tittar på programvara som stödjer Kanban – så låt oss sätta igång!
Vad är Kanban-metoden för projektledning?
Projektledning är en avgörande del av en framgångsrik verksamhet. En populär metod för att hantera både verksamhet och projekt är Kanban-metoden för projektledning.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kanban-processen har sitt ursprung i Toyotas produktionsprocess och använder kort, tavlor och visuella signaler för att hjälpa team att organisera sina processer och följa framstegen.
Kanban är en agil teknik för projektvisualisering som gör det möjligt för team att enkelt visualisera ett arbetsflöde i realtid, identifiera framsteg med en snabb blick och smidigt och transparent ta sig igenom iterationer.
Detta görs med hjälp av en Kanban-tavla, ett verktyg för projektvisualisering som tidigare främst användes inom tillverkningsindustrin men som i allt högre grad förekommer inom teknikföretag och nystartade företag.
Kanban utformades faktiskt på 1940-talet av Taiichi Ohno, en japansk ingenjör. Användningen inom tillverkningsindustrin – där produkter ofta utformas i korta, linjära faser och lanseringar följer en liknande väg – var omedelbart uppenbar, och metoden började användas brett av fabriker och produktdesigners.
Tillverkningsindustrin har använt Kanban i årtionden, men i och med den relativt nya framväxten och populariteten för agil projektledning inom branscher utanför tillverkningsområdet har Kanban fått något av en renässans, särskilt inom programvaruutveckling och verksamhetsdrift.
Kärnan i Kanban är Kanban-tavlan, en visualisering av teamets framsteg. Den visar vilka specifika uppgifter som utförs eller behöver utföras i olika kolumner, så kallade uppgiftskort.
En Kanban-tavla kan vara så enkel som tre eller fler kort. Uppgiftskorten visar ofta också vem som ansvarar för varje uppgift, vilket bidrar till att öka transparensen och ansvarsskyldigheten i teamet.
Det är viktigt att förstå att en Kanban-tavla inte ersätter ett Gantt-schema. I stället har den ett något annorlunda syfte. En Kanban-tavla är mycket mer specifik än ett Gantt-schema eftersom den visar de faktiska aktiviteter som teammedlemmarna genomför för att slutföra en uppgift.
Medan ett Gantt-schema ger en mer övergripande projektöversikt för att illustrera tidsfrister eller tidslinjer, bygger Kanban-tavlor på specifika iterationer eller sprintar inom projekten.
Team kan snabbt identifiera om någon håller upp en process. I så fall kan alla se vilken teammedlem som kan behöva hjälp eller ytterligare uppmuntran. Detta ökar indirekt ansvarsskyldigheten och bidrar ofta till att hålla produktiviteten uppe och arbetet i ett kontinuerligt flöde.
Oavsett hur många uppgiftskort en Kanban-tavla har begränsar alla Kanban-tavlor det pågående arbetet. Nyckeln till Kanban är att begränsa pågående arbete, uppmuntra teamet att “samlas för att lösa problemet” och flytta arbetet från pågående till klart, vilket maximerar genomströmningen av slutfört arbete.
Kanbans principer och arbetssätt
Kanban bygger på flera grundläggande principer, däribland att visualisera projektets arbetsflöde, begränsa pågående arbete (WIP), genomföra stegvisa och kontinuerliga förbättringar samt använda återkopplingsloopar. Genom att visualisera arbetsflöden kan team identifiera flaskhalsar i processen och se till att alla har samma bild.
Att begränsa WIP hjälper team att fokusera på endast några få individuella uppgifter åt gången och gör det möjligt för dem att slutföra dem mer effektivt. Stegvisa förbättringar uppmuntras så att projekt kan justeras över tid för att effektivisera prestandan (utifrån de mätvärden du använder för att mäta prestanda).
Slutligen hjälper återkopplingsloopar team att justera sina processer för att kontinuerligt förbättra systemet.
Vad är en Kanban-tavla?
En Kanban-tavla är en ”skylt” eller ett visuellt verktyg som ger en överblick över projektledningsprocessen. Den består vanligtvis av listor, eller ”kolumner”, som visar en utveckling från start till mål.
Kolumnerna innehåller ofta kategorier som Att göra, Pågår och Klart. Kort används för att representera uppgifter och kan flyttas från en kolumn till en annan när de går vidare genom kön. Genom att följa korten och deras förflyttningar över tavlan kan team snabbt se var uppgifterna befinner sig i projektledningens arbetsflöde.
En Kanban-tavla brukade vara en bokstavlig korktavla, eller ibland en kontorsvägg, placerad på en plats där alla projektmedlemmar kunde se eller uppdatera den.
Även om det fortfarande är så i vissa branscher är Kanban-tavlor numera ofta virtuella, molnbaserade programvaruplattformar. Det går enkelt att kontrollera eller uppdatera en Kanban-tavla genom att logga in var som helst i världen.
I takt med att Kanban har blivit allt populärare har antalet alternativ för projekthanteringsprogram och Kanban-verktyg som är tillgängliga för projektledare ökat exponentiellt under de senaste åren. Detta har i sin tur gjort det enkelt att implementera Kanban-projektmetodik.
Personligen använder jag en Kanban-tavla för att visualisera det arbete jag utför i mina studier och yrkesmässiga åtaganden. Jag använder ett verktyg som Trello eller Jira (eller klisterlappar om jag använder papper) för att notera vad jag arbetar med, och jag följer varje arbetsobjekts framsteg genom min process tills varje uppgift är slutförd eller ”Klar”. Att använda ett verktyg som Trello för projekthantering kan effektivisera processer och göra det enklare att följa framsteg och hantera uppgifter.
Jag integrerar mitt Kanban-tavleverktyg med min kalender så att jag alltid har koll på förfallodatum och statusen för varje objekt som jag ansvarar för – det har fungerat utmärkt hittills!
Kan jag fortfarande använda sprintar som i Scrum?
För utvecklingsteam som redan är vana vid att arbeta i agila miljöer är Kanban-systemet mycket intuitivt, eftersom en Kanban-tavla kan organiseras i sprintar eller iterationer. När det gäller agil projekthantering växer Kanban fram som en verklig ledare tack vare sin enkelhet och användarvänlighet. Ibland kallas användning av Kanban-tavlor i Scrum för Scrumban.
Fördelar med Kanban-projekthantering
Några av fördelarna med Kanban-projekthantering är:
- förbättrad insyn i de övergripande framstegen
- ökat teamengagemang genom framgångsrikt slutförande av uppgifter
- bättre kommunikation och samarbete mellan team
- kortare cykeltider för uppgifter och projekt
- snabbare identifiering och lösning av problem eller flaskhalsar
- ett mer flexibelt arbetssätt som möjliggör snabba justeringar under utvecklingen
En Kanban-tavla gör det möjligt för ett helt team att se arbetsflödet och framstegen med en blick. Det innebär att team enkelt också kan identifiera hinder snabbt. Att se uppgifter bli slutförda och framstegen mot färdigställande ger ett Kanban-team en inbyggd moralhöjande effekt.
Eftersom team kan se allt som pågår inom gruppen bidrar Kanban-tavlor till att underlätta kommunikation och samarbete mellan team, eftersom alla kan se vad som händer och förhoppningsvis hjälpa till om de har information om eller en kontakt med någon annan del av projektet som för närvarande finns på tavlan.
Det leder till ytterligare en inbyggd fördel med Kanban, nämligen begränsningar för ”pågående arbete”. Detta begränsar varje team till ett visst antal pågående uppgifter åt gången, så att arbetet inte glöms bort i bakhuvudet hos en medarbetare.
Teamet ansvarar för att slutföra allt arbete det åtar sig innan det går vidare till nya projekt eller uppgifter. På så sätt ökar ofta kvaliteten och produktiviteten när en Kanban-tavla implementeras.
En generell regel för ett teams WIP-gräns är: antal medverkande + 1. Detta inkluderar inte personal som enbart arbetar med ledning. Det innebär att endast n+1 Kanban-kort kan ha statusen Pågår vid någon given tidpunkt.
Om någon har fastnat och vill lägga till något nytt i Pågår måste personen först hjälpa en annan teammedlem att flytta det som redan pågår till klart – gå samman för att lösa problemet.
När teamen gör framsteg med att leverera värde kan alla snabba justeringar som krävs under utvecklingen göras direkt, tillsammans med gruppen, och effekten återspeglas omedelbart på Kanban-tavlan. Denna tydlighet hjälper till att hålla människor informerade och teamen i rörelse framåt.
Självklart måste Kanban-projektledning implementeras på rätt sätt för att vara effektiv. Det innebär att välja rätt Kanban-verktyg. De flesta team använder idag en virtuell Kanban-tavla, och många sådana finns tillgängliga online. Vissa har till och med färdiga mallar som gör implementeringen mycket enklare.
Trots alla sina fördelar har en Kanban-tavla dock vissa begränsningar. Den är inte idealisk för att göra korrekta uppskattningar av deadlines och kan göra schemaläggningen lite väl flexibel. Därför används Kanban-tavlor ofta tillsammans med ett Gantt-schema och kommer förmodligen inte att ersätta dem inom den närmaste framtiden.
Så använder du Kanban för projektledning
Kanban kan användas för att hantera ett projekt genom att identifiera de uppgifter som behöver utföras för att gå vidare mot projektmålen, prioritera dessa uppgifter i en ordnad projekt- eller produktbacklogg, visualisera uppgifterna som ska utföras och begränsa pågående arbete medan uppgifterna rör sig genom projektleveransens eller uppgiftsutförandets arbetsflöde.
Uppgifterna på tavlan tilldelas vanligtvis enskilda teammedlemmar när de flyttas mellan olika statusar, med målet att det agila teamet ska hinna genomföra så mycket arbete som möjligt med högsta kvalitet på kortast möjliga tid. Några exempel på när Kanban fungerar bäst är programvaruutveckling, produktutveckling och webbutveckling.
De 10 bästa verktygen för Kanban-projektledning
Att implementera Kanban-projektledning är ganska enkelt, särskilt när ett agilt tankesätt genomsyrar teamet, men det betyder inte att det är helt utan ansträngning. Kanban-projektledning handlar om mer än att bara skapa en Kanban-tavla, och en kompetent projektledare väljer noggrant vilken Kanban-programvara som ska användas.
Som en allmän regel har den bästa Kanban-programvaran flera gemensamma funktioner (du hittar sannolikt också Kanban-tavlor som en funktion i mer omfattande projektledningsverktyg).
För det första är möjligheten att anpassa arbetskort och enkelt ändra projektets komplexitet viktig. En mycket enkel Kanban-tavla har tre arbetskort: Att göra, Pågår och Klart. Ett mer komplext projekt kan ha kort med statusarna Att göra, Design och utveckling, Testning, Skicka för granskning och Klart.
För det andra är ett bra användargränssnitt med en kort inlärningskurva avgörande, eftersom du vill att teamet ska arbeta med projektet och inte lära sig själva hur Kanban-programvaran fungerar.
Slutligen är bra Kanban-programvara mer än bara en Kanban-tavla. Den innehåller integrationer med annan programvara som hjälper till med det övergripande projektet, till exempel tidrapportering, budgetverktyg eller schemaläggningsprogramvara.
När det gäller ditt specifika projekt eller team bör du fundera på vilken aspekt av Kanban-projektledning som är viktigast för dig.
Hur snabbt kommer teamet att anpassa sig till Kanban-arbetsflödet? Skulle det vara användbart att använda programvara som har en app för mobila enheter? Finns det delar av processen som du behöver automatisera? Hur komplext (eller enkelt) är projektet?
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Låt oss visualisera!
Kanban-projektledning är en kraftfull metodik som kan hjälpa team att hålla kursen samtidigt som den möjliggör flexibilitet och anpassningsförmåga. Genom den visuella återgivningen av framstegen kan team snabbt identifiera problem i arbetsflödet och samarbeta för att hitta lösningar.
Den uppmuntrar till samarbete och kommunikation inom teamet samt bättre övergripande projektkvalitet. Dessutom gör dess effektivitet och ändamålsenlighet den till ett attraktivt alternativ för många projekt.
Kanban-projektledning ger team ett effektivt sätt att hantera uppgifter, vilket leder till att mål och målsättningar uppnås.
För team som redan är vana vid de allmänna metoderna inom agilt arbete kan Kanban vara mycket intuitivt. Om Kanban används som en del av en övergripande övergång från traditionell projektledning till agilt arbete kan det däremot vara mer användbart att börja med en enklare Kanban-tavla.
Om den här artikeln har fått dig att känna dig trygg med att implementera Kanban-metodik i din organisation bör du läsa mer innehåll från Digital Project Manager och prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för att hålla dig uppdaterad om DPM:s ämnen.
