En spellista för att leda projektteam genom övergångar: Den stora uppsägningen 2022
Före 2020 hade fraser som ”socialt distanserad” egentligen inte någon större betydelse eller kontext. Pandemin har inte bara lagt till fraser som ”socialt distanserad” i vårt ordförråd, utan vi ser också nya fraser som ”den stora uppsägningen 2022”. Oavsett om organisationer genomgår en företagsomstrukturering eller om människor frivilligt beslutar sig för att söka sig till grönare betesmarker, lämnar människor sina nuvarande arbetsgivare och team.
Förutom att utöka vårt ordförråd tvingade pandemin också många av oss att vara kreativa när det gällde att hålla oss sysselsatta medan vi satt i karantän. Förutom att sträcktitta på Netflix, spela alla brädspel du kunde få tag på och utforska ditt närområde, kanske du också vände dig till musik och appar som Spotify. Eftersom musik är soundtracket till våra liv är det bara passande att musik kan hjälpa oss att ta oss igenom förändringar och teamövergångar.
Som projektledare för både stora företag och nystartade företag i över 15 år har jag varit del av och lett team genom personalövergångar. Övergångar kan vara svåra för både team och ledare, och att ha något som musik för att lugna själen kan vara till stor hjälp. Följ med genom min övergångsinspirerade spellista för att hjälpa dig och ditt team genom en övergång.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Om du är inne i rytmen och vill ladda ner spellistan finns den tillgänglig här på Spotify.
Förändringens vind - ”Den stora uppsägningen 2022”
Framtiden finns i luften
”Förändringens vind” av Scorpions
Kan känna den överallt
Blåser med förändringens vind
Människor är inte skapta för att stå stilla. Rörelse och övergångar är en del av livet. Som Scorpions sjöng: den finns överallt och är lika återkommande som vinden som blåser. Människor kan byta roller och gå över från ett team eller en organisation av många olika anledningar.
Nyare trender och data visar dock att människor är på väg vidare i större omfattning än före 2020. Enligt Gartner är ”den årliga frivilliga personalomsättningen bland anställda i USA sannolikt på väg att öka med nästan 20 procent i år, från ett årligt genomsnitt före pandemin på 31,9 miljoner anställda som säger upp sig till 37,4 miljoner som säger upp sig 2022” (Gartner).
Vid första anblick kan en ökning av den frivilliga personalomsättningen med 20 procent verka vara mer av en angelägenhet för personalansvariga och en organisations planer för rekrytering och bibehållande av personal. Men de personer som lämnar en organisation kan vara personer i ditt projekt.
Som projektledare bör detta vara mycket oroande med tanke på trenden, som sannolikt kommer att fortsätta under 2022 och in i 2023. Du måste se till att du har tillräckliga resurser och personer för ditt projekt.
Vad händer om en medlem av ditt projektteam lämnar under ett projekt? Det kommer inte bara att påverka teamets moral och dynamik, utan även områden som projektomfattning, resursfördelning, intressentengagemang, kommunikation och risker. En projektledare kan behöva inte bara vägleda teamet genom förändringar i teamets dynamik, utan också analysera och planera för den slutliga påverkan på projektet.
Vi ska titta närmare på några av de områden i ett projekt som kan påverkas av någon som beslutar sig för att vara en del av den stora uppsägningen, och vad en projektledare kan göra för att hjälpa sitt team genom denna övergång.
Det är svårt att göra slut: påverkan på teamets moral
Tänk på allt vi har gått igenom
”Det är svårt att göra slut” av Neil Sedaka
Och det är svårt att göra slut
Människor kan lämna ditt projektteam av många olika anledningar. Tidigare i min karriär var jag del av en stor företagsorganisation som genomgick en mycket omfattande (och offentlig) företagsomstrukturering. Beslut fattades och många av dessa beslut ledde till att medlemmar i projektteam ofrivilligt skildes från företaget (översättning: uppsägningar ägde rum). Det var både sorgligt och skrämmande att se så många begåvade kollegor lämna organisationen.
Jag har också varit del av många projektteam (både som teammedlem och projektledare) där en medlem av teamet har beslutat sig för att lämna för en spännande ny möjlighet. Det kan vara en möjlighet att utveckla sin karriär, starta ett nytt företag eller av personliga skäl. I sådana fall är det fantastiskt att se lagkamrater gå vidare och framåt mot sina önskningar och mål.
Oavsett om en teammedlem lämnar ofrivilligt eller frivilligt kommer det dock att påverka teamets moral och dynamik. De återstående medlemmarna i projektteamet kan uppleva ett spektrum av känslor, däribland sorg, rädsla, glädje, avund, förtvivlan och oro.
Som projektledare kan du behöva bära många hattar under ett projekt. Det kan krävas att du agerar rådgivare och ibland erbjuder en axel att luta sig mot. Om teammedlemmarna känner sorg när en medlem slutar påverkas moralen, och det kan i sin tur påverka teamets produktivitet. Som Neil Sedaka sjöng kan det verkligen vara svårt att göra slut, särskilt om teamet hade knutit starka band och goda professionella och personliga relationer hade skapats.
Om du är en projektmedlem som märker att teammoralen är låg efter att en medlem har slutat är det viktigt att påminna och försäkra teamet om att förändringar är normala och inte något dåligt. Övergångar och förändringar är naturliga, och alla kommer att uppleva dem någon gång under sin karriär.
Om teammedlemmen som har slutat var omtyckt och vän med de andra i teamet, uppmuntra dina teammedlemmar att hålla kontakten med personen och använda appar som LinkedIn för kommunikation. Bara för att medlemmen har slutat betyder det inte att personen har gått upp i rök! Relationer kan upprätthållas, även om de kan se annorlunda ut framöver.
På samma sätt kan det vara bra att ge teamet tid och utrymme att ta in det som har hänt under en övergångsperiod. Ibland kan det kännas som att en älskad medlem av ett projektteam har gått bort.
Låt dina teammedlemmar känna ett brett spektrum av känslor och gör dig tillgänglig personligen eller virtuellt om de behöver stöd eller någon att prata med. Var genuin och engagera dig i teamet för att ge det stöd eller den omsorg de kan behöva om övergångsprocessen är svår.
Slutligen är det också en god idé att påminna teamet om att det fortfarande är ett team. Att en medlem lämnar betyder inte att teamet upphör att existera. Prova en aktivitet där teamet får identifiera en styrka hos teamet eller något som teamet gör bra. En sådan aktivitet kan hjälpa teamet att fokusera på det som är bra. Kom ihåg – det finns inget ”jag” i team!
Ta hand om verksamheten: påverkan på omfattningen
Och jag tar hand om verksamheten (varje dag)
”Ta hand om verksamheten” av Bachman-Turner Overdrive
Tar hand om verksamheten (på alla sätt)
Under planerings- eller förberedelsefasen av ett projekt har projektledaren och teamet analyserat allt projektarbete som behöver slutföras (projektets omfattning). Därför utvecklades tidplaner, budgetar och resursplaner utifrån projektets omfattning.
Under projektets planeringsfas kan man ha antagit att alla resurser, inklusive de personer som arbetar med projektet, kommer att vara tillgängliga när de behövs under projektet och under hela projektets varaktighet. Som den klassiska kanadensiska låten ”Ta hand om verksamheten” antyder antas projektteamet kunna slutföra projektet inom den planerade projekttiden och få arbetet gjort.
Vad händer om det antagandet inte längre gäller efter att en teammedlem har slutat? Kan de återstående teammedlemmarna slutföra projektets omfattning? Det är mycket relevanta frågor som kräver att hela projektteamet granskar omfattningsbeskrivningen (WBS, epiker och berättelser) och avgör om den kan slutföras av det återstående teamet. Detta bör göras innan information kommuniceras till intressenter, såsom sponsorn, och eventuellt en begäran om att ändra omfattningen lämnas in.
För att hjälpa ett team i analysen finns det några alternativ för att omfördela arbetsuppgifter inom den återstående omfattningen. Metoder för resursfördelning, såsom resursutjämning och resursbalansering, kan tillämpas innan man begär en ändring av projektets omfattning.
På samma sätt bör någon form av övergångsplan tas fram innan teammedlemmen lämnar teamet. Den bör beskriva de uppgifter och aktiviteter som personen arbetade med samt hur en överlämningsplan kan se ut. Som en del av denna övergångsplan bör även de färdigheter, den information och den kunskap som krävs för att slutföra arbetet identifieras.
Om teamet kommer fram till att det inte kan slutföra den återstående omfattningen med de tillgängliga resurserna bör projektledaren då kontakta projektets sponsor, och andra nödvändiga intressenter, för att begära att antingen omfattningen minskas, tidplanen förlängs eller budgeten ökas så att ytterligare en teammedlem kan anställas för att hjälpa till att slutföra omfattningen. Kom ihåg – omfattningen är en del av den tredubbla begränsningen.
En ändring av omfattningen för att hantera minskad teamkapacitet kan påverka projektets budget och/eller tidplan och bör övervägas noggrant. Processen för hur man begär en ändring på grund av en övergång inom teamet bör ingå i projektets plan för förändringshantering.
Med lite hjälp från mina vänner: påverkan på resursförsörjningen
”Åh, jag klarar mig med lite hjälp från mina vänner”
”Med lite hjälp från mina vänner” av The Beatles
Tätt sammansvetsade team påverkas när en teammedlem lämnar. Om teamet hade knutit starka band och relationer hade skapats kan teammedlemmarna ha fått ”lite hjälp från sina vänner” för att slutföra arbetet med projektet.
När en teammedlem slutar kommer detta naturligtvis att påverka resursplanen för projektet. Som nämnts kan man ha utgått från att hela projektteamet skulle vara tillsammans under projektets hela löptid. Vad händer när någon slutar?
Det är mycket viktigt att ha rätt inställning här. En projektledare bör komma ihåg att det inte bara är en ”resurs” som har lämnat teamet, utan en person. Det verkar kallt och hjärtlöst (för att inte tala om rent elakt) att hantera projektets resursförsörjning med inställningen att medlemmen som har slutat helt enkelt kan ersättas. Du kan inte ersätta en person, men du kan fylla den roll som personen har lämnat.
Att se på den roll som nu är ledig i teamet kan vara en mer positiv inställning att anta. Vilket arbete, vilka färdigheter och vilka erfarenheter saknas nu i projektteamet? Kan denna lucka fyllas av de befintliga teammedlemmarna? Om inte, har projektledaren möjlighet att be sponsorn och andra viktiga intressenter om stöd för att åtgärda luckan (vilket kan innebära budget för att anställa en ny teammedlem)?
Att anta denna inställning kan också bidra till att skapa en kultur av respekt och omtanke inom teamet. Om teamet anser att de inte bara är en ”resurs” som kan ersättas när som helst, kommer de att känna sig mer uppskattade, respekterade och engagerade i att vara en del av teamet. Kom ihåg att det är en lika viktig färdighet för en projektledare att leda ett projekt med empati som att kunna planera och genomföra det.
Jag hörde det på omvägar: påverkan på intressenter och kommunikation
Folk säger: tro på hälften av det du ser, min son
”I Heard It Through the Grapevine” av Marvin Gaye
och inget av det du hör
När en medlem lämnar ett projektteam kommer det utan tvekan att vara nyheter för vissa av dina intressenter. Det kan vara positivt eller negativt beroende på omständigheterna kring avhoppet. Med den stora uppsägningsvågen som pågår kommer det att finnas behov av att kommunicera förändringar och övergångar inom teamet till intressenterna.
Intressenter kan höra att en teammedlem har slutat och börja tänka: ”Hmm … jag undrar om teamkulturen är dålig. Varför skulle den personen sluta?” Om det inte hanteras direkt kan information om att en teammedlem har slutat leda till skvaller och bli en oönskad distraktion för projektteamet.
Om du inte vill att felaktig information ska spridas på omvägar är det bäst att direkt dela nyheten om alla övergångar inom projektteamet med intressenterna. Som en del av projektets intressentengagemang och kommunikationsplan kan verktyg som en statusrapport för projektet användas som ett medium för att uppdatera intressenterna om personalförändringar.
Om intressenterna är oroliga över hur övergången hanteras och känner att det råder stor osäkerhet kan det också vara till hjälp att dela ett dokument som övergångsplanen. Precis som projektteamet bör du ge intressenterna möjlighet att ställa frågor och dela eventuella bekymmer. På samma sätt som projektteamet kan intressenterna också känna sig oroliga. Det är bäst att ge dem möjlighet att dela sina bekymmer och samtidigt påminna dem om det kvarvarande projektteamets engagemang.
Riskfyllt företag: påverkan på riskhantering
Säg efter mig. Det är inte bättre att vara säker än ledsen
”Take On Me” av A-ha
Ingen vill att en medlem av projektteamet ska sluta. Med tanke på uppsägningsvågen vore det dock förmodligen inte en bra idé att tänka att detta aldrig kommer att hända under ditt projekt. En undersökning från McKinsey & Company i juli 2022 visar att 40 % av arbetstagarna överväger att lämna sitt nuvarande arbete inom 3 månader.
40 %! Det är inte obetydligt. Även om dina teammedlemmar faktiskt inte slutar är det ändå en risk som bör planeras för. Till skillnad från 80-talshiten ”Take on Me” är det bättre att vara säker än ledsen. Att chansa genom att inte planera för en risk som mycket väl kan inträffa är ingen bra idé.
Inkludera denna möjlighet i riskhanteringsplanen för projektet och upprätta vid behov en beredskapsplan ifall risken förverkligas. Vilka åtgärder kan ditt team vidta för att minska riskens påverkan om den skulle inträffa? Några idéer är:
- Planera sessioner för kunskapsöverföring för att säkerställa att kunskapen inte bara ägs av en person
- Ha bra projektdokumentation ifall någon slutar och det finns behov av att introducera en ny teammedlem
- Om möjligt, lämna lite marginalutrymme i projektaktiviteter/uppgifter, ifall en teammedlem slutar och tid behövs för omplanering
Även om du kanske inte kan undvika risken att en teammedlem slutar bör du, som alltid, ha en plan för detta för att säkerställa att projektteamet är förberett om det händer.
Förändringar: Tupac hade rätt
Det är bara så det är (Förändringar). Saker kommer aldrig att bli desamma
‘Förändringar’ av Tupac Shakur
Ja, förändringar och övergångar kommer att ske. Och som Tupac antydde i sin låt ”Förändringar” kommer saker och ting inte att vara desamma i projektteamet. När förändringar sker och det finns en övergångsperiod påverkas teamets dynamik, och eventuellt även projektets omfattning, resursfördelning, intressentengagemang, kommunikation och risker.
Om ditt team för närvarande genomgår en övergång som en del av den stora uppsägningen kommer de att vända sig till sin projektledare, inte bara för taktiska nästa steg utan också för stöd och ledarskap. Övergångar kan vara svåra, men genom att hantera dem med ett positivt tankesätt och en positiv attityd kommer projektteamet att gå vidare.
Om du eller ditt projektteam genomgår en övergång får du gärna dela med dig av tips eller knep som har fungerat för dig via Twitter eller LinkedIn.
